조직에 Vault 설정하기

중요: Vault에 데이터를 보관하려면 이 단계를 완료해야 합니다. Vault에서 데이터를 보관하려면 5단계에 설명된 보관 규칙을 설정하세요.

요구사항 및 권장사항 설정하기

  • 조직의 Google Workspace 최고 관리자만 이 가이드에 설명된 단계를 완료할 수 있습니다.

  • 조직에서 이메일 및 채팅 메시지 저장소를 관리하고 있지 않은지 확인합니다. 자동으로 메시지가 삭제되도록 기능이 구성되면 Vault 보관 규칙이 방해를 받게 됩니다. 관리 콘솔에 로그인하여 이 설정을 이메일 및 채팅 메시지를 자동으로 삭제하지 않음으로 변경합니다.

  • 포괄적인 메시지 저장소를 사용하도록 설정하는 것이 좋습니다. 다른 Google 제품에서 사용자를 대신하여 이메일을 보낼 수 있습니다. 이 설정을 사용하면 해당 메일의 사본이 사용자의 Gmail 편지함에 저장되고 Vault에서 이를 사용할 수 있습니다. 자세히 알아보기

  • 조직에 채팅 기록을 사용 설정하는 것이 좋습니다. 보관 규칙 및 보존 조치는 항상 Chat 공간에 적용되지만, 채팅 메시지에 적용되려면 채팅 기록이 사용 설정되어야 합니다.

  • Google Groups for Business에서 관심 있는 그룹에 대해 메일 보관처리 기능을 사용 설정하는 것이 좋습니다. Vault에서는 보관처리 기능이 사용 설정된 그룹의 메일만 보존 조치, 보관, 검색할 수 있습니다. 하지만 그룹 소유자는 그룹의 이러한 설정을 변경할 수 있습니다. 그룹 소유자가 보관처리 기능을 사용 중지해도 사용자의 편지함에서 해당 그룹의 메일을 여전히 볼 수 있습니다.

1단계: 필요한 경우 Vault 라이선스 구매하기

Vault는 대부분의 Google Workspace 버전에 포함되어 있지만 일부 버전에서는 부가기능입니다. 라이선스를 구매하여 모든 사용자에게 할당하거나(전체 조직 라이선스) 일부 사용자에게만 할당(부분 조직 라이선스)할 수 있습니다.

  1. 조직의 Vault 라이선스를 구입합니다. 데이터를 보관하고 검색하려는 모든 사용자에 대해 Vault 라이선스가 필요합니다. Vault 라이선스가 필요한 사용자를 결정하기 위해 조직 내에서 업무 및 현지 법규를 잘 알고 있는 담당자에게 문의합니다.

  2. 사용자에게 Vault 라이선스를 할당합니다.

2단계: Vault에 로그인할 수 있는 사용자 지정하기

사용자가 Vault에 로그인하도록 허용하려면 모든 사용자 또는 선택한 사용자에 대해 Vault를 사용 설정합니다. 방법 알아보기

참고:

  • 이 설정은 Vault에서 어떤 계정을 보관, 보존 조치, 검색할 수 있는지에는 영향을 미치지 않습니다. G Suite 및 Vault 라이선스가 있는 모든 사용자 계정을 보관, 보존 조치, 검색할 수 있습니다.

  • 이 설정은 어떤 계정이 보관 규칙 변경, 데이터 검색 또는 기타 Vault 기능을 수행할 수 있는지에는 영향을 미치지 않습니다. 사용자는 적합한 Vault 권한이 있어야 Vault에서 작업할 수 있습니다.

  • 조직의 모든 사용자에 대해 Vault를 사용 설정하면 Vault 아이콘이 모든 사용자의 앱 목록에 표시됩니다. 조직에서 조직 단위를 설정한 경우 Vault 권한이 있는 조직 단위에 대한 액세스를 제한하는 것이 좋습니다.

