Google Workspace の電子情報開示プロジェクトのデータを識別して検索で収集したら、分析を進めるために検索結果を書き出すことができます。Vault からデータを書き出すときに、検索条件に一致するデータのコピーが書き出されます。この書き出し処理によって組織の Google Workspace データが変更または削除されることはありません。
書き出しを成功させるためのヒント
- 組織全体で同時に進行中の書き出しが 20 件以下にしてください。
- 書き出しの名前に特殊文字（~!$'(),;@:/? など）を使用しないでください。特殊文字が含まれていると、書き出しをダウンロードできないことがあります。
- 書き出しに時間がかかりすぎる場合は、キャンセルして別の検索方法を使用することを検討してください。次に例を示します。
- 書き出しの必要があるアカウントを特定し、少数のアカウントに分けて検索を複数回行います。
- 期間を指定して検索を複数回行います。たとえば、2013 年に送信されたメールを検索し、次に 2014 年に送信されたメールを検索します。
書き出しを開始する
データの検索と書き出しを行うには、Google Workspace 管理者から案件の運営、検索の管理、書き出しの管理の権限が割り当てられている必要があります。
- https://vault.google.com にまだログインしていない場合はログインします。
- データの書き出し元となる案件を開き、データを検索します。
詳しくは、Vault での検索と書き出しのスタートガイドをご覧ください。
- [エクスポート] をクリックします。
- エクスポート ファイル用に、わかりやすい名前を入力します。
- 組織にデータ リージョン ポリシーがある場合は、書き出し先のデータ リージョンを選択します。
詳しくは、Vault から書き出したデータの保存先を選択するをご覧ください。
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Gmail、Google グループ、Google Chat から書き出す場合は、メッセージ コンテンツ ファイルの形式（PST または mbox）を選択します。
詳しくは、コンテンツを書き出すをご覧ください。
- （省略可）Gmail から書き出す場合は、次のオプションを選択できます。
- Gmail 情報保護モードのメールを含める - 情報保護モードのメールのコンテンツを除外すると、メールのメタデータのみが書き出されます。
- リンクされたドライブ ファイルを書き出す - 詳しくは、メッセージ内のドライブ ファイルへのハイパーリンクをご覧ください。
- ドライブから書き出す場合は、ドライブのアイテムに対して間接的権限を持つアカウントのアクセスレベル情報を含めるかどうかを選択します。
詳しくは、ファイルへの間接的権限を持つユーザーのアクセスレベル情報の書き出しをご覧ください。
- [エクスポート] をクリックします。
すぐに書き出し処理が開始されます。Vault をいったん終了しても、後で戻って書き出しのステータスを確認できます。
ステータスを確認して書き出しをダウンロードする
- [書き出し] をクリックし、[ステータス] 列を確認します。
書き出しが完了すると、[ステータス] 列に緑色のチェックマークが表示され、[ダウンロード] ボタンが有効になります。
- [ダウンロード] をクリックして、書き出したデータにアクセスします。
書き出しファイルは、書き出しの開始後 15 日間利用できます。書き出しファイルは 15 日を過ぎると削除されます。そのため、そのデータにアクセスする必要がある場合は、書き出しを再作成する必要があります。詳しくは、Vault からの書き出しをダウンロードするをご覧ください。
検索結果の一部のみが書き出された場合
容量の大きい書き出しでは、処理が完了するまでに数時間ほどかかることがあります。24 時間が経過しても大規模な書き出しが完了していない場合は、書き出しが停止され、「書き出しは結果の一部のみです」というメッセージが表示されます。
その場合は、その時点までに取得されたメールやアイテムをダウンロードできるほか、書き出しされていないアカウントが記載された CSV ファイルをダウンロードできます。 書き出しを再開する準備ができたら、次の手順を行います。
- [書き出しを続行] をクリックします。
- 書き出しに新しい名前を付けて
[書き出し] をクリックします。
さらに 24 時間、メールとアイテムが取得されます。
このようにして、クエリに一致したメッセージやアイテムのすべてが取得されるまで、何度でも書き出しを繰り返すことができます。