آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات

يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكم في طول فترة الاحتفاظ ببيانات Google Workspace لمؤسستك. يمكنك:

  • الاحتفاظ بالبيانات للمدة التي تحتاج إليها. في حال كان على مؤسستك الاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية معيّنة، يمكنك ضبط Vault للاحتفاظ بها. ويتمّ الاحتفاظ بالبيانات حتى في حالة حذف المستخدمين للرسائل والملفات وإفراغ المهملات.
  • إزالة البيانات عند الاستغناء عنها. في حال كان على مؤسستك حذف البيانات الحسّاسة بعد فترة زمنية معيّنة، يمكنك ضبط Vault لكي تزيل الخدمات تلك البيانات من حسابات المستخدمين وتزيلها نهائيًا من جميع أنظمة Google.
تحذير: يمكن لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تم ضبطها بشكل غير صحيح أن تسمح لخدمات Google بإزالة البيانات على الفور وبلا رجعة. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

عند انتهاء فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات وعدم تطبيق حالات تجميد البيانات، تسمح أداة Vault للخدمات فورًا بإزالة البيانات المعنية نهائيًا. يتفاوت الوقت المستغرق لإزالة البيانات منتهية الصلاحية نهائيًا حسب الخدمة. مزيد من المعلومات

نوعا قواعد الاحتفاظ بالبيانات

القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات

يمكنك إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات عندما تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع بيانات خدمة معيّنة في كل الحسابات المُرخَّصة بمؤسستك لفترة زمنية مُحدَّدة. لا تنطبق القاعدة التلقائية على البيانات إلا في حال عدم انطباق قاعدة مخصصة أو عملية تجميد بيانات. ولا يمكنك تطبيق القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على حسابات أو فترات زمنية معيّنة فقط، ويمكنك فقط امتلاك قاعدة تلقائية واحدة للاحتفاظ بالبيانات لكل خدمة.

القواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات

يمكنك ضبط قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات لكي تحتفظ ببيانات مُحدَّدة لفترة زمنية معيَنة. ويمكنك تحديد البيانات باستخدام شروط وعبارات مُحدَّدة بناءً على الخدمة:

  • Gmail و"مجموعات Google": يمكنك التحديد حسب الوحدة التنظيمية والنطاقات الزمنية وعبارات بحث مُحدَّدة.

  • Drive وMeet: يمكنك التحديد حسب الوحدة التنظيمية وتحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى تواريخ آخر تعديلات (لمعالجة تلف البيانات) وتواريخ الإنشاء (لتلبية متطلبات الامتثال)، أو تواريخ النقل إلى المهملات.

  • Chat وHangouts الكلاسيكي - يمكنك التحديد حسب الوحدة التنظيمية أو لجميع الغرف في النطاق. يمكنك تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى وقت إرسال الرسائل.

  • Google Voice - يمكنك التحديد حسب الوحدة التنظيمية ونوع البيانات.

يمكنك إعداد العدد الذي تحتاجه مؤسستك من القواعد المُخصَّصة. ويتمّ الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أحدث تاريخ انتهاء صلاحية. وبالنسبة إلى Drive، إذا كان أحد عناصر Drive في المهملات يخضع لقواعد متعدّدة للاحتفاظ بالبيانات، تحِلّ قاعدة "تمّ النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى.

معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات

ما الفرق بين تجميد البيانات وقاعدة الاحتفاظ بالبيانات؟

يحتفظ كلاهما بالبيانات في Vault، إلا أن هناك فروقًا مُهمّة بينهما:

  حالات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات

الاستخدام

عادةً ما يتم إنشاء حالات تجميد البيانات استجابةً إلى مسألة قانونية أو تحقيق.

يتم استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكم المسبق في طول فترة الاحتفاظ بالبيانات.

النطاق تنطبق على الحسابات الفردية أو الوحدات التنظيمية أو المجموعات. تنطبق على المستخدمين في الوحدات التنظيمية أو المجموعات، وكيانات المنتجات مثل مساحات Drive المشتركة والغرف. لا يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الحسابات الفردية إلا بمطابقة العبارات.

