Comprendere e concedere i privilegi di Vault

Puoi consentire agli utenti del tuo dominio di eseguire tutte le funzioni in Vault o limitarle a un sottoinsieme di funzioni, ad esempio la gestione delle pratiche o la creazione dei criteri di conservazione.

Dovresti prima consultarti con gli esperti in materia legale o il personale aziendale dell'organizzazione per determinare quali sono gli utenti interessati e qual è il tipo di privilegi di Vault di cui hanno bisogno. Una volta prese tali decisioni, l'amministratore di Google Workspace concede i privilegi nella Console di amministrazione.

Mentre alcuni privilegi si applicano a un intero dominio, altri possono essere limitati a una o più unità organizzative. 

Come funzionano i privilegi di Vault

Privilegio Vault Azioni consentite all'utente cui è stato concesso il privilegio Può essere limitato a unità organizzative
Gestione delle pratiche
  • Creazione e condivisione delle pratiche con altri utenti.
  • Chiusura, riapertura e modifica delle pratiche.
  • Eliminazione e ripristino delle pratiche.

Importante:

Un utente deve disporre di almeno un privilegio aggiuntivo per lavorare con le pratiche.Ulteriori informazioni

Quando questo privilegio riguarda una sola unità organizzativa, viene limitata soltanto la possibilità di condividere una pratica con persone esterne all'unità. 

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Gestione dei blocchi
  • Visualizzazione dell'elenco degli account utente sottoposti a blocco.
  • Creazione di blocchi.
  • Rimozione dei blocchi.

Importante:

Quando questo privilegio è limitato a un'unità organizzativa, viene limitata solo la possibilità di creare e rimuovere blocchi. Le persone esterne all'unità organizzativa possono visualizzare i blocchi sugli utenti dell'unità organizzativa. 

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Gestione delle ricerche
  • Esecuzione di ricerche e conteggi nei dati.
  • Visualizzazione del contenuto dei messaggi e dei file restituiti dalle query di ricerca.
  • Creazione o eliminazione delle query di ricerca salvate.
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Gestione delle esportazioni
  • Visualizzazione e download delle esportazioni.
  • Eliminazione di tutte le esportazioni.

Importante:

Per creare le esportazioni, oltre a disporre del relativo privilegio è necessario avere anche l'autorizzazione a gestire le ricerche.

I super amministratori di Google Workspace non hanno accesso a tutte le esportazioni e possono lavorare solo con le esportazioni che hanno creato e con quelle originate da pratiche condivise con loro.

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Gestione dei controlli
  • Visualizzazione dei log di controllo per le pratiche che sono state create dall'utente o condivise con l'utente.
  • Visualizzazione di tutti i rapporti relativi ai blocchi.
  • Visualizzazione dei blocchi nelle pratiche a cui l'utente può accedere.
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Gestisci criteri di conservazione
  • Creazione e visualizzazione delle regole di conservazione per il dominio.
  • Aggiornamento delle regole di conservazione per il dominio.
  • Eliminazione delle regole di conservazione per il dominio.
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Visualizzazione dei criteri di conservazione
  • Visualizzazione di tutte le regole di conservazione per il dominio.
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Visualizzazione di tutte le pratiche
  • Visualizzazione di tutte le pratiche del dominio.
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Privilegi necessari per lavorare con una pratica

Prima che un utente di Vault possa lavorare con una pratica, assicurati che:

  1. La pratica sia stata creata dall'utente o da un'altra persona che l'ha condivisa con l'utente o l'utente disponga del privilegio Visualizzazione di tutte le pratiche.
  2. L'utente disponga di almeno uno dei seguenti privilegi:
    • Gestione dei blocchi
    • Gestione delle ricerche
    • Gestione delle esportazioni 
    • Gestione dei controlli
    Se non dispone di almeno un privilegio aggiuntivo, l'utente potrà visualizzare il nome della pratica, ma non potrà aprirla. Chiedi all'amministratore di Google Workspace di assegnare i privilegi necessari.

Concedere privilegi nella Console di amministrazione Google

Per concedere i privilegi a un utente, l'amministratore di Google Workspace deve prima creare un ruolo che includa uno o più degli otto privilegi di Vault, quindi dovrà assegnare il ruolo all'utente appropriato nel dominio.

Creare un ruolo che includa privilegi di Vault:
  1. Accedi alla Console di amministrazione. 
  2. Fai clic su Ruoli amministratore.
  3. Fai clic su Crea un nuovo ruolo.
  4. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserisci il nome e una descrizione del ruolo. Ad esempio, il nome potrebbe essere costituito dal privilegio concesso all'utente.
  5. Fai clic su Crea.
  6. Nella scheda Privilegi, scorri verso il basso fino alla sezione Google Vault.
  7. Fai clic sulla freccia a sinistra di Google Vault.
  8. Seleziona i privilegi che il ruolo includerà.
  9. Fai clic su Salva modifiche.
Assegnare il ruolo a un utente:
  1. Dalla Dashboard della Console di amministrazione, fai clic su Utenti.
  2. Fai clic sul nome dell'utente a cui vuoi assegnare il ruolo.
  3. Fai clic su Mostra altri nella parte inferiore della pagina.
  4. Fai clic su Ruoli e privilegi di amministratore.
  5. Fai clic su Gestisci ruoli.
  6. Seleziona la casella di controllo accanto al ruolo che vuoi assegnare.
  7. Se il ruolo riguarda esclusivamente la gestione delle esportazioni, delle ricerche, dei blocchi e/o delle pratiche, puoi limitarlo solo a unità organizzative specifiche:
    1. Sotto il nome del ruolo, fai clic su Per tutte le organizzazioni.
    2. Fai clic sulla freccia a sinistra del nome dell'organizzazione principale.
    3. Deseleziona l'organizzazione principale.
    4. Seleziona le unità organizzative a cui vuoi applicare il ruolo.

    Tieni presente che, se vuoi configurare autorizzazioni per unità organizzative specifiche, oltre alle autorizzazioni generiche dovrai creare due ruoli: uno per i privilegi basati sull'unità organizzativa e l'altro per i restanti. Ad esempio, se vuoi che un utente disponga del privilegio di gestione dei controlli nell'intero dominio e del privilegio di gestione delle ricerche solo per un'unità organizzativa, devi creare un ruolo per ciascun privilegio e assegnare entrambi i ruoli all'utente.

  8. Fai clic su Aggiorna ruoli.

Note aggiuntive.

  • Il nuovo ruolo dovrebbe risultare assegnato agli utenti in pochi minuti. Tuttavia, in alcuni casi l'assegnazione può richiedere fino a 24 ore.
  • È possibile concedere privilegi a più utenti contemporaneamente. Per ulteriori informazioni, vedi Impostare un utente come amministratore.
  • Gli utenti non necessitano di licenze Vault per disporre dei privilegi Vault. Gli utenti devono disporre di licenze solo se i loro dati sono soggetti a criteri di conservazione, a blocchi, a ricerche o ad altre funzionalità di Vault.
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