Configurar requisitos e recomendações
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Apenas os superadministradores do Google Workspace na organização podem seguir as etapas deste guia.
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Verifique se a organização não está gerenciando o armazenamento de e-mails e mensagens de chat. Se esse recurso estiver configurado para excluir mensagens automaticamente, isso interferirá nas regras de retenção do Vault. Faça login no Admin Console e altere essa configuração para Não excluir mensagens de e-mail e de bate-papo automaticamente.
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Considere ativar o armazenamento de e-mails abrangente. Outros produtos do Google podem enviar e-mails em nome de um usuário. Com essa configuração, uma cópia dessas mensagens é armazenada na caixa de e-mails do Gmail do usuário e fica disponível para o Vault. Saiba mais
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Considere ativar o histórico de chat da organização. As regras de retenção e as guardas de documentos sempre são válidas para os espaços do Chat. Mas elas só são válidas para as mensagens diretas quando o histórico está ativado.
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Considere a possibilidade de ativar o arquivamento de mensagens nos grupos de interesse do Grupos do Google para empresas. O Vault pode guardar, reter e pesquisar mensagens apenas nos grupos com essa configuração ativada. Mas os proprietários do grupo podem alterá-la. Nesse caso, as mensagens desse grupo continuarão disponíveis nas caixas de e-mails dos usuários.
Etapa 1. Comprar licenças do Vault se necessário
O Vault está incluído na maioria das edições do Google Workspace, mas é um complemento em algumas delas. Você pode atribuir licenças a todos os usuários (licenciamento completo da organização) ou apenas a alguns deles (licenciamento parcial da organização).
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Comprar licenças do Vault para sua organização É preciso uma licença do Vault para cada usuário que estará sujeito a retenção e guarda de documentos. Fale com as pessoas da organização que conhecem os requisitos comerciais e legais para saber quem precisa de uma licença do Vault.
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Atribua as licenças do Vault aos usuários.
Etapa 2. Controlar quem pode fazer login no Vault
Para permitir que os usuários façam login no Vault, ative o produto para todos os usuários ou apenas alguns. Saiba como
Observação:
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Essa configuração não define as contas que o Vault pode reter, guardar e pesquisar. Todas as contas de usuário com licenças do Vault e do G Suite podem ser retidas, guardadas e pesquisadas.
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Essa configuração não define as contas que podem alterar as regras de retenção, pesquisar dados ou executar outras funções no Vault. Os usuários precisam ter os privilégios do Vault apropriados para usar o produto.
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Se você ativar o Vault para toda a organização, o ícone dele aparecerá na lista de apps de todos os usuários. Se a organização tiver configurado unidades organizacionais, restrinja o acesso a elas com os privilégios do Vault.
Etapa 3. (Opcional) Conceder privilégios do Vault a usuários autorizados
Conceda privilégios aos usuários que poderão criar regras de retenção e guardas de documentos ou fazer investigações. A princípio, somente os superadministradores podem usar os recursos do Vault. Saiba como
Etapa 4. Fazer login no Vault
Se você tiver comprado o Vault ou iniciado o teste de 30 dias recentemente, recomendamos que aguarde de 30 a 60 minutos antes de fazer login no Vault. Se você fizer login imediatamente após a compra, talvez não possa acessar todos os recursos do Vault.
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Acesse https://vault.google.com.
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Faça login com seu nome de usuário e senha do Google Workspace.
Outros usuários autorizados da organização poderão fazer login no Vault da mesma forma após você conceder acesso a eles.
Etapa 5. Definir as regras de retenção padrão da organização
Defina regras de retenção para controlar por quanto tempo os dados são retidos até que possam ser removidos das contas de usuário e de todos os sistemas do Google. Recomendamos que você consulte a equipe jurídica da sua organização ao configurar regras de retenção.
Antes de começar, saiba como funciona a retenção. As etapas a seguir descrevem como definir as regras de retenção padrão, mas você pode definir regras personalizadas.
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
- No Vault, clique em Retenção. Se a opção Retenção não estiver disponível, peça a um administrador do Google Workspace que conceda a você privilégios do Vault ("Gerenciar políticas de retenção").
- Na guia Regras padrão, clique em um serviço, como o Drive
ou o Gmail
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Escolha por quanto tempo as mensagens ou os arquivos devem ser mantidos:
- Para reter dados de forma permanente, selecione Indefinidamente.
- Para reter dados por um determinado período, selecione Período de retenção e digite o número de dias (de 1 a 36.500). O período de retenção é calculado com base nestas datas de início:
- Mensagens do Gmail, Grupos e Chat: número de dias desde o envio ou recebimento da mensagem.
- Drive: número de dias desde a criação ou última modificação do arquivo.
- Voz: número de dias desde o envio ou recebimento dos dados.
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Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com os dados depois dele:
- Para eliminar apenas os dados que os usuários já excluíram, escolha a primeira opção.
- Para eliminar todos os dados, escolha a segunda opção. Talvez essa regra limpe dados que os usuários querem manter, como mensagens na Caixa de entrada do Gmail ou arquivos no Drive.
O Vault permite que os serviços limpem imediatamente os dados que excedam o período de retenção quando você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários pretendem manter. Só passe para a próxima etapa quando tiver certeza de que a regra está configurada corretamente. -
Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, deverá confirmar para o Vault que você entende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Aceitar para criar a regra.
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Repita esse processo e defina regras de retenção padrão para todos os serviços que você quiser.
O Google Vault já está configurado. O Vault preserva os dados da organização conforme especificado nas regras de retenção que você configurou.
Observações importantes:
- O que acontece após você definir regras de retenção padrão: a menos que exista uma guarda de documentos ou regra personalizada válida, os dados serão preservados conforme a regra de retenção padrão.
- O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem ou um arquivo: a mensagem ou o arquivo são removidos da conta do usuário. Mas quando há uma regra de retenção padrão ou uma regra personalizada válida, a mensagem ou o arquivo continuam disponíveis no Vault durante o período de retenção restante. As mensagens e os arquivos excluídos que foram retidos pelo Vault não são contabilizados na cota de armazenamento do usuário.