آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات

استخدم قواعد الاحتفاظ بالبيانات في تحديد فترة حفظ البيانات. ويمكنك:

  • الاحتفاظ بالبيانات للمدة التي تحتاج إليها. إذا توجب على مؤسستك الاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية، يمكنك تهيئة Vault للاحتفاظ بالبيانات حتى في حالة حذف المستخدمين للرسائل والملفات وإفراغ المهملات.
  • إزالة البيانات عند الاستغناء عنها. في حال كان على مؤسستك حذف البيانات الحسّاسة بعد فترة زمنية، يمكنك ضبط Vault لإزالة البيانات من حسابات المستخدمين ومحوها نهائيًا من جميع أنظمة Google.
تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تم ضبطها بشكل غير صحيح إلى إزالة البيانات من حسابات المستخدمين نهائيًا في الحال وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

عند انتهاء فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات، تبدأ Vault فورًا بإزالة البيانات المعنية. يتفاوت الوقت المستغرق لإزالة البيانات منتهية الصلاحية نهائيًا حسب نوع البيانات. يمكنك التعرّف على مزيد من المعلومات عن الوقت المستغرق لإزالة البيانات بعد انتهاء صلاحية الاحتفاظ بالبيانات.

نوعا قواعد الاحتفاظ بالبيانات

القاعدة المُخصصَّة للاحتفاظ بالبيانات - تتحكم في مدة الاحتفاظ بأنواع محددة من البيانات. ويمكنك إنشاء العدد الذي تحتاجه مؤسستك من القواعد المخصصة:

  • Gmail ومجموعات Google - يمكنك تأسيس قواعد مخصصة استنادًا إلى وحدات تنظيمية أو نطاقات زمنية أو عبارات بحث محددة. 
  • Drive - يمكنك تأسيس قواعد مخصصة استنادًا إلى وحدات تنظيمية وتحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى تواريخ التعديلات الأخيرة (لمعالجة تلف البيانات) أو تواريخ الإنشاء (لتلبية متطلبات الامتثال).
  • Hangouts Chat وHangouts الكلاسيكي - يمكنك إعداد قواعد مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات للوحدات التنظيمية أو لجميع الغرف في النطاق. ويمكنك تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى وقت إرسال الرسائل أو إجراء آخر تعديل عليها.

القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات - تضع قاعدة عامة لمؤسستك بأكملها. لا تنطبق القاعدة التلقائية على البيانات إلا في حالة عدم انطباق قاعدة مخصصة أو أمر احتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات 

ما الفرق بين أمر الاحتفاظ بالبيانات وقاعدة الاحتفاظ؟

يحتفظ كلاهما بالبيانات في Vault، إلا أن هناك فروقًا مهمة بينهما:

أوامر الاحتفاظ بالبيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات

عادةً ما يتم إنشاء أوامر الاحتفاظ بالبيانات استجابة إلى مسألة قانونية أو تحقيق.

يتم استخدام قواعد الاحتفاظ للتحكم المسبق في طول فترة الاحتفاظ بالبيانات. 

تحتفظ أوامر الاحتفاظ بالبيانات إلى أجلٍ غير مُسمّى.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات لفترة محددة.

 

يأخذ أمر الاحتفاظ الأولوية على قاعدة الاحتفاظ. وعند حذف أمر الاحتفاظ، حينئذٍ تخضع البيانات لقواعد الاحتفاظ المنطبقة.

بعد انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، تتم إزالة البيانات من جميع أنظمة Google (ما لم يتم الاحتفاظ بها من خلال أمر احتفاظ بالبيانات)

تقتصر إمكانية الاطلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتحفظ على البيانات على الأشخاص الذين يملكون حق الوصول إلى المسألة القانونية.

تقتصر إمكانية إدارة قواعد الاحتفاظ على المستخدمين الذين يملكون امتيازات قواعد الاحتفاظ.

إزالة البيانات من Vault تؤدي إلى إزالة البيانات نفسها من حسابات المستخدمين

تم دمج Vault بالكامل مع المنتجات التي تدعمها. ونتيجةً لذلك، ليس هناك أرشيف منفصل. في حال إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات تنطبق على جميع الرسائل أو الملفات، من المُحتمَل أن يؤدي ذلك إلى حذف البيانات التي يتوقَّع المستخدمون الاحتفاظ بها. مثلاً، في حال إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات من أجل الاحتفاظ بجميع الرسائل لمدة 365 يومًا، وليس لديك قواعد أو أوامر تحفظ على البيانات مخصصة، ستعمل Vault على حذف كل رسالة مر عليها أكثر من سنة في نطاقك.

