ตั้งค่าห้องนิรภัยสำหรับองค์กร

ข้อสำคัญ: ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อมูลจนกว่าคุณจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เรียบร้อย โปรดตั้งกฎการเก็บรักษาตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 5 เพื่อให้ห้องนิรภัยเก็บรักษาข้อมูลของคุณ

ตั้งข้อกำหนดและคำแนะนำ

• คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace ในองค์กรจึงจะทำตามขั้นตอนในคู่มือนี้ได้

• ยืนยันว่าองค์กรไม่ได้จัดการพื้นที่เก็บข้อความแชทและอีเมล หากกำหนดค่าให้ฟีเจอร์นี้ลบข้อความโดยอัตโนมัติ การทำงานลักษณะนี้จะแทรกแซงกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบและเปลี่ยนการตั้งค่านี้เป็นไม่ต้องลบอีเมลและข้อความแชทโดยอัตโนมัติ

• โปรดพิจารณาเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อความแบบครอบคลุม ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google อาจส่งอีเมลในนามของผู้ใช้ การตั้งค่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าระบบจะเก็บสำเนาข้อความไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้และห้องนิรภัยจะใช้สำเนานั้นได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

• โปรดพิจารณาเปิดประวัติการแชทสำหรับองค์กร กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวจะมีผลกับพื้นที่ใน Chat เสมอ แต่จะมีผลกับข้อความส่วนตัวเฉพาะเมื่อเปิดประวัติการแชทไว้เท่านั้น

• โปรดพิจารณาเปิดการจัดเก็บข้อความใน Google Groups for Business ให้กับกลุ่มที่ต้องการ ห้องนิรภัยจะเก็บ รักษา และค้นหาข้อความเฉพาะในกลุ่มที่เปิดการจัดเก็บไว้เท่านั้น แต่เจ้าของกลุ่มจะเปลี่ยนการตั้งค่านี้สำหรับกลุ่มได้ หากเจ้าของกลุ่มปิดการจัดเก็บ ข้อความจากกลุ่มดังกล่าวจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 1 หากจำเป็น ให้ซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัย

ห้องนิรภัยจะรวมอยู่ใน Google Workspace รุ่นต่างๆ อยู่แล้วเป็นส่วนใหญ่ แต่บางรุ่นก็ต้องซื้อเป็นบริการเสริม คุณจะซื้อและมอบหมายใบอนุญาตให้กับทุกคน (ออกใบอนุญาตให้ทั้งองค์กร) หรือเฉพาะบางคน (ออกใบอนุญาตให้บางส่วนขององค์กร) ก็ได้

1. ซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัยให้องค์กร คุณต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้ทุกคนที่ต้องการเก็บรักษาและค้นหาข้อมูล โดยให้ปรึกษากับบุคคลในองค์กรที่เข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจและข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อเลือกว่าใครควรได้รับใบอนุญาตห้องนิรภัยบ้าง

2. มอบหมายใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย ให้เปิดห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้ทุกคนหรือเฉพาะผู้ใช้ที่เลือก ดูวิธีการ

หมายเหตุ:

• การตั้งค่านี้ไม่ได้กำหนดว่าห้องนิรภัยจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว และค้นหาบัญชีใดบ้าง เพราะการเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว และค้นหาบัญชีจะทำได้กับผู้ใช้ที่มี G Suite และใบอนุญาตห้องนิรภัยทั้งหมด

• การตั้งค่านี้ไม่มีผลว่าบัญชีใดจะเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา ค้นหาข้อมูล หรือทำงานด้านอื่นๆ เกี่ยวกับห้องนิรภัยได้บ้าง ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ของห้องนิรภัยที่เหมาะสมจึงจะทำงานกับห้องนิรภัยได้

• หากเปิดห้องนิรภัยให้กับทุกคนในองค์กร ไอคอนห้องนิรภัยจะปรากฏในรายการแอปของทุกคน หากองค์กรตั้งค่าหน่วยขององค์กรไว้ เราขอแนะนำให้จำกัดการเข้าถึงหน่วยขององค์กรที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย

ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) ให้สิทธิ์ของห้องนิรภัยกับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต

ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ที่คุณต้องการสร้างกฎการเก็บรักษา ใช้การคงไว้ชั่วคราว หรือดำเนินการตรวจสอบ ในตอนแรกจะมีเพียงผู้ดูแลระบบขั้นสูงเท่านั้นที่ใช้ฟีเจอร์ของห้องนิรภัยได้ ดูวิธีการ

ขั้นตอนที่ 4 ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

หากคุณเพิ่งจะซื้อห้องนิรภัยหรือเพิ่งเริ่มช่วงทดลองใช้ 30 วัน เราขอแนะนำให้คุณรอ 30–60 นาทีก่อนลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย หากลงชื่อเข้าใช้ทันทีหลังจากซื้อ ฟีเจอร์ต่างๆ ของห้องนิรภัยอาจยังมีให้ใช้ได้ไม่ครบ

1. ไปที่ https://vault.google.com

2. ลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน Google Workspace

ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตคนอื่นๆ ในองค์กรจะลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยได้ด้วยวิธีเดียวกันนี้หลังจากที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึง

ขั้นตอนที่ 5 ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นขององค์กร

ตั้งกฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อมูลไว้ก่อนที่จะอนุญาตให้ลบข้อมูลนั้นออกจากบัญชีผู้ใช้และระบบของ Google ทั้งหมดอย่างถาวร เราขอแนะนำให้คุณปรึกษาทีมกฎหมายขององค์กรเมื่อตั้งกฎการเก็บรักษา

ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน โปรดดูวิธีการทำงานของการเก็บรักษา ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น แต่คุณอาจสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองมาใช้แทนก็ได้

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

1. ในห้องนิรภัย ให้คลิกการเก็บรักษา หากไม่เห็นตัวเลือกการเก็บรักษา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ของห้องนิรภัย ("จัดการนโยบายการเก็บรักษา") ให้กับคุณ
2. คลิกบริการ เช่น ไดรฟ์ หรือ Gmail ในแท็บกฎเริ่มต้น

3. เลือกระยะเวลาในการเก็บข้อความหรือไฟล์

   • หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลอย่างถาวร ให้เลือกไม่มีกำหนด
   • หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา แล้วป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 ระบบจะคำนวณระยะเวลาเก็บรักษาตามเวลาเริ่มต้นต่อไปนี้
     • ข้อความใน Gmail, Groups และ Chat - จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่ส่งหรือรับข้อความ
     • ไดรฟ์ - จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่สร้างไฟล์หรือแก้ไขไฟล์ครั้งล่าสุด
     • Voice - จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่ส่งหรือรับข้อมูล

4. หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกการดำเนินการกับข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะนั้น ดังนี้

   • หากต้องการล้างเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้ว ให้เลือกตัวเลือกแรก
   • หากต้องการล้างข้อมูลทั้งหมด ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจล้างข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ เช่น ข้อความในกล่องจดหมาย Gmail หรือไฟล์ในไดรฟ์
   ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้บริการต่างๆ ลบข้อมูลที่เกินระยะเวลาการเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่คุณส่งกฎใหม่ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ด้วย ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าคุณได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว

5. คลิกสร้าง หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะขอให้คุณยืนยันว่าเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎการเก็บรักษานี้ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยืนยันเพื่อสร้างกฎ

6. ทำขั้นตอนนี้ซ้ำอีกครั้งกับบริการทั้งหมดที่คุณต้องการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

เพียงเท่านี้ Google ห้องนิรภัยก็พร้อมใช้งานได้แล้ว ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรตามกฎการเก็บรักษาที่คุณกำหนดค่าไว้

หมายเหตุสำคัญ:

• สิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากคุณตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น: หากไม่ได้ใช้กฎหรือการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ระบบจะเก็บข้อมูลตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
• สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ลบข้อความหรือไฟล์: ระบบจะนำข้อความหรือไฟล์ออกจากบัญชีผู้ใช้ดังกล่าว แต่หากยังใช้กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือกฎที่กำหนดเอง ข้อความหรือไฟล์จะยังอยู่ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาเก็บรักษาที่เหลือ ข้อความและไฟล์ที่ถูกลบที่ห้องนิรภัยเก็บไว้จะไม่นับรวมอยู่ในโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้