Vault で Gmail のメールを保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Gmail のメールの保持期間を管理することができます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

Gmail の保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Gmail のメールをお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Gmail のメールが直ちに削除されて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストすることをおすすめします。

Gmail におけるメール保持の主な仕組み

  • Gmail では、記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているメールは、該当するすべての保持期間が終了しても完全には削除できません。
  • Gmail のカスタム保持ルールは、デフォルトの保持ルールよりも常に優先されます。
  • Gmail のメールに複数のカスタム保持ルールが適用されている場合は、最後に終了する保持期間のルールに従ってメールが保持されます。
  • Gmail の 30 日間の保存ポリシーによって、メールが完全に削除されるタイミングが遅れる場合があります。

Gmail におけるメール保持のその他の仕組み

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保持できるデータ

対象:

  • 組織内のユーザーが送受信したメールおよび添付ファイル
  • 組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメール

対象外:

  • リンクされたファイル
  • カレンダーや Google ドキュメントといった Google サービスから送信されたメール(包括的なメール ストレージをオンにしている場合を除く)
  • 動的メールの動的コンテンツ
  • 破棄された下書きと自動保存された下書き
詳しくは、サポートされているサービスとデータタイプをご確認ください。
Gmail のメールが完全に削除されるタイミング

Gmail でメールが完全に削除されるためには、対象となるメールが次に示す Vault と Gmail の両方の条件を満たしている必要があります。

  • いかなる保持ルールによっても保持されていない。
  • 記録保持の対象になっていない。
  • Gmail のシステムによって生成された ^deleted ラベルが 30 日間以上付いている。

保持ルールまたは記録保持の対象となっているメールを Gmail が完全に削除することは Vault で許可されません。該当するすべての保持期間と記録保持が終了すると、^deleted ラベルが付いている期間に基づいて、メールを完全に削除できるかどうかが Gmail で評価されます。

^deleted ラベルが適用されるタイミング

Gmail では、Google システムからの削除対象となったメールに ^deleted ラベルが適用されます。次のいずれかのアクションが発生すると、このラベルがメールに付けられます。

  • Gmail ユーザーがゴミ箱を空にするか、ゴミ箱内のメールを選択して [完全に削除] をクリックした。
  • Gmail でゴミ箱に 30 日間保存されていたメールが自動的に削除された。
  • ^deleted ラベルがまだ付いていないメールについて保持期間が終了した。
  • Gmail ユーザーが下書きメールを破棄した。

^deleted ラベルが付いたメールは Gmail ユーザーには非表示となり、これを復元するには Google Workspace 管理者のサポートが必要になります。ただし、このラベルが付いたメールは、完全に削除されるまでは Vault を使って検索および書き出しを行うことができます。

Gmail の 30 日間の保存ポリシー

Gmail にはメールの保存ポリシーがあり、このポリシーに基づいて、^deleted ラベルが適用されたメールは少なくとも 30 日間保持されます。その 30 日の間に Vault のなんらかの保持ルールの有効期限が切れた場合でも、このポリシーが優先されます。

メールが完全に削除されるタイミングに Gmail の 30 日間保存ポリシーがどのように影響するかについて理解を深めるには、Gmail の保持ルールの例とその影響をご確認ください。
Gmail のスレッドは個別のメッセージと異なる方法で処理される

メールスレッドの場合、保持ルールは次のように適用されます。

  • スレッド内の 1 通のメールが保持ルールまたは記録保持によって保持されている場合は、スレッド全体が保持されます。
  • ラベルに基づく保持ルールでは、保持のため、スレッド内の最後にラベル付けされたメールの日付が使用されます。

たとえば、保持ルールで project-A というラベルを使ってメールを 365 日間保持していて、スレッド内の先頭のメールにこのラベルが付いている場合は、先頭のメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。スレッド内の後続のメールに project-A のラベルが付けられた場合は、そのメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。保持ルールが期限切れになり、Gmail でラベル付きのメールが完全に削除された後は、ラベルのないメールもすべて完全に削除されるまでに最大 24 時間の遅延が生じる場合があります。

