指派保管箱授權

如果貴機構使用的是 G Suite Enterprise、G Suite Business、G Suite 教育版或雲端硬碟企業版,您的所有使用者都擁有完整保管箱授權。如果貴機構是從 Postini 轉換到保管箱,也請參閱指派保管箱離職員工授權的做法。

如果貴機構採用 G Suite Basic,您必須將保管箱授權指派給使用者,才能在 Google 保管箱中對他們的資料執行搜尋、設定訴訟保留、匯出或保存等操作。管理員可以在 Google 管理控制中選擇為個別使用者或機構單位指派保管箱授權 (部分網域授權),或是為所有網域成員指派保管箱授權 (完整網域授權)。建議您考量貴機構的業務和法律要求來決定指派授權的人選。

事前須知

  • 如果管理控制台的「帳單」專區並未顯示 Google 保管箱,表示貴機構仍需要購買這項服務,購買後才能指派授權。請參閱購買 Google 保管箱
  • 如果選擇部分網域授權,能指派給使用者或機構單位的授權數量就有具體限制。不僅授權的數量無法超過上限,您也無法自動指派保管箱授權。

指派保管箱授權

自動為所有人指派授權

您可以將保管箱授權自動指派給所有使用者,以及日後新增的任何使用者。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [帳單]
  3. 按一下 [Google 保管箱]
  4. 按一下「自動授權」旁邊的向下箭頭 向下箭號,然後選取 [為所有人啟用 (Google 保管箱)]
  5. 按一下 [儲存]

運用試算表自動為所有人指派授權

如要指派授權給大量使用者,您可以建立使用者名單的 CSV 檔案。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [帳單]
  3. 按一下 [Google 保管箱]
  4. 按一下「動作」旁邊的向下箭頭 向下箭號,然後選取 [管理授權]
  5. 按一下 [選擇檔案]
  6. 前往 CSV 檔案所在位置,並開啟該檔案。
  7. 按一下 [上傳]
    這個檔案必須是 .csv 格式,且包含每位授權使用者的完整電子郵件地址 (請注意每行只能輸入一個地址)。
  8. 再按一下 [上傳] 加以確認。

為個別使用者或機構單位指派授權

在執行下列步驟後,如果您又新增了其他 G Suite 使用者,只需依照相同步驟為他們指派保管箱授權即可。如果您的授權數量已達上限,請與客戶經理或經銷商聯絡,追加訂購更多授權。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [帳單]
  3. 按一下 [Google 保管箱]
  4. 按一下「動作」旁邊的向下箭頭 向下箭號,然後選取 [管理授權]
  5. 取消勾選 [自動將以下授權指派給所有目前未獲指派的使用者,以及後續建立的使用者] 方塊,然後按一下底部的 [儲存]
  6. 按一下頂端的 [未指派的使用者]
  7. 如要為個別使用者指派保管箱授權,請按照下列步驟進行:
    1. 在清單或搜尋結果中找出所需使用者,然後勾選各人旁邊的方塊。
    2. 按一下清單頂端的 [指派],然後選取 [Google 保管箱]
    3. 按一下 [指派授權]。
  8. 如要為特定機構單位的全體成員指派保管箱授權,請按照下列步驟進行:
    1. 按一下頂端的 [機構],然後選取機構單位。
    2. 按一下清單頂端的 [指派],然後選取 [Google 保管箱]
    3. 按一下 [指派授權]。

取消已指派給個別使用者或機構單位的授權

取消指派授權之前,請務必瞭解這會產生什麼影響。詳情請參閱保管箱授權常見問題

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [帳單]
  3. 按一下 [Google 保管箱]
  4. 按一下「動作」旁邊的向下箭頭 向下箭號,然後選取 [管理授權]
  5. 按一下 [指派的使用者]
  6. 如要為個別使用者取消指派保管箱授權,請按照下列步驟進行:
    1. 在清單或搜尋結果中找出所需使用者,然後勾選各人旁邊的方塊。
    2. 按一下清單頂端的 [取消指派]
    3. 按一下 [取消指派授權]
  7. 如要為特定機構單位的全體成員取消指派保管箱授權,請按照下列步驟進行:
    1. 按一下頂端的 [機構],然後選取機構單位。
    2. 按一下清單頂端的 [取消指派]
    3. 按一下 [取消指派授權]
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