Kullanmaya başlama: Apps Kasası yöneticileri

Google Apps Kasası'na hoş geldiniz! Bu kılavuzdaki adımları uygulayarak kuruluşunuz için Apps Kasası'nı etkin ve çalışır hale getirebilirsiniz.

Önemli: Bu adımlar tamamlanana kadar Apps Kasası veri saklamayacaktır. Apps Kasası'nın verilerinizi saklaması için 5. Adım'da açıklandığı şekilde varsayılan bir saklama kuralı ve/veya özel saklama kuralı seçmeniz gerekir.

Devam etmeden önce:

  • Kuruluşunuz için G Suite süper yöneticisi olmanız gerekir. Bu kılavuzdaki adımları yalnızca süper yöneticiler uygulayabilir.
  • Kuruluşunuzun Apps Kasası'nı içeren bir G Suite sürümü satın alması gerekir. G Suite Basic kullanan kuruluşlar, Apps Kasası lisansları satın almalıdır.
  • E-posta ve sohbet iletisi depolama alanını kuruluşunuz yönetmiyor olmalıdır. Bu özellik, iletileri otomatik olarak silecek şekilde yapılandırılmışsa Apps Kasası saklama kurallarıyla çakışır. Yönetici konsolunda oturum açmalı ve bu ayarı E-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak silme olarak değiştirmelisiniz.
  • Kapsamlı posta depolama alanını etkinleştirmeyi düşünün. Bu ayar, alanınızda gönderilen ya da alınan tüm iletilerin (Gmail dışı posta kutuları tarafından gönderilen veya alınanlar dahil) bir kopyasının, ilişkili kullanıcıların Gmail posta kutularında depolanmasını sağlar.

Nasıl tamamlayacağınızı öğrenmek için aşağıdaki adımları tek tek tıklayın.

1. Apps Kasası lisansları atayın (yalnızca G Suite Basic)

Çoğu G Suite sürümüne Apps Kasası da dahildir, ancak bu hizmet, G Suite Basic müşterileri için eklenti olarak sunulmaktadır. Lisansları herkese (tam alan lisanslaması) veya yalnızca bir grup kullanıcıya (kısmi alan lisanslaması) atayabilirsiniz.

  1. Kimlerin Apps Kasası lisansına ihtiyacı olduğunu belirlemek için kuruluşunuzun kurumsal ve yasal gereksinimlerini bilen kuruluş yetkililerine danışın.
  2. Tam alan adı veya kısmi alan adı lisanslaması makalesindeki adımları uygulayın.
2. Apps Kasası'nda kimlerin oturum açabileceğini belirleyin

Kuruluşunuzda kimlerin hesabında Apps Kasası hizmetini görebileceğini belirleyebilirsiniz. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

  • Apps Kasası'nın açılmasının veya kapatılmasının, Apps Kasası tarafından arşivlenecek hesaplar üzerinde herhangi bir etkisi yoktur. Apps Kasası lisansları olan tüm kullanıcı hesapları arşivlenecektir.
  • Bu ayarın; değişiklik yapma, veri arama veya diğer Apps Kasası işlemlerini gerçekleştirebilecek hesapların belirlenmesi üzerinde herhangi bir etkisi yoktur. Apps Kasası'yla çalışabilmek için kullanıcıların uygun Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip olması gerekir.
  • Herkes için açık'ı seçerseniz, herkesin uygulama listesinde Apps Kasası simgesi görünecektir. Bazı kullanıcılar, herhangi bir işlevi yokmuş gibi görünen bazı uygulamaların mevcut olması nedeniyle kafa karışıklığı yaşayabilir. Alanınızda kuruluş birimleri varsa erişimi, Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip kuruluş birimleriyle sınırlı tutmanızı öneririz.

Kullanıcıların Apps Kasası'nda oturum açmasına izin vermek için:

  1. Yönetici konsolu'nda oturum açın.
  2. Kontrol panelinde önce Uygulamalar'ı, sonra da G Suite'i tıklayın.
  3. Apps Kasası'nı tıklayın ve aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:
    • Herkes için açık: Kuruluşunuzdaki herkes Apps Kasası'na erişebilir.
    • Bazı kuruluşlar için açık: Yalnızca belirttiğiniz kuruluş birimleri Apps Kasası'na erişebilir. Kuruluş birimi oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinin.
    • Kapalı: Kuruluşunuzdaki hiç kimse Apps Kasası'na erişemez.
3. Yetkilendirilen çalışanlara ayrıcalık atayın

Saklama kuralları oluşturmak, muhafazalar uygulamak veya araştırma yürütmek isteyen kullanıcılara ayrıcalık atayın. Apps Kasası'nın ilk kurulumunda bu adım zorunlu değildir.

