Aan de slag: Vault-beheerders

Welkom bij Google Vault. Deze handleiding leidt u door de stappen om Vault in te stellen voor uw organisatie.

Belangrijk: Er worden pas gegevens opgeslagen in Vault nadat u deze stappen heeft doorlopen. U moet een standaardbewaarregel en/of aangepaste bewaarregel kiezen, zoals beschreven in Stap 5, voordat uw gegevens worden bewaard in Vault.

Voordat u verder gaat:

  • U moet een G Suite-hoofdgebruiker zijn voor uw organisatie. Alleen hoofdgebruikers kunnen de stappen in deze handleiding uitvoeren.
  • Uw organisatie moet een G Suite-versie aanschaffen waarin Vault kan worden gebruikt. Organisaties die G Suite Basic gebruiken, moeten Vault-licenties aanschaffen.
  • Controleer of uw organisatie niet de opslag van e-mails en chatberichten beheert. Als deze functie is geconfigureerd zodat berichten automatisch worden verwijderd, levert dit problemen op met de bewaarregels van Vault. Log in bij de beheerdersconsole en wijzig deze instelling in E-mails en chatberichten niet automatisch verwijderen.
  • Overweeg uitgebreide berichtopslag in te schakelen. Met deze instelling wordt er een kopie van alle verzonden of ontvangen berichten in uw domein opgeslagen in de Gmail-postvakken van de betreffende gebruikers, inclusief berichten die zijn verzonden of ontvangen door niet-Gmail-postvakken.

Klik op de stappen hieronder om te zien wat u bij elke stap moet doen.

1. Vault-licenties toewijzen (alleen G Suite Basic)

Vault is inbegrepen bij de meeste G Suite-versies, maar is een add-on voor G Suite Basic-klanten. U kunt licenties toewijzen aan iedereen (licenties toewijzen aan het hele domein) of aan een deel van de mensen (licenties toewijzen aan een deel van het domein).

  1. Neem contact op met mensen in uw organisatie die weten wat het bedrijf doet en die de wettelijke vereisten kennen, om te bepalen wie een Vault-licentie nodig heeft.
  2. Volg de stappen in het artikel Licentieverlening voor het volledige domein of een deel van het domein.
2. Bepalen wie kan inloggen bij Vault

U kunt bepalen wie in uw organisatie de Vault-service ziet in zijn account. Houd rekening met het volgende:

  • Als u Vault in- of uitschakelt, heeft dit geen invloed op welke accounts worden gearchiveerd in Vault. Alle gebruikersaccounts met een Vault-licentie kunnen worden gearchiveerd.
  • Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts bewaarregels kunnen wijzigen, kunnen zoeken naar gegevens of andere Vault-functies kunnen uitvoeren. Gebruikers moeten de juiste Vault-rechten hebben om met Vault te kunnen werken.
  • Als u Ingeschakeld voor iedereen kiest, verschijnt het Vault-pictogram in de lijst met apps van elke gebruiker. Sommige gebruikers vinden het misschien verwarrend om een app te zien die ze niet kunnen gebruiken. Als uw domein organisatie-eenheden heeft, raden we u aan de toegang te beperken tot organisatie-eenheden met Vault-rechten.

Ga als volgt te werk om gebruikers toe te staan in te loggen bij Vault:

  1. Log in bij de beheerdersconsole.
  2. Klik op het dashboard op Apps en klik vervolgens op G Suite.
  3. Klik op Vault en kies een van de volgende opties:
    • Ingeschakeld voor iedereen: Iedereen in uw organisatie heeft toegang tot Vault.
    • Ingeschakeld voor bepaalde organisatie-eenheden: Alleen door u gespecificeerde organisatie-eenheden hebben toegang tot Vault. Meer informatie over het maken van OE's.
    • Uitgeschakeld: niemand in uw organisatie heeft toegang tot Vault.
3. Rechten geven aan geautoriseerde werknemers

Geef werknemers rechten om bewaarregels te maken, bewaarplichten in te stellen of onderzoeken uit te voeren. Deze stap is niet verplicht wanneer u Vault voor het eerst instelt.

  1. Zorg dat u de verschillende rechten die u kunt toekennen aan gebruikers begrijpt.
  2. Volg de stappen in het artikel Beheerdersrechten toekennen.
4. Inloggen bij Vault
Nadat u Vault heeft aangeschaft, of de proefperiode van 30 dagen is ingegaan, raden we u aan 30 tot 60 minuten te wachten voordat u inlogt via https://ediscovery.google.com. Als u meteen na de aanschaf inlogt, ziet u misschien niet alle gedeelten van Vault waar u toegang toe heeft.

Nu Google Vault is ingeschakeld en licenties zijn toegewezen in de Admin Console, logt u als volgt in bij Vault:

  1. Ga naar https://ediscovery.google.com.
  2. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord van G Suite.

Andere geautoriseerde werknemers in uw domein loggen op dezelfde manier in bij Vault nadat u ze toegang heeft verleend.

5. De standaardbewaarperiode instellen voor uw organisatie

Stel standaardbewaarbeleid in waarmee u bepaalt hoelang gegevens worden bewaard voordat deze definitief worden verwijderd uit gebruikersaccounts en alle systemen van Google. Als het goed is, heeft uw organisatie een beleid voor hoelang gegevens bewaard moeten blijven. We raden u aan contact op te nemen met het juridische team van uw organisatie voordat u bewaarregels instelt.

Meer informatie over hoe bewaren werkt.

  1. Klik in Vault in het linker navigatiemenu op Bewaren.
  2. Klik onder Standaardbewaarregel op een service, zoals Drive of E-mail.

    Opmerking: Drive Enterprise-klanten kunnen alleen bewaarregels instellen voor Drive.
  3. Vink het vakje aan voor Een standaardbewaarregel instellen.
  4. Kies hoelang berichten of bestanden bewaard moeten blijven:
    • Kies Onbeperkt om gegevens permanent te bewaren. Klik op Opslaan om de standaardbewaarregel te maken. U bent klaar.
    • Voer een aantal dagen in, van 0 tot 36.500:
      • Gmail-berichten, berichten in groepen en chatberichten: Het aantal dagen sinds het bericht is verzonden. 
      • Drive: Het aantal dagen sinds het bestand is gemaakt of voor het laatst is bewerkt.
  5. Kies wat er na de ingestelde tijdsduur moet gebeuren met de gegevens:
    • Kies de eerste optie om alleen berichten of bestanden permanent te verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd
    • Kies de tweede optie om alle berichten en bestanden te verwijderen. Dit geldt ook voor gegevens in de inbox en Drive van gebruikers. Het geldt ook voor gegevens die al zijn verwijderd. 
    Vault begint meteen nadat u een nieuwe regel heeft ingediend met het verwijderen van gegevens die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden wellicht ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is geconfigureerd. 
  6. Klik op Doorgaan.

Belangrijke informatie:

  • Wat er gebeurt nadat u standaardbewaarregels heeft ingesteld: Tenzij een aangepaste regel of bewaarplicht geldt, worden gegevens bewaard volgens de criteria in de standaardbewaarregel.
  • Wat er gebeurt als een gebruiker een bericht of bestand verwijdert: Het bericht of bestand wordt verwijderd uit het postvak van die gebruiker. Als echter de standaardbewaarregel of een aangepaste regel van toepassing is, blijft het bericht tot het einde van de bewaarperiode beschikbaar in Vault.

Google Vault is nu klaar voor gebruik. Vault bewaart de gegevens van uw domein volgens de geconfigureerde bewaarregels. Meer informatie over de standaardbewaarregel en aangepaste regels.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?