Usar o Vault para pesquisar no Gmail

O Google Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Para você usar o Vault, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar o Vault para pesquisar mensagens do Gmail, identificar contas do seu interesse, ler e imprimir o conteúdo de mensagens, além de ver e fazer o download de anexos.

Caso sua organização use a criptografia do lado do cliente (CSE) do Google Workspace com o Gmail, você poderá usar o Vault para pesquisar, fazer o download e exportar mensagens criptografadas do lado do cliente. 

Antes de pesquisar

Antes de pesquisar mensagens, recomendamos que você reveja as Mensagens do Gmail compatíveis com o Vault e as Perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault.

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Dados pesquisados

Pesquisados:

• O primeiro 1 MB de texto e anexos de uma mensagem
• Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários na sua organização
• Cabeçalhos e assuntos das mensagens no modo confidencial enviadas por remetentes externos
• Rascunhos, incluindo os descartados e as versões salvas de maneira automática
• O cabeçalho e o assunto dos e-mails criptografados do lado do cliente, que não são criptografados

Não pesquisados:

• O conteúdo das mensagens enviadas no modo confidencial por remetentes externos
• Arquivos vinculados
• Layouts de e-mail
• Mensagens enviadas por outros Serviços do Google, como o Google Agenda ou o Documentos Google, a menos que o armazenamento de e-mails abrangente esteja ativado
• Conteúdo dinâmico em mensagens dinâmicas
• O corpo do texto criptografado dos e-mails criptografados do lado do cliente

Consulte mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.

Como posso excluir rascunhos salvos ou descartados automaticamente em uma pesquisa do Vault?

Os dados do Gmail de um usuário podem incluir três tipos de rascunhos. É possível excluir todos ou só alguns tipos de rascunhos nos resultados da pesquisa e nas exportações:

• Para excluir todos os tipos de rascunho, marque a caixa Excluir rascunhos antes de fazer a pesquisa. As visualizações também incluem as versões dos rascunhos salvas de maneira automática, mas essas versões não são incluídas nas exportações.
• Para excluir rascunhos salvos automaticamente, adicione o seguinte operador aos termos de pesquisa: ‑label:^r_ad.
• Para excluir as versões salvas de maneira automática e os rascunhos descartados e incluir somente os rascunhos não enviados, adicione ‑(label:^deleted AND label:drafts) aos seus termos de pesquisa. A visualização também inclui as versões dos rascunhos salvas de maneira automática, mas elas não são incluídas nas exportações.

Como excluir mensagens que estão em quarentena?

Adicione o seguinte operador aos termos de pesquisa: ‑label:^admin_quarantine.

Saiba mais sobre a quarentena de administrador.

Por que pesquisar dados não processados?

Para garantir que todos os dados sejam relevantes para um caso, pesquise dados não processados. São exemplos de dados não processados:

• O conteúdo de mensagens e de anexos que o Gmail ainda estiver indexando
• O conteúdo superior a 1 MB nas mensagens e nos anexos grandes, quando somente o primeiro 1 MB for indexado
• Anexos que não tenham sido convertidos em texto e indexados

Se você pesquisar todos os dados ou dados retidos e digitar termos de pesquisa, o Vault não consegue corresponder os termos aos dados não processados. Para ter certeza de que está coletando todos os dados que possam corresponder aos seus termos, pesquise dados não processados associados às contas ou unidades organizacionais de interesse, os exporte e use outra ferramenta para pesquisar seus termos.

Sobre os e-mails criptografados do lado do cliente

A ferramenta retém e guarda e-mails criptografados do lado do cliente da mesma forma que outros arquivos.

• Você tem acesso a uma prévia dos metadados de e-mails não criptografados, como assunto, remetente e destinatário.
• O conteúdo criptografado de um e-mail vai aparecer como um anexo smime.p7m ou smime.p7s na visualização da pesquisa. Para conferir o conteúdo, crie uma exportação. Para descriptografar uma exportação no formato mbox, use o utilitário de descriptografia (Beta). Para ver os e-mails criptografados do lado do cliente no formato PST, importe o arquivo p7m de cada usuário para o Microsoft Outlook.

Importante: se você cancelar sua assinatura do Google Workspace e quiser descriptografar as mensagens criptografadas do lado do cliente nas exportações do Vault, exporte o material da chave dos seus usuários usando o Takeout. Sem o material da chave do usuário, não é possível descriptografar os e-mails.

Saiba mais sobre a criptografia do lado do cliente.

Exemplos de pesquisas de mensagens do Gmail

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Buscar mensagens enviadas ou recebidas por uma conta específica

Você pode pesquisar as mensagens associadas a um usuário específico sem precisar acessar a conta dele. Ao iniciar uma pesquisa, use os seguintes parâmetros:

• Para os dados de origem, selecione Todos os dados.
• Para a entidade, selecione Contas específicas e digite o endereço de e-mail do usuário.
• (Opcional) Refine sua pesquisa com os termos a seguir:
  • Para buscar apenas as mensagens enviadas por uma conta específica, digite from:email_address.
  • Para buscar apenas as mensagens recebidas por uma conta específica, digite to:email_address. Esta pesquisa retorna e-mails em que a conta específica estava nos campos "Para", "Cc" ou "Cco". Ela não retorna os e-mails enviados aos grupos em que a conta está inserida.

