آلية الاحتفاظ بالبيانات

تتحكّم قواعد الاحتفاظ بالبيانات في كيفية حفظ مؤسستك لبيانات Google Workspace وحذفها لأغراض الامتثال أو لأسباب تنظيمية.

تظلّ بيانات Google Workspace في حسابات المستخدمين تلقائيًا إلى أن يحذفها المستخدم أو المشرف. في حال كانت مؤسستك تحتاج إلى مزيد من التحكّم في الاحتفاظ بالبيانات، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Vault، التي تنظم كيفية تخزين البيانات ومدة الاحتفاظ بها وإزالة البيانات نهائيًا عند عدم الحاجة إليها.

لمحة عن قواعد الاحتفاظ بالبيانات

من خلال Vault، يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لإجراء ما يلي:

  • الاحتفاظ بالبيانات طيلة مدة احتياجك إليها: يمكنك إعداد القواعد للاحتفاظ بالبيانات طيلة مدة احتياجك إليها. ويتم الاحتفاظ بالبيانات حتى إذا حذف المستخدمون الرسائل والملفات أو أفرغوا المهملات.
  • إزالة البيانات عند الاستغناء عنها: يمكنك جدولة Vault لحذف البيانات بعد فترة زمنية معيَّنة. وعند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تتم إزالة البيانات من حسابات المستخدمين وإزالتها نهائيًا من جميع أنظمة Google (إنّ البيانات الخاضعة للتجميد لا تتم إزالتها نهائيًا لأسباب قانونية). يتفاوت الوقت المستغرق لإزالة البيانات المنتهية الصلاحية نهائيًا حسب الخدمة. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة يمكن أن تظل البيانات في Vault بعد انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات (أدناه في هذه الصفحة).
تحذير: إذا تم ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات بشكل غير صحيح، قد تسمح لخدمات Google بإزالة البيانات على الفور ولا يمكن استردادها. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

أنواع قواعد الاحتفاظ بالبيانات

القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات

إذا كان يجب الاحتفاظ بجميع بيانات خدمة ما لفترة زمنية معيّنة، عليك ضبط قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات. تنطبق القواعد التلقائية على البيانات فقط في حال عدم انطباق قاعدة مخصَّصة أو عملية تجميد بيانات. ولا يمكنك تطبيق القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على حسابات أو فترات زمنية معيّنة فقط، ويمكنك فقط تطبيق قاعدة تلقائية واحدة للاحتفاظ بالبيانات لكل خدمة.

القواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات

إذا كان يجب الاحتفاظ ببيانات معيّنة لفترة زمنية معيّنة، عليك ضبط قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات. ويمكنك تحديد البيانات باستخدام شروط وعبارات محدَّدة بناءً على الخدمة:

  • Gmail و"مجموعات Google": يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية والنطاقات الزمنية وعبارات بحث محدَّدة.

  • Google Drive وMeet و"مواقع Google": يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية وتحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى تواريخ آخر تعديلات (لمعالجة تلف البيانات) وتواريخ الإنشاء (لتلبية متطلبات الامتثال)، أو تواريخ النقل إلى المهملات، أو حقول تاريخ تصنيف Drive.

  • Google Chat: يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية أو لجميع مساحات Chat في مؤسستك.

  • تقويم Google: يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية أو حسب تاريخ انتهاء الصلاحية المحدّد استنادًا إلى تاريخ انتهاء الحدث. للحصول على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة لمحة عن فترات الاحتفاظ بالبيانات.

  • خدمة Google Voice لمستخدمي Google Workspace: يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية ونوع البيانات.

ما من حد أقصى لعدد القواعد المخصَّصة التي يمكن أن تنشئها مؤسستك. ويتمّ الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أحدث تاريخ انتهاء صلاحية. في Drive، في حال تطبيق قواعد متعدّدة للاحتفاظ بالبيانات على أحد الملفات في المهملات، تحِلّ قاعدة "تمّ النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى.

معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات

فتح القسم  |  تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة

ما الفرق بين تجميد البيانات وقاعدة الاحتفاظ بالبيانات؟

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات بالبيانات في Vault، ولكن هناك اختلافات مهمة بينهما:

  عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات

الاستخدام

عادةً ما يتم إنشاء حالات تجميد البيانات استجابةً إلى مسألة قانونية أو تحقيق.

يتم استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكم المسبق في طول فترة الاحتفاظ بالبيانات.

النطاق يمكن تطبيق عمليات تجميد البيانات على:
  • الحسابات الفردية
  • الوحدات التنظيمية
  • مجموعات Google

يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على ما يلي:

  • المستخدمون في الوحدات التنظيمية أو المجموعات
  • كيانات المنتجات، مثل مساحات التخزين السحابي المشتركة ومساحات Chat 

ملاحظة: لا يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الحسابات الفردية إلا بمطابقة العبارات.

