如果想在保管箱中搜尋、保留或是匯出某位使用者的 Google Workspace 的資料，或是為該使用者設定訴訟保留，就必須為該使用者提供 Google 保管箱授權。如果貴機構使用的 Google Workspace 版本不包含給所有人的保管箱授權，您可以另外購買保管箱授權，並在 Google 管理控制台中指派給使用者。您可以選擇將授權指派給全網域的使用者 (完整網域授權)，或是指派給個別使用者或機構單位 (部分網域授權)。建議您考量貴機構的業務和法律要求來決定指派授權的人選。
事前準備
- 在管理控制台的「帳單」部分中，確認有可用的保管箱授權。如果沒有，請為貴機構購買保管箱授權。
- 如果選擇部分網域授權，能指派給使用者或機構單位的授權數量就有具體限制。不僅授權的數量無法超過上限，您也無法自動指派保管箱授權。
指派保管箱授權
自動為所有人指派授權您可以將保管箱授權自動指派給所有使用者，以及日後新增的任何使用者。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「帳單」
「授權設定」。
- 按一下 [Google 保管箱]。
- 按一下向下箭頭
，然後選取 [開啟]。
- 按一下 [儲存]。
如要指派授權給大量使用者，您可以建立使用者名單的 CSV 檔案。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下 [Google 保管箱]。
- 在「授權設定」下方，確認「自動指派」功能已設為「關閉」。如果是開啟狀態，請按一下 [管理授權設定]，並將該功能設為「關閉」。接著，請返回 Google 保管箱約期授權頁面。
- 按一下 [指派授權]。
- 按一下 [下載使用者資訊 CSV 檔案]，即可下載列有全部使用者資訊的 CSV 檔案。
- 找到您要指派保管箱授權的使用者，在授權一欄中新增保管箱授權。瞭解詳情
- 按一下 [附加 CSV 檔案]，然後選取更新過的 CSV 檔案。
- 按一下 [上傳]。
如果您在執行下列步驟後又新增了其他 Google Workspace 使用者，只要依照相同步驟為他們指派保管箱授權即可。如果您的授權數量已達上限，請與客戶經理或經銷商聯絡，追加訂購更多授權。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下 [Google 保管箱]。
- 在「授權設定」下方，確認「自動指派」功能已設為「關閉」。如果是開啟狀態，請按一下 [管理授權設定]，並將該功能設為「關閉」。接著，請返回 Google 保管箱約期授權頁面。
- 按一下 [指派授權]。
- 如要將保管箱指派給個別使用者：
- 在清單或搜尋結果中找出目標使用者，然後勾選各人旁邊的方塊。
- 依序按一下清單頂端的 [更多]
- 選取 [Google 保管箱]。
- 按一下 [指派]。
- 如要將保管箱指派給特定機構單位中的所有使用者：
- 按一下左側的 [所選機構單位中的使用者]，然後點選目標機構單位。如要選取多個機構單位，請按一下 [複選]。
- 依序按一下清單頂端的 [更多]
- 選取 [Google 保管箱]。
- 按一下 [指派]。
注意：該機構單位日後新增的使用者不會自動獲得保管箱授權。
管理保管箱授權
查看得到保管箱授權的使用者-
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下 [Google 保管箱]。
- 按一下 [指派授權]。
- 依序按一下 [新增篩選器]
移除授權前，請務必瞭解這會產生什麼影響。詳情請參閱保管箱授權常見問題。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下 [Google 保管箱]。
- 按一下 [指派授權]。
- 如要移除個別使用者的保管箱授權：
- 在清單或搜尋結果中找出目標使用者，然後勾選各人旁邊的方塊。
- 依序按一下清單頂端的「更多」圖示
- 選取 [Google 保管箱]。
- 按一下 [移除]。
- 如要為特定機構單位的所有使用者移除保管箱授權：
- 按一下左側的 [所選機構單位中的使用者]，然後點選目標機構單位。如要選取多個機構單位，請按一下 [複選]。
- 依序按一下清單頂端的 [更多]
- 選取 [Google 保管箱]。
- 按一下 [移除]。