Gmail のメールを保持する

Vault で保持ルールを設定すると、データ ガバナンスと電子情報開示のために Gmail のメールを組織で保持する期間を管理できます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

保持ルールの設定にあたり、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Gmail のメールが直ちに削除されて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は注意してください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストしておくことをおすすめします。

Gmail におけるメール保持の主な仕組み

  • Gmail では、記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているメールは、該当するすべての保持期間が終了しても完全には削除できません。
  • Gmail のカスタム保持ルールは、デフォルトの保持ルールよりも常に優先されます。
  • Gmail のメールに複数のカスタム保持ルールが適用されている場合は、最後に終了する保持期間のルールに従ってメールが保持されます。
  • Gmail の 30 日間の保存ポリシーによって、メールが完全に削除されるタイミングが遅れる場合があります。

Gmail の保持に関する重要なお知らせ

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Gmail のメールが完全に削除されるタイミング

Gmail でメールが完全に削除されるためには、対象となるメールが次に示す Vault と Gmail の両方の条件を満たしている必要があります。

  • いかなる保持ルールによっても保持されていない。
  • 記録保持の対象になっていない。
  • Gmail のシステムによって生成された ^deleted ラベルが 30 日間以上付いている。

保持ルールまたは記録保持の対象となっているメールを Gmail で完全に削除することは、Vault では許可されません。該当するすべての保持期間と記録保持が終了すると、^deleted ラベルが付いている期間に基づいて、メールを完全に削除できるかどうかが Gmail で評価されます。

^deleted ラベルが適用されるタイミング

Gmail では、Google システムからの削除対象となったメールに ^deleted ラベルが適用されます。次のいずれかのアクションが発生すると、このラベルがメールに付けられます。

  • Gmail ユーザーがゴミ箱を空にするか、ゴミ箱内のメールを選択して [完全に削除] をクリックした。
  • Gmail でゴミ箱に 30 日間保存されていたメールが自動的に削除された。
  • ^deleted ラベルがまだ付いていないメールについて保持期間が終了した。
  • Gmail ユーザーが下書きメールを破棄した。

^deleted ラベルが付いたメールは Gmail ユーザーに対して非表示となり、これを復元するには G Suite 管理者のサポートが必要になります。ただし、このラベルが付いたメールは、完全に削除されるまでは Vault を使って検索および書き出しができます。

Gmail の 30 日間の保存ポリシー

Gmail にはメールの保存ポリシーがあり、このポリシーに基づいて、^deleted ラベルが適用されたメールは少なくとも 30 日間保持されます。その 30 日の間に Vault のなんらかの保持ルールの有効期限が切れた場合でも、このポリシーが優先されます。

メールが完全に削除されるタイミングに Gmail の 30 日間保存ポリシーがどのように影響するかについて理解を深めるには、メール保持の例をご覧ください。
Gmail での個々のメールとは異なるスレッドの処理方法

メールのスレッドの場合:

  • スレッド内の 1 通のメールが保持ルールまたは記録保持によって保持されている場合は、スレッド全体が保持されます。
  • ラベルに基づく保持ルールでは、スレッド内の最後にラベル付けされたメールの日付が、保持の目的で使用されます。

たとえば、保持ルールで project-A というラベルを使ってメールを 365 日間保持していて、スレッド内の先頭のメールにこのラベルが付いている場合は、先頭のメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。スレッド内の後続のメールに project-A のラベルが付けられた場合は、そのメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。保持ルールが期限切れになり、Gmail でラベル付きのメールが完全に削除された後は、ラベルのないメールもすべて完全に削除されるまでに最大 24 時間の遅延が生じる場合があります。

下書きメールの保持

破棄されない下書きメールは、Gmail の他のメールと同様に処理されます。カスタム保持ルールを作成するときは、下書きを除外することもできます。また、ルールは下書きメールには影響しません。

破棄された下書きメール(ユーザーが送信せずに破棄した下書きメール)は、保持ルールまたは記録保持の対象になりません。下書きは送信前に破棄されると、^deleted ラベルが適用され、30 日後に完全に削除されます。

