Как настроить правила хранения для Gmail и классической версии Hangouts

С помощью правил хранения можно задать срок хранения данных Gmail и классической версии Hangouts, необходимых для использования в юридических целях.

Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.

Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, вы рискуете потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении параметров хранения. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Важная информация о хранении сообщений

Требуется действие: подготовьтесь к переходу на Hangouts Chat

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition. ​Learn more.

Цепочки писем и отдельные сообщения Gmail обрабатываются по-разному

В отношении цепочек писем действуют перечисленные ниже правила.

  • Если по специальному правилу сохраняется одно из сообщений цепочки, будет сохранена и вся цепочка.
  • При удалении одного из сообщений цепочки, на которое не распространяется правило хранения, сама цепочка сохраняется.
  • Если заданы правила с использованием ярлыков, то определение сроков и условий хранения происходит на основе даты последнего применения ярлыка к сообщению в цепочке. Ознакомьтесь с примером 1.
  • Неудаленные черновики обрабатываются так же, как и другие сообщения. Если вы создадите правило по умолчанию или специальное правило, оно будет распространяться и на неудаленные черновики в вашем домене. Чтобы этого не происходило, выберите параметр Не включать черновики при создании правила хранения. Удаленные черновики будут стерты окончательно через 30 дней, несмотря на правила хранения и запреты.
Сценарии удаления сообщений

Предположим, администратор Сейфа создал специальное правило с 180-дневным периодом хранения, которое применяется к определенному типу сообщений Gmail. По истечении указанного периода такие сообщения (независимо от их статуса) безвозвратно удаляются из почтовых ящиков.

Процедура и срок удаления писем будут зависеть от действий пользователей.

Сценарий 1. Сообщение остается в почтовом ящике некоторых пользователей.

Предположим, сообщение получено 1 мая.

Вот что происходит далее:

  • Сейф удаляет письмо из почтовых ящиков пользователей на 181-й день (на следующий день после завершения периода хранения). 
  • Начинается период ожидания окончательного удаления. В течение 30 последующих дней администратор Сейфа может просматривать это письмо в результатах поиска и экспортировать его.
  • Окончательное удаление происходит на 211-й день (181 и ещё 30 дней), то есть 28 ноября. 

Сценарий 2. Получив письмо, некоторые пользователи в тот же день удаляют его навсегда.

Сообщение получено, и некоторые пользователи удаляют его навсегда 1 мая.

Вот что происходит далее:

  • В тот день, когда пользователи удаляют письмо из почтовых ящиков навсегда, начинается период ожидания окончательного удаления.
  • Дата окончательного удаления зависит от периода хранения: 1 мая (дата получения или отправки) + 180-дневный период хранения. Окончательное удаление происходит 28 октября.

Сценарий 3. Во время периода хранения некоторые пользователи удаляют сообщение навсегда.

Сообщение получено 1 мая, а на 40-й день некоторые пользователи удаляют его навсегда.

Вот что происходит далее:

  • На 40-й день начинается период ожидания окончательного удаления.
  • Дата окончательного удаления зависит от периода хранения: 1 мая (дата получения или отправки) + 180-дневный период хранения. Окончательное удаление происходит 28 октября.
Примечание. Если сообщение удалено навсегда менее чем за 30 дней до окончания периода хранения, он может завершиться раньше, чем период ожидания окончательного удаления

Сценарий 4. В период хранения некоторые пользователи отправляют сообщение в корзину.

Сообщение получено 1 мая. На 160-й день пользователи отправляют сообщение в корзину, которую затем не очищают. Иными словами, письмо не удаляется навсегда.

Вот что происходит далее:

  • На 181-й день сообщение удаляется из корзины. (По умолчанию письма в Gmail окончательно удаляются из корзины через 30 дней, но в данном случае, согласно правилу хранения, это происходит на 181-й день.)
  • Начинается период ожидания окончательного удаления.
  • Окончательное удаление происходит на 211-й день (181 и ещё 30 дней), то есть 28 ноября.
Дополнительные примеры действия правил хранения

В приведенных ниже примерах описаны некоторые факторы, влияющие на срок хранения сообщений и время их удаления.

Пример 1. Сообщения без ярлыка не продлевают срок хранения цепочки.

Если в Gmail применяется ярлык, он присваивается только тем сообщениям, которые уже есть в цепочке. С новыми письмами в цепочке этого не происходит. Если специальное правило хранения, заданное с использованием ярлыков, применяется к сообщению в цепочке, она сохраняется целиком, пока последнее письмо с ярлыком не будет удалено из почтового ящика пользователя. Ответы на последнее письмо с ярлыком не продлевают период хранения этой цепочки.

