Gmail 메일 보존 조치하기

Google Workspace 데이터 디지털 증거 검색 프로젝트의 일환으로 보존 조치를 통해 Gmail 메일을 무기한 보존하여 법적 의무 또는 보존 의무를 이행할 수 있습니다. 개별 계정 또는 조직 단위의 모든 계정에 보존 조치를 적용할 수 있습니다. 보존 조치가 보관 규칙보다 우선 적용되므로 데이터에 보존 조치를 적용하면 일반 데이터 거버넌스 규칙에 의해 데이터가 영구 삭제되는 것을 방지할 수 있습니다.

Google Workspace 관리자가 관리 콘솔에서 사용자의 계정을 삭제하면 해당 사용자의 데이터를 Vault에서 더 이상 사용할 수 없으며 복원할 수 없습니다. 사용자 데이터를 보존 조치 또는 보관하려면 해당 사용자에게 Google Workspace 및 Vault 라이선스가 모두 있어야 합니다. 사용자의 데이터 보존에 대해 자세히 알아보기

Gmail 보존 조치에 관한 중요 정보

보존 조치를 설정하기 전에 Google Vault에서 보존 조치 시작하기를 읽고 Vault에서 지원되는 Gmail 메일을 검토하는 것이 좋습니다.

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보존 조치가 적용된 메시지는 액세스 권한이 있는 Vault 사용자에게 항상 표시됨

보존 조치가 적용된 메시지가 사용자에 의해 또는 보관 규칙에 따라 삭제되면 사용자는 더 이상 메시지를 볼 수 없습니다. 하지만 적절한 권한이 있는 Vault 사용자는 Vault에서 해당 메시지를 검색하고 볼 수 있습니다. 이러한 Vault 사용자는 Vault를 사용하여 메시지를 내보낼 수도 있습니다.

보존 조치 세부 설정 시 복잡한 검색어 및 검색어 과다 사용 지양

보존 조치가 적용되는 메시지를 세부적으로 설정하기 위해 검색어를 입력할 수 있습니다. 먼저 계정(특정 사용자 또는 소규모 조직 단위)별로 보존 조치의 적용 범위를 좁힌 다음 검색어로 적용 범위를 좁히는 것이 좋습니다.

드문 경우지만 다수의 광범위한 보존 조치를 설정하고 이러한 보존 조치에서 복잡한 검색어 집합을 통해 보존 조치를 적용할 메일의 범위를 좁히려는 경우, Google의 정책 처리 시스템이 이를 처리하지 못할 수도 있습니다. 예를 들어 100,000개가 넘는 계정을 대상으로 여러 보존 조치를 설정하고 해당 보존 조치에서 복잡한 검색어(예: 다수의 별칭, AND/OR 구문)로 적용 범위를 좁히는 경우 처리 한도에 도달할 수 있습니다. 이 경우 조직에서 새 사용자 추가 또는 새 보안 규칙 적용과 같은 Google Workspace 관리 정책을 일시적으로 생성하지 못할 수 있습니다.

 

Gmail 메일 보존 조치하기

  1. https://vault.google.com에 로그인합니다.
  2. 법적 사안을 클릭합니다.
  3. 법적 사안이 이미 있는 경우 해당 사안을 클릭하여 엽니다. 그렇지 않으면 다음 안내에 따라 법적 사안을 만듭니다.
    1. 법적 사안 만들기를 클릭합니다.
    2. 법적 사안의 이름과 설명(선택사항)을 입력합니다.
    3. 만들기를 클릭합니다.
  4. 보존 조치만들기를 클릭합니다.
  5. 보존 조치에 고유한 이름을 입력합니다.
  6. 서비스 선택그런 다음Gmail을 클릭합니다.
  7. 계속을 클릭합니다.
  8. 다음과 같이 보존 조치의 범위를 선택합니다.
    • 특정 계정: 하나 이상의 계정 또는 그룹 이메일 주소를 입력합니다.
    • 조직 단위: 조직 단위를 선택합니다.

      참고: 계정이 많은 경우(100,000개 이상), 그리고 특히 검색어로 보존 조치의 적용 범위를 좁히려는 경우에는 최상위 조직 단위를 선택하지 않는 것이 좋습니다.

  9. 계속을 클릭합니다.
  10. (선택사항) 보존 조치에 대한 조건을 다음과 같이 설정합니다.
    • 보낸 날짜: 보존 조치를 특정 기간 내에 전송된 메일에만 적용하려면 시작일 및 종료일을 입력합니다.
      • 특정 날짜 또는 그 이후에 전송된 메일을 보존 조치하려면 시작일만 입력합니다.
      • 특정 날짜 또는 그 이전에 전송된 메시지를 보관 조치하려면 종료일만 입력합니다.
      • 보낸 날짜와 상관없이 메시지를 보존 조치하려면 시작일이나 종료일을 입력하지 않습니다.
    • 검색어: 특정 검색어와 일치하는 메일에만 보존 조치를 적용하려면 검색어 및 검색 연산자를 입력합니다.

      참고: is:chat을 사용하여 기존 행아웃 또는 Google Chat의 채팅 메시지에 Gmail 보존 조치를 적용할 수 없습니다. 채팅 메시지를 보존 조치하려면 Chat 보존 조치를 설정하세요.

  11. 만들기를 클릭합니다.

Gmail 메일의 보존 조치 수정하기

보존 조치 매개변수 일부를 변경할 수는 있지만 서비스를 변경(예: Gmail을 다른 서비스로)하거나 범위 유형을 변경(예: 계정을 조직 단위로)할 수는 없습니다.

  1. https://vault.google.com에 로그인합니다.
  2. 법적 사안을 클릭한 다음 보존 조치가 포함된 법적 사안을 클릭합니다.
  3. 보존 조치가 적용되는 계정 또는 조직 단위를 변경하려면 다음 안내를 따르세요.
    1. 범위를 클릭합니다.
    2. 계정을 추가 또는 삭제하거나 조직 단위를 변경합니다.

      참고: 조직 단위에 적용되는 보존 조치에는 계정을 추가할 수 없으며 특정 계정에 적용되는 보존 조치에는 조직 단위를 추가할 수 없습니다.

      모든 계정을 삭제하면 보존 조치를 삭제하라는 메시지가 표시됩니다.

    3. 계속을 클릭합니다.
  4. 보낸 날짜 기간 또는 검색어를 변경하려면 조건을 클릭합니다.
    • 보낸 날짜: 보존 조치를 적용할 기간을 연장하거나 제한합니다.
    • 검색어: 검색어 및 검색 연산자를 추가 또는 삭제하여 보존 조치를 적용할 메시지를 변경할 수 있습니다.
  5. 저장을 클릭합니다.
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