Gmail のシステム生成ラベルによる保持の対象範囲への影響

Gmail では、システムによって生成されるラベルを使用してメールおよびユーザーに表示されるラベルを分類し、ユーザーが受信トレイでメールを並べ替えられるようにしています。たとえば、ユーザーの取引先の銀行から届いたメールにはシステムによって生成された finance ラベルが適用され、ホテルの予約を含むメールにはシステムによって生成された travel ラベルが適用されるといった具合です。

ユーザーに表示されるラベルはユーザー自身で作成して適用できます。ユーザーが作成したラベルは、システムによって生成されたラベルと一致することがあります。2 種類のラベルが一致する場合、Vault の保持ルールは、ユーザーが作成したラベルの付いたメールに適用され、同一のシステム生成ラベルが付いたメールには適用されません。ラベルに基づいて保持ルールを作成すると、本来の対象範囲よりも多くのメールが追加されるまたは除外される可能性があります。

勤務先の会社で、財務情報に関するすべてのデータを 7 年間保持する必要があり、次の手続きが定められているとします。

  • 従業員は finance というラベルを作成して、会社の財務情報を含むメールに適用するように指示されています。
  • 従業員は法人カードの明細書を各自の仕事用アカウントにメールで送信するように設定しています。そうしたメールには自分で作成した finance ラベルを適用しません。代わりに、Gmail のシステムによって生成された finance ラベルが適用されます。

このシナリオの場合、label:finance の付いたメールを含む保持ルールでは、ユーザーがラベルを付けたメールのみが保持され、システムによって生成されたラベルの付いたメール(法人カードの明細書を含む)は保持されません。

一般的なシステム生成ラベル

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
保持と Gmail 情報保護モードのメッセージ

Gmail 情報保護モードを使用すると、ユーザーは機密性の高いメール コンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能は、すべての個人用 Gmail アカウントと、この機能を有効にしている G Suite 組織でご利用いただけます。

ユーザーが情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名とリンクのみが SMTP 経由で送信されます。

ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール

組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、Vault では組織内のユーザーが情報保護モードで送信したすべてのメールの記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しを行うことができます。

2018 年 11 月 30 日以降に送信された情報保護モードのメールは、Vault で組織内のすべての送信者および受信者のメールボックスに表示されます。有効期限が設定されているメールや、情報保護モードで送信した後に受信者のアクセス権が取り消されたメールであっても、Vault では常に表示できます。

ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール

組織で Gmail 情報保護モードを有効にしていない場合でも、ユーザーは外部の G Suite ユーザーおよび個人の Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信する可能性があります。

外部からの情報保護モードのメールについては、メッセージ ヘッダーと件名の記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツもしくは添付ファイルの検索または書き出しは行えません。

注: G Suite 管理者は、情報保護モードで届いたメールがドメインに配信されないようにするコンプライアンス ルールを作成できます。

情報保護モードのメールを保持する方法

情報保護モードのメールは、他の種類のメールと同様に Gmail の保持ルールの適用対象となります。情報保護モードのメール専用の保持ルールを適用するには、label:confidentialmode というラベルを使用します。

Gmail の保持ルールの例とその影響

デフォルト ルールの例: すべてのメールを無期限に保持する

このデフォルト ルールでは、選択した組織部門で Gmail のすべてのメールが無期限に保持されます。ユーザーがメールを削除することはできます。ゴミ箱に入ったメールは 30 日経過すると、またはユーザーがゴミ箱を空にすると削除されます。ただし、メールは引き続き Vault 管理者による検索および書き出しが可能です。

ルールの設定

  • 保存期間: 期限なし

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

なし なし

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 なし

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない)

送信から 31 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) なし

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

なし なし

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)
カスタムルールの例: 削除してから 365 日が経過したメールのみを完全に削除する
このルールを使用すると、選択した組織部門のメールだけを 365 日後に完全に削除(ゴミ箱から削除)できます。

ルールの設定

  • 保存期間: 365 日
  • 適用期間終了後の操作: [ユーザーが削除したメッセージのみを消去する] を選択

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

なし なし

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 送信から 365 日後

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない)

