Konfigurera Arkiv-behörigheter

Som Google Workspace-administratör kan du tillåta användare i organisationen att utföra alla Arkiv-uppgifter eller enbart en viss underuppsättning. Du kan till exempel tillåta att vissa användare anger lagringsregler och låta en annan grupp söka efter och exportera data.

Kontakta organisationens juridiska experter eller HR-avdelningen för att avgöra vilka användare som behöver åtkomst till Arkiv-verktygen innan du ger dem Arkiv-behörigheter. För vissa Arkiv-behörigheter, till exempel hantering av sökningar eller exporter, kan du begränsa behörigheten så att användaren bara kan arbeta med användardata i en viss organisationsenhet.

Konton med Arkiv-behörigheter ska behandlas som känsliga eftersom de har åtkomst till och kontroll över andra användares data i organisationen.

Om du vill bevilja en användare behörighet skapar du en administratörsroll som omfattar en eller flera Arkiv-behörigheter. Tilldela sedan användaren administratörsrollen.

Obs! Du kan ge en användare Arkiv-behörigheter utan att ge hen en Arkiv-licens. Användarna behöver inte Arkiv-licenser för att få Arkiv-behörigheter.

I den här artikeln

• Steg 1: Skapa en administratörsroll med Arkiv-behörigheter
• Steg 2: Tilldela användare Arkiv-behörigheter
• Behörighetsreferens
• Exempel på behörigheter
• Felsöka Arkiv-behörigheter

Steg 1: Skapa en administratörsroll med Arkiv-behörigheter

Du måste vara inloggad som avancerad administratör för den här uppgiften.

1. Logga in på Googles administratörskonsol.

   Logga in med ett konto som har behörighet som avancerad administratör (slutar inte på @gmail.com).

2. På administratörskonsolen går du till menyn  KontoAdministratörsroller.
3. Klicka på Skapa en ny roll.
4. Ange ett namn och en beskrivning för rollen. Exempelvis kan namnet vara den behörighet som användaren får.
5. Klicka på Fortsätt.
6. Leta upp och utöka avsnittet Google Arkiv. Tips! Skriv Google Arkiv i sökrutan.
7. Välj behörigheter för rollen. Mer information finns i referensen för Arkiv-behörigheter.
8. Klicka på Fortsätt.
9. Granska de behörigheter du har valt och klicka sedan på Skapa roll.

Steg 2: Tilldela användare Arkiv-roller

Du måste vara inloggad som avancerad administratör för den här uppgiften.

Du kan tilldela Arkiv-roller till en användare i taget eller flera användare samtidigt.

Oavsett vilken metod du väljer så gäller följande:

• Användare får vanligtvis den nya rollen inom några minuter, men det kan ta upp till 24 timmar.
• Om rollen enbart innehåller Hantera exporter, Hantera sökningar, Hantera spärrar och Hantera ärenden kan du begränsa rollens omfattning till en viss organisationsenhet.

Anvisningar finns i Tilldela roller.

Behörighetsreferens

Du kan begränsa vissa Arkiv-behörigheter, som hantering av exporter, till en organisationsenhet. Andra behörigheter gäller för alla organisationsenheter.

