瞭解及授予保管箱權限

保管箱管理員可以選擇將保管箱的所有功能開放給網域內部人士使用,或是只開放管理案件或建立保留政策等部分功能。

建議您先諮詢機構的法律專家或業務人員,以判斷哪些使用者需要哪幾種保管箱權限,再讓您的 G Suite 管理員透過管理控制台授予適當的權限。

您可以將某些權限授予整個網域,其他權限則僅授予某個或某些機構單位 (OU)。

瞭解保管箱權限

保管箱權限 這種權限允許使用者執行哪些動作 可限制授予特定機構單位
管理案件
  • 建立案件,並與其他使用者共用案件。
  • 關閉、重新開啟及修改案件。
  • 刪除及還原案件。

重要事項:

使用者至少需擁有一項額外的案件處理權限。瞭解詳情

當這項權限只授予特定機構單位時,只有對該機構單位以外的人共用案件的能力會受到限制。

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管理訴訟保留
  • 查看設為保留狀態的使用者帳戶清單。
  • 建立保留項目。
  • 移除保留項目。

重要事項:

當這項權限只授予特定機構單位時,只有建立及移除保留項目的能力會受到限制。機構單位外部人士可查看機構內部使用者的保留項目。

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管理搜尋內容
  • 搜尋及計算資料。
  • 查看搜尋查詢傳回的訊息和檔案內容。
  • 建立或刪除已儲存的搜尋查詢。
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管理匯出內容
  • 查看及下載匯出內容。
  • 刪除所有匯出內容。

重要事項:

如果要建立匯出內容,您必須具備這項權限以及「管理搜尋內容」權限。

G Suite 超級管理員無法存取所有匯出內容,只能處理自己建立的內容,以及他人與自己共用案件的匯出內容。

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管理稽核記錄
  • 查看使用者的案件稽核記錄,包括使用者自行建立以及與其他人共用的案件。
  • 查看所有訴訟保留報告。
  • 查看使用者可存取的案件中的訴訟保留。
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管理保留政策
  • 制定及查看網域的保留規則。
  • 更新網域的保留規則。
  • 刪除網域的保留規則。
Red X
查看保留政策
  • 查看網域的所有保留規則。
Red X
查看所有案件
  • 查看網域中的所有案件。
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處理案件必須擁有的權限

保管箱使用者在處理案件前必須確認下列事項:

  1. 使用者必須是該案件的建立者、共用對象,或擁有「查看所有案件」權限。
  2. 使用者必須至少擁有下列其中一項權限:
    • 管理訴訟保留
    • 管理搜尋內容
    • 管理匯出內容
    • 管理稽核記錄
    如果完全沒有額外權限,使用者就只能查看案件名稱,無法開啟案件。請要求您的 G Suite 管理員指派必要權限。

透過 Google 管理控制台授予權限

如要將權限授予使用者,您的 G Suite 管理員必須先建立一個擁有適當權限的角色 (可指派 1 到 8 種保管箱權限)。接著,管理員必須將該角色指派給網域中的適當使用者。

建立含有保管箱權限的角色:
  1. 登入管理控制台。
  2. 按一下 [管理員角色]
  3. 按一下 [建立新角色]。
  4. 在隨即顯示的對話方塊中,輸入角色名稱和說明。舉例來說,名稱可以是使用者將擁有的權限。
  5. 按一下 [建立]。
  6. 在 [權限] 分頁中,向下捲動到「Google 保管箱」部分。
  7. 按一下 [Google 保管箱] 左側的箭頭。
  8. 選取角色必須擁有的權限。
  9. 按一下 [儲存變更]。
將角色指派給使用者:
  1. 在管理控制台資訊主頁中,按一下 [使用者]
  2. 按一下您要指派角色的使用者名稱。
  3. 按一下網頁底部的 [顯示更多資訊]。
  4. 按一下 [管理員角色與權限]。
  5. 按一下 [管理角色]。
  6. 找出您要指派的角色,並勾選旁邊的核取方塊。
  7. 如果角色的權限範圍僅有「管理匯出內容」、「管理搜尋內容」、「管理訴訟保留」和/或「管理案件」,您可以將該角色限定在特定的機構單位內:
    1. 在角色名稱之下點選 [適用於所有機構]。
    2. 按一下主要機構名稱左邊的箭頭。
    3. 取消選取主要機構。
    4. 選取要套用角色的機構單位。

    請注意,除了一般權限以外,如要設定機構單位專屬權限,您必須分別建立機構專屬權限角色和一般權限角色。舉例來說,如要讓使用者取得整個網域的「管理稽核記錄」權限,以及限於單一機構單位的「管理搜尋內容」權限,您必須分別為兩種權限建立角色,然後將兩個角色同時指派給使用者。

  8. 按一下 [更新角色]。

其他注意事項

  • 使用者應該會在幾分鐘內獲得新指派的角色。 不過在某些情況下,指派角色作業最多需要 24 小時才能完成。
  • 您可以一次授權給多位使用者。 詳情請參閱授予管理員權限一文。
  • 使用者並不需要具備保管箱授權才能擁有保管箱權限。 只有在保留政策、訴訟保留、搜尋內容或其他保管箱功能需要用到使用者的資料時,他們才必須先取得授權。
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