فترة الاحتفاظ بالبيانات

تحتفظ عمليات تجميد البيانات بتلك البيانات لأجل غير مسمى، حتى يتمّ إلغاء التجميد.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بتلك البيانات لفترة محدَّدة قد تكون عددًا محدَّدًا من الأيام أو إلى أجل غير مسمى.

الأولوية

يكون لحالات تجميد البيانات الأولوية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات. عند حذف حالة تجميد بيانات، تخضع البيانات على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية.

لا تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على البيانات المحفوظة من خلال حالة تجميد بيانات حتى تتم إزالتها.

تجدر الإشارة إلى أن القواعد المخصَّصة لها أولوية على القواعد التلقائية حتى عندما تنتهي صلاحية القاعدة التلقائية لاحقًا. يمكن إزالة البيانات من أنظمة الإنتاج في Google عند انتهاء صلاحية آخر قاعدة سارية للاحتفاظ بالبيانات.

الدخول

تقتصر إمكانية الاطلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتجميد على مستخدمي أداة Vault الذين يملكون حق الدخول إلى المسألة القانونية.

تقتصر إمكانية إدارة قواعد الاحتفاظ بالبيانات على مستخدمي أداة Vault الذين يملكون امتيازات قواعد الاحتفاظ بالبيانات.

البيانات المُزالة نهائيًا من Vault تُزال نهائيًا من جميع خدمات Google

تم دمج أداة Vault بالكامل مع خدمات Google التي تتوافق معها، لذلك لا يتوفّر أرشيف منفصل.

عند تطبيق قاعدة احتفاظ بالبيانات على رسالة أو ملف، يتم حذفهما من الخدمة، حتى إذا لم يضع المستخدم علامة عليهما لحذفهما.

على سبيل المثال، في حال إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ برسائل Gmail لمدة 365 يومًا، وليس لديك قواعد مخصَّصة أو عمليات تجميد بيانات، ستحذف Vault كل رسالة مر عليها أكثر من سنة.

يعتمد وقت بدء فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات على الخدمة
  • Gmail و"مجموعات Google": تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إرسال الرسالة أو استلامها.
  • Drive وMeet و"مواقع Google": استنادًا إلى كيفية ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات، يمكن أن تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات:
    • عند إنشاء العنصر (كالملف أو الموقع الإلكتروني أو غيرهما)
    • عند إجراء آخر تعديل عليه
    • عند نقله إلى المهملات
    • عند التاريخ المحدد في حقل تاريخ تصنيف Drive، إذا كان تصنيف Drive يحتوي على حقل تاريخ في الشرط
  • Chat: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إرسال الرسالة. لا يتغير وقت بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات في حال تعديل أحد المستخدمين لرسالة أو حذفها.
  • تقويم Google: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات عند انتهاء الحدث. للحصول على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة لمحة عن فترات الاحتفاظ بالبيانات.
  • خدمة Voice لمستخدمي Google Workspace:
    • الرسائل النصية: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 (UTC-7) يوم إرسال الرسالة.
    • رسائل البريد الصوتي ونصوصها: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات في الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 (UTC-7) يوم إنشاء البريد الصوتي.
    • سجلّات المكالمات: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 (UTC-7) يوم إجراء المكالمة أو استلامها.
يمكن أن تؤدي القواعد المخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات إلى تمديد فترات التغطية

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، لا تزيل أداة Vault رسالة أو ملفًا نهائيًا إلا في الحالات التالية:

  • عدم الاحتفاظ ببيانات الرسالة أو الملف من خلال أي قواعد مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات. يتم دائمًا الاحتفاظ بالبيانات حسب القاعدة المخصّصة ذات أطول فترة احتفاظ. تُعطى الأولوية دائمًا للقواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من القاعدة التلقائية، حتى في حال كانت فترة القاعدة المخصّصة أقصر من فترة القاعدة التلقائية.
  • لا يتأثر ذلك بعملية تجميد البيانات. عند إزالة عملية تجميد البيانات، تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
يمكن أن تظل البيانات في Vault بعد انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات

حتى في حال ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على إزالة البيانات نهائيًا، تبقى البيانات متاحة لأداة Vault لمدة 30 يومًا تقريبًا قبل أن تتم إزالتها نهائيًا بالكامل، وذلك من خلال العملية في الخلفية التي تزيل البيانات المحذوفة نهائيًا أو المنتهية الصلاحية من أنظمة Google:

  • تتم إزالة الرسائل في حساب مستخدم على Gmail أو تلك المنشورة في "مجموعات Google" ولا تظهر لدى المستخدم عند انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات (قد تستغرق الإزالة من ساعات إلى أيام). وتبقى متاحة لمشرفي Vault لمدة 30 يومًا إضافيًا تقريبًا. ويمكنك خلال هذه الفترة البحث عنها أو تصديرها أو تجميدها. بعد 30 يومًا، لن تتمكّن من استرداد هذه الرسائل.

