Хранение сообщений Gmail

Вы можете задать в Сейфе правила, определяющие срок, в течение которого сообщения Gmail будут храниться в вашей организации для управления данными и предоставления электронных документов.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.

Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, Gmail может немедленно удалить сообщения без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшом количестве аккаунтов.

Основные принципы хранения сообщений Gmail

  • Если на сообщение распространяется запрет на удаление, Gmail не может удалить его без возможности восстановления даже после истечения всех действующих сроков хранения.
  • Специальные правила хранения Gmail отменяют любые правила хранения Gmail, используемые по умолчанию.
  • Если сообщение подпадает под действие нескольких специальных правил хранения, Gmail сохранит сообщение в соответствии с правилом, которое устанавливает наиболее продолжительный срок хранения.
  • Правила Gmail, устанавливающие 30-дневный срок хранения, могут отсрочить момент удаления сообщений без возможности восстановления.

Важная информация о хранении данных в Gmail

Развернуть все   |   Свернуть все

При каких условиях сообщения Gmail удаляются без возможности восстановления

Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления в том случае, если оно соответствует критериям Сейфа и Gmail:

  • К нему не применяются правила хранения.
  • На него не распространяется запрет на удаление.
  • Оно помечено сгенерированным системой Gmail ярлыком ^deleted в течение не менее 30 дней.

Сейф не разрешает Gmail удалить сообщение без возможности восстановления, если на сообщение распространяется действие правила хранения или запрета на удаление. После завершения всех действующих сроков хранения и запретов на удаление Gmail оценивает, можно ли удалить сообщение без возможности восстановления на основании срока, в течение которого оно было помечено ярлыком ^deleted.

При каких условиях применяется ярлык ^deleted

Gmail применяет ярлык ^deleted к сообщениям, которые можно удалить из систем Google. Сообщение получает этот ярлык при любом из следующих действий:

  • Пользователь Gmail очищает корзину или выбирает сообщения в корзине и нажимает кнопку Удалить навсегда.
  • Gmail автоматически удаляет сообщение, которое находилось в корзине 30 дней.
  • Заканчивается срок хранения сообщения, у которого еще нет ярлыка ^deleted.
  • Пользователь Gmail удаляет черновик.

Ярлык ^deleted скрывает сообщения от пользователей Gmail. Чтобы восстановить сообщения с этим ярлыком, пользователям нужно обратиться к администратору G Suite. Тем не менее, пока сообщения с этим ярлыком не будут удалены без возможности восстановления, их можно просматривать в результатах поиска и экспортировать с помощью Сейфа.

Правило Gmail, устанавливающее 30-дневный срок хранения

В Gmail применяется правило, согласно которому сообщения хранятся не менее 30 дней после присвоения им ярлыка ^deleted. Эти правила отменяют любые правила хранения Сейфа, согласно которым срок хранения истекает до завершения этих 30 дней.

Чтобы лучше понять, каким образом правило Gmail, устанавливающее 30-дневный срок хранения, влияет на время удаления сообщений без возможности восстановления, ознакомьтесь с примерами хранения сообщений.
Цепочки сообщений Gmail и отдельные сообщения обрабатываются по-разному

В отношении цепочек писем действуют перечисленные ниже правила.

  • Если какое-либо сообщение цепочки подпадает под действие правила хранения или запрета на удаления, будет сохранена вся цепочка.
  • Если заданы правила с использованием ярлыков, определение сроков и условий хранения происходит на основе даты последнего сообщения в цепочке, к которому был применен ярлык.

Например, если правило хранения предписывает хранить сообщения с ярлыком project-A 365 дней и у первого сообщения в цепочке есть этот ярлык, то все сообщения в цепочке будут храниться в течение 365 дней с момента отправки первого сообщения. Если затем другое сообщение в цепочке получит ярлык project-A, то все сообщения в цепочке будут храниться в течение 365 дней с момента отправки этого сообщения. Когда срок действия правила истечет и Gmail выполнит удаление сообщений с ярлыком без возможности восстановления, удаление некоторых сообщений без ярлыка может произойти с задержкой до 24 часов.

Хранение черновиков

В отношении черновиков, которые не были отменены, действуют те же правила, что и для других сообщений Gmail. При создании специального правила хранения можно исключить из него черновики, чтобы его действие на них не распространялось.

На отмененные черновики (те черновики, которые пользователь отменил до отправки) не распространяется действие правил хранения и запретов на удаление. Если черновик отменен до отправки, Gmail применяет ярлык ^deleted и через 30 дней удаляет этот черновик без возможности восстановления.

Системные ярлыки Gmail могут влиять на работу правил хранения

Gmail использует созданные системой ярлыки, чтобы классифицировать сообщения, и видимые ярлыки, чтобы пользователи могли сортировать сообщения в своих папках "Входящие". Например, Gmail может применить системный ярлык finance к сообщениям от банка пользователя, а системный ярлык travel – к сообщениям с информацией о бронировании номеров.

