Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie Google Workspace-Daten Ihrer Organisation aus Gründen der Einhaltung von rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Vorgaben gespeichert und gelöscht werden sollen.
Google Workspace-Daten bleiben standardmäßig so lange in den Nutzerkonten, bis der Nutzer oder Administrator sie löscht. Wenn Ihre Organisation mehr Kontrolle über die Datenaufbewahrung benötigt, können Sie in Google Vault Aufbewahrungsregeln einrichten. Mit diesen Regeln wird festgelegt, wie und wie lange Daten gespeichert und wie sie dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Aufbewahrungsregeln
Mit Vault können Sie Aufbewahrungsregeln für folgende Zwecke verwenden:
- Daten so lange wie erforderlich speichern: Sie können Regeln einrichten, um Daten so lange wie erforderlich aufzubewahren. Die Daten bleiben auch dann erhalten, wenn Nutzer Nachrichten und Dateien löschen oder den Papierkorb leeren.
- Nicht mehr benötigte Daten entfernen: Sie können Vault so konfigurieren, dass Daten nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Daten aus den Nutzerkonten entfernt und aus allen Google-Systemen dauerhaft gelöscht. (Daten, für die ein Litigation Hold gilt, werden nicht dauerhaft gelöscht.) Wie schnell abgelaufene Daten gelöscht werden, ist von Dienst zu Dienst unterschiedlich. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt Daten können nach Ablauf aller Aufbewahrungsregeln in Vault bleiben.
Arten von Aufbewahrungsregeln
Standardmäßige Aufbewahrungsregeln
Wenn Sie alle Daten eines Dienstes für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen. Standardmäßige Aufbewahrungsregeln gelten für Daten nur dann, wenn keine benutzerdefinierte Regel und kein Hold anwendbar ist. Es ist nicht möglich, eine standardmäßige Aufbewahrungsregel ausschließlich auf ein bestimmtes Konto oder einen bestimmten Zeitraum anzuwenden, und für jeden Dienst kann nur eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festgelegt werden.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln
Wenn Sie nur bestimmte Daten für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel festlegen. Sie können diese Daten je nach Dienst mithilfe von Bedingungen und Suchbegriffen einschränken:
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Gmail und Google Groups: Sie können Regeln anhand von einzelnen Organisationseinheiten, Zeiträumen und bestimmten Suchbegriffen festlegen.
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Google Drive, Meet und Sites: Sie können die Organisationseinheit angeben und die Aufbewahrungsdauer anhand verschiedener Zeitpunkte festlegen, z. B. Zeitpunkt der letzten Änderung (um veraltete Daten zu verwalten), Erstellungsdatum (zur Einhaltung von rechtlichen Anforderungen), Datum, an dem Daten in den Papierkorb verschoben wurden, oder Datumslabel in Google Drive.
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Google Chat: Sie können Regeln anhand einzelner Organisationseinheiten oder für alle Chatbereiche in der Organisation festlegen.
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Google Kalender: Sie können die Regeln anhand der Organisationseinheit und des Ablaufdatums festlegen, wobei dies sich nach dem Datum richtet, an dem der Termin endet. Weitere Informationen
- Google Voice für Google Workspace: Sie können Regeln anhand der Organisationseinheit und des Datentyps festlegen.
Es können beliebig viele benutzerdefinierte Regeln festgelegt werden. Die Daten werden gemäß der Regel mit dem spätesten Ablaufdatum aufbewahrt. Wenn ein Drive-Element im Papierkorb mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegt, hat eine Regel Vorrang, die sich auf das Datum der Verschiebung in den Papierkorb bezieht.
Wichtige Informationen zur Aufbewahrung
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Mit Holds und Aufbewahrungsregeln werden zwar Daten in Vault aufbewahrt, es gibt aber wichtige Unterschiede:
| Holds | Aufbewahrungsregeln | |
|---|---|---|
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Verwendung |
Holds werden normalerweise im Zuge einer Untersuchung oder Rechtsangelegenheit erstellt. |
Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie proaktiv fest, wie lange Daten gespeichert werden. |
| Bereich | Holds können auf Folgendes angewendet werden:
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Aufbewahrungsregeln können auf folgende Elemente angewendet werden:
Hinweis: Aufbewahrungsregeln können nicht auf einzelne Konten angewendet werden, es sei denn, Sie nutzen bestimmte Suchbegriffe. |
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Aufbewahrungsdauer |
In Holds werden Daten so lange aufbewahrt, bis der Hold gelöscht wird. |
Mit Aufbewahrungsregeln werden Daten für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der eine gewisse Anzahl von Tagen umfassen oder unbegrenzt sein kann. |
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Rangfolge |
Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Wenn ein Hold gelöscht wird, unterliegen die Daten direkt danach den anwendbaren Aufbewahrungsregeln. |
Aufbewahrungsregeln werden erst auf Daten angewendet, für die ein Hold festgelegt wurde, wenn der Hold entfernt wird. Benutzerdefinierte Regeln haben Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Aufbewahrungsdauer mit der Standardregel später abläuft. Daten können aus Google-Produktionssystemen entfernt werden, wenn die letzte geltende Aufbewahrungsregel abläuft. |
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Zugriff |
Nur Vault-Nutzer mit Zugriff auf eine Rechtsangelegenheit können prüfen, für welche Nutzer und für welche Inhalte ein Hold vorliegt. |
Nur Vault-Nutzer mit Berechtigungen für Aufbewahrungsregeln können Aufbewahrungsregeln verwalten. |
Vault ist vollständig in die unterstützten Google-Dienste eingebunden, sodass es kein separates Archiv gibt.
