Cómo funciona la conservación

Para determinar el tiempo durante el que se conservarán datos, crea reglas de conservación. Puedes hacer lo siguiente:

  • Conservar datos durante el tiempo que sea necesario. Si tu organización tiene que conservar datos durante un periodo determinado, puedes configurar Vault para hacerlo, incluso si los usuarios los eliminan y vacían la papelera.
  • Borrar datos cuando ya no los necesites. Si tu organización tiene que eliminar datos sensibles cada cierto tiempo, puedes configurar Vault para retirarlos de las cuentas de los usuarios y eliminarlos definitivamente de todos los sistemas de Google.
ADVERTENCIA: Si se configura incorrectamente una regla de conservación, es posible que se eliminen datos de las cuentas de los usuarios de forma inmediata e irreversible. Por ello, ten cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un grupo pequeño de usuarios antes de aplicarlas a toda la organización.

Cuando termina el periodo durante el que deben conservarse los datos, Vault comienza a borrarlos inmediatamente. El tiempo que tarda en eliminarlos definitivamente varía según el tipo de datos. Consulta cuánto tiempo se tarda en eliminar los datos de una conservación que ha vencido.

Hay dos tipos de reglas de conservación

Reglas de conservación personalizadas: controlan durante cuánto tiempo se retienen tipos de datos específicos. Puedes crear tantas reglas personalizadas como necesite tu organización:

  • Gmail y Grupos: puedes crear reglas personalizadas para que se apliquen a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos. 
  • Drive: puedes configurar reglas personalizadas a nivel de unidad organizativa y seleccionar la fecha de vencimiento en función de cuándo se modificó por última vez un elemento (para evitar contenido obsoleto) o de cuándo se creó (para responder a requisitos de cumplimiento).
  • Hangouts Chat y la versión clásica de Hangouts: puedes configurar reglas de conservación personalizadas en unidades organizativas o en todas las salas de un dominio. Puedes definir la fecha de vencimiento en función de cuándo se enviaron los mensajes o de cuándo se modificaron por última vez.

Reglas de conservación predeterminadas: con ellas puedes configurar reglas globales para aplicarlas a toda tu organización. Las reglas predeterminadas solo se aplican a los datos cuando no haya ningún bloqueo activo por motivos legales ni ninguna regla personalizada.

Información importante sobre la conservación 

¿Cuál es la diferencia entre un bloqueo y una regla de conservación?

Aunque ambos sirven para conservar datos en Vault, hay diferencias importantes:

Bloqueo Regla de conservación

Los bloqueos se suelen crear en respuesta a una investigación o una cuestión legal.

Las reglas de conservación se utilizan para controlar de forma proactiva durante cuánto tiempo se conservan los datos. 

En los bloqueos, los datos se conservan de forma indefinida.

En las reglas de conservación, los datos se conservan durante un periodo especificado.

 

Un bloqueo tiene prioridad sobre una regla de conservación. Cuando se elimina un bloqueo, los datos quedan sujetos a las reglas de conservación aplicables.

Cuando termina el periodo de una regla de conservación, los datos se quitan de todos los sistemas de Google (a menos que se aplique un bloqueo).

Solo las personas que tienen acceso al asunto pueden ver qué elementos y usuarios se están reteniendo.

Solo las personas con privilegios sobre reglas de conservación pueden gestionarlas.

Los datos que se quitan de Vault también desaparecen de las cuentas de usuario

Vault está perfectamente integrado con los productos con los que es compatible, por lo que no crea ningún archivo aparte. Si creas una regla de conservación que afecte a todos los mensajes o archivos, es posible que se eliminen datos que los usuarios quieren conservar. Por ejemplo, si creas una regla de conservación predeterminada para retener todos los mensajes durante 365 días y no has configurado ningún bloqueo ni regla personalizada, Vault eliminará todos los mensajes de tu dominio que tengan más de un año de antigüedad.

La fecha en que se crea una regla de conservación no afecta en modo alguno a su periodo de aplicación

¿Cuándo comienza el periodo de conservación de una regla de conservación?

  • Gmail y Grupos: el día en que un mensaje al que afecta la regla se envía en Gmail o se publica en Grupos.
  • Drive: el día en que un archivo al que afecta la regla se crea o se modifica por última vez, según cómo se haya configurado la regla de conservación.
  • Hangouts Chat: el día que se envía o se modifica por última vez un mensaje al que afecta la regla. Eliminar un mensaje no afecta a las reglas de conservación.
Los periodos de conservación se pueden ampliar mediante reglas de conservación personalizadas y bloqueos

Cuando un periodo de conservación predeterminado vence, Vault elimina definitivamente mensajes o archivos solo en estos casos:

  • Cuando no hay ninguna regla de conservación personalizada que los retenga. Los datos siempre se retienen según lo establecido en la regla personalizada con el periodo de conservación más largo. Las reglas de conservación personalizadas siempre tienen prioridad sobre la regla predeterminada, aunque su periodo de retención sea más corto.
  • Cuando no están sujetos a ninún bloqueo. Cuando se retira un bloqueo, las reglas de conservación se aplican con normalidad.
Los datos pueden permanecer en Vault una vez que hayan vencido todas las reglas de conservación

El proceso en segundo plano que borra datos de los sistemas de Google conserva los datos eliminados en Vault durante aproximadamente 30 días antes de eliminarlos definitivamente:

  • Cuando vencen todas las reglas de conservación, los mensajes de las cuentas de Gmail de los usuarios o publicados en Grupos dejan inmediatamente de estar visibles para los usuarios. Sin embargo, los administradores de Vault siguen teniendo acceso a ellos por aproximadamente 30 días más, durante los cuales pueden buscarlos, exportarlos o someterlos a bloqueo. Pasados esos 30 días, ya no se pueden recuperar.

  • Los mensajes que los usuarios o los administradores de grupos eliminan menos de 30 días antes de que venza el periodo de conservación se mantienen el tiempo que sea necesario para cumplir el máximo de 30 días. Por ejemplo, si un usuario elimina mensajes y vacía la papelera 20 días antes de que venza el periodo de conservación, podrás buscarlos en Vault durante 10 días más tras la fecha de vencimiento. Transcurrido ese tiempo, ya no se pueden recuperar.

  • Los mensajes de Gmail eliminados más de 30 días antes de que venza el periodo de conservación se eliminan definitivamente en cuanto termina dicho periodo y no pueden recuperarse.

  • Los archivos de Drive se eliminan definitivamente en un plazo máximo de 15 días tras el vencimiento del periodo de conservación y no pueden recuperarse.

  • Los mensajes de Hangouts Chat y de la versión clásica de Hangouts se conservan durante 30 días después de que un usuario o una regla de conservación los quite de una conversación o una sala. El proceso que elimina definitivamente estos mensajes se inicia a los 30 días y, si hay una gran cantidad de mensajes, puede tardar varios días en completarse. 

Consulta información sobre los escenarios de borrado y eliminación definitiva para ver más ejemplos de cómo funciona este proceso.

Algunos archivos almacenados en Drive no se incluyen en la cobertura de las reglas de conservación de Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Los periodos de desprotección en la cobertura de una regla de conservación pueden provocar la eliminación definitiva e inmediata de algunos datos

Ten cuidado al cambiar las reglas de conservación que se estén aplicando. Los servicios pueden eliminar de manera definitiva e inmediata los datos desprotegidos que los usuarios hayan eliminado hace más de 30 días.

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