Encontrar mensagens enviadas entre contas específicas

Você pode pesquisar as mensagens enviadas por usuários específicos. Os exemplos a seguir são para dois usuários, mas você pode adicionar mais contas. Ao iniciar uma pesquisa, use os seguintes parâmetros:

• Para os dados de origem, selecione Todos os dados.
• Para a entidade, selecione Contas específicas e digite um dos endereços de e-mail dos usuários. Não é necessário digitar os dois endereços de e-mail.
• Refine sua pesquisa com os termos:
  • Para encontrar mensagens enviadas entre as duas contas, com qualquer uma das contas como remetente e destinatário, digite from:(email_address_1 OR email_address_2) AND to:(email_address_1 OR email_address_2).
  • Para encontrar mensagens enviadas de uma conta para outra, digite from:sender_email_address AND to:receiver_email_address. Observação: se os usuários do seu interesse tiverem muitas contas, certifique-se de corresponder a todos os e-mails deles seguindo o exemplo anterior, inserindo todas as contas.

Encontrar mensagens enviadas para ou de um domínio externo específico

É possível ver quais contas enviaram ou receberam mensagens dos usuários de outra empresa. Ao iniciar uma pesquisa, use os seguintes parâmetros:

• Para os dados de origem, selecione Todos os dados.
• Para a entidade, selecione Todas as contas.
• Refine sua pesquisa com termos:
  • Para encontrar mensagens enviadas a qualquer usuário de outra empresa, digite to:*@example.com. Essa pesquisa retorna e-mails em que qualquer conta do domínio especificado estava nos campos "Para", "Cc" ou "Cco". 
  • Para encontrar mensagens enviadas pelos usuários de outra empresa para os da sua organização, digite from:*@example.com.

Buscar mensagens enviadas para um grupo

Para buscar mensagens de Grupos em uma pesquisa do Gmail, não especifique o e-mail do grupo como a conta a ser pesquisada. Em vez disso, use os parâmetros a seguir:

• Para a entidade, selecione Todas as contas.
• Para os termos, digite from:group_address. Por exemplo, para buscar mensagens enviadas para o grupo [e-mail], digite from:[e-mail]. 

Observação: essa abordagem só retorna mensagens se um ou mais usuários tiverem efetuado a inscrição no grupo, recebido resumos por e-mail e se as mensagens ainda estiverem disponíveis no Vault, e não excluídas e limpas.

Encontrar mensagens que contenham uma palavra ou um anexo de arquivo específico

Você pode ver quais contas enviaram ou receberam mensagens com uma palavra, uma frase ou um anexo específico. Ao iniciar uma pesquisa, use os seguintes parâmetros:

• Para os dados de origem, selecione Todos os dados.
• Para a entidade, selecione Todas as contas.
• Refine sua pesquisa com termos:
  • Para encontrar mensagens que contenham uma palavra específica, digite word. Se usar muitas palavras, a pesquisa só vai retornar mensagens que contenham todas elas. O Vault pesquisa os primeiros ~1 MB do texto da mensagem e dos anexos. Não é possível restringir a pesquisa apenas ao texto do anexo ou da mensagem.
  • Para encontrar mensagens que contenham uma frase específica, digite as palavras entre aspas duplas, como ”project alpha”. A pesquisa não diferencia as letras maiúsculas das minúsculas, portanto, todas as mensagens contendo Project Alpha, Project alpha, project Alpha ou project alpha vão ser retornadas.
  • Para encontrar mensagens com um anexo, digite has:attachment. Para encontrar mensagens com um anexo de arquivo com uma palavra-chave no nome, digite filename:word.

Pesquisar mensagens do Gmail

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos. Pesquise os dados nos casos, que são espaços de trabalho para seus projetos do Vault. Com os casos, você pode agrupar as guardas de documentos, pesquisas e exportações relacionadas. Os casos não restringem as pesquisas. É possível pesquisar em todos os dados acessados.
3. Se você quiser realizar a consulta de pesquisa em um caso que já existe, clique nele para abri-lo. Se não, crie um caso:
   1. Clique em Criar caso.
   2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
   3. Clique em Criar.

   A guia Pesquisar é aberta.

