Funktionsweise der Aufbewahrung

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange die Google Workspace-Daten Ihrer Organisation aufbewahrt werden sollen. Ohne festgelegte Regeln bleiben die Google Workspace-Daten in den Konten, bis ein Nutzer oder Administrator sie löscht. Mit Aufbewahrungsregeln können Sie:

  • Daten so lange speichern, wie Sie sie brauchen: Wenn Ihre Organisation Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss, können Sie Vault entsprechend konfigurieren. Daten werden auch dann gespeichert, wenn Nutzer Nachrichten und Dateien löschen und den Papierkorb leeren.
  • Nicht mehr benötigte Daten entfernen: Wenn Ihre Organisation vertrauliche Daten nach einer bestimmten Zeit löschen muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass diese Daten in den Diensten aus Nutzerkonten entfernt und auch dauerhaft aus allen Google-Systemen gelöscht werden.
WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Daten in Google-Diensten sofort und unwiderruflich gelöscht werden. Sie sollten daher beim Einrichten und Ändern von Aufbewahrungsregeln vorsichtig sein. Wir empfehlen, neue Regeln erst einmal für eine kleine Gruppe von Nutzern zu testen, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Sobald die Aufbewahrungsfrist endet und keine Holds gelten, können die betroffenen Daten in den Diensten sofort dauerhaft gelöscht werden. Wie schnell abgelaufene Daten gelöscht werden, ist von Dienst zu Dienst unterschiedlich. Weitere Informationen

Zwei Arten von Aufbewahrungsregeln

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln

Legen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel fest, wenn alle Daten eines Diensts für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine feste Zeit aufbewahrt werden sollen. Standardmäßige Aufbewahrungsregeln können von benutzerdefinierten Regeln oder Holds außer Kraft gesetzt werden. Es ist nicht möglich, eine standardmäßige Aufbewahrungsregel ausschließlich auf ein bestimmtes Konto oder einen bestimmten Zeitraum anzuwenden, und für jeden Dienst kann nur eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festgelegt werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln

Legen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln fest, wenn gewisse Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Welche Daten aufbewahrt werden sollen, kann je nach Dienst mithilfe von Bedingungen und Suchbegriffen angegeben werden:

  • Gmail und Google Groups: Sie können Regeln anhand von einzelnen Organisationseinheiten, Zeiträumen und bestimmten Suchbegriffen festlegen.

  • Google Drive, Meet und Sites: Sie können die Organisationseinheit angeben und die Aufbewahrungsdauer anhand verschiedener Zeitpunkte festlegen, z. B. des Zeitpunkts der letzten Änderung (um veraltete Daten zu löschen), des Erstellungsdatums (zur Einhaltung von Complianceanforderungen) oder des Datums, an dem Daten in den Papierkorb verschoben wurden.

  • Google Chat und klassisches Hangouts: Sie können Regeln anhand einzelner Organisationseinheiten oder für alle Chatbereiche in der Organisation festlegen.

  • Google Voice für Google Workspace: Sie können Regeln anhand der Organisationseinheit und des Datentyps festlegen.

Es können so viele benutzerdefinierte Regeln festgelegt werden, wie Ihre Organisation benötigt. Die Daten werden gemäß der Regel mit dem neuesten Ablaufdatum aufbewahrt. Wenn ein Drive-Element im Papierkorb mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegt, hat die Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente Vorrang.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung

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Was ist der Unterschied zwischen einem Hold und einer Aufbewahrungsregel?

Mit beiden Optionen werden Daten in Vault aufbewahrt. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede:

  Holds Aufbewahrungsregeln

Verwendung

Holds werden normalerweise im Zuge einer Untersuchung oder Rechtsangelegenheit erstellt.

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie proaktiv fest, wie lange Daten gespeichert werden.

Umfang Gelten für einzelne Konten, Organisationseinheiten oder Gruppen. Gelten für Nutzer in Organisationseinheiten oder Gruppen sowie für Produktentitäten wie geteilte Ablagen und Chatbereichen. Aufbewahrungsregeln können nicht auf einzelne Konten angewendet werden, es sei denn, Sie nutzen bestimmte Suchbegriffe.

Aufbewahrungsdauer

In Holds werden Daten so lange aufbewahrt, bis der Hold gelöscht wird.

Mit Aufbewahrungsregeln werden Daten für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der eine gewisse Anzahl von Tagen umfassen oder unbegrenzt sein kann.

Rangfolge

Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Wenn ein Hold gelöscht wird, unterliegen die Daten direkt danach den anwendbaren Aufbewahrungsregeln.

Aufbewahrungsregeln werden erst auf Daten angewendet, für die ein Hold festgelegt wurde, wenn der Hold entfernt wird.

Benutzerdefinierte Regeln haben Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Aufbewahrungsdauer mit der Standardregel später abläuft. Daten können aus Google-Produktionssystemen entfernt werden, wenn die letzte geltende Aufbewahrungsregel abläuft.

Zugriff

Nur Vault-Nutzer mit Zugriff auf eine Rechtsangelegenheit können prüfen, für welche Nutzer und für welche Inhalte ein Hold vorliegt.

Nur Vault-Nutzer mit Berechtigungen für Aufbewahrungsregeln können Aufbewahrungsregeln verwalten.

