In qualità di amministratore di Google Workspace, puoi consentire agli utenti della tua organizzazione di eseguire tutte le attività di Vault o solo un sottoinsieme specifico. Ad esempio, potresti consentire a determinati utenti di impostare regole di conservazione e permettere a un gruppo diverso di eseguire ricerche sui dati ed esportarli.
Prima di concedere agli utenti i privilegi di Vault, consulta gli esperti in materia legale o il personale aziendale dell'organizzazione per determinare quali sono gli utenti che devono accedere agli strumenti di Vault. Per alcuni privilegi di Vault, come la gestione delle ricerche o delle esportazioni, puoi limitare il privilegio in modo che l'utente possa lavorare solo sui dati utente di una specifica unità organizzativa.
Gli account con privilegi di Vault devono essere trattati come sensibili, in quanto dispongono dell'accesso e del controllo sui dati di altri utenti dell'organizzazione.
Per concedere i privilegi a un utente, crea un ruolo di amministratore che includa uno o più privilegi di Vault. Quindi, assegna il ruolo di amministratore all'utente.
Nota: puoi assegnare i privilegi di Vault a un utente senza assegnargli una licenza. Gli utenti non necessitano di licenze Vault per disporre dei privilegi di Vault.
In questo articolo
Passaggio 1: crea un ruolo di amministratore con privilegi di Vault
Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.
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Accedi a Console di amministrazione Google con un account di
super amministratore.
Se non utilizzi un account super amministratore, non puoi portare a termine questi passaggi.
- Vai al Menu
Account > Ruoli amministratore.
- Fai clic su Crea un nuovo ruolo.
- Inserisci un nome e una descrizione per il ruolo. Ad esempio, il nome potrebbe corrispondere al privilegio concesso all'utente.
- Fai clic su Continua.
- Individua ed espandi la sezione Google Vault.
Suggerimento: digita Google Vault nella casella di ricerca.
- Seleziona i privilegi per il ruolo. Per maggiori dettagli, consulta le Informazioni di riferimento sui privilegi di Vault (più avanti in questa pagina).
- Fai clic su Continua.
- Rivedi i privilegi selezionati e fai clic su Crea ruolo.
Passaggio 2: assegna i ruoli di Vault agli utenti
Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.
Puoi assegnare i ruoli di Vault a un utente alla volta o a più utenti contemporaneamente.
In entrambi i casi:
- In genere, il nuovo ruolo viene assegnato agli utenti entro pochi minuti, ma a volte può essere necessario attendere fino a 24 ore.
- Se il ruolo include solo Gestione delle esportazioni, Gestione delle ricerche, Gestione delle archiviazioni a fini legali e Gestione delle pratiche, puoi limitare l'ambito del ruolo a una specifica unità organizzativa.
Per le istruzioni, vai ad Assegnare i ruoli.
Informazioni di riferimento sui privilegi
Puoi limitare alcuni privilegi di Vault, ad esempio la gestione delle esportazioni, a un'unità organizzativa. Altri privilegi si applicano a tutte le unità organizzative.
| Privilegio Vault |
Azioni consentite all'utente cui è stato concesso il privilegio |
| Gestione delle pratiche |
- Creazione e condivisione delle pratiche con altri utenti.
- Chiusura, riapertura e modifica delle pratiche.
- Eliminazione e ripristino delle pratiche.
Importante: un utente deve avere almeno un altro privilegio (Gestione delle archiviazioni a fini legali, Gestione delle ricerche, Gestione delle esportazioni o Gestione dei controlli) per aprire e utilizzare le pratiche.
Quando il privilegio è limitato a un'unità organizzativa, l'utente può condividere le pratiche solo con gli account che fanno parte di quell'unità organizzativa.
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| Gestione delle archiviazioni a fini legali |
- Visualizzazione dell'elenco degli account utente sottoposti ad archiviazione a fini legali.
- Creazione di blocchi.
- Modifica delle archiviazioni a fini legali.
- Rimozione delle archiviazioni a fini legali.
Un utente può creare, modificare o rimuovere un'archiviazione a fini legali solo se dispone del privilegio Gestione delle archiviazioni a fini legali per tutte le unità organizzative interessate.
Se vengono aggiunti nuovi account all'archiviazione a fini legali, l'utente deve disporre del privilegio Gestione delle archiviazioni a fini legali per l'unità organizzativa che contiene gli account.
Gli utenti di Vault esterni all'unità organizzativa possono vedere le archiviazioni a fini legali per gli utenti dell'unità organizzativa.
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| Gestione delle ricerche |
- Ricerca di dati e conteggio dei risultati.
- Visualizzazione del contenuto dei messaggi e dei file restituiti dalle query di ricerca.
- Creazione o eliminazione delle query di ricerca salvate.
Quando questo privilegio è limitato a un'unità organizzativa, l'utente può cercare solo i dati associati agli account e ai Drive condivisi in quell'unità organizzativa.
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| Gestione delle esportazioni |
- Visualizzazione e download delle esportazioni.
- Eliminazione di tutte le esportazioni.
Importante: per creare esportazioni, è necessario che l'utente disponga di questo privilegio e del privilegio Gestione delle ricerche.
Quando questo privilegio è limitato a un'unità organizzativa, l'utente può esportare solo i dati associati agli account e ai Drive condivisi nell'unità organizzativa.
