Vault instellen voor uw organisatie

Belangrijk: Er worden pas gegevens opgeslagen in Vault nadat u deze stappen heeft doorlopen. Stel bewaarregels in zoals beschreven in stap 5, zodat gegevens worden bewaard in Vault.

Vereisten en aanbevelingen voor de installatie

  • U moet een G Suite-hoofdgebruiker zijn voor uw organisatie om de stappen in deze handleiding te kunnen uitvoeren.

  • Controleer of uw organisatie niet de opslag van e-mails en chatberichten beheert. Als deze functie is geconfigureerd zodat berichten automatisch worden verwijderd, levert dit problemen op met de bewaarregels van Vault. Log in bij de Beheerdersconsole en wijzig deze instelling in E-mails en chatberichten niet automatisch verwijderen.

  • Overweeg uitgebreide berichtopslag in te schakelen. Andere Google-producten kunnen e-mails versturen namens een gebruiker. Deze instelling zorgt dat een kopie van deze berichten wordt opgeslagen in het Gmail-postvak van de gebruiker en beschikbaar is voor Vault. Meer informatie

  • We raden u aan de chatgeschiedenis in te schakelen voor uw organisatie. Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor chatruimten. Ze gelden echter alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld.

  • We raden u aan berichtarchivering in te schakelen voor belangrijke groepen in Google Groepen voor bedrijven. Vault kan alleen berichten bewaren en doorzoeken in groepen waarvoor archivering is ingeschakeld. Groepseigenaren kunnen deze instelling echter wijzigen voor hun groepen. Als een groepseigenaar archivering uitschakelt, zijn de berichten uit die groep nog steeds beschikbaar in de postvakken van gebruikers.

Stap 1. Alleen G Suite Basic: Vault aanschaffen en licenties toewijzen

Vault is inbegrepen bij de meeste G Suite-versies, maar is een add-on voor G Suite Basic-klanten. U kunt licenties toewijzen aan iedereen (licenties toewijzen aan de hele organisatie) of aan een deel van de mensen (licenties toewijzen aan een deel van de organisatie).

  1. Schaf een Vault-licentie aan voor elke gebruiker van wie u gegevens wilt bewaren en doorzoeken. Neem contact op met mensen in uw organisatie die weten wat het bedrijf doet en die de wettelijke vereisten kennen, om te bepalen wie een Vault-licentie nodig heeft.

  2. Wijs Vault-licenties toe aan gebruikers.

Stap 2. Bepalen wie kan inloggen bij Vault

Als u gebruikers wilt toestaan in te loggen bij Vault, schakelt u Vault in voor alle gebruikers of geselecteerde gebruikers. Meer informatie

Opmerking:

  • Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts kunnen worden bewaard of doorzocht door Vault. Alle gebruikersaccounts met een G Suite- en Vault-licentie kunnen worden bewaard en doorzocht en er kan een bewaarplicht op worden geplaatst.

  • Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts bewaarregels kunnen wijzigen, kunnen zoeken naar gegevens of andere Vault-functies kunnen uitvoeren. Gebruikers moeten de juiste Vault-rechten hebben om met Vault te kunnen werken.

  • Als u Vault inschakelt voor iedereen in uw organisatie, verschijnt het Vault-pictogram in de lijst met apps van elke gebruiker. Als organisatie-eenheden zijn ingesteld voor uw organisatie, raden we u aan de toegang te beperken tot organisatie-eenheden met Vault-rechten.

Stap 3. (Optioneel) Vault-rechten geven aan geautoriseerde gebruikers

Geef gebruikers rechten om bewaarregels te maken, bewaarplichten in te stellen of onderzoeken uit te voeren. In eerste instantie kunnen alleen G Suite-hoofdgebruikers Vault-functies gebruiken. Meer informatie

Stap 4. Inloggen bij Vault

Als u Vault onlangs heeft aangeschaft of bent gestart met de proefperiode van dertig dagen, raden we u aan dertig tot zestig minuten te wachten voordat u inlogt bij Vault. Als u meteen na de aanschaf inlogt, heeft u wellicht geen toegang tot alle gedeelten van Vault.

