หลังจากที่ระบุและรวบรวมข้อมูลสำหรับโปรเจ็กต์ eDiscovery ของ Google Workspace ด้วยการค้นหาแล้ว คุณก็ส่งออกข้อมูลดังกล่าวเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ เมื่อคุณส่งออกข้อมูลจากห้องนิรภัย ข้อมูลที่ส่งออกจะมีสำเนาของข้อมูลที่ตรงกับการค้นหาของคุณ กระบวนการส่งออกจะไม่ดัดแปลงหรือนำข้อมูล Google Workspace ขององค์กรออก
เคล็ดลับเพื่อช่วยให้การส่งออกสำเร็จ
- ส่งออกพร้อมกันไม่เกิน 20 รายการในองค์กร
- อย่าใช้สัญลักษณ์พิเศษ (เช่น ~!$'(),;@:/?) ในชื่อของการส่งออก เนื่องจากสัญลักษณ์ดังกล่าวอาจทำให้คุณไม่สามารถดาวน์โหลดการส่งออกได้
- หากการส่งออกใช้เวลานานเกินไป โปรดพิจารณายกเลิกและใช้วิธีค้นหาแบบอื่น เช่น
- ระบุบัญชีที่ต้องการส่งออกและดำเนินการค้นหาหลายๆ ครั้ง โดยค้นหาครั้งละ 2-3 บัญชี
- ทำการค้นหาหลายครั้งโดยใช้ช่วงวันที่ เช่น ค้นหาข้อความที่ส่งในปี 2013 แล้วจึงค้นหาข้อความที่ส่งในปี 2014 อีกครั้ง
เริ่มการส่งออก
หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูล ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะต้องมอบหมายสิทธิ์จัดการกรณี จัดการการค้นหา และจัดการการส่งออกให้คุณ
- ลงชื่อเข้าใช้ใน https://vault.google.com หากยังไม่ได้ดำเนินการ
- เปิดกรณีที่ต้องการส่งออกข้อมูล แล้วค้นหาข้อมูลนั้น
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย
- คลิกส่งออก
- ป้อนชื่อที่สื่อความหมายถึงการส่งออก
- หากองค์กรของคุณมีนโยบายเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลสำหรับการส่งออก
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลส่งออกของห้องนิรภัย
-
หากส่งออกจาก Gmail, Google Groups หรือ Google Chat ให้เลือกรูปแบบสำหรับไฟล์เนื้อหาข้อความ, PST หรือ mbox
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อส่งออกเนื้อหา
- (ไม่บังคับ) หากส่งออกจาก Gmail คุณจะเลือกทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- รวมอีเมลในโหมดข้อมูลลับของ Gmail - หากยกเว้นเนื้อหาของอีเมลในโหมดข้อมูลลับ การส่งออกจะมีเฉพาะข้อมูลเมตาของอีเมลเท่านั้น
- ส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ที่มีลิงก์ - โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อไฮเปอร์ลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ในอีเมล
- หากส่งออกจากไดรฟ์ ให้เลือกว่าจะรวมข้อมูลระดับการเข้าถึงสำหรับบัญชีที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการในไดรฟ์ทางอ้อมหรือไม่
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการส่งออกข้อมูลที่ต้องใช้สิทธิ์ให้กับผู้ใช้ที่เข้าถึงไฟล์ได้ทางอ้อม
- คลิกส่งออก
ห้องนิรภัยจะเริ่มประมวลผลการส่งออกของคุณทันที คุณสามารถปิดห้องนิรภัยและกลับมาใหม่ในภายหลังได้เพื่อตรวจสอบสถานะของการส่งออก
ตรวจสอบสถานะและดาวน์โหลดการส่งออก
- คลิกส่งออกและตรวจสอบคอลัมน์สถานะ
เมื่อส่งออกเรียบร้อยแล้ว คอลัมน์สถานะจะมีเครื่องหมายถูกสีเขียวและระบบจะเปิดใช้ปุ่มดาวน์โหลด
- คลิกดาวน์โหลดเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก
ไฟล์ที่ส่งออกจะใช้ได้เป็นเวลา 15 วันหลังจากที่เริ่มการส่งออก ระบบจะลบข้อมูลหลังจากผ่านไป 15 วันและคุณต้องสร้างการส่งออกอีกครั้งหากต้องการเข้าถึงข้อมูลดังกล่าว โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกจากห้องนิรภัย
การส่งออกที่มีผลลัพธ์เพียงบางส่วน
การส่งออกข้อมูลปริมาณมากอาจใช้เวลาดำเนินการหลายชั่วโมง หากการส่งออกดังกล่าวดำเนินการไม่เสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ห้องนิรภัยจะหยุดการส่งออก และคุณจะได้รับข้อความการส่งออกมีผลลัพธ์บางส่วน
คุณจะดาวน์โหลดข้อความและไฟล์ที่ห้องนิรภัยเรียกข้อมูลมาได้แค่เพียงส่วนนั้น พร้อมกับไฟล์ CSV ที่แสดงรายการบัญชีที่ยังไม่ได้ส่งออก เมื่อพร้อมส่งออกข้อมูลต่อแล้ว ให้ทำดังนี้
- คลิกส่งออกต่อไป
- ตั้งชื่อการส่งออกใหม่
ส่งออก
ห้องนิรภัยจะรวบรวมข้อความและรายการอื่นๆ ต่อไปอีก 24 ชั่วโมง
คุณจะส่งออกต่อไปได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง จนกว่าจะเรียกข้อความและรายการที่ตรงกับข้อความค้นหาได้ครบทั้งหมด