เริ่มต้นใช้งาน: ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัย

ขอต้อนรับสู่ Google ห้องนิรภัย! คู่มือนี้จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการใช้งานห้องนิรภัยสำหรับองค์กรของคุณ

ข้อมูลสำคัญ: ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อมูลไว้ หากคุณไม่ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เรียบร้อย คุณต้องเลือกกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นและ/หรือกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ตามคำอธิบายในขั้นตอนที่ 5 เพื่อให้ห้องนิรภัยเก็บรักษาข้อมูล

ก่อนดำเนินการต่อ

  • คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ G Suite สำหรับองค์กร เนื่องจากเฉพาะผู้ดูแลระบบขั้นสูงเท่านั้นจึงจะทำตามขั้นตอนในคำแนะนำนี้ได้
  • องค์กรของคุณต้องซื้อ G Suite รุ่นที่มีห้องนิรภัย ส่วนองค์กรที่ใช้ G Suite Basic ต้องซื้อใบอนุญาตของห้องนิรภัย
  • ยืนยันว่าองค์กรไม่ได้จัดการพื้นที่เก็บข้อความแชทและอีเมล หากกำหนดค่าให้ฟีเจอร์นี้ลบข้อความโดยอัตโนมัติ ฟีเจอร์จะแทรกแซงกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย คุณต้องลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบและเปลี่ยนการตั้งค่านี้เป็นอย่าลบอีเมลและข้อความแชทโดยอัตโนมัติ
  • พิจารณาการเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อความแบบครอบคลุม การตั้งค่านี้จะยืนยันว่าระบบจะเก็บสำเนาของข้อความที่ส่งหรือได้รับทั้งหมดในโดเมน (รวมถึงข้อความที่ส่งหรือได้รับจากกล่องจดหมายที่ไม่ใช่ Gmail) ไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง

คลิกขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูวิธีดำเนินการ

1. มอบหมายใบอนุญาตของห้องนิรภัย (สำหรับ G Suite Basic เท่านั้น)

ห้องนิรภัยจะรวมอยู่ในรุ่น G Suite เป็นส่วนใหญ่ แต่เป็นส่วนเสริมสำหรับลูกค้า G Suite Basic คุณมอบหมายใบอนุญาตให้กับทุกคน (การให้ใบอนุญาตทั้งโดเมน) หรือเฉพาะบางคน (การให้ใบอนุญาตบางส่วนของโดเมน) ได้

  1. ปรึกษาคนในองค์กรที่เข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจและข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อเลือกว่ามีใครบ้างที่ต้องการใบอนุญาตห้องนิรภัย
  2. ทำตามขั้นตอนในบทความการให้ใบอนุญาตทั้งโดเมนหรือบางส่วนของโดเมน
2 กำหนดผู้ที่ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยได้

คุณควบคุมว่าใครในองค์กรของคุณจะเห็นบริการห้องนิรภัยในบัญชีของตนได้ สิ่งที่ควรจำมีดังนี้

  • การเปิดหรือปิดห้องนิรภัยจะไม่มีผลกำหนดว่าห้องนิรภัยจะเก็บบัญชีใดบ้าง คุณเก็บบัญชีผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยได้ทั้งหมด
  • การตั้งค่านี้ไม่มีผลกับบัญชีที่เปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา ค้นหาข้อมูล หรือทำงานด้านอื่นๆ เกี่ยวกับห้องนิรภัย ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ของห้องนิรภัยที่จะทำงานกับห้องนิรภัยได้
  • ถ้าคุณเลือกเปิดสำหรับทุกคน ไอคอนห้องนิรภัยจะปรากฏในรายชื่อแอปของทุกคน ผู้ใช้บางคนอาจสับสนว่าทำไมมีแอปอยู่ แต่ดูเหมือนจะใช้งานไม่ได้ หากโดเมนมีหน่วยขององค์กร เราขอแนะนำให้จำกัดการเข้าถึงหน่วยขององค์กรที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย

วิธีอนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

  1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ
  2. ไปที่แดชบอร์ด แล้วคลิกแอป จากนั้นคลิก G Suite
  3. คลิกห้องนิรภัย แล้วเลือกตัวเลือกจากรายการต่อไปนี้
    • เปิดสำหรับทุกคน ทุกคนในองค์กรเข้าถึงห้องนิรภัยได้
    • เปิดสำหรับบางองค์กร: เฉพาะหน่วยขององค์กรที่คุณระบุเท่านั้นที่จะเข้าถึงห้องนิรภัยได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างหน่วยขององค์กร
    • ปิด ผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณจะไม่สามารถเข้าถึงห้องนิรภัย
3. ให้สิทธิ์แก่พนักงานที่ได้รับอนุญาต