3단계: (선택 사항) 승인된 사용자에게 Vault 권한 부여하기

보관 규칙을 만들고 보존 조치 또는 조사를 수행하려는 사용자에게 권한을 부여합니다. 처음에는 최고 관리자만 Vault 기능을 사용할 수 있습니다. 방법 알아보기

4단계: Vault에 로그인하기

최근에 Vault를 구매했거나 30일 무료 체험을 시작한 경우 Vault에 로그인하기 전에 30~60분 정도 기다리는 것이 좋습니다. 구매 후 바로 로그인하면 일부 Vault에 액세스하지 못할 수 있습니다.

  1. https://vault.google.com으로 이동합니다.

  2. Google Workspace 사용자 이름과 비밀번호로 로그인합니다.

조직에서 액세스 권한을 부여받은 다른 승인된 사용자도 같은 방식으로 Vault에 로그인할 수 있습니다.

5단계: 조직의 기본 보관 규칙 설정하기

보관 규칙을 설정하여 사용자 계정 및 모든 Google 시스템에서 데이터가 삭제되기까지의 데이터 보관 기간을 관리합니다. 보관 규칙을 설정하는 경우 조직의 법무팀에 문의하는 것이 좋습니다.

시작하기 전에 데이터 보관 방식에 대해 알아보세요. 다음 단계에서는 기본 보관 규칙을 설정하는 방법에 대해 설명하지만, 맞춤 보관 규칙을 설정할 수도 있습니다.

맞춤 보관 규칙을 설정하여 일정 기간 동안 특정 조건과 일치하는 데이터를 보관합니다. 조직의 모든 라이선스 계정에 대한 서비스의 모든 데이터를 일정 기간 동안 보관해야 하는 경우 기본 보관 규칙을 설정합니다. 기본 보관 규칙의 보관 기간이 더 긴 경우에도 맞춤 보관 규칙이 기본 보관 규칙보다 우선 적용됩니다.

  1. Vault에서 보관을 클릭합니다. 보관이 표시되지 않으면 Google Workspace 관리자에게 Vault 권한('보존 정책 관리')을 요청하세요.
  2. 기본 규칙 탭에서 Drive "" 또는 Gmail ""과 같은 서비스를 클릭합니다.
  3. 메일 또는 파일을 보관할 기간을 선택합니다.

    • 데이터를 영구 보관하려면 무기한을 선택합니다.
    • 일정 기간 동안 데이터를 보관하려면 보관 기간을 선택하고 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다. 보관 기간은 다음 시작 시간을 기준으로 계산됩니다.
      • Gmail, 그룹스, Chat 메시지: 메시지가 전송 또는 수신된 이후의 보관 일수
      • Drive: 파일이 생성되거나 최종 수정된 이후의 보관 일수
      • Voice: 데이터가 전송 또는 수신된 이후의 보관 일수
  4. 보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 지난 후의 데이터 처리 방법을 선택합니다.

    • 사용자가 이미 삭제한 데이터만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
    • 모든 데이터를 영구 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 이 규칙을 사용하면 Gmail 받은편지함의 메일 또는 Drive의 파일 등 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다.
    새 규칙을 설정하는 즉시 Vault에서는 보관 기간을 초과하는 데이터를 삭제할 수 있습니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었다고 확인될 때까지 다음 단계로 진행하지 마시기 바랍니다.
  5. 만들기를 클릭합니다. 보관 기간을 설정한 경우, 보관 규칙이 미치는 영향을 이해했는지 확인하는 메시지가 Vault에 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 동의를 클릭하여 규칙을 생성합니다.

  6. 기본 보관 규칙을 설정하려는 모든 서비스에서 이 과정을 반복합니다.

Google Vault의 설정이 완료되었습니다. Vault에서는 구성한 보관 규칙에 지정된 대로 조직의 데이터를 보존합니다.

중요사항:

  • 기본 보관 규칙을 설정한 후: 맞춤 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않는 한 기본 보관 규칙에 따라 데이터가 보존됩니다.
  • 사용자가 메일 또는 파일을 삭제한 후: 사용자 계정에서 메일 또는 파일이 삭제됩니다. 하지만 기본 보관 규칙 또는 맞춤 규칙이 적용되는 경우 보관 기간이 만료될 때까지 메일 또는 파일은 계속 Vault에 보관됩니다. 사용자가 삭제한 후 Vault에 보관된 메일 및 파일은 사용자에게 할당된 저장소 용량에 포함되지 않습니다.
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