Google Workspace sürümünüzde Google Apps Kasası lisansı varsa yöneticileriniz bu lisansı kullanabilir. Sürümünüzde Apps Kasası lisansı yoksa Apps Kasası lisansı içeren bir sürüme geçebilir veya Apps Kasası eklenti lisansı satın alabilirsiniz. Apps Kasası lisansları hakkında daha fazla bilgi edinin.
Google Apps Kasası'na erişmeye devam edebilmeleri için lütfen etkin olan tüm Apps Kasası yöneticilerinizin lisanslarını 1 Kasım 2025'ten önce güncelleyin.
Gereksinimleri ve önerileri ayarlama
-
Bu rehberdeki adımları tamamlamak için kuruluşunuz için Google Workspace süper yöneticisi olmanız gerekir.
-
Apps Kasası yöneticisi olmak için Google Apps Kasası'nı içeren bir Google Workspace lisansına sahip olmanız gerekir. Google Workspace lisansınız Apps Kasası'nı içermiyorsa Google Apps Kasası eklenti lisansı almanız gerekir. Google Apps Kasası eklentisi hakkında daha fazla bilgi edinin.
-
Kuruluşunuzun E-posta ve sohbet iletisi depolama alanını yönetmediğini doğrulayın. Bu özellik, iletileri otomatik olarak silecek şekilde yapılandırılmışsa Apps Kasası saklama kurallarıyla çakışır. Yönetici konsolunda oturum açın ve bu ayarı E-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak silme olarak değiştirin.
-
Kapsamlı posta depolama alanını etkinleştirmeyi düşünün. Diğer Google ürünleri bir kullanıcının adına e-posta gönderebilir. Bu ayar, bu iletilerin birer kopyasının kullanıcının Gmail posta kutusunda saklanmasını ve Apps Kasası'nda kullanılabilir olmasını sağlar. Daha fazla bilgi
-
Kuruluşunuzda Chat geçmişini etkinleştirmeyi düşünün. Saklama kuralları ve muhafazalar Chat alanları için her zaman geçerlidir. Ancak, yalnızca geçmiş etkinleştirilmişse doğrudan mesajlara uygulanır.
-
Google Gruplar İşletme Sürümü'ndeki belirli ilgi alanlarına yönelik gruplar için mesaj arşivlemeyi etkinleştirmeyi düşünün. Apps Kasası, arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak grup sahipleri, kendi gruplarında bu ayarı değiştirebilir. Grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa bu gruptaki iletiler kullanıcı posta kutularında yine kullanılabilir halde olacaktır.
1. adım: Gerekirse, Apps Kasası lisansları satın alın
Çoğu Google Workspace sürümüne Apps Kasası dahildir, ancak bazı sürümler için eklenti olan sunulmaktadır. Lisansları herkes için (tam kuruluş lisanslaması) veya yalnızca bir grup kullanıcı için (kısmi kuruluş lisanslaması) satın alıp atayabilirsiniz.
-
Kuruluşunuz için Apps Kasası lisansları satın alma Verilerini saklayıp arama olanağına sahip olmak istediğiniz her kullanıcı için Apps Kasası lisansına ihtiyacınız vardır. Ayrıca, her Apps Kasası yöneticisi için bir Apps Kasası lisansı gerekir. Kimlerin Apps Kasası lisansına ihtiyacı olduğunu belirlemek için kuruluşunuzun işle ilgili ve yasal koşullarını bilen kuruluş yetkililerine danışın.
-
Kullanıcılara ve yöneticilere Apps Kasası lisansları atayın.
2. adım: Apps Kasası'nda kimlerin oturum açabileceğini belirleyin
Kullanıcıların Apps Kasası'nda oturum açmasına izin vermek için Apps Kasası'nı tüm kullanıcılar veya seçili kullanıcılar için etkinleştirin. Nasıl yapılır?
Not:
-
Bu ayarın, hangi hesapların Apps Kasası tarafından saklanabileceği, muhafazaya alınabileceği ve aranabileceği üzerinde bir etkisi yoktur. Google Workspace ve Apps Kasası lisansı olan tüm kullanıcı hesapları saklanabilir, muhafazaya alınabilir ve aranabilir.
