Menyiapkan hak istimewa Vault

Sebagai administrator Google Workspace, Anda dapat mengizinkan pengguna di organisasi untuk melakukan semua tugas Vault atau hanya subset tertentu. Misalnya, Anda dapat mengizinkan pengguna tertentu untuk menetapkan aturan retensi dan mengizinkan grup lain untuk menelusuri serta mengekspor data.

Sebelum memberikan hak istimewa Vault kepada pengguna, konsultasikan dengan pakar hukum atau staf sumber daya manusia di organisasi Anda untuk menentukan pengguna yang memerlukan akses ke alat Vault. Untuk beberapa hak istimewa Vault, seperti mengelola penelusuran atau ekspor, Anda dapat membatasinya sehingga pengguna hanya dapat menggunakan data pengguna di unit organisasi tertentu.

Akun dengan hak istimewa Vault harus diperlakukan sebagai sensitif karena memiliki akses dan kontrol atas data pengguna lain di organisasi Anda.

Untuk memberikan hak istimewa kepada pengguna, Anda dapat membuat peran admin yang menyertakan satu atau beberapa hak istimewa Vault. Kemudian, tetapkan peran admin kepada pengguna tersebut.

Catatan: Anda dapat memberikan hak istimewa Vault kepada pengguna tanpa memberinya lisensi Vault. Pengguna tidak memerlukan lisensi Vault untuk memiliki hak istimewa Vault.

Dalam artikel ini

• Langkah 1: Buat peran admin dengan hak istimewa Vault
• Langkah 2: Tetapkan hak istimewa Vault kepada pengguna
• Referensi hak istimewa
• Contoh hak istimewa
• Memecahkan masalah hak istimewa Vault

Langkah 1: Buat peran admin dengan hak istimewa Vault

Anda harus login sebagai administrator super untuk tugas ini.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun yang memiliki hak istimewa administrator super (yang tidak diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AkunPeran admin.
3. Klik Buat peran baru.
4. Masukkan nama dan deskripsi peran. Misalnya, nama bisa saja berupa hak istimewa yang akan dimiliki pengguna.
5. Klik Lanjutkan.
6. Temukan dan luaskan bagian Google Vault. Tips: Di kotak penelusuran, masukkan "Google Vault".
7. Pilih hak istimewa untuk peran tersebut. Untuk mengetahui detail selengkapnya, buka referensi hak istimewa Vault.
8. Klik Lanjutkan.
9. Tinjau hak istimewa yang Anda pilih, lalu klik Buat Peran.

Langkah 2: Tetapkan hak istimewa Vault kepada pengguna

Anda harus login sebagai administrator super untuk tugas ini.

Anda dapat menetapkan peran Vault ke pengguna satu per satu, atau ke beberapa pengguna sekaligus.

Dengan salah satu pendekatan berikut:

• Pengguna biasanya mendapatkan peran baru dalam beberapa menit, tetapi prosesnya dapat memerlukan waktu hingga 24 jam.
• Jika peran hanya mencakup Mengelola Ekspor, Mengelola Penelusuran, Mengelola Pembekuan, dan Mengelola Masalah, Anda dapat membatasi cakupan peran untuk unit organisasi tertentu.

Untuk mengetahui petunjuknya, buka Menetapkan peran.

Referensi hak istimewa

Anda dapat membatasi beberapa hak istimewa Vault, seperti mengelola ekspor, untuk satu unit organisasi. Hak istimewa lainnya berlaku untuk semua unit organisasi.

Hak istimewa Vault	Tindakan yang dapat dilakukan pengguna dengan hak istimewa
Mengelola Masalah	Membuat masalah dan membagikan masalah tersebut kepada pengguna lain. Menutup, membuka kembali, dan memodifikasi masalah. Menghapus dan memulihkan masalah. Penting: Pengguna harus memiliki setidaknya satu hak istimewa tambahan–Mengelola Pembekuan, Mengelola Penelusuran, Mengelola Ekspor, atau Mengelola Audit–untuk membuka dan menangani masalah. Jika hak istimewa tersebut dibatasi untuk suatu unit organisasi, pengguna hanya dapat berbagi masalah dengan akun dalam unit organisasi tersebut.
Mengelola Pembekuan	Melihat daftar akun pengguna yang dibekukan. Membuat pembekuan. Mengubah pembekuan. Menghapus pembekuan. Pengguna dapat membuat, mengubah, atau menghapus pembekuan hanya jika dia memiliki hak istimewa Mengelola Pembekuan di semua unit organisasi yang disertakan dalam pembekuan. Jika akun baru ditambahkan ke pembekuan, pengguna harus memiliki hak istimewa Mengelola Pembekuan di unit organisasi yang berisi akun tersebut. Pengguna Vault di luar unit organisasi dapat melihat pembekuan pada pengguna dalam unit organisasi.
Mengelola Penelusuran	Menelusuri data dan menghitung hasil. Melihat isi pesan dan file yang ditampilkan oleh kueri penelusuran. Membuat atau menghapus kueri penelusuran tersimpan. Jika hak istimewa ini dibatasi untuk suatu unit organisasi, pengguna hanya dapat menelusuri data yang terkait dengan akun dan drive bersama dalam unit organisasi tersebut.
Mengelola Ekspor	Melihat dan mendownload ekspor. Menghapus semua ekspor. Penting: Untuk mengekspor, pengguna memerlukan hak istimewa ini dan hak istimewa Mengelola Penelusuran. Jika hak istimewa ini dibatasi untuk suatu unit organisasi, pengguna hanya dapat mengekspor data yang terkait dengan akun dan drive bersama dalam unit organisasi tersebut. Administrator super Google Workspace tidak memiliki akses ke semua ekspor. Mereka hanya dapat memproses ekspor yang mereka miliki dan ekspor pada masalah yang dibagikan kepada mereka.
Mengelola Audit	Melihat log audit untuk masalah yang dilaporkan oleh atau dibagikan kepada pengguna. Melihat semua laporan pembekuan untuk seluruh organisasi. Melihat pembekuan pada masalah yang dapat diakses pengguna. Hak istimewa ini berlaku untuk semua unit organisasi.
Mengelola Kebijakan Retensi	Membuat dan melihat aturan retensi untuk seluruh organisasi. Memperbarui aturan retensi untuk seluruh organisasi. Menghapus aturan retensi untuk seluruh organisasi. Hak istimewa ini berlaku untuk semua unit organisasi.
Melihat Kebijakan Retensi	Melihat semua aturan retensi untuk seluruh organisasi. Hak istimewa ini berlaku untuk semua unit organisasi.
Melihat Semua Masalah	Melihat semua masalah di seluruh organisasi. Hak istimewa ini berlaku untuk semua unit organisasi.