  • يتم الاحتفاظ بالرسائل التي حذفها المستخدمون أو مدراء المجموعات قبل أقل من 30 يومًا من انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات حتى بلوغ مدة الاحتفاظ القصوى أي 30 يومًا. على سبيل المثال، إذا حذف المستخدم الرسائل وأفرغ المهملات منها قبل 20 يومًا من انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات، يمكنك البحث عنها في Vault لمدة 10 أيام أخرى. بعد هذا الوقت، لن تتمكّن من استردادها.

  • أما رسائل Gmail المحذوفة قبل أكثر من 30 يومًا من تاريخ انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات، فيتم إزالتها نهائيًا على الفور عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات ولا يمكنك استردادها.

  • إنّ الملفات والمواقع الإلكترونية التي يحذفها المستخدمون من Drive أو المحذوفة تطبيقًا لقاعدة احتفاظ بالبيانات تصبح فورًا غير متاحة لأداة Vault بعد انتهاء مدة تغطية الاحتفاظ بالبيانات. إذا تم إفراغ الملفات من "المهملات" قبل أقل من 25 يومًا، قد تتمكّن من استرداد الملفات. وبعد انتهاء الفترة التي تبلغ 25 يومًا، يمكن أن تستغرق إزالة هذه الملفات نهائيًا مدة تصل إلى 15 يومًا.

  • يتم الاحتفاظ برسائل Chat لمدة 30 يومًا إضافيًا بعد أن يزيلها أحد المستخدمين أو إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات من محادثة أو غرفة. تبدأ عملية الإزالة النهائية في اليوم الثلاثين وقد تستغرق عدة أيام أخرى لإكمالها بناءً على عدد الرسائل التي تتم إزالتها نهائيًا.

  • يتم الاحتفاظ بأحداث التقويم لمدة 30 يومًا بعد أن يزيلها أحد المستخدمين أو إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات. يمكن البحث عن الأحداث وتصديرها في Vault.
  • تتم إزالة الرسائل النصية ورسائل البريد الصوتي ونصوصها وسجلّات المكالمات في Voice نهائيًا خلال 30 يومًا بعد تاريخ انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات، ولا يمكنك استردادها.

للحصول على أمثلة حول طريقة عمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail، يُرجى الاطّلاع على أمثلة على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail وتأثيرها.

تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على الملفات المحفوظة في Drive بواسطة خدمات Google الأخرى.

تُخزِّن بعض خدمات Google بياناتها في Drive. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على هذه البيانات على النحو التالي:

المنتج الاحتفاظ بالبيانات
Jamboard تحتفظ أداة Vault بمحتوى Jam المحفوظ في حسابات المستخدمين على Drive وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive. يتم تجاهل محتوى Jam غير المحفوظ عند انتهاء جلسة Jamboard ويكون غير متاح لأداة Vault.
Google Meet تغطي قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive تسجيلات Meet وسجلّات المحادثات في Meet والأسئلة والأجوية واستطلاعات الرأي تلقائيًا.

لإدارة عملية الاحتفاظ بتسجيلات Meet بشكل مختلف عن العناصر الأخرى في Drive، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet. عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet.

مواقع Google تغطي قواعد الاحتفاظ بالبيانات على "مواقع Google" المواقع الإلكترونية بشكل تلقائي.

للاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية بطريقة مختلفة عن العناصر الأخرى في Drive، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google". عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google"، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على المواقع الإلكترونية.

للاحتفاظ بالمواقع مثلما هو الحال مع العناصر الأخرى في Drive، يمكنك تغيير إعدادات الاحتفاظ حتى يتم الاحتفاظ بالمواقع من خلال قواعد Drive.

يمكن أن تسمح الثغرات في تغطية الاحتفاظ بالبيانات للخدمات بإزالة البيانات نهائيًا على الفور

لذا ننصحك بتوخِّي الحذر عند تعديل قواعد الاحتفاظ بالبيانات الحالية. يمكن أن تؤدي الخدمات إلى الإزالة النهائية على الفور للبيانات غير المحمية التي حذفها المستخدمون قبل أكثر من 30 يومًا.

هل كان ذلك مفيدًا؟

كيف يمكننا تحسينها؟
بحث
محو البحث
إغلاق البحث
تطبيقات Google
القائمة الرئيسية
16842110458556868185
true
مركز مساعدة البحث
true
true
true
true
true
96539
false
false