Пользователи могут создавать и применять видимые ярлыки. В некоторых случаях они могут совпадать с ярлыками, созданными системой. Если 2 типа ярлыков совпадают, правила хранения Сейфа применяются к сообщениям с созданным пользователем ярлыком, а не к сообщениям с идентичным системным ярлыком. Если вы создаете правило хранения на основе ярлыка, может получиться так, что вы включите или исключите больше сообщений, чем планировали.

Пример

Организация обязана хранить всю информацию о корпоративных финансах в течение семи лет. При этом происходит следующее:

  • Сотрудников просят создать ярлык finance и применять его ко всем сообщениям, содержащим финансовую информацию компании.
  • Сотрудникам на рабочую почту приходят выписки по корпоративной карте. Сотрудники не применяют к этим сообщениям пользовательский ярлык finance, но Gmail применяет системный ярлык finance.

В этом случае правило хранения, включающее сообщения с условием label:finance, будет применяться только к сообщениям с пользовательскими ярлыками и не будет применяться к сообщениям, содержащим выписки по личным банковским счетам сотрудников, к которым был добавлен созданный системой ярлык.

Наиболее часто используемые системные ярлыки

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Хранение сообщений в конфиденциальном режиме Gmail

Конфиденциальный режим Gmail позволяет отправителям ограничивать степень доступа получателей к содержимому сообщений. Эта функция доступна во всех личных аккаунтах Gmail и в доменах G Suite, в которых она включена.

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, текст письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP отправляется только тема и тело письма, содержащее ссылку. Подробнее об отправке сообщений в конфиденциальном режиме Gmail

Сообщения, отправленные пользователями вашего домена в конфиденциальном режиме

Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Сейф можно использовать для хранения, поиска и экспорта всех конфиденциальных сообщений, отправленных сотрудниками, а также для установки запретов на удаление.

Конфиденциальные письма, отправленные после 30 ноября 2018 г., доступны Сейфу в почтовых ящиках всех отправителей и получателей внутри организации. Такие письма всегда доступны Сейфу, даже если отправитель указал срок окончания действия или отменил доступ к конфиденциальным сообщениям.

Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от отправителей за пределами домена

Даже если в организации не включен конфиденциальный режим Gmail, пользователи могут получать сообщения в этом режиме от других клиентов G Suite и личных аккаунтов Gmail.

Вы можете хранить и экспортировать заголовки и темы конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также выполнять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Однако нельзя выполнять поиск по содержимому или прикрепленным файлам конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также экспортировать эти данные.

Примечание. Администраторы G Suite могут создать правило соответствия, блокирующее отправленные в ваш домен конфиденциальные сообщения.

Какие правила хранения действуют для сообщений в конфиденциальном режиме

К сообщениям в конфиденциальном режиме применяются те же правила хранения Gmail, что и к любым другим типам писем. Чтобы применить правила хранения специально к сообщениям в конфиденциальном режиме, используйте условие label:confidentialmode.

Пример правил хранения Gmail и их применения

Пример правила хранения по умолчанию: хранение всех сообщений без ограничения времени

Это правило по умолчанию обеспечивает хранение всех сообщений Gmail в выбранном организационном подразделении без ограничения времени. Пользователи всё равно могут удалять сообщения, и сообщения удаляются из корзин через 30 дней или при очистке корзины. Однако у администраторов Сейфа остается возможность искать такие сообщения и экспортировать их.

Конфигурация правила

  • Срок хранения: не ограничен

Действия с отправленными и полученными сообщениями

Что пользователь делает с отправленным или полученным сообщением Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления

Пользователь не выполняет с сообщением никаких действий

Никогда Никогда

Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки, после чего очищает корзину

Через 1 день после отправки Никогда

Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки (но не очищает корзину)

Через 31 день после отправки, когда Gmail автоматически удаляет сообщение из корзины Никогда

Действия с черновиками

Что пользователь делает с черновиком Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления

Пользователь пишет черновик, но не отправляет его

Никогда Никогда

Пользователь пишет черновик и отменяет его, не отправив

Когда пользователь отменяет черновик Через 30 дней после того, как пользователь отменяет черновик (согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пример специального правила: удаление без возможности восстановления только удаленных сообщений через 365 дней
Это правило позволяет Gmail удалять без возможности восстановления через 365 дней только сообщения для выбранного организационного подразделения, которые были удалены окончательно (из корзины).

Конфигурация правила

  • Срок хранения: 365 дней
  • Действие после истечения срока: выберите Навсегда удалять только сообщения, уже удаленные пользователями

Действия с отправленными и полученными сообщениями

Что пользователь делает с отправленным или полученным сообщением Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления

Пользователь не выполняет с сообщением никаких действий

Никогда Никогда

Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки, после чего очищает корзину

Через 1 день после отправки Через 365 дней после отправки

Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки (но не очищает корзину)

Через 31 день после отправки, когда Gmail автоматически удаляет сообщение из корзины Через 365 дней после отправки
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 360 дней после отправки, а затем очищает ее Через 360 дней после отправки Через 390 дней после отправки (через 30 дней после очистки корзины согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 400 дней после отправки (но не очищает корзину) Через 430 дней после отправки, когда Gmail автоматически удаляет сообщение из корзины Через 460 дней после отправки (через 30 дней после того, как Gmail удаляет сообщение из корзины согласно правилу, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Действия с черновиками

Что пользователь делает с черновиком Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления

Пользователь пишет черновик, но не отправляет его

Никогда Никогда

Пользователь пишет черновик и отменяет его, не отправив

Когда пользователь отменяет черновик Через 30 дней после того, как пользователь отменяет черновик (согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пример специального правила: удаление сообщений без возможности восстановления через 365 дней

Это правило позволяет Gmail удалять без возможности восстановления через 365 дней все сообщения выбранного организационного подразделения, включая черновики и сообщения, которые пользователи не удалили. 

Конфигурация правила

  • Срок хранения: 365 дней
  • Не включать черновики: параметр не выбран
  • Действие после истечения срока: выберите Навсегда удалять все сообщения, в том числе входящие и уже удаленные сообщения пользователей.

Действия с отправленными и полученными сообщениями

Что пользователь делает с отправленным или полученным сообщением Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления

Пользователь не выполняет с сообщением никаких действий

Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения Через 395 дней после отправки (через 30 дней после того, как заканчивается срок хранения согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки, после чего очищает корзину

Через 1 день после отправки Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 360 дней после отправки, а затем очищает ее Через 360 дней после отправки, когда пользователь очищает корзину Через 390 дней после отправки (через 30 дней после очистки корзины согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 360 дней после отправки (но не очищает корзину) Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения Через 395 дней после отправки (через 30 дней после того, как заканчивается срок хранения согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Действия с черновиками

Что пользователь делает с черновиком Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления

Пользователь пишет черновик, но не отправляет его

Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения Через 395 дней после отправки (через 30 дней после того, как заканчивается срок хранения согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Пользователь пишет черновик и отменяет его, не отправив

Когда пользователь отменяет черновик Через 30 дней после того, как пользователь отменяет черновик (согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Как создать специальное правило хранения для Gmail

Специальные правила позволяют задать срок хранения для определенного типа данных (писем из какого-либо подразделения, сообщений за выбранный период или с указанными ключевыми словами и т. д.). Они во всех случаях переопределяют правило по умолчанию. Если сообщение или файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный срок хранения.

Чтобы создать специальное правило хранения:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. Нажмите кнопку Создать правило.
  4. Укажите, что правило нужно применять к почте.
  5. Выберите организационное подразделение в раскрывающемся списке.
  6. Укажите условия, при которых к сообщениям будет применяться правило.
    • Введите дату отправки писем, подпадающих под действие правила. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, полученным после нее. Если только дату окончания – ко всем сообщениям, полученным до нее.
    • Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Также можно использовать операторы поиска.
      Примечание. В правилах хранения нельзя использовать подстановочные знаки (*).
    • Чтобы исключить из результатов поиска черновики сообщений, установите флажок Не включать черновики.
  7. Укажите срок хранения сообщений.
    • Выберите Бессрочно, чтобы хранить данные, соответствующие установленным параметрам, неограниченное время.
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  8. Выберите, что делать с сообщениями по истечении указанного срока хранения.
    • Если нужно окончательно стирать только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы окончательно стирать сообщения, уже удаленные пользователями, и письма в их почтовых ящиках, выберите второй вариант.
  9. Нажмите Предварительный просмотр. Откроется список сообщений или файлов, которые подпадают под действие правила хранения. Убедитесь, что правило настроено верно и данные, которые могут понадобиться пользователям, не будут окончательно удалены.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  10. Нажмите Сохранить. Если правило хранения удалит сообщения навсегда, подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.

Важная информация

  • Псевдонимы электронной почты в поле "Условия". Псевдоним электронной почты – это дополнительный почтовый адрес, который указывает на основной. Специальные правила хранения не применяются к псевдонимам автоматически, поэтому вам понадобится самостоятельно добавить их в поле Условия.
  • Переименованные пользователи. При изменении имени пользователя специальные правила хранения не меняются автоматически. Они продолжают применяться только к адресам, явным образом указанным в поле Условия. Предположим, правило настроено для сообщений, адресованных пользователю staryiadres@example.com. Если задать для него новое имя novyiadres@example.com, правило будет по-прежнему работать только для сообщений, отправленных по адресу staryiadres@example.com.
  • Изменение специальных правил хранения. Вы можете изменить правило, однако необходимо понимать, каким образом это повлияет на хранящиеся данные. К ним всегда применяется последняя версия правила.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Gmail

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям, если для них не заданы специальные правила или запреты.

Чтобы настроить это правило для Gmail, выполните следующие действия:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. В разделе Правила хранения по умолчанию нажмите Почта.
  4. Установите флажок Создание правила хранения по умолчанию.
  5. Укажите срок хранения сообщений.
    • Выберите Бессрочно, чтобы данные сохранялись навсегда.
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  6. Выберите, что делать с сообщениями по истечении указанного срока хранения.
    • Если нужно окончательно стирать только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы окончательно стирать сообщения, уже удаленные пользователями, и письма в их почтовых ящиках, выберите второй вариант.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  7. Нажмите Сохранить. Если правило хранения удалит сообщения навсегда, подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?