-
Bu ayarın; değişiklik yapma, veri arama veya diğer Apps Kasası işlemlerini gerçekleştirebilecek hesapların belirlenmesi üzerinde herhangi bir etkisi yoktur. Apps Kasası'yla çalışabilmek için kullanıcıların uygun Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip olması gerekir.
-
Apps Kasası'nı kuruluşunuzdaki herkes için etkinleştirirseniz herkesin uygulama listesinde Apps Kasası simgesi görünecektir. Kuruluşunuz, kuruluş birimleri oluşturduysa erişimi, Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip kuruluş birimleriyle sınırlı tutmanızı öneririz.
3. Adım: (İsteğe bağlı) Yetkili kullanıcılara Apps Kasası ayrıcalıkları atayın
Saklama kuralları oluşturmasını, muhafazaya almasını veya incelemeler yapmasını istediğiniz kullanıcılara ayrıcalıklar atayın. İlk başta, yalnızca Apps Kasası lisansı olan süper yöneticiler Apps Kasası özelliklerini kullanabilir. Nasıl yapılır?
4. Adım. Apps Kasası'nda oturum açın
Apps Kasası'nı yeni satın aldıysanız veya 30 günlük deneme süresini yeni başlattıysanız Apps Kasası'nda oturum açmadan önce 30-60 dakika beklemenizi öneririz. Satın alma işleminden hemen sonra oturum açarsanız Apps Kasası'nın tamamına erişemeyebilirsiniz.
-
https://vault.google.com adresine gidin.
-
Google Workspace kullanıcı adınız ve şifrenizle oturum açın.
Kuruluşunuzdaki diğer yetkili kullanıcılar, onlara erişim vermenizin ardından Apps Kasası'nda aynı şekilde oturum açabilir.
5. Adım: Kuruluşunuzun varsayılan saklama kurallarını ayarlayın
Verilerin kullanıcı hesaplarından ve tüm Google sistemlerinden kalıcı olarak silinmesine izin verilmeden önce ne kadar süreyle saklanacağını yönetmek için saklama kuralları belirleyin. Saklama kuralını ayarlarken kuruluşunuzun hukuk ekibine danışmanızı öneririz.
Başlamadan önce saklama işlevinin işleyiş şeklini öğrenin. Aşağıdaki adımlarda, varsayılan saklama kurallarının nasıl ayarlanacağı açıklanmaktadır. Bunlar yerine özel saklama kuralları da ayarlayabilirsiniz.
Belirlenen süre içinde belirli koşullarla eşleşen verileri saklamak için bir özel saklama kuralı oluşturun. Tüm lisanslı hesapların tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan bir saklama kuralı oluşturun.
- Apps Kasası'nda Saklama'yı tıklayın. Saklama listede yoksa bir Google Workspace süper yöneticisinden size Apps Kasası ayrıcalıkları ("Saklama politikalarını yönetme") vermesini isteyin.
- Varsayılan kurallar sekmesinde Drive
veya Gmail
gibi bir hizmeti tıklayın.
-
İletilerin veya dosyaların ne süreyle saklanacağını seçin:
- Verileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz seçeneğini belirleyin.
- Verileri belirli bir süre boyunca saklamak için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin. Saklama süresi, aşağıdaki başlangıç zamanına göre hesaplanır:
- Gmail, Gruplar ve Chat mesajları: İletinin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
- Drive: Dosyanın oluşturulduğu veya son değiştirildiği tarihten itibaren gün sayısı.
- Voice: Verilerin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
-
Bir saklama süresi belirlerseniz bu süre dolduktan sonra verilerle ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca kullanıcıların önceden sildiği verileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Tüm verileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin. Bu kural, kullanıcıların muhafaza etmek istedikleri verilerin (ör. Gmail gelen kutularındaki iletiler veya Drive'daki dosyalar) tamamen silinmesine neden olabilir.
