Zoeken in Gmail en de klassieke versie van Hangouts met Vault

 

Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Vault werkt pas correct nadat uw G Suite-beheerder uw account heeft ingesteld. 

 

Als u een kwestie heeft gemaakt, kunt u Vault gebruiken om te zoeken in berichten in Gmail en de klassieke versie van Hangouts. U kunt met Vault ook zoeken naar het volgende:

Wat u moet weten voordat u begint met zoeken

Lees onderstaande informatie voordat u begint met zoeken. Bekijk de veelgestelde vragen over zoeken in Vault voor meer informatie over het zoeken naar gegevens.

Welke bijlagetypen worden geïndexeerd?

Compatibele, op tekst gebaseerde bestandsbijlagen (bijvoorbeeld bestanden met de extensie pdf, xslx en docx) worden geïndexeerd voor zoeken.Vault indexeert geen video-, audio-, afbeeldings- of binaire content.

Hoe verwerkt Vault grote berichten en bijlagen?

Vault indexeert en doorzoekt ongeveer de eerste megabyte van een bericht en eventuele bijlagen.Als Vault een overeenkomst vindt, wordt de rest van de gegevens ook doorzocht en beschikbaar gemaakt om te bekijken en te exporteren.

Door het systeem gegenereerde Gmail-labels kunnen invloed hebben op zoekresultaten

Gmail gebruikt labels om berichten in de inbox van gebruikers te ordenen. Er zijn twee soorten labels:

  • Voor de gebruiker zichtbare labels: Deze labels zijn zichtbaar in de gebruikersinterface van Gmail. Enkele algemene labels staan in alle Gmail-accounts. Gebruikers kunnen nieuwe labels maken om hun berichten te ordenen.
  • Door het systeem gegenereerde labels: Deze labels worden gebruikt door de backendsystemen van Gmail om berichten te classificeren. Ze zijn niet zichtbaar voor eindgebruikers.

Door het systeem gegenereerde labels bepalen hoe berichten worden weergegeven voor Gmail-gebruikers. Zo kan Gmail het label finance toepassen op berichten die afkomstig zijn van de bank van de gebruiker en het label travel op berichten met een hotelreservering.

Wanneer een gebruiker een label maakt dat hetzelfde is als een door het systeem gegenereerd label, weet Gmail het verschil tussen deze labels en worden berichten op de juiste manier weergegeven. Vault kan echter geen onderscheid maken tussen door het systeem gegenereerde labels en door gebruikers gemaakte labels met dezelfde naam. Als u zoekt naar berichten met een door het systeem gegenereerd label, bevatten de resultaten wellicht meer berichten dan verwacht.

Stel dat een organisatie alle gegevens over de bedrijfsfinanciën zeven jaar moet bewaren:

  • Medewerkers wordt gevraagd een ​​label te maken met de naam finance en dit toe te voegen aan berichten met informatie over de bedrijfsfinanciën.
  • Sommige werknemers laten hun persoonlijke bankafschriften naar hun bedrijfsaccount verzenden. Gmail geeft deze berichten het door het systeem gegenereerde label finance.

Als in deze situatie een zoekopdracht wordt uitgevoerd met label:finance, worden ook de berichten met de persoonlijke bankafschriften van de werknemers weergegeven.

We raden u aan voorzichtig te zijn wanneer u de volgende labels in een zoekopdracht gebruikt:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks (taken)
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Zoeken naar berichten in Gmail en de klassieke versie van Hangouts

