Guida rapida per gli amministratori di Vault

Ti diamo il benvenuto in Google Vault. Questa guida illustra i passaggi della configurazione di Vault per un corretto utilizzo nella tua organizzazione.

Importante: Vault non conserverà i dati fino al completamento di questa procedura. Affinché Vault conservi i dati, devi scegliere una regola di conservazione predefinita e/o personalizzata secondo quanto descritto al passaggio 5.

Prima di continuare:

  • Sei un super amministratore di G Suite dell'organizzazione: solo i super amministratori possono completare i passaggi descritti in questa guida.
  • La tua organizzazione deve acquistare un'edizione di G Suite che includa Vault. Le organizzazioni che utilizzano G Suite Basic devono acquistare le licenze Vault.
  • Verifica che la tua organizzazione non gestisca l'archiviazione di messaggi email e chat. Se questa funzionalità è configurata in modo da eliminare automaticamente i messaggi, interferirà con le regole di conservazione di Vault. Devi accedere alla Console di amministrazione e modificare l'impostazione in Non eliminare automaticamente i messaggi email e chat.
  • Valuta l'opportunità di attivare l'archiviazione completa dei messaggi. Questa impostazione assicura che una copia di tutti i messaggi inviati o ricevuti nel dominio, inclusi i messaggi inviati o ricevuti da caselle di posta non Gmail, sia archiviata nelle caselle di posta Gmail degli utenti associate.

Fai clic su ognuno dei passaggi seguenti per istruzioni su come completarlo.

1. Assegna le licenze di Vault (solo per G Suite Basic)

Vault è incluso nella maggior parte delle edizioni di G Suite, ma è un componente aggiuntivo per i clienti di G Suite Basic. Puoi assegnare le licenze a tutti gli utenti (assegnazione di licenze per dominio completo) o solo a un sottoinsieme di utenti (assegnazione di licenze per dominio parziale).

  1. Per stabilire a chi assegnare una licenza Vault, parla con i dipendenti dell'organizzazione che ne comprendono il funzionamento e i requisiti di legge.
  2. Segui i passaggi indicati nell'articolo relativo all'assegnazione di licenze per dominio completo o dominio parziale.
2. Stabilisci chi può accedere a Vault

Puoi specificare quali utenti della tua organizzazione possono vedere il servizio Vault nel proprio account. Tieni presente che:

  • L'attivazione o la disattivazione di Vault non influisce sulla definizione degli account che possono essere archiviati da Vault. Possono essere archiviati tutti gli account utente che dispongono di licenze per Vault.
  • Questa impostazione non influisce sulla definizione degli account che possono cambiare le regole di conservazione, ricercare dati o eseguire altre funzioni di Vault. Per utilizzare Vault, gli utenti devono disporre dei privilegi per Vault adeguati.
  • Se scegli Attivo per tutti, negli elenchi delle app di tutti gli utenti verrà visualizzata l'icona di Vault. Alcuni utenti potrebbero essere confusi dalla presenza di un'app che sembra non funzionante. Se il tuo dominio comprende unità organizzative, consigliamo di riservare l'accesso alle sole unità organizzative con privilegi per Vault.

Per consentire agli utenti di accedere a Vault:

  1. Accedi alla Console di amministrazione.
  2. Nella dashboard, fai clic su Applicazioni, quindi su G Suite.
  3. Fai clic su Vault e scegli una delle seguenti opzioni:
    • Attivo per tutti: tutti i membri dell'organizzazione potranno accedere a Vault.
    • Attivo per alcune organizzazioni: solo le unità organizzative da te specificate possono accedere a Vault. Ulteriori informazioni sulla creazione di unità organizzative.
    • DISATTIVATO: nessun utente dell'organizzazione potrà accedere a Vault.
3. Concedi privilegi ai dipendenti autorizzati

Concedi gli opportuni privilegi ai dipendenti che vuoi autorizzare a creare regole di conservazione, applicare blocchi o eseguire indagini. Questo passaggio non è obbligatorio per la configurazione iniziale di Vault.

  1. Analizza i vari tipi di privilegi che è possibile concedere agli utenti.
  2. Segui i passaggi indicati nell'articolo Concessione dei privilegi di amministratore.
4. Accedi a Vault
Dopo aver acquistato Vault o dopo l'inizio del periodo di prova di 30 giorni, ti consigliamo di attendere da 30 a 60 minuti prima di eseguire l'accesso a https://ediscovery.google.com. Se accedi immediatamente dopo l'acquisto, potresti non visualizzare tutte le sezioni di Vault per le quali disponi dei diritti di accesso.

Dopo aver abilitato Google Vault e assegnato le licenze nella Console di amministrazione, accedi a Vault procedendo come segue:

  1. Vai a https://ediscovery.google.com
  2. Accedi con il nome utente e la password di G Suite.

Gli altri dipendenti autorizzati del dominio potranno accedere a Vault nello stesso modo, dopo che avrai concesso loro l'accesso.

5. Configura il periodo di conservazione predefinito dell'organizzazione

Imposta criteri di conservazione predefiniti per controllare la durata di conservazione dei dati prima della loro eliminazione definitiva dagli account degli utenti e da tutti i sistemi Google. L'organizzazione deve predisporre alcuni criteri per coprire la durata del periodo di conservazione dei dati. Quando configuri le regole di conservazione, ti consigliamo di consultare l'ufficio legale dell'organizzazione.

Leggi ulteriori informazioni sul funzionamento della conservazione.

  1. In Vault, fai clic su Conservazione dei dati nella navigazione a sinistra.
  2. In Regola di conservazione predefinita, fai clic su un servizio, come Drive o Gmail.

    Nota: i clienti di Drive Enterprise possono impostare regole di conservazione solo per Drive.
  3. Seleziona la casella Imposta una regola di conservazione predefinita.
  4. Scegli per quanto tempo vuoi conservare i messaggi o i file:
    • Scegli Sempre per conservare i dati in modo permanente. Fai clic su Salva per creare la regola di conservazione predefinita. È tutto.
    • Inserisci il numero di giorni, da 0 a 36.500:
      • Gmail, Gruppi e messaggi di chat: giorni trascorsi da quando il messaggio è stato inviato. 
      • Drive: giorni trascorsi dalla creazione o dall'ultima modifica del file.
  5. Seleziona l'azione da eseguire quando i dati superano la durata di conservazione che hai specificato:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i messaggi o i file che sono già stati eliminati dagli utenti
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i messaggi e i file, inclusi i dati che si trovano nelle caselle di posta e nei Drive degli utenti. Sono inclusi anche i dati che sono già stati eliminati. 
    Non appena invii una nuova regola, Vault inizia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  6. Fai clic su Continua.

Note importanti

  • Cosa succede in seguito all'impostazione delle regole di conservazione predefinite: i dati saranno conservati in base alla regola di conservazione predefinita, a meno che non siano soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.
  • Che cosa succede quando un utente elimina un messaggio o un file: il messaggio o il file viene rimosso dall'account dell'utente. Tuttavia, quando si applica una regola di conservazione predefinita o una regola personalizzata, il messaggio o il file resta comunque disponibile in Vault per la parte restante del periodo di conservazione.

A questo punto Google Vault è attivo e operativo. Vault conserverà i dati del dominio come specificato nelle regole di conservazione che hai configurato. Leggi ulteriori informazioni sulla regola di conservazione predefinita e sulle regole personalizzate.

È stato utile?
Come possiamo migliorare l'articolo?