آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات

استخدم قواعد الاحتفاظ بالبيانات في تحديد فترة حفظ البيانات. ويمكنك:

  • الاحتفاظ بالبيانات للمدة التي تحتاج إليها. إذا توجب على مؤسستك الاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية، يمكنك تهيئة Vault للاحتفاظ بالبيانات حتى في حالة حذف المستخدمين للرسائل والملفات وإفراغ المهملات.
  • إزالة البيانات عند الاستغناء عنها. إذا توجب على مؤسستك حذف البيانات الحسّاسة بعد فترة زمنية، يمكنك تهيئة Vault لإزالة البيانات من حسابات المستخدمين.
تحذير: يمكن أن تتسبّب قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تمت تهيئتها بطريقة غير صحيحة في إزالة البيانات من حسابات المستخدمين فورًا وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

عند انتهاء فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات، سيبدأ Vault فورًا في إزالة البيانات المعنية. يتفاوت الوقت المستغرق لإزالة البيانات منتهية الصلاحية نهائيًا حسب نوع البيانات:

  • قد تستغرق إزالة الرسائل منتهية الصلاحية من Gmail وHangouts الكلاسيكي والمجموعات مدة تصل إلى 48 ساعة.
  • قد تستغرق إزالة الملفات منتهية الصلاحية من Drive مدة تصل إلى 15 يومًا. 

نوعا قواعد الاحتفاظ بالبيانات

قاعدة الاحتفاظ المخصصة - تتحكم في مدة الاحتفاظ بأنواع محددة من البيانات. ويمكنك إنشاء العدد الذي تحتاجه مؤسستك من القواعد المخصصة:

  • البريد وHangouts الكلاسيكي والمجموعات - يمكنك تأسيس القواعد المخصصة استنادًا إلى وحدات تنظيمية أو نطاقات زمنية أو عبارات بحث محددة. 
  • Drive - يمكنك تأسيس قواعد مخصصة استنادًا إلى وحدات تنظيمية، وتحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى تواريخ آخر تعديلات (لمعالجة تلف البيانات) أو تواريخ الإنشاء (لتلبية متطلبات الامتثال).
  • Hangouts Chat - يمكنك تعيين قواعد احتفاظ مخصصة للوحدات التنظيمية أو لجميع الغرف في النطاق. ويمكنك تحديد انتهاء الصلاحية استنادًا إلى وقت إرسال الرسائل أو إجراء آخر تعديل لها.

قاعدة الاحتفاظ التلقائية - تضع قاعدة عامة لمؤسستك بأكملها. لا تنطبق القاعدة التلقائية على البيانات إلا في حالة عدم انطباق قاعدة مخصصة أو أمر احتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات 

ما الفرق بين أمر الاحتفاظ بالبيانات وقاعدة الاحتفاظ؟

يحتفظ كلاهما بالبيانات في Vault، إلا أن هناك فروقًا مهمة بينهما:

أوامر الاحتفاظ بالبيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات

عادةً ما يتم إنشاء أوامر الاحتفاظ بالبيانات استجابة إلى مسألة قانونية أو تحقيق.

يتم استخدام قواعد الاحتفاظ للتحكم المسبق في طول فترة الاحتفاظ بالبيانات. 

تحتفظ أوامر الاحتفاظ بالبيانات إلى أجلٍ غير مُسمّى.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات لفترة محددة.

 

يأخذ أمر الاحتفاظ الأولوية على قاعدة الاحتفاظ. وعند حذف أمر الاحتفاظ، حينئذٍ تخضع البيانات لقواعد الاحتفاظ المنطبقة.

بعد انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، تتم إزالة البيانات من جميع أنظمة Google (ما لم يتم الاحتفاظ بها من خلال أمر تحفظ على البيانات)

تقتصر إمكانية الاطلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتحفظ على البيانات على الأشخاص الذين يملكون حق الوصول إلى المسألة القانونية.

تقتصر إمكانية إدارة قواعد الاحتفاظ على المستخدمين الذين يملكون امتيازات قواعد الاحتفاظ.

إزالة البيانات من Vault تؤدي إلى إزالة البيانات نفسها من حسابات المستخدم

تم دمج Vault بالكامل مع المنتجات التي تدعمها. ونتيجةً لذلك، ليس هناك أرشيف منفصل. في حال إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات تنطبق على جميع الرسائل أو الملفات، من المُحتمَل أن يؤدي ذلك إلى حذف البيانات التي يتوقَّع المستخدمون الاحتفاظ بها. مثلاً، في حال تحديد قاعدة احتفاظ بالبيانات تلقائية للاحتفاظ بجميع الرسائل لمدة 365 يومًا، وليست لديك قواعد أو عمليات تحفُّظ على المعلومات مُخصَّصة، سيحذف Vault كل رسالة مر عليها أكثر من سنة في نطاقك.