Aus Vault entfernte Daten werden auch aus Nutzerkonten entfernt

Vault ist vollständig in die unterstützen Google-Dienste eingebunden. Das bedeutet, dass es kein separates Archiv gibt. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen, die für alle Nachrichten oder Dateien gilt, werden möglicherweise Daten gelöscht, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Ein Beispiel: Sie legen mit einer standardmäßigen Aufbewahrungsregel fest, dass Gmail-Nachrichten 365 Tage lang aufbewahrt werden. Sofern Sie keine benutzerdefinierten Regeln oder Holds eingerichtet haben, löscht Vault alle Nachrichten in Ihrer Domain, die älter als ein Jahr sind.

Das Datum, an dem Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen, wirkt sich nicht auf die Aufbewahrungsfrist aus

Der Beginn der Aufbewahrungsdauer ist vom Dienst abhängig:

  • Gmail und Google Groups: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wird.
  • Drive, Meet und Sites: Je nach Konfiguration der Aufbewahrungsregel beginnt die Aufbewahrungsdauer an dem Tag, an dem das Element erstellt, zuletzt geändert oder in den Papierkorb verschoben wurde.
  • Chat: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde. Sie ändert sich nicht, wenn ein Nutzer eine Nachricht bearbeitet oder löscht.
  • Google Voice für Google Workspace:
    • SMS: Die Aufbewahrungsdauer beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde.
    • Mailboxnachrichten und ihre Transkripte: Die Aufbewahrungsdauer beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) am Tag der Erstellung der Mailboxnachricht.
    • Anruflisten: Die Aufbewahrungsdauer beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) an dem Tag, an dem der Anruf stattgefunden hat.
Aufbewahrungsfristen können durch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln und Holds verlängert werden

Vault löscht Nachrichten oder Dateien bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur dann dauerhaft, wenn Folgendes zutrifft:

  • Die Nachricht oder Datei wird nicht aufgrund einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel aufbewahrt. Daten werden immer gemäß der benutzerdefinierten Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt. Benutzerdefinierte Regeln haben immer Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Aufbewahrungsdauer dadurch verkürzt wird.
  • Es wurde kein Hold eingerichtet. Wenn der Hold entfernt wird, gelten die bestehenden Aufbewahrungsregeln.
Daten können nach Ablauf aller Aufbewahrungsregeln in Vault bleiben

Auch wenn Sie eine Aufbewahrungsregel zur dauerhaften Löschung von Daten festgelegt haben, bleiben Daten noch etwa 30 Tage für Vault verfügbar, bevor sie dauerhaft gelöscht werden. Dafür sorgt der Hintergrundprozess, durch den endgültig gelöschte oder abgelaufene Daten aus den Google-Systemen entfernt werden.

  • Nachrichten im Gmail-Postfach eines Nutzers oder in Google Groups gepostete Beiträge werden nach Ablauf aller Aufbewahrungsregeln aus der Ansicht des Nutzers entfernt. Dieser Vorgang kann Stunden oder Tage dauern. Sie sind noch ca. 30 weitere Tage für Vault-Administratoren verfügbar. In diesem Zeitraum kann nach ihnen gesucht werden und sie können exportiert oder auf „Hold“ gesetzt werden. Nach 30 Tagen können diese Nachrichten nicht mehr abgerufen werden.

  • Nachrichten, die weniger als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Nutzern oder Gruppenmanagern gelöscht werden, werden so lange wie nötig aufbewahrt, um den maximalen Zeitraum von 30 Tagen zu gewährleisten. Ein Beispiel: Ein Nutzer löscht eine Nachricht aus dem Posteingang und entfernt sie anschließend 20 Tage vor Ende der Aufbewahrungsfrist aus dem Papierkorb. In diesem Fall haben Sie in Vault noch 10 weitere Tage Zugriff auf die Nachricht. Danach ist sie nicht mehr abrufbar.

  • Nachrichten in Gmail, die mehr als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, werden am Ende der Aufbewahrungsdauer sofort dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

  • Von Nutzern oder gemäß einer Aufbewahrungsregel endgültig aus Google Drive gelöschte Dateien und Websites sind sofort nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr in Vault verfügbar. Möglicherweise können Sie die Dateien abrufen, wenn sie vor weniger als 25 Tagen aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Nach Ablauf der 25 Tage kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die Elemente dauerhaft gelöscht sind.

  • Nachrichten aus Google Chat und dem klassischen Hangouts sind weitere 30 Tage verfügbar, nachdem sie von einem Nutzer oder gemäß einer Aufbewahrungsregel aus einer Unterhaltung oder einem Chatroom entfernt wurden. Die dauerhafte Löschung beginnt an Tag 30 und kann je nach Anzahl der zu löschenden Nachrichten mehrere Tage dauern.

  • SMS, Mailboxnachrichten und ihre Transkripte sowie Anruflisten aus Google Voice werden maximal 15 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dauerhaft gelöscht.

Beispiele für die Funktionsweise bei Gmail finden Sie im Hilfeartikel Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen.

Dateien anderer Google-Dienste, die in Google Drive gespeichert wurden, unterliegen den Aufbewahrungsregeln für Google Drive

Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt Aufbewahrung
Jamboard

In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.

Google Meet

Für Meet-Aufzeichnungen gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.

Google Sites

Für Websites gelten standardmäßig die Google Sites-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Sie Websites anders als andere Elemente in Drive aufbewahren möchten, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Sites einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Websites.

Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Elemente in Drive aufbewahren möchten, können Sie die Aufbewahrungseinstellungen ändern, damit Websites nach den Drive-Regeln aufbewahrt werden.  

Bei Aufbewahrungslücken kann es passieren, dass Dienste Daten sofort dauerhaft löschen

Sie sollten daher beim Ändern bestehender Aufbewahrungsregeln besonders vorsichtig sein. Ungeschützte Daten, die Nutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, können von Diensten sofort dauerhaft gelöscht werden.

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