ให้สิทธิแก่พนักงานที่ต้องการสร้างกฎการเก็บรักษา กำหนดการระงับข้อมูล หรือดำเนินการตรวจสอบ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ไม่บังคับสำหรับการตั้งค่าเริ่มต้นของห้องนิรภัย

  1. ทำความเข้าใจเกี่ยวกับสิทธิ์ต่างๆ ที่คุณสามารถมอบให้แก่ผู้ใช้
  2. ทำตามขั้นตอนในบทความให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
4 ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย
หลังจากซื้อห้องนิรภัยหรือเริ่มต้นการทดลองใช้งาน 30 วัน เราขอแนะนำให้คุณรอ 30 ถึง 60 นาทีก่อนลงชื่อเข้าใช้ https://ediscovery.google.com ถ้าคุณลงชื่อเข้าใช้ทันทีหลังจากซื้อ คุณอาจไม่เห็นพื้นที่ของห้องนิรภัยทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึง

ในตอนนี้ คุณได้เปิดใช้งาน Google ห้องนิรภัย และมอบหมายใบอนุญาตในคอนโซลผู้ดูแลระบบแล้ว ต่อไปให้ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปที่ https://ediscovery.google.com
  2. ลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน G Suite

พนักงานคนอื่นที่ได้รับอนุญาตในโดเมนของคุณจะลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยด้วยวิธีเดียวกันหลังจากที่คุณได้ให้สิทธิ์ในการเข้าถึง

5. ตั้งค่าระยะเวลาเก็บรักษาเริ่มต้นขององค์กร

กำหนดนโยบายการเก็บรักษาเริ่มต้นเพื่อควบคุมระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลก่อนลบออกจากบัญชีผู้ใช้และระบบของ Google ทั้งหมดอย่างถาวร องค์กรของคุณควรมีนโยบายว่าจะเก็บรักษาข้อมูลไว้นานเท่าใด เราขอแนะนำให้คุณปรึกษาทีมกฎหมายขององค์กรเมื่อตั้งค่ากฎการเก็บรักษา

เรียนรู้วิธีการทำงานของการเก็บรักษา

  1. ในห้องนิรภัย ให้คลิกการเก็บรักษาในส่วนนำทางด้านซ้าย
  2. คลิกบริการ เช่น ไดรฟ์หรือ Gmail ในส่วนกฎการเก็บรักษา

    หมายเหตุ: ลูกค้าของ Drive Enterprise จะตั้งกฎการเก็บรักษาได้เฉพาะกับไดรฟ์เท่านั้น
  3. ทำเครื่องหมายที่ช่องตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
  4. เลือกระยะเวลาในการเก็บข้อความหรือไฟล์
    • ​​เลือกไม่จำกัดเพื่อเก็บข้อมูลไว้ถาวร จากนั้น คลิกบันทึกเพื่อสร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น เท่านี้ก็เรียบร้อย!
    • ป้อนจำนวนวัน โดยเลือกได้ตั้งแต่ 0 ถึง 36,500 วัน
      • Gmail, Groups และข้อความ Chat นับจากวันที่ส่งข้อความ 
      • ไดรฟ์ นับจากวันที่สร้างหรือแก้ไขไฟล์ครั้งล่าสุด 
  5. เลือกการดำเนินการกับข้อมูลเมื่อพ้นระยะที่เลือกไว้
    • เลือกตัวเลือกแรกเพื่อกำจัดเฉพาะข้อความหรือไฟล์ที่ผู้ใช้ลบไปแล้ว 
    • เลือกตัวเลือกที่สองเพื่อกำจัดข้อความและไฟล์ทั้งหมด ซึ่งรวมถึงข้อมูลในกล่องจดหมายและไดรฟ์ของผู้ใช้ ตลอดจนข้อมูลที่ถูกลบไปแล้วด้วย 
    ห้องนิรภัยจะเริ่มล้างข้อมูลที่เกินระยะเวลาการเก็บรักษาออกจากระบบทันทีที่คุณส่งกฎใหม่ กรณีนี้อาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ด้วย ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าคุณได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว 
  6. คลิกต่อไป

หมายเหตุสำคัญ

  • สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากคุณตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น หากไม่มีการบังคับใช้กฎที่กำหนดเองหรือการเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดี ข้อมูลจะถูกเก็บรักษาตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
  • สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ลบข้อความหรือไฟล์: ระบบจะนำข้อความหรือไฟล์ออกจากบัญชีผู้ใช้ดังกล่าว แต่หากมีกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือกฎที่กำหนดเองมีผลอยู่ ข้อความหรือไฟล์จะยังคงอยู่ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาเก็บรักษาที่เหลืออยู่

Google ห้องนิรภัยสามารถใช้งานได้แล้ว! ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อมูลในโดเมนของคุณตามกฎการเก็บรักษาที่กำหนดไว้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นและกฎที่กำหนดเอง

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร