Reter mensagens do Gmail

Defina regras de retenção no Vault para controlar por quanto tempo as mensagens do Gmail são retidas pela organização para e-discovery e governança de dados.

Defina regras de retenção personalizadas para manter os dados que correspondem às condições específicas do tempo definido. Defina uma regra de retenção padrão quando precisar manter os dados de um serviço para todas as contas licenciadas da organização por um período definido. As regras de retenção personalizadas modificam as regras de retenção padrão, mesmo quando estas têm um período de armazenamento mais longo.

Antes de definir as regras de retenção, recomendamos que você leia como a retenção funciona.

AVISO: se uma regra de retenção for configurada incorretamente, o Gmail poderá limpar as mensagens de modo imediato e irreversível. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras em um pequeno grupo de contas antes de aplicá-las a toda a organização.

Principais comportamentos de retenção do Gmail

  • Quando uma mensagem é incluída em uma guarda de documentos, o Gmail não pode excluí-la mesmo após o término dos períodos de armazenamento aplicáveis.
  • As regras de retenção personalizadas do Gmail sempre substituem a regra de retenção padrão do Gmail.
  • Quando várias regras de retenção personalizadas são válidas para uma mensagem, o Gmail mantém a mensagem conforme a regra com o período de armazenamento mais longo.
  • A política de preservação de 30 dias do Gmail pode atrasar quando as mensagens são limpas.

Informações importantes sobre a retenção do Gmail

Abrir tudo   |   Fechar tudo

Quando as mensagens do Gmail são limpas

Para que o Gmail limpe uma mensagem, ela precisa atender aos critérios do Vault e do Gmail:

  • Ela não é retida por nenhuma regra de retenção.
  • Ela não foi incluída na guarda de documentos.
  • Ela recebe o marcador ^deleted, gerado pelo sistema do Gmail, por 30 dias no mínimo.

O Vault não permite que o Gmail limpe mensagens cobertas por uma regra de retenção ou guarda de documentos. Após o término de todos os períodos de armazenamento e guardas de documentos aplicáveis, o Gmail avalia se a mensagem pode ser limpa com base no tempo em que o marcador ^deleted foi aplicado.

Quando o marcador ^deleted é aplicado

O Gmail aplica o marcador ^deleted nas mensagens que podem ser removidas dos sistemas do Google. As mensagens recebem esse marcador nas seguintes situações:

  • Os usuários do Gmail esvaziam a lixeira ou selecionam mensagens na lixeira e clicam em Excluir definitivamente.
  • O Gmail exclui automaticamente uma mensagem que está na lixeira há 30 dias.
  • O período de armazenamento termina para uma mensagem ainda sem o marcador ^deleted.
  • Os usuários do Gmail descartam rascunhos de mensagens.

O marcador ^deleted oculta as mensagens dos usuários do Gmail, e eles não podem recuperá-las sem a ajuda de um administrador do G Suite. No entanto, você ainda pode pesquisar e exportar mensagens com esse marcador usando o Vault até que elas sejam limpas.

Política de preservação de 30 dias do Gmail

O Gmail tem uma política de preservação que mantém as mensagens por 30 dias, no mínimo, após a aplicação do marcador ^deleted. Essa política substitui todas as regras de retenção do Vault que expiram ao longo desse período.

Para entender melhor os efeitos da política de preservação de 30 dias do Gmail quando as mensagens são limpas, consulte os exemplos de retenção de mensagens.
As conversas do Gmail são tratadas de modo diferente das mensagens individuais

Nas conversas de e-mail:

  • Se uma mensagem de uma conversa for retida por uma regra de retenção ou guarda de documentos, toda a conversa será retida.
  • As regras de retenção com base em marcadores usam a data da mensagem marcada mais recentemente em uma conversa para fins de retenção.

