Funktionsweise der Aufbewahrung

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Daten gespeichert werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Daten so lange wie erforderlich speichern: Wenn Ihre Organisation Daten eine gewisse Zeit lang aufbewahren muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass E-Mails und Dateien auch dann aufbewahrt werden, wenn Nutzer sie löschen und den Papierkorb leeren.
  • Nicht mehr benötigte Daten entfernen: Wenn Ihre Organisation sensible Daten nach einem bestimmten Zeitraum löschen muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass die Daten aus den Konten der Nutzer und allen Google-Systemen entfernt werden.
WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, werden Daten möglicherweise sofort aus den Konten der Nutzer entfernt und dauerhaft gelöscht. Seien Sie daher beim Erstellen oder Ändern von Aufbewahrungsregeln vorsichtig. Testen Sie neue Regeln zunächst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Wenn die Aufbewahrungsfrist endet, werden die betreffenden Daten in Vault sofort entfernt. Je nach Art der Daten dauert dieser Vorgang unterschiedlich lange: Weitere Informationen

Zwei Arten von Aufbewahrungsregeln

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel: Damit wird festgelegt, wie lange bestimmte Arten von Daten aufbewahrt werden. Sie können so viele benutzerdefinierte Regeln erstellen, wie für Ihre Organisation nötig sind.

  • Gmail und Google Groups: Sie können benutzerdefinierte Regeln basierend auf Organisationseinheiten, Zeiträumen oder bestimmten Suchbegriffen erstellen. 
  • Google Drive: Sie können benutzerdefinierte Regeln basierend auf Organisationseinheiten festlegen und das Ablaufdatum basierend auf dem Datum der letzten Änderung definieren, um Aktualität zu gewährleisten, oder basierend auf dem Datum der Erstellung, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
  • Hangouts Chat und klassisches Hangouts: Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Organisationseinheiten oder für alle Chatrooms in der Domain festlegen. Das Ablaufdatum lässt sich basierend darauf festlegen, wann Nachrichten gesendet oder zuletzt geändert wurden.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel: Damit legen Sie eine globale Regel für Ihre gesamte Organisation fest. Die Standardregel gilt nur dann für Daten, wenn keine benutzerdefinierten Regeln und keine Holds wirksam sind.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung 

Was ist der Unterschied zwischen einem Hold und einer Aufbewahrungsregel?

Mit beiden Optionen werden Daten in Vault aufbewahrt. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede:

Holds Aufbewahrungsregeln

Holds werden normalerweise als Reaktion auf​ eine Untersuchung oder auf rechtliche Probleme erstellt.

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie proaktiv fest, wie lange Daten gespeichert werden. 

Über Holds werden Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt.

Mit Aufbewahrungsregeln werden Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt.

 

Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Wenn ein Hold gelöscht wird, unterliegen die Daten anschließend den anwendbaren Aufbewahrungsregeln.

Wenn die Aufbewahrungsfrist endet, werden die Daten aus allen Google-Systemen entfernt, sofern sie nicht wegen eines Holds gespeichert werden müssen.

Nur Personen mit Zugriff auf eine Rechtsangelegenheit können sehen, für welche Nutzer und welche Inhalte ein Hold vorliegt.

Aufbewahrungsregeln können nur von Personen verwaltet werden, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Aus Vault entfernte Daten werden auch aus Nutzerkonten entfernt

Vault ist vollständig in die Produkte integriert, die es unterstützt. Das bedeutet, dass es kein separates Archiv gibt. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen, die für alle Nachrichten oder Dateien gilt, werden möglicherweise Daten gelöscht, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Beispiel: Sie legen mit einer standardmäßigen Aufbewahrungsregel fest, dass Nachrichten 365 Tage lang aufbewahrt werden sollen, und wenden diese Regel auf sämtliche Nachrichten an. Sofern Sie keine benutzerdefinierten Regeln oder Holds eingerichtet haben, werden in Vault alle Nachrichten in Ihrer Domain gelöscht, die älter als ein Jahr sind.

