使用保险柜搜索 Gmail 和传统版 Hangouts

 

保险柜适用于管理员和法务人员。在您的 G Suite 管理员为您设置帐号之前,保险柜将无法正常运作。

 

创建诉讼或调查后,您可以使用保险柜搜索 Gmail 邮件和传统版 Hangouts 消息。您还可以使用保险柜搜索:

执行搜索操作前的必知事项

执行搜索操作之前,您应了解以下内容。要获取有关如何搜索数据的其他信息,请参阅保险柜搜索常见问题解答

哪些类型的附件会被编入索引?

系统会将兼容的文本型附件(例如扩展名为.pdf、.xslx 和 .docx 的文件)编入索引以供搜索。不过,保险柜不会将视频、音频、图片或二进制内容编入索引。

保险柜如何处理大型帖子和附件?

保险柜会将帖子和附件中大约前一兆字节的内容编入索引并加以搜索。如果保险柜找到匹配项,就会搜索其余数据并提供预览和导出选项。

系统生成的 Gmail 标签可能会影响搜索结果

Gmail 使用标签来整理用户收件箱中的邮件。标签分为以下两种类型:

  • 用户可以看到的标签 - 这类标签会显示在 Gmail 界面中。所有 Gmail 帐号中都有一些通用的标签,用户也可以创建新标签来帮助整理邮件。
  • 系统生成的标签 - 这类是 Gmail 的后端系统用来对邮件进行分类的标签,不会向最终用户显示。

系统生成的标签控制着邮件向 Gmail 用户显示的方式。举例来说,Gmail 可能会对用户的银行发来的邮件加上 finance 标签,对包含酒店预订信息的邮件加上 travel 标签。

如果用户创建的标签与系统生成的标签相同,则在 Gmail 中不会引发歧义,Gmail 会根据这两种标签正确地显示邮件。不过,对于名称相同的标签,保险柜无法辨别哪个是系统生成的,哪个是用户自行创建的。使用系统生成的标签搜索邮件可能会返回比预期更多的邮件。

举例来说,假设一家单位要将与公司财务相关的所有数据保留 7 年:

  • 员工根据指示创建了一个名为 finance 的标签,并将该标签应用到包含公司财务信息的邮件。
  • 有些员工让银行将个人银行对帐单寄到他们的公司帐号,Gmail 对这类邮件也应用了系统生成的 finance 标签。

在这种情况下,包含 label:finance 的搜索会返回涵盖员工个人银行对帐单的邮件。

当您在搜索中使用以下标签时,建议您一定要谨慎:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

搜索 Gmail 邮件和传统版 Hangouts 消息

  1. 创建新诉讼或调查,或点击现有诉讼或调查。
  2. 点击左侧面板中的搜索,然后点击邮件作为要搜索的数据类型。
  3. 选择一个来源
    • 所有数据 - 搜索您单位中的所有数据。
    • 保全的数据 - 搜索该诉讼或调查中所有设置了诉讼保全的数据。
    • 未处理的数据 - 搜索我们标识为尚未处理完毕的数据。
  4. 选择一种搜索方式:
    • 所有帐号- 搜索网域中拥有许可的所有保险柜帐号。
    • 特定帐号 - 输入帐号以搜索特定用户。您最多可以输入 500 个帐号。此字段会搜索信包发件人或收件人地址。使用“字词”字段可按标头、发件人或收件人地址搜索数据。
    • 单位部门:搜索特定单位部门中的数据。如果您选择的单位部门包含下级单位部门,那么保险柜也会搜索所有下级单位部门中的数据。
  5. (可选)输入发送日期范围,然后选择一个时区
    • 如果输入开始日期,保险柜会返回您所输入日期当天或之后发送的所有邮件/消息。
    • 如果输入结束日期,保险柜会返回您所输入日期当天或之前发送的所有邮件或消息。
  6. (可选)使用字词字段指定一个或多个搜索字词。您可以使用搜索运算符来执行复杂的搜索操作。搜索字词不能超过 2000 个字符。
     
    提示:要搜索传统版 Hangouts 消息,请使用搜索字词 is:chat。
  7. (可选)选中排除草稿对应的复选框,将邮件草稿从搜索范围中排除。如果您未选中此复选框,保险柜会返回所有符合条件的邮件草稿,包括自动保存的草稿。
  8. 点击下列选项之一:
    • 搜索 - 执行搜索操作。
    • 计数 - 显示与您的查询条件相符的邮件数量,以及含有相符邮件的帐号的数量。您可以下载 CSV 文件,其中包含与此查询条件相符的帐号名称和邮件总数。详细了解如何评估查询的命中范围
    • 导出 - 跳过搜索预览,直接导出搜索结果。
  9. (可选)点击搜索向下箭头以选择以下选项:
    • 重置 - 清空搜索表单。
    • 复制搜索表单 - 在当前表单下打开另一个搜索表单,其中已预先填充您所输入的信息。

预览搜索结果

当您打开邮件/消息时,系统会显示对应的完整会话。如果会话很长,那么预览中只会包含最近的 100 封邮件/100 条消息。您无法预览会话中更早的邮件/消息。但是,当您执行导出操作时,系统会导出所有符合您搜索条件的邮件。

注意:保险柜只会导出与您的搜索字词匹配的邮件/消息。如果您需要导出会话/对话中的其他邮件/消息,请返回并修改搜索字词。

  • 要查看邮件/消息的基本标头信息,请点击显示详细信息

    基本详细信息如下
    • 发件人
    • 收件人
    • 日期
    • 主题
    • 系统标签 - 显示用户帐号中邮件的状态:
      • 未读
      • 收件箱
      • 垃圾邮件
      • 已发邮件
      • 打开的邮件
      • 草稿
      • 回收站
      • 已删除邮件
      • 聊天
    • 用户标签 - 显示用户为邮件应用的所有标签。
  • 要查看完整的邮件内容(包括标头信息),请点击原始
  • 已通过 Gmail 机密模式发送带有 启用机密模式 图标的邮件。您可以在预览和打印这些邮件时隐藏或显示邮件内容。详细了解 Gmail 机密模式
  • 要打印个别邮件/消息,请点击打印
  • 要打印会话/对话中的所有邮件/消息,请点击全部打印
  • 如果邮件带有附件,您可以下载这些附件。对于某些文件类型(例如 .docx、.ppt 和 .pdf),无需下载即可查看附件。
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