تجميد رسائل Gmail

يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ بها لأجل غير مسمى، بهدف استيفاء التزامات قانونية أو التزامات متعلقة بالاحتفاظ بالبيانات.

إذا قام مستخدم خاضع لعملية تجميد البيانات بحذف البيانات، ستتم إزالتها من طريقة عرض المستخدم، ولكن سيتم الاحتفاظ بالبيانات بواسطة Vault. وطالما ظلت عملية تجميد البيانات قائمة، يمكنك البحث في تلك البيانات وتصديرها.

في حال حذف مشرف G Suite حساب مستخدم في "وحدة تحكُّم المشرف"، فلن تكون بيانات هذا المستخدم متاحة في Vault ولا يمكن استعادتها بعد ذلك. وإذا كنت ترغب في الاحتفاظ ببيانات مستخدم، يجب أن يكون لديه تراخيص كلٍّ من G Suite وVault. تعرَّف على المزيد من المعلومات حول تراخيص Vault.

لمزيد من المعلومات حول عمليات تجميد البيانات، راجع الأسئلة الشائعة لعمليات تجميد البيانات.

معلومات مهمة حول عمليات تجميد البيانات في Gmail

تظل الرسائل الخاضعة للتجميد مرئية لمشرفي Vault الذين يمتلكون امتيازات الوصول

عند حذف رسالة خاضعة للتجميد من قِبل مستخدم أو قاعدة احتفاظ بالبيانات، لا يمكن للمستخدم عرض الرسالة بعد ذلك. ومع ذلك، يمكن لمشرف Vault الذي يمتلك الامتيازات المناسبة البحث عن الرسالة وعرضها في Vault. ويمكن للمشرف أيضًا تصدير الرسالة باستخدام Vault.

قد تؤثر تصنيفات Gmail التي أنشأها النظام في عمليات تجميد البيانات

يستخدم Gmail التصنيفات لتنظيم الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين. هناك نوعان من التصنيفات:

  • التصنيفات المرئية للمستخدم - تظهر هذه التصنيفات في واجهة مستخدم Gmail. تتوفّر بعض التصنيفات الشائعة في جميع حسابات Gmail ويمكن للمستخدمين إنشاء تصنيفات جديدة للمساعدة في تنظيم رسائلهم.
  • التصنيفات التي أنشأها النظام - تستخدم هذه التصنيفات بواسطة الأنظمة الخلفية في Gmail لتصنيف الرسائل. وهي تكون مرئية للمستخدمين.

تتحكم التصنيفات التي أنشأها النظام في كيفية عرض الرسائل على مستخدمي Gmail. مثلاً، قد يُطبِّق Gmail التصنيف الشؤون المالية على الرسائل التي تأتي من بنك المستخدم والتصنيف السفر على الرسائل التي تتضمن حجوزات الفنادق.

يستطيع Gmail التعامل مع أي التباس يتسبب فيه وجود تصنيفات من إنشاء المستخدم تتطابق من أخرى من إنشاء النظام وبالتالي يتمكن من عرض الرسائل بشكل مناسب ومع ذلك، لا يستطيع Vault تمييز التصنيفات التي أنشأها النظام من التصنيفات التي أنشأها المستخدم والتي تحمل الاسم نفسه. قد يؤدي تجميد البيانات بناء على تصنيف أنشأه النظام إلى تضمين رسائل أكثر مما تريد ضمن نطاق التحفظ.

مثلاً، لنفترض أن مؤسسة تريد التحفظ على جميع البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة لمدة 7 سنوات:

  • يُطلب من الموظفين إنشاء تصنيف باسم الشؤون المالية وتطبيقه على الرسائل التي تتضمن معلومات مالية للشركة.
  • تُرسَل كشوف الحسابات المصرفية الشخصية لبعض الموظفين إلى حساباتهم في الشركة، ويُطبق Gmail تصنيفًا أنشأه النظام باسم الشؤون المالية على هذه الرسائل.