Contoh hak istimewa

Daftar berikut memberikan ringkasan hak istimewa yang dapat Anda gabungkan sesuai kebutuhan. Untuk mengetahui detail mengenai setiap hak istimewa, buka Referensi hak istimewa.

Untuk penelusuran dan ekspor

• Menelusuri data, melihat pratinjau hasil, dan menyimpan kueri, tetapi tidak dapat mengekspor hasil penelusuran
  Pilih Mengelola Penelusuran. Agar pengguna dapat menelusuri masalah apa pun, tidak hanya masalah yang dimiliki atau dibagikan kepadanya, pilih juga Melihat Semua Masalah.
• Melihat, mendownload, dan menghapus ekspor, tetapi tidak dapat mengekspor
  Pilih Mengelola Ekspor. Agar pengguna dapat menggunakan ekspor dalam masalah apa pun, tidak hanya masalah yang dimiliki atau dibagikan kepadanya, pilih juga Melihat Semua Masalah.
• Mengekspor serta semua tindakan penelusuran dan ekspor lainnya
  Pilih Mengelola Penelusuran dan Mengelola Ekspor. Agar pengguna dapat menelusuri dan mengekspor dalam masalah apa pun, tidak hanya masalah yang dimiliki atau dibagikan kepadanya, pilih juga Melihat Semua Masalah.

Untuk pembekuan, audit, dan masalah

• Membuat dan menghapus pembekuan, melihat daftar pembekuan
  Pilih Mengelola Pembekuan. Agar pengguna dapat membuat dan menghapus pembekuan dalam masalah apa pun, tidak hanya masalah yang dimiliki atau dibagikan kepadanya, pilih juga Melihat Semua Masalah.
• Melihat log audit dan pembekuan untuk masalah yang dapat diakses pengguna, melihat semua laporan pembekuan
  Pilih Mengelola Audit.
• Membuat, membagikan, menyelesaikan, dan menghapus masalah
  Pilih Mengelola Masalah dan pilih setidaknya satu hak istimewa berikut: Mengelola Pembekuan, Mengelola Penelusuran, Mengelola Ekspor, atau Mengelola Audit.

Untuk retensi

• Melihat, membuat, mengedit, dan menghapus aturan retensi
  Pilih Mengelola Kebijakan Retensi.
• Melihat aturan retensi, tetapi tidak dapat membuat, mengedit, atau menghapusnya
  Pilih Melihat Kebijakan Retensi.

Memecahkan masalah hak istimewa Vault

Tidak ada masalah milik pengguna yang tercantum di halaman Masalah

Jika peran admin pengguna tidak menyertakan hak istimewa Melihat Semua Masalah, maka pengguna hanya dapat melihat masalah yang dimilikinya dan masalah yang dibagikan kepadanya. Pengguna tidak akan melihat masalah apa pun jika tidak memiliki masalah dan tidak ada masalah yang dibagikan kepadanya.

Cara memperbaiki: Bagikan masalah kepada pengguna. Untuk mengetahui petunjuknya, buka Membagikan masalah.

Pengguna tidak dapat membuka masalah apa pun

Jika peran admin pengguna hanya memiliki hak istimewa Melihat Semua Masalah dan tidak memiliki hak istimewa lainnya, maka pengguna hanya dapat melihat daftar masalah tetapi tidak dapat membukanya.

Cara memperbaiki: Anda memiliki 2 opsi:

• Tetapkan peran admin lain yang menyertakan hak istimewa Vault lainnya kepada pengguna.
• Edit peran admin yang ditetapkan kepada pengguna untuk menyertakan hak istimewa Vault lainnya.