ในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรทำงานทั้งหมดของห้องนิรภัยหรือทำเฉพาะงานย่อยบางงานได้ เช่น อนุญาตให้ผู้ใช้บางรายตั้งกฎการเก็บรักษา และอนุญาตให้กลุ่มอื่นค้นหาและส่งออกข้อมูลได้
ก่อนให้สิทธิ์ของห้องนิรภัยแก่ผู้ใช้ โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่ธุรกิจเพื่อกำหนดว่าผู้ใช้รายใดที่ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือของห้องนิรภัย คุณจะจำกัดสิทธิ์บางอย่างของห้องนิรภัยได้ เช่น การจัดการการค้นหาหรือการส่งออก เพื่อให้ผู้ใช้สามารถจัดการได้เฉพาะข้อมูลผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่ต้องการเท่านั้น
บัญชีที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัยควรถือว่าเป็นข้อมูลละเอียดอ่อน เนื่องจากผู้ใช้เข้าถึงและควบคุมข้อมูลของผู้ใช้รายอื่นในองค์กรได้
หากต้องการมอบสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ คุณต้องสร้างบทบาทผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัยอย่างน้อย 1 สิทธิ์ จากนั้นจึงมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบให้กับผู้ใช้
หมายเหตุ: คุณจะให้สิทธิ์ของห้องนิรภัยแก่ผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องให้ใบอนุญาตของห้องนิรภัย เนื่องจากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตดังกล่าวเพื่อรับสิทธิ์ของห้องนิรภัย
บทความนี้ประกอบด้วย
- ขั้นตอนที่ 1: สร้างบทบาทผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย
- ขั้นตอนที่ 2: มอบหมายบทบาทของห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้
- ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับสิทธิ์
- ตัวอย่างสิทธิ์
- แก้ปัญหาเกี่ยวกับสิทธิ์ของห้องนิรภัย
ขั้นตอนที่ 1: สร้างบทบาทผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย
คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้
- ไปที่เมนู
บัญชี > บทบาทของผู้ดูแลระบบ
- คลิกสร้างบทบาทใหม่
- ป้อนชื่อและรายละเอียดของบทบาท เช่น ชื่ออาจเป็นสิทธิ์ที่ผู้ใช้รายนั้นได้รับ
- คลิกต่อไป
- ค้นหาและขยายส่วน Google ห้องนิรภัย
เคล็ดลับ: ในช่องค้นหา ให้ป้อน Google ห้องนิรภัย
- เลือกสิทธิ์สำหรับบทบาทนั้น โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับสิทธิ์ของห้องนิรภัย (อ่านต่อในหน้านี้)
- คลิกต่อไป
- ตรวจสอบสิทธิ์ที่คุณเลือก แล้วคลิกสร้างบทบาท
ขั้นตอนที่ 2: มอบหมายบทบาทของห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้
คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
คุณจะมอบหมายบทบาทของห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้ทีละรายหรือหลายรายพร้อมกันก็ได้
โดยเลือกจากวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
- โดยปกติแล้วผู้ใช้จะได้รับบทบาทใหม่ภายในไม่กี่นาที แต่บางครั้งอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง
- หากบทบาทมีเฉพาะสิทธิ์จัดการการส่งออก จัดการการค้นหา จัดการการคงไว้ชั่วคราว และจัดการกรณี คุณจะจำกัดขอบเขตของบทบาทไว้ให้เฉพาะหน่วยขององค์กรที่ต้องการได้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อมอบหมายบทบาท
ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับสิทธิ์
คุณสามารถจำกัดสิทธิ์ของห้องนิรภัยบางรายการ เช่น จัดการการส่งออก ให้เฉพาะหน่วยขององค์กรเดียวได้ ส่วนสิทธิ์อื่นๆ จะใช้ได้กับทุกหน่วยขององค์กร
ตัวอย่างสิทธิ์
ตารางต่อไปนี้จะแสดงข้อมูลสรุปของสิทธิ์ที่คุณสามารถรวมได้ตามความจำเป็น
| สิ่งที่ผู้ใช้ต้องการทํา | สิ่งที่ควรเลือก |
|---|---|
|
สิทธิ์การค้นหาและส่งออก |
|
| ค้นหาข้อมูล แสดงตัวอย่างผลการค้นหา และบันทึกคำค้นหา แต่ไม่ส่งออกผลการค้นหา | เลือกจัดการการค้นหา หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ค้นหาในกรณีใดก็ได้ ไม่ใช่เฉพาะกรณีที่เป็นของผู้ใช้หรือแชร์กับผู้ใช้ ให้เลือกดูกรณีทั้งหมดด้วย |
| ดู ดาวน์โหลด และลบการส่งออก แต่ไม่สร้างการส่งออก | เลือกจัดการการส่งออก หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้จัดการการส่งออกในกรณีใดก็ได้ ไม่ใช่เฉพาะกรณีที่เป็นของผู้ใช้หรือแชร์กับผู้ใช้ ให้เลือกดูกรณีทั้งหมดด้วย |
| สร้างการส่งออก รวมถึงการค้นหาและการส่งออกอื่นๆ ทั้งหมด | เลือกจัดการการค้นหาและจัดการการส่งออก หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ค้นหาและส่งออกในกรณีอื่นๆ ไม่ใช่เฉพาะกรณีที่เป็นของผู้ใช้หรือแชร์กับผู้ใช้เท่านั้น ให้เลือกดูกรณีทั้งหมดด้วย |
| สร้างและนำการคงไว้ชั่วคราวออก รวมถึงดูรายการการคงไว้ชั่วคราว |
เลือกจัดการการคงไว้ชั่วคราว หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและนำการคงไว้ชั่วคราวออกในกรณีอื่นๆ ไม่ใช่เฉพาะกรณีที่เป็นของผู้ใช้หรือแชร์กับผู้ใช้เท่านั้น ให้เลือกดูกรณีทั้งหมดด้วย |
| ดูบันทึกการตรวจสอบสำหรับทุกกรณี ดูและคงรายงานไว้ชั่วคราว | เลือกเข้าถึงบันทึกทั้งหมด |
| ดูบันทึกการตรวจสอบและการคงไว้ชั่วคราวสำหรับกรณีที่เข้าถึงได้ รวมทั้งดูรายงานการคงไว้ชั่วคราวทั้งหมด | เลือกจัดการการตรวจสอบ |
| สร้าง แชร์ ปิด และลบกรณี | เลือกจัดการกรณี แล้วเลือกสิทธิ์ต่อไปนี้อย่างน้อย 1 สิทธิ์ ได้แก่ จัดการการคงไว้ชั่วคราว จัดการการค้นหา จัดการการส่งออก หรือจัดการการตรวจสอบ |
|
สิทธิ์การเก็บรักษา |
|
| ดู สร้าง แก้ไข และลบกฎการเก็บรักษา | เลือกจัดการนโยบายการเก็บรักษา |
| ดูกฎการเก็บรักษา แต่สร้าง แก้ไข หรือลบกฎการเก็บรักษาไม่ได้ | เลือกดูนโยบายการเก็บรักษา |
แก้ปัญหาเกี่ยวกับสิทธิ์ของห้องนิรภัย
ผู้ใช้ไม่มีกรณีที่แสดงในหน้า "กรณี"
หากบทบาทผู้ดูแลระบบของผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์ดูกรณีทั้งหมด ผู้ใช้จะดูได้เฉพาะกรณีที่ตนเองเป็นเจ้าของและกรณีที่แชร์กับตนเองเท่านั้น แต่จะไม่เห็นกรณีที่ตนเองไม่ได้เป็นเจ้าของและไม่ได้แชร์กับตนเอง
วิธีแก้ไข: แชร์กรณีกับผู้ใช้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อแชร์กรณี
ผู้ใช้เปิดกรณีใดไม่ได้เลย
หากบทบาทผู้ดูแลระบบของผู้ใช้มีเฉพาะสิทธิ์ดูกรณีทั้งหมดเท่านั้นและไม่มีสิทธิ์อื่นๆ ผู้ใช้จะดูได้เฉพาะรายการกรณีเท่านั้น แต่จะเปิดกรณีไม่ได้
วิธีแก้ไข: คุณมี 2 ตัวเลือกดังนี้
- มอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบอื่นที่มีสิทธิ์อื่นของห้องนิรภัยให้แก่ผู้ใช้
- แก้ไขบทบาทผู้ดูแลระบบที่ได้รับมอบหมายของผู้ใช้เพื่อรวมสิทธิ์อื่นของห้องนิรภัย