  1. Kullanıcılara atayabileceğiniz çeşitli ayrıcalıkları öğrenin.
  2. Yönetici ayrıcalıkları tanıma makalesindeki adımları uygulayın.
4. Apps Kasası'nda oturum açın
Apps Kasası'nın satın alınmasının veya 30 günlük deneme sürümünün başlatılmasının ardından https://ediscovery.google.com adresinde oturum açmadan önce 30 ila 60 dakika beklemenizi öneririz. Satın alma işleminden hemen sonra oturum açarsanız Apps Kasası'nın erişebildiğiniz tüm alanlarını göremeyebilirsiniz.

Artık Google Apps Kasası etkinleştirildiğine ve Yönetici konsolunda lisanslar atandığına göre aşağıdakiler yaparak Apps Kasası'nda oturum açabilirsiniz:

  1. https://ediscovery.google.com adresine gidin
  2. G Suite kullanıcı adınız ve şifrenizle oturum açın.

Alanınızda yetkilendirilen diğer çalışanlar, erişim izinlerini vermenizin ardından Apps Kasası'nda aynı şekilde oturum açabilir.

5. Kuruluşunuzun varsayılan saklama süresini belirleyin

Verilerin kullanıcı hesaplarından ve tüm Google sistemlerinden kalıcı olarak silinmeden önce ne kadar süre saklanacağını yönetmek için varsayılan saklama politikalarını belirleyin. Kuruluşunuzun veri saklama süresiyle ilgili politikaları olması gerekir. Saklama kuralını ayarlarken kuruluşunuzun hukuk departmanına danışmanızı öneririz.

Saklama işlevinin nasıl çalıştığını öğrenin.

  1. Apps Kasası'nda, sol gezinti bölmesindeki Saklama'yı tıklayın.
  2. Varsayılan saklama kuralı bölümünde, Drive veya Gmail gibi bir hizmeti tıklayın.

    Not: Drive Enterprise müşterileri yalnızca Drive için saklama kuralları belirleyebilir.
  3. Varsayılan saklama kuralı ayarla kutusunu işaretleyin.
  4. İletilerin veya dosyaların ne süreyle saklanacağını seçin:
    • İletileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz seçeneğini belirleyin. Varsayılan saklama kuralını oluşturmak için Kaydet'i tıklayın. İşte bu kadar!
    • 0 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin:
      • Gmail, Gruplar ve Sohbet mesajları - İletinin gönderildiği tarihten itibaren gün sayısı. 
      • Drive - Dosyanın oluşturulduğu veya son değiştirildiği tarihten itibaren gün sayısı.  
  5. Seçtiğiniz süre sona erdiğinde verilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
    • Yalnızca kullanıcıların silmiş olduğu iletileri veya dosyaları kalıcı olarak silmek için ilk seçeneği belirleyin. 
    • Tüm iletileri ve dosyaları kalıcı olarak silmek için ikinci seçeneği belirleyin. Buna kullanıcıların gelen kutularındaki veya Drive'larındaki veriler de dahildir. Ayrıca, silinmiş olan verileri de içerir. 
    Apps Kasası, bu yeni kuralı göndermenizin ardından, saklama süresini aşan verileri derhal temizlemeye başlar. Bu veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin. 
  6. Devam'ı tıklayın.

Önemli notlar:

  • Varsayılan saklama kuralını belirlemenizin ardından ne olur? Özel bir kural veya muhafaza uygulanmadığı sürece veriler varsayılan saklama kuralına göre saklanır.
  • Bir kullanıcı bir iletiyi veya dosyayı sildiğinde ne olur? İleti veya dosya ilgili kullanıcının hesabından kaldırılır. Ancak, varsayılan saklama kuralı veya özel kural geçerli olduğunda ileti veya dosya kalan saklama süresi boyunca Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır.

Google Apps Kasası artık etkin ve çalışır durumda! Apps Kasası, alanınızın verilerini, yapılandırdığınız saklama kurallarında belirtilen şekilde saklayacaktır. Varsayılan saklama kuralı ve özel kurallar hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bu size yardımcı oldu mu?
Bunu nasıl iyileştirebiliriz?