В этом примере заданы следующие правила хранения сообщений:

  • Согласно специальному правилу сообщения с ярлыком должны храниться в течение трех лет.
  • Правило по умолчанию не задано.

Действие Описание
1. Ярлык применен пользователем 31 марта 2013 г.
2. Все сообщения с ярлыком удаляются 31 марта 2016 г. На ответы без ярлыка правила хранения не распространяются.

Пример 2. В отношении цепочек действует специальное правило, которое предусматривает самый продолжительный период хранения.

Если в цепочке с ярлыком в отношении нового ответа действует другое специальное правило, вся цепочка сохраняется согласно наиболее продолжительному периоду хранения. В этом примере заданы следующие правила хранения сообщений:

  • Согласно специальному правилу сообщения с ярлыком должны храниться в течение трех лет.
  • Согласно другому специальному правилу сообщения с параметром sent_after: 2013-07-01 хранятся в течение семи лет.
  • Правило по умолчанию не задано.
Действие Описание
1. Ярлык применен пользователем 31 марта 2013 г.
2. Последнее сообщение получено 31 июля 2013 г.
3. Последнее сообщение получено после 1 июля 2013 г., поэтому цепочка удаляется через семь лет после его получения.

Пример 3. Сообщения, в отношении которых действует только правило по умолчанию, не продлевают период хранения цепочки.

Если новый ответ на цепочку с ярлыком подпадает под действие только правила по умолчанию и не соответствует условиям специального правила, он не продлевает период хранения цепочки. Часть цепочки, подпадающая под действие специального правила, удаляется, а сообщения, подпадающие под действие правила по умолчанию, сохраняются.

В этом примере заданы следующие правила хранения сообщений:

  • Правило по умолчанию предусматривает хранение сообщений в течение пяти лет.
  • Согласно специальному правилу сообщения с ярлыком должны храниться в течение трех лет.
Действие Описание
1. Ярлык применен пользователем 31 марта 2013 г.
2. Сообщения с ярлыком удаляются через 3 года.
3. Согласно правилу по умолчанию сообщения без ярлыка хранятся в течение пяти лет.
Системные ярлыки Gmail могут влиять на работу правил хранения

В Gmail для организации писем используются ярлыки. Они бывают двух типов:

  • Доступные пользователю. Эти ярлыки видны в интерфейсе Gmail, и некоторые из них есть во всех аккаунтах. Пользователи также могут создавать собственные ярлыки.
  • Системные ярлыки. Эти ярлыки используются алгоритмами Gmail для классификации сообщений и не видны конечным пользователям.

Системные ярлыки помогают правильно классифицировать письма в ящиках пользователей Gmail. Например, сообщениям из банка может быть присвоен ярлык finance, а подтверждениям бронирования от отелей – ярлык travel.

Если пользователь создает ярлык, название которого совпадает с одним из системных, алгоритмы Gmail отличают их друг от друга. Однако в случае Сейфа это не так. Если добавить правило хранения на основе системного ярлыка, оно будет действовать и для писем с одноименным пользовательским ярлыком.

Предположим, организация обязана хранить всю информацию о корпоративных финансах в течение семи лет.

  • Сотрудников просят создать ярлык finance и применять его ко всем письмам, содержащим финансовую информацию.
  • Некоторым сотрудникам выписки с личного банковского счета приходят на рабочую почту, и Gmail помечает такие письма системным ярлыком finance.

В этом случае правило хранения, настроенное для ярлыка finance, также будет действовать для всех сообщений, содержащих выписки с личных счетов сотрудников.

Рекомендуем с осторожностью использовать следующие ярлыки:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Хранение сообщений в конфиденциальном режиме Gmail

Конфиденциальный режим Gmail позволяет отправителям ограничивать степень доступа получателей к содержимому сообщений. Эта функция доступна во всех личных аккаунтах Gmail и в доменах G Suite, в которых она включена.

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, текст письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP отправляется только тема и тело письма, содержащее ссылку. Подробнее об отправке сообщений в конфиденциальном режиме Gmail

Сообщения, отправленные пользователями вашего домена в конфиденциальном режиме

Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Сейф можно использовать для хранения, поиска и экспорта всех конфиденциальных сообщений, отправленных сотрудниками, а также для установки запретов на удаление.

Конфиденциальные письма, отправленные после 30 ноября 2018 г., доступны Сейфу в почтовых ящиках всех отправителей и получателей внутри организации. Такие письма всегда доступны Сейфу, даже если отправитель указал срок окончания действия или отменил доступ к конфиденциальным сообщениям.

Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от отправителей за пределами домена 

Даже если в вашем домене отключен конфиденциальный режим Gmail, ваши сотрудники могут получать электронные письма, отправленные в этом режиме другими пользователями G Suite и с личных аккаунтов Gmail.

Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от внешних пользователей, принадлежат отправителям: у Сейфа нет доступа к таким письмам. Вы можете хранить и экспортировать заголовки и темы таких писем от внешних отправителей, а также выполнять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Однако нельзя выполнять поиск по содержимому или прикрепленным файлам конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также экспортировать эти данные.

Примечание. Администраторы G Suite могут создать правило, блокирующее отправленные в ваш домен конфиденциальные сообщения.

Какие правила хранения действуют для сообщений в конфиденциальном режиме

К сообщениям в конфиденциальном режиме применяются те же правила хранения Gmail, что и к любым другим типам писем. Чтобы установить правило хранения исключительно для сообщений в конфиденциальном режиме, воспользуйтесь ярлыком label:confidentialmode.

Как создать специальное правило хранения для Gmail и классической версии Hangouts

Специальные правила позволяют задать срок хранения для определенного типа данных (писем из какого-либо подразделения, сообщений за выбранный период или с указанными ключевыми словами и т. д.). Они имеют приоритет над правилами по умолчанию. Если сообщение или файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.

Чтобы создать специальное правило хранения:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. Нажмите кнопку Создать правило.
  4. Укажите, что правило нужно применять к почте.
  5. Выберите организационное подразделение в раскрывающемся списке.
  6. Укажите условия, при которых к сообщениям будет применяться правило.
    • Введите дату отправки писем, подпадающих под действие правила. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, полученным после нее. Если только дату окончания – ко всем сообщениям, полученным до нее.
    • Введите ключевые слова, которые могут содержать сообщения. Также можно использовать операторы поиска.
      Примечание. Использовать подстановочные знаки (*) в правилах хранения нельзя.
    • По умолчанию правила хранения также применяются к черновикам писем. Чтобы исключить черновики, установите соответствующий флажок.
  7. Укажите срок хранения сообщений.
    • Выберите Бессрочно, чтобы хранить данные, соответствующие установленным параметрам, неограниченное время. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  8. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока.
    • Если нужно окончательно стирать только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы окончательно стирать сообщения, уже удаленные пользователями, и письма в их почтовых ящиках, выберите второй вариант.
  9. Нажмите Предварительный просмотр. Откроется список сообщений или файлов, которые подпадают под действие правила хранения. Убедитесь, что правило настроено верно и данные, которые могут понадобиться пользователям, не будут окончательно удалены.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  10. В зависимости от типа создаваемого правила выполните одно из действий, указанных ниже.
    • Нажмите Сохранить, чтобы создать правило, позволяющее хранить сообщения и файлы неограниченное время.
    • Нажмите "Продолжить", чтобы создать правило для удаления сообщений и файлов. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Сохранить.

Важная информация

  • Псевдонимы электронной почты в поле "Условия". Псевдоним электронной почты – это дополнительный адрес электронной почты, который указывает на основной. Специальные правила хранения не применяются к псевдонимам автоматически, поэтому вам понадобится самостоятельно добавить их в поле Условия.
  • Переименованные пользователи. При изменении имени пользователя специальные правила хранения не меняются автоматически. Они продолжают применяться только к адресам, явным образом указанным в поле Условия. Предположим, правило настроено для сообщений, адресованных пользователю staryiadres@example.com. Если задать для него новое имя novyiadres@example.com, правило будет по-прежнему работать только для сообщений, отправленных по адресу staryiadres@example.com.
  • Изменение специальных правил хранения. Вы можете изменить правило, однако необходимо понимать, каким образом это повлияет на хранящиеся данные. К ним всегда применяется последняя версия правила.

Как настроить правила хранения по умолчанию для Gmail и классической версии Hangouts

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям и файлам, для которых не заданы специальные правила или запреты на удаление.

Чтобы задать правило хранения по умолчанию для организации:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. В разделе Правила хранения по умолчанию нажмите Почта.
  4. Установите флажок Настроить правило хранения по умолчанию.
  5. Укажите срок хранения сообщений.
    • Выберите Бессрочно, чтобы данные сохранялись навсегда. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило. Готово!
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  6. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока.
    • Если нужно окончательно стирать только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы окончательно стирать сообщения, уже удаленные пользователями, и письма в их почтовых ящиках, выберите второй вариант.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  7. Нажмите кнопку Продолжить, чтобы создать правило для удаления данных. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?