4. No serviço, selecione Gmail.
5. Selecione os dados de origem para pesquisar:
   • Todos os dados: pesquise todas as mensagens na sua organização.
   • Dados retidos: pesquise somente os dados do caso que estiverem em guarda de documentos.
   • Dados não processados: pesquise apenas as mensagens que o Gmail ainda está processando ou não pode indexar. Consulte mais detalhes em Por que pesquisar dados não processados?.
6. Selecione a entidade a pesquisar:
   • Todas as contas: pesquise todas as contas na sua organização.
   • Contas específicas: insira até 500 endereços de e-mail da conta. O Vault pesquisa o remetente do envelope e os endereços dos destinatários nas contas especificadas. Para pesquisar por cabeçalho, remetente ou endereço do destinatário, digite os termos da consulta no campo Termos.
   • Unidade organizacional: pesquise as contas em uma unidade organizacional específica. Se você escolher uma unidade organizacional que tenha unidades organizacionais filhas, as contas delas também serão pesquisadas.
7. (Opcional) Selecione um fuso horário.
8. (Opcional) Digite um intervalo para Data de envio.
   • Se você digitar uma data de início, o Vault exibirá todas as mensagens enviadas a partir dessa data.
   • Se você digitar uma data de término, o Vault retornará todas as mensagens enviadas até essa data.
9. (Opcional) Em Termos, digite um ou mais termos de pesquisa:
   • Para pesquisar uma ou mais palavras-chave na mensagem, coloque espaços entre as palavras. Por exemplo, project goals.
   • Para pesquisar uma frase, coloque as palavras entre aspas. Por exemplo, "project goals". Observação: a pesquisa ignora as letras maiúsculas e minúsculas e a pontuação de frases entre aspas.
   • Para pesquisar por conta, data, propriedades da mensagem ou assunto, use operadores de pesquisa.

   Os termos de pesquisa não podem ultrapassar 2.000 caracteres.

10. (Opcional) Para excluir os rascunhos desta pesquisa, ative a opção Excluir os rascunhos de e-mails. Quando essa opção está desativada, o Vault retorna tudo que corresponde à consulta, inclusive rascunhos salvos automaticamente.
11. (Opcional) Para pesquisar somente as mensagens criptografadas do lado do cliente ou excluí-las da pesquisa, clique em Opções avançadasabaixo de Estado criptografado do lado do cliente e selecioneCriptografia do lado do cliente.
    Observação: essa opção só vai estar disponível se a criptografia do lado do cliente Google Workspace estiver ativada.
12. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: faça sua pesquisa e veja uma lista das mensagens correspondentes à consulta.
    • Contagem: calcule quantas mensagens correspondem à sua consulta e quantas contas têm mensagens correspondentes. Para fazer o download de um arquivo CSV com os dados do número de consultas, clique em Fazer download de contas com correspondências. Saiba mais sobre como avaliar o escopo de uma consulta.
    • Exportar: exporte diretamente os resultados da pesquisa e pule a visualização dos resultados. Saiba mais sobre as exportações.
13. Depois que a pesquisa, a contagem ou a exportação for concluída, você poderá fazer o seguinte:
    • Para editar a pesquisa, clique em Expandir.
    • Para abrir uma visualização de uma mensagem e da conversa, clique na mensagem.
    • Para exportar os resultados da pesquisa, clique em Exportar. Saiba mais
    • Para salvar a consulta, clique em Salvar. Saiba mais
    • Para limpar todos os campos e iniciar uma nova pesquisa, clique em Limpar.

Visualizar mensagens nos resultados da pesquisa

Após fazer uma pesquisa, você pode conferir e imprimir as mensagens correspondentes à sua consulta, além de ver e fazer o download de anexos.

1. Na lista de resultados da pesquisa, clique na mensagem. Uma lista das mensagens na conversa é aberta e mostra automaticamente o conteúdo da mensagem mais recente.
   • As mensagens com  têm um ou mais anexos. Clique na mensagem para fazer o download ou ver o anexo.
   • As mensagens com  foram enviadas com o modo confidencial do Gmail. Você pode ocultar ou exibir o conteúdo ao visualizar e imprimir essas mensagens. Saiba mais
   • As mensagens com o  são e-mails criptografados do lado do cliente.
   • Em conversas longas, apenas as cem mensagens mais recentes ficam disponíveis para visualização. No entanto, uma exportação dos resultados da pesquisa inclui todas as mensagens correspondentes à consulta, inclusive as que não aparecem na visualização.
2. Para mostrar o conteúdo de uma mensagem específica, clique nela. Para mostrar o conteúdo de todas as mensagens na conversa, clique em Expandir tudo .
3. Para visualizar uma mensagem e todo o conteúdo do cabeçalho, clique em Original.
4. Para imprimir uma mensagem específica, clique em Imprimir. Para imprimir todas as mensagens em uma conversa, clique em Imprimir conversa .

Exportar e-mails criptografados do lado do cliente

Após pesquisar e-mails criptografados do lado do cliente, você pode exportar uma cópia dos dados e fazer o download deles para uma análise mais detalhada. Para descriptografar mensagens com mbox, use o utilitário de descriptografia (Beta).

Se a mensagem criptografada tiver um link para um arquivo do Google Drive, o Vault não vai exportar o arquivo vinculado, mesmo que você tenha ativado a opção "Exportar arquivos do Drive vinculados" para a exportação. O Vault não tem acesso ao conteúdo da mensagem criptografada.

Para exportar dados, você precisa ter os privilégios Gerenciar casos, Gerenciar pesquisas e Gerenciar exportações.

1. Clique em Exportar.
2. Digite um nome para a exportação.
3. Caso sua organização tenha uma política de região de dados, selecione a região de dados para a exportação.

   Saiba mais sobre as exportações do Vault e as regiões de dados.

4. Escolha um formato para os arquivos transferidos por download.
5. Clique em Exportar.