為了遵循法規或符合監管規定，您可以運用資料保留規則，控管機構儲存及刪除 Google Workspace 資料的方式。
根據預設，Google Workspace 資料在遭使用者或管理員刪除前，都會保留在使用者帳戶中。如果貴機構需要進一步控管資料保留方式，您可以在 Google 保管箱中設定資料保留規則。這類規則可管理資料的儲存方式和保留期限，並清除不再需要的資料。
關於資料保留規則
您可以透過保管箱，將資料保留規則用於下列用途：
- 視需要設定資料保留期限：您可以設定規則，將資料保留一定時間。如此一來，即便使用者刪除郵件/訊息和檔案，或是清空垃圾桶，系統仍會繼續保留這些資料。
- 移除不需要的資料：您可以將保管箱設為在一段時間後刪除資料。保留期限屆滿時，資料就會從使用者帳戶中移除，並從所有 Google 系統中清除 (處於訴訟保留狀態的資料不會遭到清除)。移除到期資料所需的時間，取決於使用的服務。詳情請參閱「所有資料保留規則都到期後，資料可能會繼續保存在保管箱中」(本頁面的後續章節)。
資料保留規則類型
預設保留規則
如果必須將某項服務的「所有資料」保留一段時間，請設定預設保留規則。資料未套用自訂規則或訴訟保留時，即適用預設規則。您無法將預設保留規則只套用到某些帳戶或特定時間範圍，而且每項服務只能設定一個預設保留規則。
自訂保留規則
如果必須將「特定資料」保留一段時間，請設定自訂保留規則。您可以針對不同服務，依條件和字詞指定要保留的資料：
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Gmail 和 Google 網路論壇：依機構單位、日期範圍和特定搜尋字詞設定自訂保留規則。
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Google 雲端硬碟、Meet 和協作平台：依機構單位設定自訂保留規則，並根據上次修改日期 (如要處理檔案過舊問題)、建立日期 (如要因應法規遵循需求)、移至垃圾桶的日期或雲端硬碟標籤日期欄位，決定保留期限。
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Google Chat：依機構單位設定自訂保留規則，或為機構中的所有 Chat 聊天室建立這類規則。
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Google 日曆：依機構單位設定自訂保留規則，並根據活動結束日期決定保留期限。詳情請參閱「關於保留期限」。
- Google Voice for Google Workspace：依機構單位和資料類型設定自訂保留規則。
您可以按機構需求設定多項自訂規則，系統會根據最晚到期的保留規則來保留資料。雲端硬碟則有例外，如果垃圾桶中的雲端硬碟項目適用多項保留規則，「移至垃圾桶的時間」規則會取代其他保留規則。
資料保留規則重要資訊
訴訟保留和資料保留規則都會在保管箱中保留資料，但兩者有重大差異：
| 訴訟保留 | 保留規則 | |
|---|---|---|
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用途 |
訴訟保留通常是為了回應調查或法律問題而建立。 |
保留規則可用來主動控制資料的保留期限。 |
| 範圍 | 訴訟保留的適用範圍如下：
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資料保留規則的適用範圍如下：
注意：保留規則無法套用至個人帳戶，但可透過比對字詞保留特定項目。 |
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保留期限 |
訴訟保留會無限期保存資料，直到刪除訴訟保留為止。 |
保留規則能在指定期間內保存資料，可指定保留資料的天數或設為無限期。 |
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優先順序 |
訴訟保留的優先度高於保留規則。當訴訟保留刪除後，資料會立即套用適用的保留規則。 |
在訴訟保留移除前，保留規則不會套用至處於訴訟保留狀態的資料。 即使預設規則設定的保留期限較長，自訂規則的優先度仍高於預設規則。在所有適用的保留規則都到期後，系統可能會將資料從 Google 作業系統中移除。 |
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存取權 |
只有可存取案件的保管箱使用者才能查看處於訴訟保留狀態的使用者和內容。 |
只有具備保留規則權限的保管箱使用者才能管理保留規則。 |
保管箱已與支援的 Google 服務全面整合，因此沒有獨立封存區。
郵件/訊息或檔案套用資料保留規則後，就會從服務中刪除，即便使用者未將該內容標示為刪除也一樣。
舉例來說，如果您建立預設保留規則，將 Gmail 郵件保留 365 天，而且未設定任何自訂規則或訴訟保留，那麼保管箱會刪除所有存放超過 1 年的郵件。
- Gmail 和網路論壇：保留期限是從收發 Gmail 郵件或張貼/接收網路論壇訊息的當天開始計算。
- 雲端硬碟、Meet 和協作平台：視資料保留規則的設定方式而定，保留期限可能會從以下時間點開始計算：
- 項目建立完成時。
- 上次修改項目時。
- 項目移至垃圾桶時。
- 如果雲端硬碟標籤的條件含有日期欄位，保留期限起算時間以該欄位所設的值為準。
