Какие бывают разрешения для Сейфа и как их назначать

Администратор Google Сейфа определят набор функций, доступных пользователям домена, и может ограничить их только теми, которые, например, связаны с управлением папками или отвечают за создание правил хранения.

Сначала уточните у специалистов юридического отдела и руководителей бизнес-подразделений, кому из сотрудников необходимы те или иные полномочия. Затем попросите администратора G Suite назначить в консоли администратора соответствующие разрешения пользователям.

Некоторые разрешения могут быть предоставлены для всего домена, другие – для одного или нескольких организационных подразделений. 

Какие бывают разрешения

Разрешение Разрешенные действия Можно ограничить для организационных подразделений
Управление папками
  • Создавать папки и делиться ими с другими пользователями.
  • Архивировать, восстанавливать из архива и изменять папки.
  • Удалять и восстанавливать папки.

Обратите внимание!

Чтобы пользователь Сейфа мог управлять папками, администратор G Suite должен назначить ему по крайней мере одно из дополнительных разрешений. Подробнее… 

Если разрешение предоставлено для организационного подразделения, входящие в него пользователи не смогут делиться папками с сотрудниками за пределами этого подразделения. 

checkmark
Управление запретами на удаление данных
  • Просматривать список аккаунтов пользователей, в отношении которых действует запрет на удаление данных.
  • Создавать запреты.
  • Удалять запреты.

Обратите внимание!

Пользователи с ограниченным набором разрешений могут управлять запретами только в рамках организационных подразделений. Пользователи, не являющиеся сотрудниками организации, будут видеть запрет на удаление информации. 

checkmark
Управление поисковыми запросами
  • Искать любые материалы в домене и собирать статистику по результатам запросов.
  • Просматривать все сообщения, найденные по поисковым запросам.
  • Сохранять и удалять поисковые запросы.
checkmark
Управление экспортом
  • Просматривать и скачивать экспортированные списки.
  • Удалять экспортированные списки.

Обратите внимание!

Чтобы выполнить экспорт, дополнительно требуется разрешение на управление поисковыми запросами.

Суперадминистраторы G Suite могут экспортировать только созданные ими файлы и файлы из папок, к которым у них есть доступ.

checkmark
Управление проверками
  • Просматривать журналы аудита для папок, которые были созданы пользователем или к которым у него есть доступ.
  • Просматривать отчеты о запрете на удаление данных.
  • Просматривать запреты для папок, к которым у пользователя есть доступ.
Red X
Управление правилами хранения
  • Создавать и просматривать правила хранения для домена.
  • Изменять правила хранения для домена.
  • Удалять правила хранения для домена.
Red X
Просмотр правил хранения
  • Просматривать все правила хранения для домена.
Red X
Просмотр всех папок
  • Просматривать все папки в домене.
Red X

Что подразумевает доступ к папке

Чтобы пользователь Сейфa мог работать с папкой, должны быть соблюдены два условия:

  1. Пользователь должен создать папку, получить к ней доступ от другого пользователя или иметь разрешение на просмотр всех папок.
  2. У него должно быть хотя бы одно из следующих полномочий:
    • Управление запретами на удаление данных
    • Управление поисковыми запросами
    • Управление экспортом 
    • Управление проверками
    Если пользователю Сейфа не предоставлены дополнительные разрешения, он будет видеть название папки, но не сможет открыть ее. В этом случае попросите администратора G Suite назначить соответствующие разрешения.

Как предоставить разрешения в консоли администратора G Suite

Сначала администратор G Suite должен создать роль и предоставить ей одно или несколько из восьми полномочий в Сейфе. Затем необходимо назначить эту роль соответствующему пользователю.

Как создать роль и предоставить ей полномочия в Сейфе
  1. Войдите в консоль администратора
  2. Нажмите Роли администраторов.
  3. Выберите Создать роль.
  4. Откроется диалоговое окно. Укажите в нем название и описание роли. Например, в качестве названия можно указать, какие разрешения получат пользователи.
  5. Нажмите Создать.
  6. Прокрутите содержимое вкладки Полномочия до раздела "Сейф Google".
  7. Нажмите на стрелку слева от названия Сейф Google.
  8. Выберите полномочия, нужные для роли.
  9. Нажмите Сохранить изменения.
Как назначить роль пользователю
  1. В консоли администратора нажмите Пользователи.
  2. Нажмите на имя пользователя, которому нужно назначить роль.
  3. Нажмите Ещё в нижней части страницы.
  4. Выберите раздел Роли и права администраторов.
  5. Нажмите Управление ролями.
  6. Установите флажок рядом с ролью, которую вы хотите назначить пользователю.
  7. Если предоставленные полномочия включают только разрешения на экспорт, поиск, управление запретами и/или папками, роль можно ограничить, назначив ее в рамках определенных подразделений. Вот как это сделать:
    1. Нажмите Для всех организаций под названием роли.
    2. Нажмите на стрелку слева от названия основной организации.
    3. Отмените выбор основной организации.
    4. Выберите организационные подразделения, к которым вы хотите применить роль.

    Обратите внимание: если помимо общих прав вы хотите предоставить организационным подразделениям определенные разрешения, необходимо создать две роли: одну для полномочий в рамках организационных подразделений, а другую для всех остальных разрешений. Например, если нужно предоставить пользователю полномочие "Управление проверками" во всем домене и полномочие "Управление поисковыми запросами" только в одном организационном подразделении, создайте по одной роли для каждого полномочия и назначьте пользователю обе роли.

  8. Нажмите Обновить роли.

Дополнительные примечания

  • Назначение роли обычно происходит в течение нескольких минут, однако иногда занимает до 24 часов.
  • Роль можно назначить нескольким пользователям сразу. Подробнее...
  • Разрешения для Сейфа можно назначать даже пользователям без соответствующих лицензий. Лицензия нужна пользователю, только если для управления его данными используются правила хранения, запреты на удаление информации, поиск или другие возможности Сейфа.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?