كجزء من مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية" للبيانات على Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ برسائل Gmail إلى ما لا نهاية لتلبية الالتزامات القانونية والالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على حسابات فردية أو على كل الحسابات في وحدة تنظيمية. تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات، حيث تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد من قواعد إدارة البيانات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًا، إذا لم يتم تجميدها.
معلومات مهمة عن عمليات تجميد البيانات في Gmail
قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault ومراجعة رسائل Gmail المتوافقة مع أداة Vault.
البيانات التي يمكن تجميدهاالبيانات المشمولة:
- الرسائل التي يرسلها أو يستلمها المستخدمون في مؤسستك أو يضعوها في المسودة ومرفقاتها
- الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك
البيانات غير المشمولة:
- الملفات المرتبطة
- تنسيقات البريد الإلكتروني
- الرسائل المرسَلة من خلال خدمات Google الأخرى، مثل "تقويم Google" أو "مستندات Google"، ما لم يتم تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة
- المحتوى الديناميكي في الرسائل الديناميكية
- المسودات التي تم تجاهلها والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من المسودات
عندما يحذف مستخدم رسالة خاضعة للتجميد، لن يتمكّن من الوصول إليها بعد ذلك، ولكن لن تتم إزالتها نهائيًا. بصفتك مشرفًا يمتلك الامتيازات المناسبة في Vault، يبقى بإمكانك البحث عن الرسالة ومعاينتها وتصديرها باستخدام Vault.
لتنقيح الرسائل التي تغطيها عملية تجميد بيانات، يمكنك إدخال عبارات بحث. وننصحك بضرورة تنقيح عمليات تجميد البيانات أولاً حسب الحسابات، سواء لمستخدمين معيَّنين أو وحدات تنظيمية أصغر حجمًا، ثم تنقيح هذه المجموعة الأصغر حجمًا باستخدام العبارات.
في حالات نادرة، قد يتعذَّر على نظام معالجة سياسة Google تغطية كل عمليات تجميد البيانات، بسبب تحديد نطاق كبير للعديد من عمليات تجميد البيانات يضم مجموعة مُعقَّدة من العبارات لتنقيح الرسائل المُجمَّدة. مثلاً، قد تصل إلى الحدّ الأقصى المسموح به في حال إعداد نطاقات للعديد من عمليات تجميد البيانات تضم أكثر من 100000 حساب واستخدام عبارات مُعقَّدة للتنقيح، مثل العديد من العناوين البديلة للبريد الإلكتروني أو الكثير من عبارات AND/OR. في حال حدوث ذلك، قد يتم حظر المؤسسة مؤقتًا من إنشاء أي سياسات مشرف لخدمة Google Workspace، مثل إضافة مستخدمين جدد أو تطبيق قواعد أمان جديدة.
تجميد رسائل Gmail
- سجِّل الدخول إلى https://vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية.
- إذا كانت المسألة القانونية متوفِّرة من قبل، انقر عليها لفتحها. أمّا في حال عدم توفُّرها، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
- انقر على إنشاء مسألة قانونية.
- أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
- انقر على إنشاء.
- انقر على عمليات تجميد البيانات
إنشاء.
- أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات.
- انقر على اختيار الخدمة
Gmail.
- انقر على متابعة.
- اختَر نطاق تجميد البيانات:
- حسابات مُحدَّدة: أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر أو عناوين بريد إلكتروني لمجموعة.
- وحدة تنظيمية: اختَر وحدة تنظيمية.
ملاحظة: ننصحك بعدم اختيار الوحدة التنظيمية العليا. لن تتمكّن من حذف أي حسابات على Google Workspace من مؤسستك. مزيد من المعلومات
- انقر على متابعة.
- (اختياري) حدِّد شروط تجميد البيانات كما يلي:
- تاريخ الإرسال: أدخِل التواريخ لقصر عملية تجميد البيانات على الرسائل المُرسَلة في الفترة ما بين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.
- لتجميد الرسائل المُرسَلة في تاريخ مُعيَّن أو بعده، أدخِل تاريخ بدء فقط.
- لتجميد الرسالة المُرسَلة في تاريخ مُعيَّن أو قبله، أدخِل تاريخ الانتهاء فقط.
- لتجميد الرسائل بغض النظر عن وقت إرسالها، لا تُدخِل تاريخ بدء أو تاريخ انتهاء.
- العبارات: أدخِل عبارات البحث وعوامل التشغيل لتطبيق عملية تجميد البيانات على الرسائل التي تتطابق مع العبارات فقط.
ملاحظة:
- عندما يكون حساب مستخدم ضمن نطاق عملية تجميد البيانات، لا يمكن حذف الحساب حتى تتم إزالة عملية تجميد البيانات، حتى إذا لم تتطابق أي من رسائله مع البنود. إذا تمّ تجميد بيانات الوحدة التنظيمية العليا وتنقيحها باستخدام البنود، لن تتمكَّن من حذف أي مستخدمين.
- لا يمكنك استخدام
is:chatلتطبيق عملية تجميد البيانات في Gmail على رسائل الدردشة في Google Chat. لتجميد بيانات رسائل المحادثة، يمكنك ضبط تجميد بيانات Chat.
- تاريخ الإرسال: أدخِل التواريخ لقصر عملية تجميد البيانات على الرسائل المُرسَلة في الفترة ما بين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.
- انقر على إنشاء.
تعديل عملية تجميد بيانات في رسائل Gmail
يمكنك تغيير بعض معلّمات تجميد البيانات، ولكن لا يمكنك تغيير الخدمة (مثل من Gmail إلى خدمة أخرى) أو نوع النطاق (مثل من الحسابات إلى وحدة تنظيمية).
- سجِّل الدخول إلى https://vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية ثم المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.
- لتغيير الحسابات أو الوحدات التنظيمية التي تشملها عملية تجميد البيانات:
- انقر على النطاق.
- يمكنك إضافة حسابات أو إزالتها أو تغيير الوحدة التنظيمية.
ملاحظة: لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية تجميد بيانات تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية إلى عملية تجميد بيانات تشمل حسابات مُحدَّدة.
إذا أزلت جميع الحسابات، سيُطلَب منك حذف عملية تجميد البيانات.
- انقر على متابعة.
- لتغيير النطاق الزمني أو العبارات المُرسَلة، انقر على الشروط.
- تاريخ الإرسال: يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية تجميد البيانات أو تقييده.
- العبارات: يمكنك إضافة عبارات البحث وعوامل تشغيلها أو إزالتها لتغيير الرسائل التي تخضع لعملية تجميد البيانات.
- انقر على حفظ.