使用保管箱搜尋 Gmail 和傳統版 Hangouts

 

保管箱適用於系統管理員和法務人員。您的 G Suite 管理員必須先針對您的帳戶進行設定,保管箱才能正常運作。

 

建立案件後,即可使用保管箱搜尋 Gmail 郵件和傳統版 Hangouts 訊息,以及下列項目:

進行搜尋前的注意事項

執行搜尋前,請先瞭解下列事項。如需有關搜尋資料的額外資訊,請參閱保管箱搜尋常見問題

系統會針對哪些類型的附件建立索引?

系統會針對相容的文字附件類型 (例如副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 的檔案) 建立可供搜尋用的索引資料庫,但保管箱無法為影片、音訊、圖片或二進位檔內容建立索引。

保管箱會處理大型郵件和附件嗎?

保管箱會搜尋郵件中大約前 1 MB 的資料和所有附件,並為這些內容建立索引。如果保管箱找到比對相符的項目,就會搜尋其餘的資料並提供預覽和匯出選項。

系統產生的 Gmail 標籤可能會對搜尋結果造成影響

Gmail 會使用下列兩種標籤來整理使用者收件匣中的郵件:

  • 使用者可見的標籤:這類標籤會出現在 Gmail 的使用者介面上。所有 Gmail 帳戶都會顯示一些常用標籤,使用者也可以自行建立標籤以方便整理郵件。
  • 系統產生的標籤:Gmail 後端系統為分類郵件所使用的標籤,不會對使用者顯示。

系統產生的標籤決定了 Gmail 向使用者顯示郵件的方式。舉例來說,Gmail 可能為銀行寄來的郵件套用 finance 標籤,為含有飯店訂房資訊的郵件套用 travel 標籤。

當使用者建立的標籤名稱與系統產生的標籤名稱重複時,Gmail 可以清楚分辨這兩者,並且分別顯示相關郵件。然而,保管箱並無法區分這兩種同名標籤,所以如果使用系統產生的標籤搜尋郵件,保管箱可能會傳回一些不在預期內的郵件。

舉例來說,假設某間機構必須保留與公司相關的所有財務資料 7 年時間:

  • 公司指示所有員工必須建立一個 finance 標籤,並且為所有包含公司財務資訊的郵件套用這個標籤。
  • 有些員工會使用公司帳戶來接收私人的銀行對帳單,Gmail 則為這些郵件套用了系統產生的 finance 標籤。

在這種情況下,搜尋字詞含有 label:finance 時,系統會傳回含有員工私人銀行對帳單的郵件。

如果您要在搜尋字詞中使用下列標籤,請務必謹慎小心:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

搜尋 Gmail 郵件和傳統版 Hangouts 訊息

  1. 建立新案件或點選現有案件。
  2. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [郵件] 做為要搜尋的資料類型。
  3. 選擇 [來源]
    • 所有資料:搜尋貴機構的所有資料。
    • 留存資料:搜尋案件的所有訴訟保留資料。
    • 未處理的資料:搜尋我們判定為部分內容已經過處理的內容。
  4. 選取搜尋方法:
    • 所有帳戶:搜尋網域中所有獲得授權的保管箱帳戶。
    • 特定帳戶:輸入帳戶以搜尋特定使用者 (最多可輸入 500 個帳戶)。這個欄位可搜尋郵件的寄件者或收件者地址,使用 [字詞] 則可搜尋標頭、寄件者或收件者地址。
    • 機構單位:在特定機構單位中進行搜尋。如果您選擇的機構單位含有子機構單位,那麼所有的子機構單位都會納入搜尋範圍。
  5. (選用) 輸入 [傳送日期] 範圍,並選擇時區
    • 如果輸入開始日期,保管箱會傳回自該日期起所傳送的所有郵件/訊息。
    • 如果輸入結束日期,保管箱會傳回截至該日期為止所傳送的所有郵件/訊息。
  6. (選用) 在 [字詞] 欄位中指定一或多個搜尋字詞,您可以使用搜尋運算子執行複雜的搜尋。搜尋字詞不得超過 2,000 個字元。
     
    提示:如要搜尋傳統版 Hangouts 訊息,請使用 is:chat 這個搜尋字詞。
  7. (選用) 勾選 [排除草稿] 方塊即可將草稿郵件排除在搜尋範圍外。如果未勾選,保管箱會傳回符合條件的所有草稿郵件,包括自動儲存的草稿。
  8. 點選下列其中一個選項:
    • 搜尋:執行搜尋。
    • 計數:顯示符合查詢的郵件數量,以及含有相符郵件的帳戶數量。您可以下載查詢結果的 CSV 檔案,其中會列出帳戶名稱和郵件總數。如需詳情,請參閱查詢範圍的相關說明。
    • 匯出:略過預覽,直接匯出搜尋結果。
  9. (選用) 按一下「搜尋」向下箭頭,進行下列動作:
    • 重設:清除搜尋表單。
    • 複製搜尋表單:在目前表單之下開啟另一個搜尋表單,並預先填入您已輸入的資訊。

預覽搜尋結果

開啟郵件 (或訊息) 時,系統會顯示會話串的完整會話群組。如果會話串過長,預覽畫面就只會顯示最近 100 封郵件,您無法預覽較舊的郵件。不過,當您使用匯出功能時,凡是符合搜尋條件的所有郵件都會包括在匯出內容中。

注意:保管箱只會匯出含有相符搜尋字詞的郵件。如需匯出會話串中的其他郵件,請返回並修改搜尋字詞。

  • 如要查看郵件的基本標頭資訊,請按一下 [顯示詳細資料]。

    基本郵件詳細資料包括:
    • 寄件者
    • 收件者
    • 日期
    • 主旨
    • 系統標籤 — 顯示使用者帳戶中郵件的狀態:
      • 未讀
      • 收件匣
      • 垃圾內容
      • 已傳送
      • 已開啟
      • 草稿
      • 垃圾桶
      • 已刪除
      • 即時通訊
    • 使用者標籤 — 顯示使用者對郵件套用的任何標籤。
  • 如要查看郵件的完整內容 (包含所有標頭資訊),請按一下 [原始內容]
  • 標有 開啟機密模式 的郵件會以 Gmail 機密模式傳送。您可以在預覽及列印這些郵件時隱藏/顯示郵件內容。進一步瞭解 Gmail 機密模式。
  • 如要列印個別郵件,請按一下 [列印]
  • 如要列印會話群組中的所有郵件,請按一下 [全部列印]
  • 如果郵件含有附件,您可以下載附件檔案。對於部分類型的附件檔案 (例如 .docx、.ppt 和 .pdf),您可以直接檢視,不需要下載。
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