注意：2025 年 11 月 1 日起，Google Workspace 管理員必須具備 Google 保管箱授權，才能繼續使用 Google 保管箱。
如果您的 Google Workspace 版本已隨附 Google 保管箱授權，即可提供給管理員使用。否則，請考慮升級至隨附該授權的版本，或加購保管箱授權。進一步瞭解保管箱授權。
為確保能繼續使用 Google 保管箱，請在 2025 年 11 月 1 日前，為現任的全體保管箱管理員更新授權。
組織可將保管箱存取權授予外部使用者 (例如監管機構人員)，以配合調查或稽核需求。Google Workspace 管理員必須先在管理控制台中將這些使用者加入組織，並授權他們搜尋保管箱、查看報告、指派已啟用保管箱的授權，或執行其他工作。隨後，管理員必須通知外部使用者，指出他們可以透過這些帳戶存取保管箱。
Google Workspace 管理員
如何授予存取權並指派保管箱權限給外部使用者：
- 登入管理控制台。
- 為外部使用者建立新的組織單位。
- 視需要為此組織單位開啟或關閉各項服務 (例如 Gmail)。
- 在此組織單位中新增外部使用者。
舉例來說，如果您要讓外部調查人員 sarah@solarmora.com 存取保管箱，可將此人新增為 sarah-solarmora@<您的網域>.com。
注意：如果您使用 Directory Sync 來管理使用者，則必須將外部使用者加入您的 LDAP 目錄或 Directory Sync，以免他們在同步處理期間遭到自動移除。
- 建立新的管理員角色，並授予必要的保管箱權限。
- 視需要指派管理員角色給外部使用者。
保管箱使用者
如何協助外部使用者順利使用保管箱：
- 向 Google Workspace 管理員取得上文步驟 4 中建立的使用者名稱和密碼。外部使用者必須輸入這些登入憑證，才能存取保管箱。
- 將這些憑證提供給外部使用者。
- 引導這些使用者登入保管箱。