搜尋郵件和傳統版 Hangouts

建立案件後,即可使用保管箱搜尋郵件和傳統版 Hangouts 訊息,以及下列項目:

進行搜尋前的注意事項

執行搜尋前,請先瞭解下列事項。如需有關搜尋資料的額外資訊,請參閱保管箱搜尋常見問題

系統會針對哪些類型的附件建立索引?

系統會針對相容的文字附件類型 (例如副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 的檔案) 建立可供搜尋用的索引資料庫,但保管箱無法為影片、音訊、圖片或二進位檔案建立索引。

保管箱會處理大型郵件和附件嗎?

保管箱會搜尋郵件中大約前 1MB 的資料和所有附件,並為這些內容建立索引。如果保管箱找到比對相符的項目,就會搜尋其餘的資料並提供預覽和匯出選項。

搜尋郵件和即時通訊訊息

  1. 建立新案件或點選現有案件。
  2. 按一下左側面板中的 [搜尋],再按一下 [郵件] 做為要搜尋的資料類型。
  3. 選擇 [來源]
    • 所有資料:搜尋貴機構的所有資料。
    • 留存資料:搜尋案件的所有訴訟保留資料。
    • 未處理資料:搜尋我們判定為部分內容已經過處理的內容。
  4. 選取搜尋方法:
    • 所有帳戶:搜尋網域中所有獲得保管箱授權的帳戶。
    • 特定帳戶:輸入帳戶以搜尋特定使用者 (最多可輸入 500 個帳戶)。這個欄位可搜尋郵件的寄件者或收件者地址,使用 [字詞] 則可搜尋標頭、寄件者或收件者地址。
    • 機構單位:在特定機構單位中進行搜尋。如果您選擇的機構單位含有子機構單位,那麼所有的子機構單位都會納入搜尋範圍。
  5. (選用) 輸入 [傳送日期] 範圍,並選擇時區
    • 如果輸入開始日期,保管箱會傳回自該日期起所傳送的所有訊息。
    • 如果輸入結束日期,保管箱會傳回截至該日期為止所傳送的所有訊息。
  6. (選用) 在 [字詞] 欄位中指定一或多個搜尋字詞。您可以使用搜尋運算子執行複雜的搜尋。搜尋字詞不得超過 2,000 個字元。
     
    提示:如要搜尋傳統版 Hangouts 即時通訊,請使用 is:chat 這個搜尋字詞。
  7. (選用) 勾選 [排除草稿] 核取方塊即可將電子郵件草稿排除在搜尋範圍外。如果未勾選,保管箱會傳回符合條件的所有草稿郵件,包括自動儲存的草稿。
  8. 點選下列其中一個選項:
    • 搜尋:執行搜尋。
    • 計數:顯示系統根據您輸入的搜尋字詞找到的郵件數量。您可以視情況修改搜尋條件,以找出更多結果或限制搜尋範圍。
    • 匯出:略過預覽,直接匯出搜尋結果。
  9. (選用) 按一下「搜尋」向下箭頭,進行下列動作:
    • 重設:清除搜尋表單。
    • 複製搜尋表單:在目前表單之下開啟另一個搜尋表單,並預先填入您已輸入的資訊。

預覽搜尋結果

開啟電子郵件 (或即時通訊訊息) 時,系統會顯示會話串的完整會話群組。如果會話串過長,預覽畫面就只會顯示最近 100 封郵件,您無法預覽較舊的郵件。不過,當您使用匯出功能時,凡是符合搜尋條件的所有訊息都會包括在匯出內容中。

注意:保管箱只會匯出含有相符搜尋字詞的郵件。如需匯出會話串中的其他郵件,請返回並修改搜尋字詞。

  • 如要查看郵件的基本標頭資訊,請按一下 [顯示詳細資料]。

    基本郵件詳細資料包括:
    • 寄件者
    • 收件者
    • 日期
    • 主旨
    • 系統標籤 — 顯示使用者帳戶中郵件的狀態:
      • 未讀
      • 收件匣
      • 垃圾內容
      • 已傳送
      • 已開啟
      • 草稿
      • 垃圾桶
      • 已刪除
      • 即時通訊
    • 使用者標籤 — 顯示使用者對郵件套用的任何標籤。
  • 如要查看郵件的完整內容 (包含所有標頭資訊),請按一下 [原始內容]
  • 如要列印個別郵件,請按一下 [列印]
  • 如要列印會話群組中的所有郵件,請按一下 [全部列印]
  • 如果郵件含有附件,您可以下載附件檔案。對於部分類型的附件檔案 (例如 .docx、.ppt 和 .pdf),您可以直接檢視,不需要下載。
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