Una vez que hayas identificado y recogido los datos de tu proyecto de descubrimiento electrónico de Google Workspace mediante la búsqueda, puedes exportarlos para analizarlos más a fondo. Cuando exportes datos de Vault, se exportan copias de los datos que coinciden con tu búsqueda. El proceso de exportación no modifica ni elimina los datos de Google Workspace de tu organización.
Consejos para exportar correctamente
- No tengas más de 20 exportaciones simultáneas en curso en tu organización.
- No utilices caracteres especiales (como ~!$'(),;@:/?) en el nombre de la exportación. Los caracteres especiales pueden impedir que se descarguen las exportaciones.
- Si la exportación tarda demasiado, puedes cancelarla y usar otra estrategia de búsqueda. Por ejemplo:
- Identifica las cuentas que quieres exportar y haz varias búsquedas (busca unas pocas cuentas con cada búsqueda).
- Haz varias búsquedas especificando intervalos de fechas. Por ejemplo, busca primero los mensajes enviados en el 2013 y, después, haz otra búsqueda para localizar los mensajes enviados en el 2014.
Iniciar una exportación
Para buscar y exportar datos, tu administrador deGoogle Workspace debe asignarte los privilegios Gestionar asuntos, Gestionar búsquedas y Gestionar exportaciones.
- Si todavía no lo has hecho, inicia sesión en https://vault.google.com.
- Abre el asunto desde el que quieras exportar los datos y busca los datos.
Consulta más información en el artículo Empezar a usar la búsqueda y la exportación de Vault.
- Haz clic en Exportar.
- Da un nombre descriptivo a la exportación.
- Si tu organización tiene una política de la región de datos, selecciona la región de datos de la exportación.
Consulta más información en el artículo sobre cómo elegir la ubicación de los datos de Vault exportados.
-
Si exportas datos desde Gmail, Grupos de Google o Google Chat, elige el formato de los archivos de contenido del mensaje (PST o mbox).
Consulta más información en el apartado Exportar contenido.
- (Opcional) Si exportas datos desde Gmail, tienes estas opciones:
- Incluir mensajes en modo Confidencial de Gmail: si excluyes el contenido de los mensajes que están en modo Confidencial, en la exportación solo se incluirán los metadatos de los mensajes.
- Exportar archivos de Drive enlazados: consulta más información en el artículo Hiperenlaces a archivos de Drive en mensajes.
- Si exportas desde Drive, elige si quieres incluir información del nivel de acceso de las cuentas que tengan acceso indirecto a los elementos de Drive.
Consulta más información sobre cómo exportar la información de nivel de acceso de los usuarios con acceso indirecto a los archivos.
- Haz clic en Exportar.
Vault empezará a procesar inmediatamente la exportación. Puedes cerrar Vault y volver más tarde para comprobar el estado de la exportación.
Comprobar el estado y descargar una exportación
- Haga clic en Exportaciones y consulta la columna Estado.
Cuando se completa una exportación, en la columna Estado se muestra una marca de verificación verde, y el botón Descargar está habilitado.
- Haz clic en Descargar para acceder a los datos exportados.
Los archivos de exportación están disponibles durante 15 días a partir del momento en que inicias la exportación. Transcurridos 15 días, se eliminarán y, si necesitas acceder a los datos, tendrás que repetir la exportación. Consulta más información sobre cómo descargar una exportación desde Vault.
Exportaciones con resultados parciales
Cuando se exportan grandes volúmenes de datos, el proceso puede tardar varias horas. Si no se completa una exportación de gran tamaño al cabo de 24 horas, Vault la detiene y aparece el mensaje: La exportación solo incluye parte de los resultados..
Puedes descargar los mensajes y elementos que Vault ha podido obtener hasta ese momento, así como un archivo CSV donde se indican las cuentas que no se han exportado. Cuando quieras reanudar la exportación, sigue estos pasos:
- Haz clic en Continuar con la exportación.
- Cambia el nombre del archivo de la exportación
Exportar.
Vault reúne más mensajes y elementos durante otras 24 horas.
Puedes reanudar una tarea de exportación tantas veces como sea necesario hasta conseguir todos los mensajes y elementos que coincidan con tu consulta.