- Chat：保留期限是從傳送訊息的當天開始計算，起算時間不會因使用者編輯或刪除訊息而改變。
- 日曆：保留期限是從活動結束時開始計算。詳情請參閱「關於保留期限」。
- Voice for Google Workspace：
- 簡訊：保留期限是從傳送訊息當天的晚上 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算。
- 語音留言和留言轉錄稿：保留期限是從建立語音留言當天的晚上 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算。
- 通話記錄：保留期限是從撥打或接聽電話當天的晚上 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算。
預設保留期限屆滿時，保管箱「只會」清除符合下列條件的郵件/訊息或檔案：
- 「未」套用自訂保留規則。系統一律會依據保留期限最長的自訂規則保留資料。自訂保留規則的優先順序一律高於預設保留規則，即使自訂保留規則所設定的期限比預設保留規則短也一樣。
- 「未」處於訴訟保留狀態。撤銷訴訟保留後，資料保留規則就會生效。
即使您已設定資料保留規則來清除資料，背景程序將已到期或永久刪除的資料從 Google 系統中移除後，仍會將這些資料暫時保留在保管箱，大約 30 天後才會完全清除。
電子郵件訊息
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所有資料保留規則都到期後，無論是使用者在 Gmail 的訊息，還是張貼到 Google 網路論壇的訊息，都會從他們的檢視畫面中移除 (這項程序可能需要數小時到數天才能完成)。在此後大約 30 天內，您依然可以透過保管箱管理員的身分存取這些訊息，包括執行搜尋、匯出或設定訴訟保留。30 天後就無法再還原這些訊息。
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使用者或群組管理員在保留期限屆滿前 30 天內刪除的訊息仍會保留，直到 30 天的時間上限為止。舉例來說，如果使用者在保留期限屆滿前 20 天刪除訊息，並將垃圾桶清空，這些訊息會繼續在保管箱中保留 10 天的時間以供搜尋。之後，您就無法再還原這些郵件/訊息。
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Gmail 訊息如果在保留期限屆滿前已刪除超過 30 天，就會在保留期限屆滿時立即清除，且無法還原。
如需資料保留規則在 Gmail 中的運作方式示例，請參閱「Gmail 資料保留規則示例與影響」。
Google 雲端硬碟中的項目
- 所有資料保留規則都到期後，使用者 Google 雲端硬碟中的項目和網站最多需要 15 天才會從雲端硬碟中移除。如果將項目從雲端硬碟中移除，且該項目不適用資料保留規則或訴訟保留，使用者隨即就無法透過保管箱存取該內容。如果檔案遭移除後未滿 25 天，管理員或許可以還原這些檔案。
- 如果使用者在刪除項目和網站後清空垃圾桶，但沒有適用的資料保留規則或訴訟保留能延長這些內容的可用期限，使用者隨即就無法透過保管箱存取該內容。如果檔案遭移除後未滿 25 天，管理員或許可以還原這些檔案。
Chat 訊息
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Chat 訊息由使用者或資料保留規則從對話或聊天室中移除後，還會另外保留 30 天。清除程序將在第 30 天開始執行，可能需要幾天的時間才會完成，實際處理時間取決於要清除的訊息數量。
日曆活動
- 日曆活動由使用者或資料保留規則移除後，還會保留 30 天。您可以在保管箱中搜尋及匯出這類活動。
語音資料
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Voice 簡訊、語音留言 (包括留言轉錄稿) 和通話記錄會在保留期限屆滿後 30 天內清除，且無法還原。
部分 Google 服務會在雲端硬碟中儲存資料。適用雲端硬碟保留規則的資料如下：
| 產品 | 保留 |
|---|---|
| Jamboard | 保管箱會根據雲端硬碟保留規則，保留已儲存至使用者雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam，不會保留在保管箱中。 |
| Google Meet | 根據預設，雲端硬碟資料保留規則的適用範圍涵蓋 Meet 錄製內容、Meet 即時通訊的記錄、問與答，以及意見調查。
如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式管理 Meet 錄製內容保留作業，您可以設定 Meet 保留規則。一旦啟用 Meet 資料保留規則，雲端硬碟資料保留規則就不適用於 Meet 錄製內容。 |
| Google 協作平台 | 預設情況下，協作平台會套用協作平台的資料保留規則。
如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式保留協作平台，您可以設定協作平台保留規則。一旦啟用協作平台保留規則，雲端硬碟的保留規則就不會套用至協作平台。 如要透過與其他雲端硬碟項目相同的方式保留協作平台，您可以變更保留設定，以便協作平台保留作業受雲端硬碟規則規範。 |
修改現有資料保留規則時，請務必謹慎行事。使用者刪除超過 30 天的資料若未受到保護，系統便可能立即將這些資料從服務中清除。