وبحسب هذا التصور، ستتضمن عملية تجميد البيانات المستندة إلى label:finance الرسائل التي تحتوي على كشوف الحسابات المصرفية الشخصية للموظفين.

ننصحك بتوخي الحذر عند تنفيذ عمليات تجميد البيانات بناء على التصنيفات التالية:

  • شخصي
  • اجتماعي
  • العرض الترويجي
  • الرسائل الترويجية
  • التحديثات
  • المنتديات
  • السفر
  • عمليات الشراء
  • الشؤون المالية
  • الكل
  • الإشاعات
  • محادثة
  • المحادثات
  • تم
  • مسودة
  • المسودات
  • مهم
  • البريد الوارد
  • أولوية منخفضة
  • أولوية منخفضة
  • تجاهل
  • تم تجاهله
  • مُثبَّت
  • مقروءة
  • تذكير
  • التذكيرات
  • مجدول
  • المرسَل
  • مؤجَّل
  • رسائل غير مرغوب فيها
  • التصيّد الاحتيالي
  • نجمة
  • مميَّزة بنجمة
  • مهمة
  • مهام Google
  • المهملات
  • الرحلات
  • غير مهم
  • غير مقروءة
  • البريد الصوتي
  • محفوظ

وضع Gmail قيد التحفظ على المعلومات

  1. أنشئ المسألة القانونية التي تتضمّن عملية تجميد البيانات أو افتحها.
  2. انقر على إنشاء عملية تجميد البيانات.
  3. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات. 
  4. اختَر نوع عملية تجميد البيانات: البريد.
  5. استخدِم القائمة المنسدلة لتطبيق عملية تجميد البيانات إمّا على حسابات فردية أو على الوحدة التنظيمية بالكامل كما يلي:
    • الحسابات: أدخِل عنوان بريد إلكتروني واحدًا أو أكثر للحسابات أو المجموعات الخاضعة لعملية تجميد البيانات هذه.
    • مؤسسة: اختَر وحدة تنظيمية من القائمة المنسدلة.
  6. حدِّد الشروط لعملية التحفظ على المعلومات كما يلي:
    • تاريخ الإرسال: يمكنك استخدام نطاق من التواريخ للتحفظ على بيانات الرسائل. إذا اكتفيت بإدخال تاريخ في الحقل الأول فقط، سيتم إخضاع جميع الرسائل المسجّلة في هذا التاريخ أو بعده لعملية التحفظ على المعلومات. إذا أدخلت تاريخًا في الحقل الثاني فقط، سيتم إخضاع جميع الرسائل المسجّلة قبل هذا التاريخ أو في هذا التاريخ لعملية التحفظ على المعلومات. اترك هذا الحقل فارغًا لتطبيق عملية تجميد البيانات على كل الرسائل.
    • العبارات: يمكنك استخدام عبارات البحث وعوامل تشغيلها لتحديد محتوى الرسائل التي سيتم التحفظ على معلوماتها.
  7. انقر على حفظ لإنشاء عملية تجميد البيانات.

تعديل عملية تجميد البيانات الحالية في Gmail

يمكنك تغيير بعض معايير عملية تجميد البيانات. ومع ذلك، لا يمكنك تغيير نوع البيانات.

  1. افتح المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.
  2. انقر على عملية تجميد البيانات، ثم انقر على تعديل عملية تجميد البيانات.
  3. عدّل أيًّا من المعايير التالية:
    • الحسابات: يمكنك إضافة الحسابات أو الوحدات التنظيمية أو إزالتها. لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية تجميد البيانات التي تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية إلى عملية تجميد البيانات التي تشمل حسابات فردية. إذا أزلت جميع المستخدمين، ستتم مطالبتك بحذف عملية تجميد البيانات.
  4. عدّل أيًا مما يلي:
    • تاريخ الإرسال: يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية تجميد البيانات أو تقييده.
    • العبارات: يمكنك إضافة عبارات البحث وعوامل تشغيلها أو إزالتها لتغيير الرسائل التي تخضع لعملية تجميد البيانات.
  5. انقر على حفظ.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