فترة الاحتفاظ بالبيانات

تحتفظ عمليات تجميد البيانات بتلك البيانات لأجل غير مسمى، حتى يتمّ إلغاء التجميد.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بتلك البيانات لفترة محدَّدة قد تكون عددًا محدَّدًا من الأيام أو إلى أجل غير مسمى.

الأولوية

يكون لحالات تجميد البيانات الأولوية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات. عند حذف حالة تجميد بيانات، تخضع البيانات على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية.

لا تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على البيانات المحفوظة من خلال حالة تجميد بيانات حتى تتم إزالتها.

تجدر الإشارة إلى أن القواعد المخصَّصة لها أولوية على القواعد التلقائية حتى عندما تنتهي صلاحية القاعدة التلقائية لاحقًا. يمكن إزالة البيانات من أنظمة الإنتاج في Google عند انتهاء صلاحية آخر قاعدة سارية للاحتفاظ بالبيانات.

الدخول

تقتصر إمكانية الاطلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتجميد على مستخدمي أداة Vault الذين يملكون حق الدخول إلى المسألة القانونية.

تقتصر إمكانية إدارة قواعد الاحتفاظ بالبيانات على مستخدمي أداة Vault الذين يملكون امتيازات قواعد الاحتفاظ بالبيانات.

تؤدي إزالة البيانات باستخدام Vault إلى إزالة البيانات نفسها من حسابات المستخدمين

تمّ دمج أداة Vault بالكامل مع خدمات Google التي تتوافق معها. ونتيجةً لذلك، ليس هناك أرشيف منفصل. في حال إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات تنطبق على جميع الرسائل أو الملفات، يمكن أن يؤدي ذلك إلى حذف البيانات التي يتوقَّع المستخدمون الاحتفاظ بها. على سبيل المثال، في حال إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات من أجل الاحتفاظ بجميع الرسائل لمدة 365 يومًا، وليس لديك قواعد مخصصة أو عمليات تجميد بيانات، ستحذف Vault كل رسالة مرَّ عليها أكثر من سنة في نطاقك.

لا تتأثَّر فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات بتاريخ إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات

يعتمد وقت بدء فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات على الخدمة:

  • Gmail و"مجموعات Google": تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إرسال الرسالة أو استلامها.
  • Drive: استنادًا إلى كيفية ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات، تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إنشاء العنصر أو تاريخ آخر تعديل له أو نقله إلى المهملات.
  • Google Chat: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إرسال الرسالة. لا يتغير وقت بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات في حال تعديل أحد المستخدمين لرسالة أو حذفها.
  • خدمة Google Voice لمستخدمي G Suite
    • الرسائل النصية - تبدأ فترة التخزين من الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 ( UTC-7) يوم إرسال الرسالة.
    • رسائل البريد الصوتي ونصوصها - تبدأ فترة التخزين في الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 ( UTC-7) يوم إنشاء البريد الصوتي.
    • سجلّات المكالمات - تبدأ فترة التخزين من الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 ( UTC-7) يوم إجراء المكالمة أو استلامها.
يمكن تمديد فترات تغطية الاحتفاظ بالبيانات عن طريق قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، لا تزيل أداة Vault رسالة أو ملف نهائيًا إلا في الحالات التالية:

  • عدم الاحتفاظ ببيانات الرسالة أو الملف من خلال أي قواعد مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات. يتم دائمًا الاحتفاظ بالبيانات حسب ما تتطلب القاعدة المخصّصة ذات أطول فترة احتفاظ بالبيانات. دائمًا يكون للقواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات الأولوية على القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، حتى في حال كانت فترة القاعدة المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات أقصر من فترة القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
  • لا يخضع إلى عملية تجميد البيانات. عند إزالة عملية تجميد البيانات، تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات كما هو متوقع.
يمكن أن تظل البيانات في Vault بعد انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات

حتى في حال إعداد قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على إزالة البيانات نهائيًا، تحافظ العملية في الخلفية التي تزيل البيانات المحذوفة نهائيًا أو منتهية الصلاحية من أنظمة Google على إتاحة البيانات لأداة Vault لمدة 30 يومًا تقريبًا قبل أن تتم إزالتها نهائيًا بالكامل:

  • تتم إزالة الرسائل في بريد Gmail للمستخدم أو المنشورة في "مجموعات Google" عند انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الفور من طريقة العرض للمستخدم. ومع ذلك، تبقى متاحة لمشرفي Vault لما يقرب من 30 يومًا إضافيًا، يمكنك خلال هذه الفترة البحث عنها، أو تصديرها، أو وضع أوامر احتفاظ بالبيانات عليها. بعد 30 يومًا، لن تتمكن من استرداد هذه الرسائل.

  • يتم الاحتفاظ بالرسائل التي حذفها المستخدمون أو مديرو المجموعات قبل أقل من 30 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ لمدة تكفي لتلبية الحد الأقصى البالغ 30 يومًا. على سبيل المثال، إذا حذف المستخدم الرسائل وأفرغ المهملات منها قبل 20 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، يمكنك البحث عنها في Vault لمدة 10 أيام أخرى. بعد هذا الوقت، لن تتمكن من استردادها.

  • تتم إزالة رسائل Gmail المحذوفة قبل أكثر من 30 يومًا من تاريخ انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا على الفور في نهاية فترة الاحتفاظ بالبيانات ولا يمكنك استردادها.

  • تصبح العناصر التي تم حذفها نهائيًا من Drive بواسطة مستخدمين أو قاعدة احتفاظ بالبيانات غير متاحة فورًا لأداة Vault بعد انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات. قد تتمكن من استرداد الملفات إذا تم إفراغها من "المهملات" قبل أقل من 25 يومًا. وبعد انتهاء الفترة التي تبلغ 25 يومًا، يمكن أن تستغرق إزالة هذه العناصر نهائيًا مدة تصل إلى 15 يومًا.

  • يتم الاحتفاظ برسائل Google Chat وتطبيق Hangouts الكلاسيكي لمدة 30 يومًا إضافية بعد إزالة أحد المستخدمين أو إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات لهذه الرسائل من محادثة أو غرفة. تبدأ عملية الإزالة النهائية في اليوم الثلاثين وقد تستغرق عدة أيام أخرى لإكمالها بناءً على عدد الرسائل التي تتم إزالتها نهائيًا.

  • تتم إزالة الرسائل النصية ورسائل البريد الصوتي ونصوصها وسجلّات المكالمات في Google Voice نهائيًا خلال 15 يومًا بعد تاريخ انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات، ولا يمكنك استردادها.

للاطِّلاع على أمثلة حول كيفية إجراء ذلك في Gmail، راجع أمثلة على قواعد الاحتفاظ في Gmail وتأثيرها.

تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على الملفات المحفوظة في Drive بواسطة خدمات Google الأخرى.

تُخزِّن بعض خدمات Google بياناتها في Drive. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على هذه البيانات على النحو التالي:

المنتج الاحتفاظ بالبيانات
Jamboard

تحتفظ أداة Vault بمحتوى Jam المحفوظ في حسابات المستخدمين على Drive وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive. يتم تجاهل محتوى Jam غير المحفوظ عند انتهاء جلسة Jamboard ويكون غير متاح لأداة Vault.

Google Meet

تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet بشكل تلقائي.

لإدارة الاحتفاظ بتسجيلات Meet بشكل مختلف عن العناصر الأخرى في Drive، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Meet. عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet.

يمكن أن تؤدي الثغرات في تغطية الاحتفاظ بالبيانات إلى محو البيانات نهائيًا وفوريًا

لذا ننصحك بتوخِّي الحذر عند تعديل قواعد الاحتفاظ بالبيانات الحالية. يمكن أن تؤدي الخدمات إلى الإزالة النهائية على الفور للبيانات غير المحمية التي حذفها المستخدمون منذ أكثر من 30 يومًا.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