Yeni bir kural gönderdiğinizde Apps Kasası, hizmetlerin, saklama süresini aşan verileri derhal tamamen silmesine olanak tanır. Bu veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin. -
Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi belirlerseniz Apps Kasası, bu saklama kuralının etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı oluşturmak için Onayla'yı tıklayın.
-
Varsayılan saklama kuralları ayarlamak istediğiniz tüm hizmetler için bu işlemi tekrar edin.
6. Adım: (İsteğe bağlı) Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı ayarlama
Apps Kasası yöneticileri, hassasiyet düzeyi yüksek olan alan genelindeki verilere erişebilir. Veri dışa aktarma işlemlerinin doğru şekilde yönetilmesini ve yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından gerçekleştirilmesini sağlamak için kuruluşunuzdaki tüm Apps Kasası dışa aktarma işlemlerinde çok taraflı onayı (MPA) etkinleştirebilirsiniz.
Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onay nasıl çalışır?
- Bir yönetici arama yapar ve dışa aktarma işlemini başlatmaya çalışır.
- Kuruluşunuzdaki ikinci bir yöneticiye, başka bir yöneticinin dışa aktarma isteğinde bulunduğu bildirilir.
- İkinci yönetici, Yönetici Konsolu'nda isteği inceler ve her şey yolundaysa isteği onaylar.
- İstek onaylandıktan sonra veri dışa aktarma işlemi başlar.
- İlk yönetici daha sonra durumu kontrol edebilir ve dışa aktarım dosyasını indirebilir.
Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı etkinleştirme veya devre dışı bırakma
Bu görev için süper yönetici olarak oturum açmanız gerekir.-
Google Yönetici Konsolu platformunda süper yönetici hesabıyla oturum açın.
Süper yönetici hesabı kullanmıyorsanız bu adımları tamamlayamazsınız.
- .
- Apps Kasası ayarları için çok taraflı onay'ı tıklayın.
- Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı etkinleştirmek üzere Dışa Aktarma Oluştur kutusunu işaretleyin ve Kaydet'i tıklayın.
Not: Yönetici Konsolu'ndaki Apps Kasası'nda dışa aktarma oluşturma ayarında yapılan değişiklikler, yalnızca çok taraflı onayın kuruluş için de etkinleştirilmesi durumunda çok taraflı onay isteği oluşturur. Hassas işlemler için çok taraflı onay hakkında daha fazla bilgi edinin.
- Apps Kasası dışa aktarma işlemleri için çok taraflı onayı devre dışı bırakmak üzere Google Apps Kasası: dışa aktarma oluştur kutusunun işaretini kaldırın ve Kaydet'i tıklayın.
Apps Kasası veri dışa aktarma isteğini nasıl onaylarım?
Çok taraflı onayın etkin olduğu bir Apps Kasası dışa aktarma isteğini talep eden veya onaylayan tarafsanız çok taraflı onay sayfasında beklemedeki veya geçmiş istekleri görüntüleyebilirsiniz.
Gönderilen istekler sekmesini açın, ardından bir isteği tıklayarak söz konusu isteğin ayrıntılar sayfasını görüntüleyin. İstek ayrıntıları sayfasında, talep edenler isteklerini iptal edebilir ve onaylayanlar isteği onaylayabilir ya da reddedebilir.
Google Apps Kasası ayarlandı! Apps Kasası, kuruluşunuzun verilerini, yapılandırdığınız saklama kurallarında belirtilen şekilde saklar.
Önemli notlar:
- Varsayılan saklama kuralını belirlemenizin ardından ne olur? Özel bir kural veya muhafaza uygulanmadığı sürece veriler varsayılan saklama kuralına göre saklanır.
- Bir kullanıcı bir iletiyi veya dosyayı sildiğinde ne olur? İleti veya dosya ilgili kullanıcının hesabından kaldırılır. Ancak, varsayılan saklama kuralı veya özel kural geçerli olduğunda ileti veya dosya kalan saklama süresi boyunca Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Apps Kasası tarafından saklanan silinmiş iletiler ve dosyalar kullanıcının depolama alanı kotasına dahil edilmez.