Por exemplo, quando uma regra de retenção mantém mensagens com o marcador projeto-A por 365 dias e a primeira mensagem de uma conversa tem esse marcador, todas as mensagens da conversa são retidas por 365 dias a partir do envio da primeira mensagem. Se uma mensagem posterior na conversa receber o marcador projeto-A, todas as mensagens da conversa serão retidas por 365 dias a partir do envio dessa mensagem. Depois que a regra de retenção expira e o Gmail limpa as mensagens marcadas, pode haver um atraso de até 24 horas para que as mensagens não marcadas também sejam limpas.

Retenção de rascunhos de mensagens

Os rascunhos não descartados são processados como qualquer outra mensagem do Gmail. Ao criar uma regra de retenção personalizada, você pode excluir os rascunhos para que a regra não os afete.

Os rascunhos descartados (que o usuário descartou sem enviar) não estão sujeitos a regras de retenção ou guardas de documentos. Se um rascunho for descartado antes do envio, o Gmail aplicará o marcador ^deleted, e o rascunho será removido 30 dias depois.

Os marcadores do Gmail gerados pelo sistema podem afetar a cobertura da retenção

O Gmail usa marcadores gerados pelo sistema para categorizar mensagens e disponibiliza os marcadores visíveis ao usuário para que eles classifiquem as mensagens nas Caixas de entrada. O Gmail pode aplicar os marcadores gerados pelo sistema finance e travela mensagens enviadas pelo banco do usuário e a mensagens com reservas de hotéis, respectivamente.

Os usuários podem criar e aplicar marcadores visíveis ao usuário. Às vezes, esses marcadores correspondem aos que são gerados pelo sistema. Quando os dois tipos de marcadores são correspondentes, as regras de retenção do Vault são aplicadas às mensagens com o marcador criado pelo usuário, não com o marcador idêntico gerado pelo sistema. Se você criar uma regra de retenção com base em um marcador, poderá incluir ou excluir mais mensagens do que pretende abranger.

Exemplo

Sua organização precisa reter todos os dados relacionados a finanças corporativas por sete anos, e ocorre o seguinte:

  • Os funcionários são orientados a criar o marcador finance e aplicá-lo às mensagens com informações financeiras corporativas.
  • Os funcionários recebem as faturas do cartão de crédito corporativo nas contas de trabalho. Eles não aplicam o marcador finance criado pelo usuário a essas mensagens, que recebem o marcador finance gerado pelo sistema do Gmail.

Nesse caso, uma regra de retenção que inclua mensagens com label:finance reterá apenas as mensagens marcadas pelo usuário, mas não as que têm os extratos bancários pessoais dos funcionários, com o marcador gerado pelo sistema.

Marcadores comuns gerados pelo sistema

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Retenção e mensagens no modo confidencial do Gmail

Com o modo confidencial do Gmail, os usuários podem restringir o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para todas as contas pessoais do Gmail e para as organizações do G Suite que ativaram o recurso.

Quando o usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto e os anexos da mensagem por um link. Somente o assunto e o link são enviados por SMTP.

Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários no seu domínio

Se sua organização ativar o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens nesse modo enviadas pelos usuários.

As mensagens confidenciais enviadas após 30 de novembro de 2018 estão visíveis para o Vault nas caixas de correio de todos os remetentes e destinatários internos. As mensagens estão sempre disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente define uma data de validade ou revoga o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.

Mensagens no modo confidencial recebidas de fora do seu domínio 

Mesmo que sua organização não ative o modo confidencial do Gmail, os usuários poderão receber mensagens no modo confidencial de outros clientes do G Suite e de contas pessoais do Gmail.

É possível guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.

Observação: os administradores do G Suite podem criar uma regra de compliance que impeça a entrega de mensagens no modo confidencial no seu domínio.

Como reter mensagens no modo confidencial

As mensagens no modo confidencial estão sujeitas às regras de retenção do Gmail, assim como qualquer outro tipo de mensagem. Para aplicar as regras de retenção especificamente a mensagens no modo confidencial, use o termo label:confidentialmode.