Gmail からドライブに追加された添付ファイルはドライブの保持ルールの対象となります

Gmail のメールに添付されているファイルを [ドライブに追加] 機能を使用してドライブに追加すると、ドライブでそのファイルのコピーが作成されます。Gmail のメールと添付ファイルは、Gmail の保持ポリシーの対象となります。ドライブ内にコピーされたアイテムは、ドライブの保持ポリシーの適用対象となります。

Gmail の保持ルールの例とその影響

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デフォルト ルールの例: すべてのメールを無期限に保持する

このデフォルト ルールでは、選択した組織部門で Gmail のすべてのメールが無期限に保持されます。ユーザーがメールを削除することはできます。ゴミ箱に入ったメールは 30 日経過すると、またはユーザーがゴミ箱を空にすると削除されます。ただし、そのように削除したメールは Vault 管理者による検索および書き出しが可能です。

ルールの設定

  • 保存期間: 期限なし

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

なし なし

ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 なし

ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない)

送信から 31 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) なし

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

なし なし

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)
カスタムルールの例: 削除してから 365 日が経過したメールのみを完全に削除する
このルールを使用すると、選択した組織部門のメールだけを 365 日後に完全に削除(ゴミ箱から削除)できます。

ルールの設定

  • 保存期間: 365 日
  • 保持期限の終了後、完全に削除済みのメールのみをパージする

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

なし なし

ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 送信から 365 日後

ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない)

送信から 31 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) 送信から 365 日後
ユーザーが送信から 360 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする 送信から 360 日後 送信から 390 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後)
ユーザーが送信から 400 日後のメールをゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない) 送信から 430 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) 送信から 460 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、Gmail によってメールがゴミ箱から削除されてから 30 日後)

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

なし なし

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)
カスタムルールの例: 365 日後にメールを完全に削除する

このルールを使用すると、ユーザーが削除していない下書きとメールを含め、選択した組織部門のすべてのメールを 365 日後に完全に削除することを Gmail に許可することになります。

ルールの設定

  • 保存期間: 365 日
  • 下書きを除外する: オフ(ediscovery.google.com のみ)
  • 期間終了後の操作: Gmail のメールボックス内のメールと完全に削除されたメールがパージされます。このルールにより下書きもパージされます] を選択

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

ユーザーが送信から 1 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 送信から 365 日後(保持期間が終了するとき)
ユーザーが送信から 360 日後のメールをゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする 送信から 360 日後(ユーザーがゴミ箱を空にするとき) 送信から 390 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後)
ユーザーが送信から 360 日後のメールをゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない) 送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)

Gmail のカスタム保持ルールを設定する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. サービスとして [Gmail] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ルールの適用先となる組織部門を選択します。該当する欄をクリックして選択ツールを開き、組織部門をクリックします。
  5. [次へ] をクリックします。
  6. (省略可)このルールの適用対象となるためのメッセージの必須条件を選択します。
    • [送信日] の値を入力します。開始日のみを指定すると、このルールはその日以降に送信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に送信されたすべてのメッセージに適用されます。
    • メッセージに一致する必要があるキーワードを入力します。注:
      • ワイルドカード(*)を除く、サポートされているすべての検索演算子を使用できます。
      • キーフレーズまたは値が -1000% などのようにハイフンで始まる場合は、NOT 演算子として解釈されないよう引用符で囲みます。
      • is:chat を使用して従来のハングアウトまたは Google Chat のチャット メッセージに Gmail の記録保持を適用することはできません。チャット メッセージの保持ルールを設定するには、Chat の保持ルールを設定します。

      Vault 検索で条件をテストして、想定したデータに一致することを確認するようおすすめします。

  7. [続行] をクリックします。
  8. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  9. 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているメッセージだけを完全に削除するには、1 番目のオプションを選択します。
    • 未削除のメッセージを含むすべてのメッセージを完全に削除し、下書きとメール テンプレートを除外する場合は、2 番目のオプションを選択します。
    • 未削除のメッセージ、下書き、メール テンプレートを含むすべてのメッセージを完全に削除するには、3 番目のオプションを選択します。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Gmail で直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  10. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを作成します。

Gmail のデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持の対象とならない Gmail のメールに適用されます。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. Gmail アイコン "" をクリックします。
  4. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  5. 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • 削除済みのメッセージのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • 未削除のメッセージ、下書き、テンプレートを含むすべてのメッセージをパージするには、2 番目のオプションを選択します。
    警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Gmail で直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  6. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。
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