بصفتك مشرفًا في Google Workspace، يمكنك السماح للمستخدمين في مؤسستك بتنفيذ جميع مهام Vault أو مجموعة فرعية معيّنة فقط. مثلاً، يمكنك السماح لبعض المستخدمين بضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات والسماح لمجموعة مختلفة بالبحث في البيانات وتصديرها.
قبل منح المستخدمين امتيازات Vault، يمكنك الرجوع إلى الخبراء القانونيين في مؤسستك أو موظفي النشاط التجاري لتحديد المستخدمين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى أدوات Vault. بالنسبة إلى بعض امتيازات Vault، مثل إدارة عمليات البحث أو التصدير، يمكنك تقييد الامتياز بحيث لا يمكن للمستخدم إلا التعامل مع بيانات المستخدم في وحدة تنظيمية محددة.
يجب التعامل مع الحسابات التي لديها امتيازات Vault على أنها حسّاسة لأن لها حق الوصول إلى بيانات المستخدمين الآخرين في مؤسستك والتحكُّم فيها.
لمنح امتيازات إلى أحد المستخدمين، يمكنك إنشاء دور مشرف يتضمن واحدًا أو أكثر من امتيازات Vault. بعد ذلك، يمكنك إسناد دور المشرف إلى المستخدم.
ملاحظة: يمكنك منح المستخدم امتيازات Vault بدون منحهم ترخيص Vault. لا يحتاج المستخدمون إلى تراخيص Vault للحصول على امتيازات Vault.
تتضمَّن هذه المقالة ما يلي:
- الخطوة 1: إنشاء دور مشرف بامتيازات Vault
- الخطوة 2: منح امتيازات Vault إلى المستخدمين
- مرجع الامتيازات
- أمثلة على الامتيازات
- تحديد مشاكل امتيازات Vault وحلّها
الخطوة 1: إنشاء دور مشرف بامتيازات Vault
يجب أن تُسجَّل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المهمة.
-
سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
تسجيل الدخول باستخدام حساب يمتلك امتيازات المشرف المتميز (لا ينتهي بالنطاق @gmail.com).
-
في وحدة تحكُّم المشرف، انتقِل إلى رمز القائمة
الحساب
أدوار المشرف.
- انقر على إنشاء دور جديد.
- أدخل اسمًا ووصفًا للدور. على سبيل المثال، قد يكون الاسم هو الامتياز الذي سيحصل عليه المستخدم.
- انقر على متابعة.
- حدِّد موقع قسم Google Vault ووسِّعه. ملاحظة: في مربّع البحث، أدخِل "Google Vault".
- اختَر الامتيازات للدور. لمزيد من التفاصيل، انتقِل إلى مرجع امتيازات Vault.
- انقر على متابعة.
- راجِع الامتيازات التي اخترتها، ثم انقر على إنشاء دور.
الخطوة 2: منح امتيازات Vault إلى المستخدمين
يجب أن تُسجَّل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المهمة.
يمكنك تخصيص أدوار Vault لمستخدم واحد في المرة الواحدة، أو لعدة مستخدمين في آنٍ واحد.
في كلتا الحالتين:
- عادةً ما يحصل المستخدمون على الدور الجديد في غضون دقائق، ولكن قد يستغرق الأمر مدة تصل إلى 24 ساعة.
- إذا كان الدور لا يتضمن سوى إدارة عمليات التصدير وإدارة عمليات البحث وإدارة عمليات تجميد البيانات وإدارة المسائل القانونية، يمكنك حظر نطاق الدور لوحدة تنظيمية معيّنة.
للحصول على التعليمات، انتقِل إلى إسناد الأدوار.
مرجع الامتيازات
يمكنك قصر بعض امتيازات Vault، مثل إدارة عمليات التصدير، على وحدة تنظيمية. تسري الامتيازات الأخرى على جميع الوحدات التنظيمية.
أمثلة على الامتيازات
تقدّم القائمة التالية ملخّصًا للامتيازات التي يمكنك دمجها حسب الحاجة. للحصول على تفاصيل عن كل امتياز، انتقِل إلى مرجع الامتيازات.