Wenn eine Aufbewahrungsregel auf eine Nachricht oder Datei angewendet wird, wird das Element aus dem Dienst gelöscht, auch wenn der Nutzer es nicht zum Löschen markiert hat.
Beispiel: Sie erstellen eine standardmäßige Aufbewahrungsregel, durch die Gmail-Nachrichten 365 Tage lang aufbewahrt werden. Sie haben keine benutzerdefinierten Regeln oder Holds eingerichtet. Vault löscht dann alle Nachrichten, die älter als ein Jahr sind.
- Gmail und Google Groups: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wird.
- Drive, Meet und Sites: Je nach Einrichtung der Aufbewahrungsregel kann die Aufbewahrungsdauer zu folgenden Ereignissen beginnen:
- Wenn das Element erstellt wird
- Bei der letzten Änderung des Elements
- Wenn das Element in den Papierkorb verschoben wird
- Wenn für ein Drive-Label in der Bedingung ein Datumsfeld festgelegt wurde: zu dem im Feld angegebenen Datum
- Chat: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde. Sie ändert sich nicht, wenn ein Nutzer eine Nachricht bearbeitet oder löscht.
- Google Kalender: Die Aufbewahrungsdauer beginnt mit dem Ende des Termins. Weitere Informationen
- Voice für Google Workspace:
- SMS: Die Aufbewahrungsdauer beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde.
- Mailboxnachrichten und ihre Transkripte: Die Aufbewahrungsdauer beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7), an dem Tag, an dem die Mailboxnachricht erstellt wurde.
- Anruflisten: Die Aufbewahrungsdauer beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) an dem Tag, an dem der Anruf stattgefunden hat.
Vault löscht Nachrichten oder Dateien bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur dann dauerhaft, wenn Folgendes zutrifft:
- Die Nachricht oder Datei wird nicht aufgrund einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel aufbewahrt. Daten werden immer gemäß der benutzerdefinierten Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt. Benutzerdefinierte Regeln haben immer Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Aufbewahrungsdauer dadurch verkürzt wird.
- Es wurde kein Hold eingerichtet. Wenn der Hold entfernt wird, gelten die Aufbewahrungsregeln.
Auch wenn Sie eine Aufbewahrungsregel zum dauerhaften Löschen von Daten festgelegt haben, bleiben Daten noch etwa 30 Tage für Vault verfügbar, bevor sie dauerhaft gelöscht werden. Dafür sorgt der Hintergrundprozess, durch den endgültig gelöschte oder abgelaufene Daten aus den Google-Systemen entfernt werden.
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Nachrichten im Gmail-Postfach eines Nutzers oder in Google Groups gepostete Beiträge werden nach Ablauf aller Aufbewahrungsregeln aus der Ansicht des Nutzers entfernt. Dieser Vorgang kann Stunden oder Tage dauern. Sie sind noch ca. 30 weitere Tage für Vault-Administratoren verfügbar. In diesem Zeitraum kann nach ihnen gesucht werden und sie können exportiert oder auf „Hold“ gesetzt werden. Nach 30 Tagen können diese Nachrichten nicht mehr abgerufen werden.
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Nachrichten, die weniger als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Nutzern oder Gruppenmanagern gelöscht werden, werden so lange wie nötig aufbewahrt, um den maximalen Zeitraum von 30 Tagen zu gewährleisten. Ein Beispiel: Ein Nutzer löscht eine Nachricht aus dem Posteingang und entfernt sie anschließend 20 Tage vor Ende der Aufbewahrungsfrist aus dem Papierkorb. In diesem Fall haben Sie in Vault noch 10 weitere Tage Zugriff auf die Nachricht. Danach ist sie nicht mehr abrufbar.
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Nachrichten in Gmail, die mehr als 30 Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, werden am Ende der Aufbewahrungsdauer sofort dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
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Von Nutzern oder gemäß einer Aufbewahrungsregel aus Google Drive gelöschte Dateien und Websites sind sofort nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr in Vault verfügbar. Wenn Dateien vor weniger als 25 Tagen aus dem Papierkorb geleert wurden, können Sie sie möglicherweise wiederherstellen. Nach Ablauf der 25 Tage kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die Elemente dauerhaft gelöscht sind.
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Chatnachrichten sind weitere 30 Tage verfügbar, nachdem sie von einem Nutzer oder gemäß einer Aufbewahrungsregel aus einer Unterhaltung oder einem Chatroom entfernt wurden. Das dauerhafte Löschen beginnt an Tag 30 und kann je nach Anzahl der zu löschenden Nachrichten mehrere Tage dauern.
- Kalendertermine werden 30 Tage lang aufbewahrt, nachdem der Termin von einem Nutzer oder gemäß einer Aufbewahrungsregel entfernt wurde. Termine können in Vault gesucht und exportiert werden.
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SMS, Mailboxnachrichten und ihre Transkripte sowie Anruflisten aus Google Voice werden maximal 30 Tage nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dauerhaft gelöscht.
Beispiele für die Funktionsweise von Aufbewahrungsregeln in Gmail finden Sie im Hilfeartikel Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen.
Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:
| Produkt | Aufbewahrung |
|---|---|
| Jamboard | In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar. |
| Google Meet | Für Meet-Aufzeichnungen und die Protokolle in Meet für Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.
Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen. |
| Google Sites | Für Websites gelten standardmäßig die Google Sites-Aufbewahrungsregeln.
Wenn Websites anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Sites einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Websites. Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Elemente in Drive aufbewahren möchten, können Sie die Aufbewahrungseinstellungen ändern, damit Websites nach den Drive-Regeln aufbewahrt werden. |
Sie sollten daher beim Ändern bestehender Aufbewahrungsregeln besonders vorsichtig sein. Ungeschützte Daten, die Nutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, können von Diensten sofort dauerhaft gelöscht werden.