Exemplo e efeitos das regras de retenção do Gmail

Exemplo de regra padrão: reter todas as mensagens indefinidamente

Essa regra padrão mantém por tempo indeterminado todas as mensagens do Gmail na unidade organizacional selecionada. Os usuários ainda podem excluir mensagens, e elas são removidas da lixeira após 30 dias ou quando o usuário esvazia a lixeira. No entanto, as mensagens continuam sendo pesquisáveis e podem ser exportadas pelos administradores do Vault.

Configuração da regra

  • Duração: indefinida

Efeito nas mensagens enviadas e recebidas

Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted Quando o Gmail limpa a mensagem

O usuário não faz nada com a mensagem

Nunca Nunca

O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio

1 dia após o envio Nunca

O usuário move a mensagem para a lixeira um dia após o envio, mas não esvazia a lixeira

31 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira Nunca

Efeito nas mensagens de rascunho

Ação do usuário em uma mensagem de rascunho Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted Quando o Gmail limpa a mensagem

O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia

Nunca Nunca

O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar

Quando o usuário descarta o rascunho 30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)
Exemplo de regra personalizada: limpar apenas as mensagens excluídas após 365 dias
Com essa regra, o Gmail limpa apenas as mensagens da unidade organizacional selecionada que são excluídas permanentemente (removidas da lixeira) após 365 dias.

Configuração da regra

  • Duração: 365 dias
  • Ação após a expiração: selecione Eliminar apenas as mensagens que os usuários já excluíram

Efeito nas mensagens enviadas e recebidas

Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted Quando o Gmail limpa a mensagem

O usuário não faz nada com a mensagem

Nunca Nunca

O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio

1 dia após o envio 365 dias após o envio

O usuário move a mensagem para a lixeira um dia após o envio, mas não esvazia a lixeira

31 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira 365 dias após o envio
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia 360 dias depois 360 dias após o envio 390 dias após o envio (30 dias após a lixeira ter sido esvaziada devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)
O usuário move a mensagem para a lixeira 400 dias após o envio, mas não esvazia a lixeira 430 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira 460 dias após o envio (30 dias após o Gmail remover a mensagem da lixeira devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

Efeito nas mensagens de rascunho

Ação do usuário em uma mensagem de rascunho Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted Quando o Gmail limpa a mensagem

O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia

Nunca Nunca

O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar

Quando o usuário descarta o rascunho 30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)
Exemplo de regra personalizada: limpar mensagens após 365 dias

Com essa regra, o Gmail exclui todas as mensagens da unidade organizacional selecionada após 365 dias, inclusive rascunhos e mensagens que os usuários não excluíram. 

Configuração da regra

  • Duração: 365 dias
  • Excluir rascunhos: desmarcada
  • Ação após a expiração: selecione Eliminar todas as mensagens, inclusive as mensagens nas Caixas de entrada dos usuários e as que já foram excluídas

Efeito nas mensagens enviadas e recebidas

Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted Quando o Gmail limpa a mensagem

O usuário não faz nada com a mensagem

365 dias após o envio, quando o período de armazenamento termina 395 dias após o envio (30 dias após o término do período de armazenamento devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio

1 dia após o envio 365 dias após o envio, quando o período de armazenamento expira
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia 360 dias depois 360 dias após o envio, quando o usuário esvazia a lixeira 390 dias após o envio (30 dias após a lixeira ter sido esvaziada devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)
O usuário move a mensagem para a lixeira 360 dias após o envio, mas não esvazia a lixeira 365 dias após o envio, quando o período de armazenamento termina 395 dias após o envio (30 dias após o término do período de armazenamento devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

Efeito nas mensagens de rascunho

Ação do usuário em uma mensagem de rascunho Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted Quando o Gmail limpa a mensagem

O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia

365 dias após o envio, quando o período de armazenamento termina 395 dias após o envio (30 dias após o término do período de armazenamento devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar

Quando o usuário descarta o rascunho 30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias)

Criar uma regra de retenção personalizada para o Gmail

As regras personalizadas podem ser baseadas em unidades organizacionais, períodos ou termos de pesquisa. Elas sempre substituem a regra padrão. Se várias regras de retenção forem aplicadas a uma mensagem ou um arquivo, eles serão retidos conforme a regra com o período de armazenamento mais longo.

