وضع البريد وHangouts الكلاسيكي قيد عملية التحفظ على البيانات

يمكنك استخدام عمليات التحفظ على البيانات للاحتفاظ بالبيانات إلى أجل غير مسمى، لاستيفاء الالتزامات القانونية والالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ.

في حال حذف البيانات من قبل مستخدم خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات، ستتم إزالة هذه البيانات من الملف الشخصي للمستخدم، ومع ذلك يتم الاحتفاظ بها في Vault. وطالما ظلت عملية التحفظ على المعلومات قائمة، يمكنك البحث في تلك البيانات وتصديرها.

ملاحظة: إذا حذف مشرفك في G Suite حساب أحد المستخدمين في وحدة تحكم المشرف، لن تظل بيانات المستخدم متاحة في Vault ولا يمكن استعادتها بعد الآن. وإذا كنت ترغب في إخضاع بيانات أحد المستخدمين لعملية تحفظ على المعلومات أو الاحتفاظ بهذه البيانات، يجب على المستخدم أن يحمل تراخيص كلٍّ من G Suite وVault. مزيد من المعلومات حول تراخيص Vault‏.
ملاحظة مهمة: اعتبارًا من تشرين الأول (أكتوبر) 2019، سيتم إيقاف خدمة "Hangouts الكلاسيكي" لجميع عملاء G Suite. وعلى مشرفي Vault اتِّخاذ الإجراءات للاستعداد لعملية النقل هذه.

لمزيدٍ من المعلومات حول عمليات الاحتفاظ بالبيانات، يمكنك الاطِّلاع على الأسئلة الشائعة لعمليات الاحتفاظ بالبيانات.

ستظل الرسائل قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدمين

عند إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات، ستظل الرسائل المشمولة في عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدم، حتى إذا كان يجب أن تحذف قاعدة الاحتفاظ بالبيانات الرسائل من الملف الشخصي لهذا المستخدم.

قد تؤثر تصنيفات Gmail التي أنشأها النظام في عمليات التحفظ على البيانات

يستخدم Gmail التصنيفات لتنظيم الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين. هناك نوعان من التصنيفات:

  • التصنيفات المرئية للمستخدم - تظهر هذه التصنيفات في واجهة مستخدم Gmail. تتوفّر بعض التصنيفات الشائعة في جميع حسابات Gmail ويمكن للمستخدمين إنشاء تصنيفات جديدة للمساعدة في تنظيم رسائلهم.
  • التصنيفات التي أنشأها النظام - تستخدم هذه التصنيفات بواسطة الأنظمة الخلفية في Gmail لتصنيف الرسائل. وهي تكون مرئية للمستخدمين.

تتحكم التصنيفات التي أنشأها النظام في كيفية عرض الرسائل على مستخدمي Gmail. مثلاً، قد يُطبِّق Gmail التصنيف الشؤون المالية على الرسائل التي تأتي من بنك المستخدم والتصنيف السفر على الرسائل التي تتضمن حجوزات الفنادق.

يستطيع Gmail التعامل مع أي التباس يتسبب فيه وجود تصنيفات من إنشاء المستخدم تتطابق من أخرى من إنشاء النظام وبالتالي يتمكن من عرض الرسائل بشكل مناسب ومع ذلك، لا يستطيع Vault تمييز التصنيفات التي أنشأها النظام من التصنيفات التي أنشأها المستخدم والتي تحمل الاسم نفسه. قد يؤدي التحفظ على البيانات بناء على تصنيف أنشأه النظام إلى تضمين رسائل أكثر مما تريد ضمن نطاق التحفظ.

مثلاً، لنفترض أن مؤسسة تريد التحفظ على جميع البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة لمدة 7 سنوات:

  • يُطلب من الموظفين إنشاء تصنيف باسم الشؤون المالية وتطبيقه على الرسائل التي تتضمن معلومات مالية للشركة.
  • تُرسَل كشوف الحسابات المصرفية الشخصية لبعض الموظفين إلى حساباتهم في الشركة، يُطبِّق Gmail تصنيفًا أنشأه النظام باسم الشؤون المالية على هذه الرسائل.

وبحسب هذا التصور، ستتضمَّن عملية التحفظ على البيانات المستندة إلى label:finance الرسائل التي تحتوي على كشوف الحسابات المصرفية الشخصية للموظفين.