送信から 31 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) 送信から 365 日後
ユーザーがメールを送信して 360 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする 送信から 360 日後 送信から 390 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後)
ユーザーがメールを送信して 400 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない) 送信から 430 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) 送信から 460 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、Gmail によってメールがゴミ箱から削除されてから 30 日後)

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

なし なし

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)
カスタムルールの例: 365 日後にメールを完全に削除する

このルールを使用すると、ユーザーが削除していない下書きとメールを含め、選択した組織部門のすべてのメールを 365 日後に完全に削除できます。

ルールの設定

  • 保存期間: 365 日
  • 下書きを除外する: オフ
  • 適用期間終了後の操作: [ユーザーの受信トレイにあるメールや削除済みのメールなど、すべてのメールを消去する] を選択

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 送信から 365 日後(保持期間が終了するとき)
ユーザーがメールを送信して 360 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする 送信から 360 日後(ユーザーがゴミ箱を空にするとき) 送信から 390 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後)
ユーザーがメールを送信して 360 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない) 送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)

Gmail のカスタム保持ルールを作成する

カスタムルールは、組織部門、期間、検索キーワードに基づいて作成できます。カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます。1 つのメールまたはファイルに対して複数の保持ルールが適用される場合は、保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

カスタム保持ルールを作成するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([メール])。
  5. プルダウン リストから組織部門を選択します。
  6. このルールの適用対象となるメッセージの条件を選択します。
    • このルールの適用対象となるメッセージの送信日を入力します。開始日のみを指定すると、このルールはその日以降に受信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に受信されたすべてのメッセージに適用されます。
    • このルールの適用対象となるメッセージに出現するキーワードを入力します。この欄では検索演算子を使用することもできます。
      注: 保持ルールではワイルドカード(*)を使用しないでください。
    • 下書きを除外するには、[下書きを除外] チェックボックスをオンにします。
  7. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールの条件に一致するデータが無期限に保持されます。
    • 一定期間が経過した後でメールを破棄するには、1〜36,500 の範囲で日数を入力します。
  8. 指定期間の経過後にメールをどのように処理するのかを選択します。
    • 最初のオプションを選択すると、メッセージが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーの受信トレイにあるメッセージのほか、削除済みのメッセージも対象になります。
  9. [プレビュー] をクリックして、この保持ルールの適用対象となるメッセージやファイルのリストを表示し、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  10. [保存] をクリックします。保持ルールによってメッセージが消去される場合、この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

注意事項

  • [キーワード] 欄のメール エイリアス - メール エイリアスはメインのメールアドレスを参照する予備のメールアドレスです。カスタム保持ルールに自動的にメール エイリアスが含まれることはないため、含めたい場合は [キーワード] 欄に追加する必要があります。
  • ユーザー名の変更 - ユーザー名が変更されても、カスタム保持ルールは自動的には変更されません。保持ルールは、ルールの [キーワード] 欄に明示的に指定されているアドレスにのみ引き続き適用されます。たとえば、「before@example.com」を含むメッセージに適用するルールがある場合、そのユーザーの名前が「after@example.com」に変更されても、保持ルールは「before@example.com」宛てのメッセージにのみ適用されます。
  • カスタム保持ルールの変更 - カスタムルールは変更できますが、その変更が保持対象データにどのような影響を与えるのかを理解しておく必要があります。データは、保持ルールに加えられた最新の変更に基づいて保持されます。

Gmail のデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持の対象とならないすべてのメールに適用されます。

Gmail のデフォルトの保持ルールを設定するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [デフォルトの保持ルール] で [メール] をクリックします。
  4. [デフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
  5. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] をオンにすると、データは無期限に保持されます。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  6. 保持期間の経過後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • 最初のオプションを選択すると、メッセージが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーの受信トレイにあるメッセージのほか、削除済みのメッセージも対象になります。
    警告: デフォルトの保持ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  7. [保存] をクリックします。保持ルールによってメッセージが消去される場合、この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。
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