للبحث والتصدير
- البحث في البيانات ومعاينة النتائج وحفظ طلبات البحث، ولكن بدون تصدير نتائج
اختَر إدارة عمليات البحث. للسماح للمستخدم بالبحث في أي مسألة قانونية، وليس فقط المسائل القانونية التي يملكها المستخدم أو التي تتم مشاركتها معه، اختَر أيضًا عرض جميع المسائل القانونية.- عرض عمليات التصدير وتنزيلها وحذفها بدون إنشاء عمليات تصدير
اختَر إدارة عمليات التصدير. للسماح للمستخدم بالعمل مع عمليات التصدير في أي مسألة قانونية، وليس فقط المسائل القانونية التي يملكها المستخدم أو تتم مشاركتها معه، اختَر عرض جميع المسائل القانونية.- لإنشاء عمليات التصدير، بالإضافة إلى جميع إجراءات البحث والتصدير الأخرى
اختَر إدارة عمليات البحث وإدارة عمليات التصدير. للسماح للمستخدم بالبحث والتصدير في أي مسألة قانونية، وليس فقط المسائل القانونية التي يملكها المستخدم أو التي تتم مشاركتها معه، اختَر عرض جميع المسائل القانونية أيضًا.
بالنسبة إلى عمليات تجميد البيانات وعمليات التدقيق والمسألة القانونية
- إنشاء عمليات تجميد البيانات وإزالتها والاطّلاع على قوائم عمليات تجميد البيانات
اختَر إدارة عمليات تجميد البيانات. للسماح للمستخدم بإنشاء عمليات تجميد البيانات وإزالتها في أي مسألة قانونية، وليس فقط المسائل القانونية التي يملكها المستخدم أو تتم مشاركتها معه، يمكنك أيضًا اختيار عرض جميع المسائل القانونية.- عرض سجلات التدقيقات وتجميدها للمسائل القانونية التي يمكنه الوصول إليها، وعرض جميع تقارير تجميد البيانات
اختيارإدارة عمليات التدقيق.- إنشاء المسائل القانونية ومشاركتها وإغلاقها وحذفها
اختَر إدارة المسائل القانونية وعلى الأقل واحد مما يلي: إدارة عمليات تجميد البيانات أو إدارة عمليات البحث أو إدارة عمليات التصدير أو إدارة عمليات التدقيق.
للاحتفاظ بالبيانات
- عرض قواعد الاحتفاظ بالبيانات وإنشاؤها وتعديلها وحذفها
اختَر إدارة سياسات الاحتفاظ بالبيانات.- عرض قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ولكن لا يمكنك إنشاؤها أو تعديلها أو حذفها
اختيارعرض سياسات الاحتفاظ بالبيانات.
تحديد مشاكل امتيازات Vault وحلّها
لا يمتلك المستخدم أي مسائل قانونية مدرَجة في صفحة "المسائل القانونية".
إذا لم يتضمن دور مشرف المستخدم امتياز عرض كل المسائل القانونية، يمكن للمستخدم الاطِّلاع فقط على المسائل القانونية التي يمتلكها والمسائل القانونية التي تمت مشاركتها معه. ولن يرى المستخدم أي مسائل قانونية إذا لم يكن يمتلك أي مسائل قانونية ولم تتم مشاركتها معه.
كيفية الإصلاح: يمكنك مشاركة المسائل القانونية مع المستخدم. للحصول على التعليمات، انتقِل إلى مشاركة مسألة قانونية.
لا يمكن للمستخدم فتح أي مسائل قانونية.
في حال كان دور مشرف المستخدم لديهفَقَطامتيار عرض جميع المسائل القانونية وليس الامتيازات الأخرى، يمكن للمستخدم حينئذٍ عرض قائمة المسائل القانونية فقط بدون فتحها.
كيفية الإصلاح: لديك خياران:
- يمكنك منح المستخدم دور مشرف آخر يتضمن امتياز Vault آخر.
- يمكنك تعديل دور المشرف المُسنَد إلى المستخدم لتضمين امتياز Vault آخر.