لا تتأثَّر فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات بتاريخ إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات

تبدأ فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات على النحو التالي:

  • Gmail و"مجموعات Google" - في يوم إرسال الرسالة (Gmail) أو يوم نشرها (مجموعات Google).
  • Drive - إما في يوم إنشاء الملف أو يوم إجراء آخر تعديل، استنادًا إلى كيفية ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات.
  • Hangouts Chat - في يوم إرسال الرسالة أو اليوم الذي تم فيه إجراء آخر تعديل بواسطة مستخدم. عندما يحذف أحد المستخدمين رسالة، لا يكون لها أي تأثير في تغطية الاحتفاظ.
يمكن تمديد فترات تغطية الاحتفاظ بالبيانات من خلال قواعد مخصصة للاحتفاظ بالبيانات وأوامر التحفظ على البيانات.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، تمحو أداة Vault رسالة أو ملف فقط في الحالات التالية:

  • لا يتم الاحتفاظ به من خلال أي قواعد مخصصة للاحتفاظ بالبيانات. يتم دائمًا الاحتفاظ بالبيانات حسب ما تتطلب القاعدة المخصصة ذات أطول فترة احتفاظ بالبيانات. دائمًا يكون للقواعد المخصصة للاحتفاظ بالبيانات الأولوية على القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، حتى في حال كانت فترة القاعدة المخصصة للاحتفاظ بالبيانات أقصر من فترة القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
  • لا يخضع إلى أمر التحفظ على البيانات. عند إزالة أمر التحفظ على البيانات، تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات كما هو متوقع.
يمكن أن تظل البيانات في Vault بعد انتهاء صلاحية جميع قواعد الاحتفاظ

تحافظ العملية في الخلفية التي تزيل البيانات من أنظمة Google على إتاحة البيانات في Vault لمدة 30 يومًا تقريبًا قبل محوها نهائيًا:

  • تتم إزالة الرسائل في Gmail للمستخدم أو التي تم نشرها في المجموعات عند انتهاء صلاحية جميع قواعد الاحتفاظ على الفور من الملف الشخصي للمستخدم. ومع ذلك، تبقى متاحة لمشرفي Vault لما يقرب من 30 يومًا إضافيًا، يمكنك خلال هذه الفترة البحث عنها، أو تصديرها، أو وضع أوامر احتفاظ بالبيانات عليها. بعد 30 يومًا، لن تتمكن من استرداد هذه الرسائل.

  • يتم الاحتفاظ بالرسائل التي حذفها المستخدمون أو مديرو المجموعات قبل أقل من 30 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ لما يلزم من الوقت لتلبية الحد الأقصى البالغ 30 يومًا. على سبيل المثال، إذا حذف المستخدم الرسائل وأفرغ المهملات منها قبل 20 يومًا من انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، يمكنك البحث عنها في Vault لمدة 10 أيام أخرى. بعد هذا الوقت لن تتمكن من استردادها.

  • يتم محو رسائل Gmail المحذوفة قبل أكثر من 30 يومًا من تاريخ انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا على الفور في نهاية فترة الاحتفاظ بالبيانات ولا يمكنك استردادها.

  • يتم محو الملفات في Drive نهائيًا بعد مرور 15 يومًا من تاريخ انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ بالبيانات، ولا يمكنك استردادها.

  • يتم الاحتفاظ برسائل Hangouts Chat وHangouts الكلاسيكي لمدة 30 يومًا إضافية بعد إزالة أحد المستخدمين أو إحدى قواعد الاحتفاظ لهذه الرسائل من المحادثة أو الغرفة. تبدأ عملية المحو النهائي في اليوم الثلاثين وقد تستغرق عدة أيام أخرى لإكمالها بناءً على عدد الرسائل التي تم محوها نهائيًا. 

يمكنك الاطّلاع على سيناريوهات الإزالة والمحو النهائي للحصول على أمثلة إضافية حول الكيفية التي يتم بها هذا الأمر.

يتم استبعاد بعض الملفات المخزّنة في Drive من تغطية الاحتفاظ بالبيانات بسبب قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
يمكن أن تؤدي الثغرات في تغطية الاحتفاظ بالبيانات إلى محو البيانات نهائيًا وفوريًا

لذا ننصحك بتوخِّي الحذر عند تعديل قواعد الاحتفاظ بالبيانات الحالية. يمكن أن تمحو الخدمات نهائيًا البيانات غير المحمية التي حذفها المستخدمون منذ أكثر من 30 يومًا فورًا.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