لا تتأثَّر فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات بتاريخ إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات

تبدأ فترة تغطية الاحتفاظ على النحو التالي:

  • البريد والمجموعات - في يوم استلام الرسالة بواسطة Gmail أو نشرها على إحدى المجموعات.
  • Drive - إما في يوم إنشاء الملف أو يوم إجراء آخر تعديل، استنادًا إلى كيفية تهيئة قاعدة الاحتفاظ.
  • Hangouts Chat - في يوم إرسال الرسالة أو اليوم الذي تم فيه إجراء آخر تعديل بواسطة مستخدم. عندما يحذف أحد المستخدمين رسالة، لا يكون لها أي تأثير في تغطية الاحتفاظ.
يمكن تمديد فترات تغطية الاحتفاظ عن طريق قواعد الاحتفاظ المخصصة وأوامر الاحتفاظ على البيانات

لا يتم محو رسالة أو ملف نهائيًا عند:

  • الاحتفاظ به عن طريق قاعدة احتفاظ مخصصة. يتم دائمًا الاحتفاظ بالبيانات حسب ما تتطلب القاعدة المخصصة ذات أطول فترة احتفاظ. دائمًا يكون لقواعد الاحتفاظ المخصصة الأولوية على قاعدة الاحتفاظ التلقائية، حتى إذا كانت قاعدة الاحتفاظ المخصصة أقل من قاعدة الاحتفاظ التلقائية.
  • إذا كانت خاضعة لأمر احتفاظ بالبيانات. عند إزالة أمر الاحتفاظ بالبيانات، تسري قواعد الاحتفاظ كما هو متوقع.
يمكن أن تظل البيانات في Vault بعد انتهاء صلاحية جميع قواعد الاحتفاظ

تحافظ العملية الخلفية التي تزيل البيانات من أنظمة Google على إتاحة البيانات في Vault لمدة تقريبًا قبل محوها نهائيًا بالكامل:

  • تتم إزالة الرسائل في Gmail للمستخدم أو التي تم نشرها في المجموعات عند انتهاء صلاحية جميع قواعد الاحتفاظ على الفور من الملف الشخصي للمستخدم. ومع ذلك، تبقى متاحة لمشرفي Vault لما يقرب من 30 يومًا إضافيًا، يمكنك خلال هذه الفترة البحث عنها، أو تصديرها، أو وضع أوامر احتفاظ بالبيانات عليها. بعد 30 يومًا، لن تتمكن من استرداد هذه الرسائل.

  • يتم الاحتفاظ بالرسائل التي حذفها المستخدمون أو مديرو المجموعات قبل أقل من 30 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ لما يلزم من الوقت لتلبية الحد الأقصى البالغ 30 يومًا. على سبيل المثال، إذا حذف المستخدم الرسائل وأفرغ المهملات منها قبل 20 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، يمكنك البحث عنها في Vault لمدة 10 أيام أخرى. بعد هذا الوقت لن تتمكن من استردادها.

  • يتم محو رسائل البريد المحذوفة قبل أكثر من 30 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ نهائيًا على الفور في نهاية فترة الاحتفاظ ولا يمكنك استردادها.

  • يتم محو الملفات في Drive نهائيًا بعد مرور 15 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات، ولا يمكنك استردادها.

  • يتم الاحتفاظ بـ رسائل Hangouts Chat وHangouts الكلاسيكي لمدة 30 يومًا إضافية بعد إزالة أحد المستخدمين أو إحدى قواعد الاحتفاظ لهذه الرسائل من المحادثة أو الغرفة. تبدأ عملية المحو النهائي في اليوم الثلاثين وقد تستغرق عدة أيام أخرى لإكمالها بناءً على عدد الرسائل التي تم محوها نهائيًا. 

يمكنك الاطّلاع على سيناريوهات الإزالة والمحو النهائي للحصول على أمثلة إضافية حول الكيفية التي يتم بها هذا الأمر.

يتم استبعاد بعض الملفات المُخزّنة في Drive من تغطية الاحتفاظ بالبيانات بسبب قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive
وتتضمَّن بعض أنواع الملفات احتياجات الاحتفاظ بالبيانات مختلفة عن معظم ملفات Drive. ولهذا السبب، يتم استبعاد أنواع الملفات التالية من تغطية الاحتفاظ بالبيانات:

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تفعيل قواعد احتفاظ بالبيانات مُخصَّصة لتطبيقات G Suite معيّنة والتي تخزّن البيانات في Drive. ويوفِّر Vault حاليًا قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Meet.

يمكن أن تؤدي الثغرات في تغطية الاحتفاظ بالبيانات إلى محو البيانات نهائيًا وفوريًا

لذا ننصحك بتوخِّي الحذر عند تعديل قواعد الاحتفاظ بالبيانات الحالية. يمكن أن تمحو الخدمات نهائيًا البيانات غير المحمية التي حذفها المستخدمون منذ أكثر من 30 يومًا فورًا.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