Das Datum, an dem Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen, wirkt sich nicht auf die Aufbewahrungsfrist aus.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

  • Gmail und Google Groups: An dem Tag, an dem die Nachricht in Gmail gesendet oder in einer Gruppe gepostet wird.
  • Google Drive: Entweder an dem Tag, an dem die Datei erstellt wurde, oder an dem Tag, an dem die Datei zuletzt geändert wurde. Das ist davon abhängig, wie Sie die Aufbewahrungsregel konfiguriert haben.
  • Hangouts Chat: An dem Tag, an dem die Nachricht gesendet oder zuletzt von einem Nutzer bearbeitet wurde. Wenn ein Nutzer eine Nachricht löscht, hat dies keine Auswirkungen auf die Aufbewahrung.
Aufbewahrungsfristen können durch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln und Holds verlängert werden.

Nach der Aufbewahrungsfrist werden von Vault Nachrichten oder Dateien nur dann unwiderruflich entfernt, wenn Folgendes zutrifft:

  • Die Nachricht oder Datei wird nicht aufgrund einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel aufbewahrt. Daten werden immer gemäß der benutzerdefinierten Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln haben immer Vorrang vor standardmäßigen Aufbewahrungsregeln, selbst dann, wenn eine benutzerdefinierte Regel kürzer ist als die standardmäßige Aufbewahrungsregel.
  • Es wurde kein Hold eingerichtet. Wenn der Hold entfernt wird, werden Aufbewahrungsregeln angewendet.
Aufbewahrung nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist

Da Daten mithilfe eines Hintergrundprozesses aus Google-Systemen entfernt werden, sind sie noch ungefähr 30 Tage in Vault verfügbar, bis sie unwiderruflich entfernt werden:

  • Nachrichten im Gmail-Postfach eines Nutzers oder in Google Groups gepostete Beiträge werden nach Ablauf aller Aufbewahrungsregeln sofort aus der Ansicht des Nutzers entfernt. Sie sind jedoch noch ca. 30 weitere Tage für Vault-Administratoren verfügbar. In diesem Zeitraum kann danach gesucht werden und sie können exportiert oder auf "Hold" gesetzt werden. Nach 30 Tagen können diese Nachrichten nicht mehr abgerufen werden.

  • Nachrichten, die weniger als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Nutzern oder Gruppenmanagern gelöscht werden, werden so lange wie nötig aufbewahrt, um den maximalen Zeitraum von 30 Tagen zu gewährleisten. Beispiel: Ein Nutzer löscht eine Nachricht aus dem Posteingang und entfernt sie anschließend 20 Tage, bevor die Aufbewahrungsfrist endet, aus dem Papierkorb. In diesem Fall haben Sie in Vault noch zehn weitere Tage Zugriff auf die Nachricht, danach ist sie nicht mehr abrufbar.

  • Nachrichten in Gmail, die mehr als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, werden am Ende des Aufbewahrungszeitraums sofort unwiderruflich entfernt.

  • Dateien in Drive werden maximal 15 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unwiderruflich entfernt.

  • Nachrichten aus Hangouts Chat und dem klassischen Hangouts bleiben 30 weitere Tage erhalten, nachdem sie von einem Nutzer oder gemäß einer Aufbewahrungsregel aus einer Unterhaltung oder einem Chatroom entfernt wurden. Die unwiderrufliche Entfernung beginnt an Tag 30 und kann abhängig von der Anzahl der zu entfernenden Nachrichten mehrere Tage dauern. 

Weitere Beispiele

Drive-Aufbewahrungsregeln decken nicht alle Drive-Dateien ab

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Lücken im Aufbewahrungszeitraum können dazu führen, dass Daten sofort unwiderruflich entfernt werden

Seien Sie daher beim Ändern bestehender Aufbewahrungsregeln vorsichtig. Ungeschützte Daten, die Nutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, können in Diensten sofort unwiderruflich entfernt werden.

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