I super amministratori di Google Workspace non hanno accesso a tutte le esportazioni. Possono lavorare solo con le esportazioni di loro proprietà e con le esportazioni nelle pratiche condivise con loro.
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| Accedi a tutti i log |
- Visualizza i log di controllo per tutte le pratiche.
- Visualizzazione di tutti i report relativi all'archiviazione a fini legali per l'intera organizzazione.
- Visualizzazione delle archiviazioni a fini legali nelle pratiche a cui l'utente può accedere.
Questo privilegio si applica a tutte le unità organizzative.
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| Gestione dei controlli |
- Visualizzazione dei log di controllo per le pratiche che sono state create dall'utente o condivise con l'utente.
- Visualizzazione di tutti i report relativi all'archiviazione a fini legali per l'intera organizzazione.
- Visualizzazione delle archiviazioni a fini legali nelle pratiche a cui l'utente può accedere.
Questo privilegio si applica a tutte le unità organizzative.
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| Gestione criteri di conservazione |
- Creazione e visualizzazione delle regole di conservazione per l'intera organizzazione.
- Aggiornamento di regole di conservazione per l'intera organizzazione.
- Eliminazione di regole di conservazione per l'intera organizzazione.
Questo privilegio si applica a tutte le unità organizzative.
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| Visualizzazione criteri di conservazione |
- Visualizzazione di tutte le regole di conservazione per l'intera organizzazione.
Questo privilegio si applica a tutte le unità organizzative.
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| Visualizzazione di tutte le pratiche |
- Visualizzazione di tutte le pratiche nell'intera organizzazione.
Questo privilegio si applica a tutte le unità organizzative.
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Esempi di privilegi
La seguente tabella fornisce un riepilogo dei privilegi, che puoi combinare in base alle tue esigenze.
| Cosa vuole fare l'utente |
Cosa selezionare |
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Privilegi di ricerca ed esportazione
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| Eseguire ricerche sui dati, visualizzare l'anteprima dei risultati e salvare le query, ma non esportare i risultati di ricerca |
Seleziona Gestisci ricerche. Per consentire a un utente di eseguire ricerche in qualsiasi pratica, non solo in quelle condivise con l'utente stesso o di sua proprietà, seleziona Visualizzazione di tutte le pratiche. |
| Visualizzare, scaricare ed eliminare le esportazioni, ma non crearle |
Seleziona Gestisci esportazioni. Per consentire a un utente di utilizzare le esportazioni in qualsiasi pratica, non solo in quelle condivise con l'utente stesso o di sua proprietà, seleziona Visualizzazione di tutte le pratiche. |
| Creare esportazioni, oltre a tutte le altre azioni di ricerca ed esportazione |
Seleziona Gestisci ricerche e Gestisci esportazioni. Per consentire a un utente di eseguire ricerche ed esportazioni in qualsiasi pratica, non solo in quelle condivise con l'utente stesso o di sua proprietà, seleziona Visualizzazione di tutte le pratiche. |
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Privilegi per archiviazioni a fini legali, controlli e pratiche
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| Creare e rimuovere archiviazioni a fini legali, visualizzare elenchi di archiviazioni a fini legali |
Seleziona Gestione delle archiviazioni a fini legali. Per consentire a un utente di creare e rimuovere archiviazioni a fini legali in qualsiasi pratica, non solo in quelle condivise con l'utente stesso o di sua proprietà, seleziona anche Visualizzazione di tutte le pratiche.
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| Visualizzare i log di controllo per tutte le pratiche, visualizzare tutti i report relativi all'archiviazione a fini legali |
Seleziona Accedi a tutti i log. |
| Visualizzare i log di controllo e le archiviazioni a fini legali per le pratiche a cui l'utente può accedere, visualizzare tutti i report relativi all'archiviazione a fini legali |
Seleziona Gestione controlli. |
| Creare, condividere, chiudere ed eliminare pratiche |
Seleziona Gestisci delle pratiche e almeno una delle seguenti opzioni: Gestione delle archiviazioni a fini legali, Gestione delle ricerche, Gestione delle esportazioni o Gestione dei controlli. |
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Privilegi di conservazione
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| Visualizzare, creare, modificare ed eliminare regole di conservazione |
Seleziona Gestisci policy di conservazione. |
| Visualizzare le regole di conservazione, ma non crearle, modificarle o eliminarle |
Seleziona Visualizza policy di conservazione. |
Risolvere i problemi relativi ai privilegi di Vault
Nella pagina Pratiche non è presente alcuna pratica dell'utente
Se il suo ruolo di amministratore non include il privilegio Visualizzazione di tutte le pratiche, l'utente può vedere solo le pratiche di sua proprietà o che sono state condivise con l'utente stesso. Non vedrà alcuna pratica se non ne possiede o se nessuno ne ha condivise con lui.
Per risolvere il problema, condividi pratiche con l'utente. Per istruzioni, vedi Condividere una pratica.
L'utente non può aprire alcuna pratica
Se il suo ruolo di amministratore include solo il privilegio Visualizzazione di tutte le pratiche e nessun altro, l'utente può solo visualizzare l'elenco delle pratiche, ma non aprirle.
Per risolvere il problema, puoi procedere in due modi:
- Assegnare all'utente un altro ruolo di amministratore che includa un altro privilegio di Vault.
- Modificare il ruolo di amministratore assegnato all'utente in modo da includere un altro privilegio di Vault.