Para criar regras de retenção personalizadas, faça o seguinte:

  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar a regra: E-mail.
  5. Escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
  6. Escolha as condições que precisam ser atendidas para que as mensagens sejam cobertas por essa regra:
    • Digite a data de envio das mensagens sujeitas à regra. Se você especificar apenas uma data de início, a regra será aplicável a todas as mensagens recebidas depois dessa data. Se você especificar apenas uma data de término, a regra será aplicável a todas as mensagens recebidas antes dessa data.
    • Digite os termos que talvez façam parte das mensagens sujeitas a essa regra. Você também pode usar operadores de pesquisa nesse campo.
      Observação: não utilize caracteres curinga (*) com regras de retenção.
    • Para excluir rascunhos, marque a caixa Excluir rascunhos.
  7. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Selecione Indefinidamente para reter de modo permanente os dados que correspondem aos parâmetros da regra.
    • Para descartar mensagens após um período definido, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
  8. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com as mensagens após o período selecionado:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas as mensagens que os usuários já excluíram.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todas as mensagens. Isso inclui as mensagens que estão nas Caixas de entrada dos usuários. Também inclui as mensagens que já foram excluídas.
  9. Clique em Visualizar para exibir uma lista de mensagens ou arquivos que serão cobertos por essa regra de retenção. Verifique a lista para confirmar se você definiu a regra corretamente. A regra não deve excluir permanentemente os dados de que os usuários talvez precisem.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  10. Clique em Salvar. Se sua regra de retenção eliminar mensagens, o Vault solicitará que você confirme que entendeu os efeitos dela. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

Observações importantes

  • Aliases de e-mail no campo "Termos": um alias de e-mail é um endereço de e-mail alternativo que direciona para um endereço de e-mail principal. As regras de retenção personalizadas não incluem aliases de e-mail automaticamente. Para incluir aliases de e-mail, adicione-os no campo Termos.
  • Usuários renomeados: as regras de retenção personalizadas não são modificadas automaticamente quando os usuários são renomeados. A regra de retenção continua sendo aplicada apenas aos endereços que estejam explicitamente no campo Termos da regra. Por exemplo, se uma regra for aplicável a mensagens que incluam antes@example.com e esse usuário for renomeado para depois@example.com, a regra de retenção será aplicada apenas às mensagens enviadas para antes@example.com.
  • Modificar uma regra de retenção personalizada: você pode modificar uma regra personalizada, mas deve entender como essa modificação pode afetar os dados retidos. Os dados são retidos de acordo com a versão mais recente da regra de retenção.

Definir a regra de retenção padrão para o Gmail

A regra de retenção padrão é válida para todas as mensagens que não são cobertas por uma regra personalizada ou uma guarda de documentos.

Para definir a regra de retenção padrão do Gmail, faça o seguinte:

  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Em Regras de retenção padrão, clique em E-mail.
  4. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão.
  5. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Selecione Indefinidamente para reter os dados de forma permanente.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
  6. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com as mensagens depois que o período de retenção expirar:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas as mensagens que os usuários já excluíram.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todas as mensagens. Isso inclui as mensagens que estão nas Caixas de entrada dos usuários. Também inclui as mensagens que já foram excluídas.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção padrão assim que você envia essa regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  7. Clique em Salvar. Se sua regra de retenção eliminar mensagens, o Vault solicitará que você confirme que entendeu os efeitos dela. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.
Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?