ننصحك بتوخي الحذر عند تنفيذ عمليات التحفظ على البيانات بناء على التصنيفات التالية:

  • شخصي
  • اجتماعي
  • العرض الترويجي
  • الرسائل الترويجية
  • التحديثات
  • المنتديات
  • السفر
  • عمليات الشراء
  • الشؤون المالية
  • الكل
  • الإشاعات
  • محادثة
  • المحادثات
  • تم
  • مسودة
  • المسودات
  • مهم
  • البريد الوارد
  • أولوية منخفضة
  • أولوية منخفضة
  • تجاهل
  • تم تجاهله
  • مُثبَّت
  • مقروءة
  • تذكير
  • التذكيرات
  • مجدول
  • المرسَل
  • مؤجَّل
  • رسائل غير مرغوب فيها
  • التصيّد الاحتيالي
  • نجمة
  • مميَّزة بنجمة
  • مهمة
  • مهام Google
  • المهملات
  • الرحلات
  • غير مهم
  • غير مقروءة
  • البريد الصوتي
  • محفوظ

وضع البريد وHangouts الكلاسيكي قيد عملية التحفظ على البيانات

  1. أنشئ المسألة القانونية التي تتضمّن عملية التحفظ على البيانات أو افتحها.
  2. انقر على إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات.
  3. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية التحفظ على البيانات. 
  4. اختَر نوع عملية الاحتفاظ بالبيانات: البريد. تنطبق عمليات الاحتفاظ ببيانات البريد على رسائل Hangouts الكلاسيكي أيضًا.
  5. استخدِم القائمة المنسدلة لتطبيق عملية الاحتفاظ بالبيانات إمّا على حسابات فردية أو على الوحدة التنظيمية بالكامل كما يلي:
    • الحسابات: أدخِل عنوان بريد إلكتروني واحدًا أو أكثر للحسابات أو المجموعات الخاضعة لعملية التحفظ على البيانات هذه.
    • مؤسسة: اختر وحدة تنظيمية من القائمة المنسدلة.
  6. عيِّن الشروط لعملية التحفظ على البيانات كما يلي:
    • تاريخ الإرسال: يمكنك استخدام نطاق من التواريخ لإجراء عمليات تحفظ على المعلومات للرسائل. إذا اكتفيت بإدخال تاريخ في الحقل الأول فقط، سيتم إخضاع جميع الرسائل المسجّلة في هذا التاريخ أو بعده لعملية التحفظ على المعلومات. أما إذا أدخلت تاريخًا في الحقل الثاني فقط، سيتم إخضاع جميع الرسائل المسجّلة في هذا التاريخ أو قبله لعملية التحفظ على المعلومات. واترك هذا الحقل فارغًا لتطبيق عملية التحفظ على المعلومات لكل الرسائل.
    • العبارات: يمكنك استخدام عبارات البحث وعوامل تشغيلها لتحديد محتوى الرسالة التي سيتم الاحتفاظ ببياناتها.
  7. انقر على حفظ لإنشاء عملية التحفظ على البيانات.

تعديل عملية حالية للتحفظ على البيانات في البريد وHangouts الكلاسيكي

يمكنك تغيير بعض من معايير عملية التحفظ على البيانات. ومع ذلك، لا يمكنك تغيير نوع البيانات.

  1. افتح المسألة القانونية التي تتضمن عملية الاحتفاظ بالبيانات.
  2. انقر على عملية الاحتفاظ بالبيانات، ثم انقر على تعديل عملية الاحتفاظ بالبيانات.
  3. عدّل أيًّا من المعايير التالية:
    • الحسابات: يمكنك إضافة الحسابات أو الوحدات التنظيمية أو إزالتها. لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية الاحتفاظ بالبيانات التي تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية لعملية الاحتفاظ بالبيانات التي تشمل حسابات فردية. وبالإضافة إلى ذلك، في حالة إزالة جميع المستخدمين، ستتم مطالبتك بحذف عملية التحفظ على البيانات. 
  4. عدّل أيًّا مما يلي:
    • تاريخ الإرسال: يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية التحفظ على المعلومات أو تقييده.
    • المصطلحات: أضف أو أزل مصطلحات البحث ومُعامِلاته لتغيير أي من رسائل البريد الإلكتروني التي تخضع لعملية التحفظ على المعلومات.
  5. انقر على حفظ.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