Usar o Vault para pesquisar no Gmail e no Hangouts clássico

 

O Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Ele só funcionará corretamente depois que o administrador do G Suite configurar sua conta. 

 

Depois de criar um caso, use o Vault para pesquisar mensagens do Gmail e do Hangouts clássico. Também é possível usar o Vault para pesquisar o seguinte:

O que você precisa saber antes de pesquisar

Antes de pesquisar, você precisa de algumas informações. Para saber mais sobre a pesquisa de dados, consulte as perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault.

Quais tipos de anexos são indexados?

Arquivos compatíveis de anexos baseados em texto (por exemplo, arquivos com extensões .pdf, .xslx e .docx) são indexados para a pesquisa.O Vault não indexa vídeos, áudios, imagens nem conteúdo binário.

Como o Vault gerencia grandes mensagens e anexos?

O Vault indexa e pesquisa aproximadamente o primeiro megabyte da mensagem e de quaisquer anexos.Quando encontra uma correspondência, o Vault pesquisa o resto dos dados e os disponibiliza para visualização e exportação.

Marcadores do Gmail gerados pelo sistema podem afetar os resultados da pesquisa

O Gmail usa dois tipos de marcadores para organizar mensagens nas Caixas de entrada dos usuários:

  • Os marcadores visíveis para o usuário aparecem na interface do Gmail. Alguns marcadores comuns aparecem em todas as contas do Gmail, e os usuários podem criar novos marcadores para organizar as mensagens.
  • Os marcadores gerados pelo sistema são usados pelos sistemas de back-end do Gmail para classificar mensagens. Eles não ficam visíveis para os usuários finais.

Os marcadores gerados pelo sistema controlam como as mensagens são apresentadas aos usuários do Gmail. Por exemplo, o Gmail pode aplicar o marcador finance às mensagens enviadas pelo banco de um usuário e o marcador travel às mensagens que incluem reservas de hotéis.

Quando um usuário cria um marcador que corresponde a um marcador gerado pelo sistema, o Gmail remove a ambiguidade e exibe as mensagens corretamente. No entanto, o Vault não distingue os marcadores gerados pelo sistema dos que foram criados pelo usuário quando eles têm o mesmo nome. Usar um marcador gerado pelo sistema para pesquisar mensagens pode retornar mais mensagens do que o esperado.

Por exemplo, suponha que uma organização seja obrigada a manter todos os dados relacionados às finanças corporativas por sete anos:

  • Os funcionários são orientados a criar o marcador finance e aplicá-lo às mensagens que incluem informações financeiras corporativas.
  • Alguns funcionários recebem extratos bancários pessoais por e-mail na conta corporativa, e o Gmail aplica o marcador finance a essas mensagens.

Nesse caso, a pesquisa que incluir label:finance retornará as mensagens com os extratos bancários pessoais dos funcionários.

Recomendamos que você tenha cuidado ao usar os seguintes marcadores em uma pesquisa:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Pesquisar mensagens do Gmail e do Hangouts clássico

  1. Crie um caso ou clique em um caso existente.
  2. Clique em Pesquisar no painel esquerdo e selecione E-mail como o tipo de dados que você quer pesquisar.
  3. Escolha uma origem:
    • Todos os dados: pesquise todos os dados na sua organização.
    • Dados retidos: pesquise todos os dados em retenções de documentos para o caso.
    • Dados não processados: pesquise conteúdo que identificamos como parcialmente processado.
  4. Selecione um método de pesquisa:
    • Todas as contas: pesquise todas as contas do Vault licenciadas no domínio.
    • Contas específicas: insira as contas com os usuários que você quer pesquisar. É possível inserir até 500 contas. Esse campo pesquisa o remetente do envelope ou o endereço do destinatário. Use "Termos" para pesquisar por cabeçalho, remetente ou endereço de destinatário.
    • Unidade organizacional: pesquise em uma unidade organizacional específica. Se você escolher uma unidade organizacional com subunidades organizacionais, todas elas serão pesquisadas.
  5. (Opcional) Insira um período para a data de envio e escolha um fuso horário.
    • Se você fornecer uma data de início, o Vault retornará todas as mensagens enviadas a partir dessa data.
    • Se digitar uma data de término, o Vault exibirá retornará todas as mensagens enviadas até essa data.
  6. (Opcional) Em Termos, especifique um ou mais termos de pesquisa.Use operadores de pesquisa para pesquisas complexas. Os termos de pesquisa não podem ter mais de 2.000 caracteres.
     
    Dica: para pesquisar mensagens do Hangouts clássico, use o termo de pesquisa is:chat.
  7. (Opcional) Marque a caixa Excluir rascunhos para excluir essas mensagens da pesquisa. Se essa caixa não for marcada, o Vault exibirá todos os rascunhos que corresponderem aos seus critérios, inclusive rascunhos salvos automaticamente.
  8. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: para fazer uma pesquisa.
    • Contagem: para ver quantas mensagens correspondem à consulta e quantas contas têm mensagens correspondentes. É possível fazer o download de um arquivo CSV com os nomes das contas e o total de mensagens para a consulta. Saiba mais sobre como avaliar o escopo de uma consulta.
    • Exportar: para pular a visualização e exportar imediatamente os resultados da pesquisa.
  9. (Opcional) Em Pesquisar, clique na seta para baixo e selecione uma opção:
    • Redefinir: para limpar o formulário de pesquisa.
    • Duplicar formulário de pesquisa: para abrir outro formulário de pesquisa no formulário atual com as informações que você já digitou.

Visualizar os resultados da pesquisa

Quando você abre uma mensagem, toda a conversa é exibida. Em conversas muito longas, apenas as cem mensagens mais recentes são incluídas na visualização.Não é possível visualizar as mensagens anteriores. No entanto, todas as mensagens que correspondem aos critérios de pesquisa são incluídas na exportação.

Observação: o Vault só exporta mensagens que corresponderem aos termos de pesquisa. Volte e modifique esses termos se precisar exportar outras mensagens da conversa.

  • Para ver as informações básicas do cabeçalho de uma mensagem, clique em Mostrar detalhes.

    Detalhes básicos da mensagem:
    • De
    • Até
    • Data
    • Assunto
    • Marcadores do sistema, que indicam o status da mensagem na conta do usuário:
      • Não lidas
      • Entrada
      • Spam
      • Enviadas
      • Abertas
      • Rascunhos
      • Lixeira
      • Excluídas
      • Chats
    • Marcadores do usuário: mostram os marcadores aplicados à mensagem pelo usuário.
  • Para ver uma mensagem na íntegra, incluindo todas as informações do cabeçalho, clique em Original.
  • As mensagens com Ativar o modo confidencial foram enviadas pelo modo confidencial do Gmail. Você pode ocultar ou exibir o conteúdo ao visualizar e imprimir essas mensagens. Saiba mais sobre o modo confidencial do Gmail.
  • Para imprimir uma mensagem específica, clique em Imprimir.
  • Para imprimir todas as mensagens em uma conversa, clique em Imprimir tudo.
  • Para mensagens com anexos, é possível fazer o download dos arquivos anexados. Para alguns tipos de arquivo, como .docx, .ppt e .pdf, é possível visualizar o anexo sem fazer o download.
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