Arkiv-behörighet	Med behörigheten kan användaren göra följande
Hantera ärenden	Skapa ärenden och dela dem med andra användare. Stänga, öppna och ändra ärenden. Radera och återställa ärenden. Viktigt! En användare måste ha minst en ytterligare behörighet – Hantera spärrar, Hantera sökningar, Hantera exporter eller Hantera granskningar – för att kunna öppna och arbeta med ärenden. När behörigheten är begränsad till en organisationsenhet kan användaren enbart dela ärenden med konton i organisationsenheten.
Hantera spärrar	Visa listan över spärrade användarkonton. Skapa spärrar. Ändra spärrar. Ta bort spärrar. Användaren kan bara skapa, ändra eller ta bort en spärr om hen har behörigheten Hantera spärrar för alla organisationsenheter som ingår i spärren. Om nya konton läggs till i spärren måste användaren ha behörigheten Hantera spärrar i organisationsenheten som innehåller kontona. Arkiv-användare utanför organisationsenheten kan se spärrar för användare i organisationsenheten.
Hantera sökningar	Sök efter data och räkna resultat. Visa innehållet i meddelanden och filer som returneras med sökfrågor. Skapa eller ta bort sparade sökfrågor. När den här behörigheten är begränsad till en organisationsenhet kan användaren bara söka efter data som är kopplad till konton och delade enheter i den organisationsenheten.
Hantera exporter	Visa och ladda ned exporter. Radera alla exporter. Viktigt! En användare behöver den här behörigheten samt behörigheten Hantera sökningar för att kunna skapa exporter. När den här behörigheten är begränsad till en organisationsenhet kan användaren bara exportera data som är kopplad till konton och delade enheter i organisationsenheten. Avancerade Google Workspace-administratörer har inte åtkomst till alla exporter. De kan bara jobba med exporter som de äger och exporter i ärenden som delas med dem.
Hantera granskningar	Visa granskningsloggar för frågor som skapats av eller delats med användaren. Visa alla rapporter om spärrar för hela organisationen. Visa spärrar i frågor som användaren har tillgång till. Denna behörighet gäller alla organisationsenheter.
Hantera lagringspoliyer	Skapa och visa lagringsregler för hela organisationen. Uppdatera lagringsregler för hela organisationen. Radera lagringsregler för hela organisationen. Denna behörighet gäller alla organisationsenheter.
Visa lagringspolicyer	Visa alla lagringsregler för hela organisationen. Denna behörighet gäller alla organisationsenheter.
Visa alla ärenden	Visa alla ärenden i hela organisationen. Denna behörighet gäller alla organisationsenheter.

Exempel på behörigheter

I följande lista visas en översikt över behörigheter som du kan kombinera efter behov. Mer information om respektive behörighet finns i Behörighetsreferens.

För sökning och export

• Söka efter data, förhandsgranska resultat och spara sökfrågor, men inte exportera sökresultat
  Välj Hantera sökningar. Om du vill tillåta en användare att söka i alla ärenden, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, ska du välja Visa alla ärenden.
• Visa, ladda ned och radera exporter, men inte skapa exporter
  Välj Hantera exporter. Om du vill tillåta en användare att arbeta med exporter i alla ärenden, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, ska du välja Visa alla ärenden.
• Skapa exporter, plus alla andra sök- och exportåtgärder
  Välj Hantera sökningar och Hantera exporter. Om du vill tillåta en användare att söka efter och exportera alla ärenden, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, ska du välja Visa alla ärenden.

För spärrar, granskningar och ärenden

• Skapa och ta bort spärrar, visa listor över spärrar
  Välj Hantera spärrar. Om du vill tillåta en användare att skapa och ta bort spärrar för alla ärenden, inte bara ärenden som ägs av eller delas med användaren, ska du välja Visa alla ärenden.
• Visa granskningsloggar och spärrar för ärenden som hen har åtkomst till, visa alla spärrar
  Välj Hantera granskningar.
• Skapa, dela, stänga och radera ärenden
  Välj Hantera ärenden och minst ett av följande alternativ: Hantera spärrar, Hantera sökningar, Hantera exporter eller Hantera granskningar.

För lagring

• Visa, skapa, redigera och ta bort lagringsregler
  Välj Hantera lagringspolicyer.
• Visa lagringsregler, men inte skapa, redigera eller ta bort dem
  Välj Visa lagringspolicyer.

Felsöka Arkiv-behörigheter

Användaren har inga ärenden som anges på sidan Ärenden

Om användarens administratörsroll inte omfattar behörigheten Visa alla ärenden kan användaren bara se ärenden som hen äger och ärenden som delas med hen. Användaren ser inga ärenden om hen inte äger några ärenden och inga ärenden har delats med hen.

Åtgärd: Dela ärenden med användaren. Du hittar anvisningar i Dela ett ärende.

Användaren kan inte öppna ärenden

Om användarens administratörsroll enbart har behörigheten Visa alla ärenden och inga andra behörigheter, kan användaren visa listan med ärenden men inte öppna dem.

Åtgärd: Du har två alternativ.

• Tilldela användaren en annan administratörsroll som inkluderar en annan Arkiv-behörighet.
• Redigera användarens tilldelade administratörsroll så att den inkluderar en annan Arkiv-behörighet.