  1. Ga naar https://ediscovery.google.com.

  2. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord van G Suite.

Andere geautoriseerde gebruikers in uw organisatie kunnen op dezelfde manier inloggen bij Vault nadat u ze toegang heeft gegeven.

Stap 5. De standaard bewaarregels instellen voor uw organisatie

Stel bewaarregels in om te bepalen hoelang gegevens worden bewaard voordat ze definitief worden verwijderd uit gebruikersaccounts en alle Google-systemen. We raden u aan contact op te nemen met het juridische team van uw organisatie voordat u bewaarregels instelt.

Stel aangepaste bewaarregels in om gegevens te bewaren die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde periode. Stel een standaard bewaarregel in als u alle gegevens van een service voor alle accounts met een licentie in uw organisatie gedurende een bepaalde periode wilt bewaren. Aangepaste bewaarregels overschrijven standaard bewaarregels, zelfs als de standaard bewaarregel een langere bewaarperiode heeft.

Bekijk voordat u begint hoe bewaren werkt. In de volgende stappen wordt beschreven hoe u standaard bewaarregels instelt. U kunt ook aangepaste bewaarregels instellen.

  1. Klik in het linkernavigatiemenu van Vault op Bewaren.

  2. Klik onder Standaard bewaarregel op een service, zoals Drive of E-mail.

    Opmerking: G Suite Essentials-klanten kunnen alleen bewaarregels instellen voor Drive.

  3. Vink het vakje aan voor Een standaard bewaarregel instellen.

  4. Kies hoelang berichten of bestanden bewaard moeten blijven:

    • Als u gegevens permanent wilt bewaren, selecteert u Onbeperkt.
    • Als u gegevens voor een bepaalde tijd wilt bewaren, voert u het aantal dagen in, van 0 tot 36.500:
      • Berichten in Gmail, Groepen en Chat: Het aantal dagen sinds het bericht is verstuurd.
      • Drive: Het aantal dagen sinds het bestand is gemaakt of voor het laatst is bewerkt.
  5. Als u een tijdsduur heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde tijdsduur moet gebeuren met gegevens:

    • Als u alleen de gegevens definitief wilt verwijderen die gebruikers al hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.
    • Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Hierdoor kunnen gegevens worden verwijderd in de inbox en Drive van gebruikers. De regel geldt ook voor gegevens die al zijn verwijderd.
    Vault staat services meteen nadat u een nieuwe regel heeft ingediend toe gegevens te verwijderen die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden wellicht ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is geconfigureerd.
  6. Klik op Opslaan om de regel te maken. Vault vraagt om bevestiging dat u het effect van deze bewaarregel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Bevestigen om de regel te maken.

  7. Herhaal dit proces voor alle services waarvoor u standaard bewaarregels wilt instellen.

Google Vault is nu ingesteld. Vault bewaart de gegevens van uw organisatie zoals opgegeven in de bewaarregels die u heeft geconfigureerd.

Belangrijke informatie:

  • Wat er gebeurt nadat u standaard bewaarregels heeft ingesteld: Tenzij een aangepaste regel of bewaarplicht geldt, worden gegevens bewaard volgens de criteria in de standaard bewaarregel.
  • Wat er gebeurt als een gebruiker een bericht of bestand verwijdert: Het bericht of bestand wordt verwijderd uit het postvak van die gebruiker. Als echter de standaard bewaarregel of een aangepaste regel van toepassing is, blijft het bericht tot het einde van de bewaarperiode beschikbaar in Vault. Verwijderde berichten en bestanden die worden bewaard door Vault, tellen niet mee voor het opslagquotum van de gebruiker.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?