메일 및 기본 행아웃 보존 조치 설정

보존 조치를 통해 데이터를 무기한 보존하여 법적 또는 보존 의무를 이행할 수 있습니다.

보존 조치의 적용을 받는 사용자가 데이터를 삭제할 경우 해당 데이터가 사용자에게는 표시되지 않지만 Vault에는 계속 보존됩니다. 보존 조치가 적용되는 동안에는 보존 조치 중인 데이터를 검색하고 내보낼 수 있습니다.

참고: G Suite 관리자가 관리 콘솔에서 특정 사용자의 계정을 삭제하면 해당 사용자의 데이터는 Vault에서 삭제되며 복구할 수 없습니다. 특정 사용자의 데이터를 보존 조치 또는 보관하려면 해당 사용자가 G Suite와 Vault 라이선스를 모두 가지고 있어야 합니다. Vault 라이선스에 대해 자세히 알아보기
중요: 모든 G Suite 고객의 기본 행아웃 사용이 2020년 하반기에 종료됩니다. Vault 관리자는 이러한 전환에 대비하여 필요한 조치를 취해야 합니다.

보존 조치에 대한 자세한 내용은 보존 조치 FAQ를 참조하세요.

보존 조치가 적용된 메시지는 사용자에게 표시됨

보존 조치를 설정하면 해당 보존 조치가 적용된 메시지는 보관 규칙에 의해 사용자가 볼 수 없도록 삭제되었더라도 사용자에게 계속해서 표시됩니다.

Gmail의 시스템 생성 라벨이 보존 조치에 영향을 줄 수 있음

Gmail에서는 라벨을 사용하여 사용자 받은편지함의 메일을 정리합니다. 라벨에는 다음 두 가지 유형이 있습니다.

  • 사용자가 볼 수 있는 라벨: 이 라벨은 Gmail의 사용자 인터페이스에 표시됩니다. 많이 사용되는 몇 가지 라벨은 모든 Gmail 계정에 표시되며, 사용자는 새 라벨을 만들어 메일을 정리할 수 있습니다.
  • 시스템 생성 라벨: 이 라벨은 Gmail의 백엔드 시스템에서 메일을 분류하는 데 사용되며 최종 사용자에게는 표시되지 않습니다.

시스템 생성 라벨은 Gmail 사용자에게 메일이 표시되는 방식을 관리합니다. 예를 들어 Gmail에서 사용자의 은행에서 온 메일에 finance 라벨을, 호텔 예약이 포함된 메일에 travel 라벨을 적용할 수 있습니다.

사용자가 시스템 생성 라벨과 일치하는 라벨을 만들면 Gmail에서 이러한 라벨을 구분하여 적절하게 메일을 표시합니다. 하지만 Vault에서는 시스템 생성 라벨과 사용자가 만든 라벨의 이름이 같은 경우 구분하지 못합니다. 시스템 생성 라벨을 바탕으로 보존 조치를 만들면 의도한 것보다 더 많은 메일이 보존 조치에 포함될 수 있습니다.

예를 들어 조직에서 7년간 회사 금융과 관련된 모든 데이터를 보관해야 하는 경우

  • 직원에게 finance라는 라벨을 만들어 회사 재무 정보가 포함된 메일에 적용하도록 지시합니다.
  • 이때 일부 직원이 개인 은행 명세서 메일을 회사 계정으로 받으면, Gmail에서는 이러한 메일에 finance라는 시스템 생성 라벨을 적용하게 됩니다.

이 시나리오에서 label:finance 기반의 보존 조치에 직원의 개인 은행 명세서가 있는 메일이 포함됩니다.

다음 라벨을 기반으로 보존 조치를 시행할 때 주의하시기 바랍니다.

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • Buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

메일 및 기본 행아웃 보존 조치 설정하기

  1. 보존 조치를 포함할 법적 사안을 만들거나 엽니다.
  2. 보존 조치 생성을 클릭합니다.
  3. 보존 조치에 고유한 이름을 입력합니다. 
  4. 보존 조치의 유형으로 메일을 선택합니다. 메일 보존 조치는 기본 행아웃 메시지에도 적용됩니다.
  5. 드롭다운 목록에서 다음과 같이 개별 계정 또는 전체 조직 단위에 보존 조치를 적용합니다.
    • 계정—보존 조치가 적용될 그룹스 또는 계정의 이메일 주소를 하나 이상 입력합니다.
    • 조직—드롭다운 목록에서 조직 단위를 선택합니다.
  6. 보존 조치에 대한 조건을 다음과 같이 설정합니다.
    • 보낸 날짜—메시지를 보존 조치할 기간을 지정할 수 있습니다. 첫 번째 입력란에만 날짜를 입력하면 해당 날짜 및 이후의 모든 메시지에 보존 조치가 적용됩니다. 두 번째 입력란에만 날짜를 입력하면 해당 날짜 및 이전의 모든 메시지에 보존 조치가 적용됩니다. 모든 메시지에 보존 조치를 적용하려면 이 입력란을 비워둡니다.
    • 검색어—검색어 및 검색 연산자를 사용하여 특정 콘텐츠가 포함된 메시지를 보존 조치할 수 있습니다.
  7. 저장을 클릭하여 보존 조치를 생성합니다.

메일 및 기본 행아웃의 기존 보존 조치 수정

보존 조치의 일부 기준은 변경할 수 있지만 데이터 유형은 변경할 수 없습니다.

  1. 보존 조치를 포함한 법적 사안을 엽니다.
  2. 보존 조치를 클릭한 다음 보존 조치 수정을 클릭합니다.
  3. 다음 기준 중 하나를 수정합니다.
    • 계정—계정이나 조직 단위를 추가 또는 삭제합니다. 조직 단위에 적용되는 보존 조치에는 계정을 추가할 수 없고, 개별 계정에 적용되는 보존 조치에는 조직 단위를 추가할 수 없습니다. 또한 모든 사용자를 삭제하면 보존 조치를 삭제하라는 메시지가 표시됩니다. 
  4. 다음 중 하나를 수정합니다.
    • 보낸 날짜—보존 조치를 적용할 기간을 연장하거나 제한합니다.
    • Terms—검색어 및 검색 연산자를 추가, 삭제하여 보존 조치가 적용된 이메일 메시지를 변경할 수 있습니다.
  5. 저장을 클릭합니다.
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