  1. Maak een nieuwe kwestie of klik op een bestaande kwestie.
  2. Klik in het linkerdeelvenster op Zoeken en klik op E-mail als gegevenstype waarnaar moet worden gezocht.
  3. Kies een Bron:
    • Alle gegevens: Zoeken in alle gegevens in uw organisatie.
    • Bewaarde gegevens: Zoeken in alle gegevens waarvoor in deze kwestie een juridische bewaarplicht geldt.
    • Onverwerkte gegevens: Zoeken in content die deels is verwerkt.
  4. Selecteer een zoekmethode:
    • Alle accounts: Zoeken in alle accounts in het domein met een Vault-licentie.
    • Specifieke accounts: Voer accounts in om naar specifieke gebruikers te zoeken. U kunt maximaal 500 accounts invoeren. Met dit veld wordt het adres van de envelopafzender of de ontvanger gezocht. Gebruik Termen om te zoeken in de koptekst, het adres van de afzender of het adres van de ontvanger.
    • Organisatie-eenheid: Zoek binnen een specifieke organisatie-eenheid. Als u een organisatie-eenheid met suborganisatie-eenheden selecteert, wordt ook gezocht in alle suborganisatie-eenheden.
  5. (Optioneel) Voer een verzendperiode in en kies een tijdzone.
    • Als u een startdatum invoert, retourneert Vault alle bestanden die zijn verzonden op of na de datum die u heeft ingevoerd.
    • Als u een einddatum invoert, retourneert Vault alle bestanden die zijn verzonden op of vóór de datum die u heeft ingevoerd.
  6. (Optioneel) Voer bij Termen een of meer zoektermen in.Gebruik zoekoperators voor uitgebreidere zoekopdrachten. Zoektermen mogen niet langer zijn dan 2000 tekens.
     
    Tip: Als u berichten in de klassieke versie van Hangouts wilt zoeken, gebruikt u de zoekterm is:chat.
  7. Vink het vakje aan voor Concepten uitsluiten om concepten uit te sluiten van deze zoekopdracht. Als u dit vakje niet aanvinkt, worden conceptberichten die voldoen aan uw criteria getoond door Vault, inclusief automatisch opgeslagen concepten.
  8. Klik op een van de volgende opties:
    • Zoeken: Een zoekopdracht uitvoeren.
    • Aantal: Het aantal berichten dat overeenkomt met de zoekopdracht en het aantal accounts met overeenkomende berichten weergeven. U kunt een csv-bestand downloaden met de accountnamen en het totale aantal berichten voor deze zoekopdracht. Meer informatie over het bepalen van het bereik van een zoekopdracht.
    • Exporteren: Het voorbeeld overslaan en de zoekresultaten onmiddellijk exporteren.
  9. (Optioneel) Klik op de pijl-omlaag bij Zoeken om het volgende te doen:
    • Resetten: Het zoekformulier wissen.
    • Zoekformulier dupliceren: Nog een zoekformulier onder het huidige formulier openen, waarin de door u ingevoerde gegevens al zijn ingevuld.

Een voorbeeld van zoekresultaten bekijken

Wanneer u een bericht opent, wordt het hele gesprek weergegeven. Voor erg lange gesprekken worden alleen de 100 nieuwste berichten in het voorbeeld weergegeven.U kunt geen eerdere berichten uit het gesprek bekijken. Alle berichten die voldoen aan uw zoektermen worden echter meegenomen bij een export.

Opmerking: Vault exporteert alleen de berichten die voldoen aan uw zoektermen. Als u meer berichten uit het gesprek wilt exporteren, moet u teruggaan en de zoektermen aanpassen.

  • Klik op details weergeven als u de algemene gegevens uit de koptekst van een bericht wilt weergeven.

    Algemene berichtgegevens:
    • Van
    • Aan
    • Datum
    • Onderwerp
    • Systeemlabels: Dit is de status van het bericht in het account van de gebruiker:
      • Ongelezen
      • Inbox
      • Spam
      • Verzonden
      • Geopend
      • Concept
      • Prullenbak
      • Verwijderd
      • Chats
    • Gebruikerslabels: Dit zijn de labels die door de gebruiker aan het bericht zijn gegeven.
  • Als u een bericht in zijn geheel wilt bekijken, inclusief alle gegevens uit de koptekst, klikt u op oorspronkelijk.
  • Berichten met een De vertrouwelijke modus inschakelen zijn verzonden met de vertrouwelijke modus van Gmail. U kunt de inhoud van deze berichten verbergen of weergeven wanneer u deze berichten bekijkt en afdrukt. Meer informatie over de vertrouwelijke modus van Gmail.
  • Als u een individueel bericht wilt afdrukken, klikt u op afdrukken.
  • Als u alle berichten in een gesprek wilt afdrukken, klikt u op Alles afdrukken.
  • Bij berichten met bijlagen kunt u de toegevoegde bestanden downloaden. Bij sommige bestandstypen (zoals .docx, .ppt en .pdf) kunt u de bijlage weergeven zonder deze te downloaden.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?