Buscar mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts con Vault

Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, con Vault puedes buscar mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts, identificar cuentas de interés, revisar e imprimir contenido de mensajes, así como ver y descargar archivos adjuntos.

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de buscar mensajes, te recomendamos leer la información sobre los mensajes de Gmail admitidos en Vault y las Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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La búsqueda de Gmail incluye la mayoría de las conversaciones de grupo de Chat

Desde principios de diciembre del 2020, si tu organización todavía tiene activada la versión clásica de Hangouts en las cuentas de los usuarios, la mayoría de los mensajes de grupo de Chat se sincronizan con las conversaciones de grupo de la versión clásica de Hangouts. Sin embargo, los mensajes eliminados por los usuarios pero conservados en Vault no se sincronizan con la versión clásica de Hangouts. Para asegurarte de que las búsquedas que hagas devuelvan todos los mensajes coincidentes disponibles en Vault, busca en Chat.

¿Cómo puedo excluir de una búsqueda de Vault los borradores guardados de forma automática o descartados?

En los datos de Gmail de los usuarios se pueden incluir tres tipos de borradores. Puedes excluir todos o solo algunos tipos de borradores en los resultados de búsqueda y en las exportaciones:

  • Puedes excluir todos los tipos de borradores, marca la casilla Excluir borradores antes de realizar la búsqueda. Las versiones guardadas automáticamente de los borradores aún se incluyen en las vistas previas, pero no en las exportaciones.
  • Si quieres excluir los borradores guardados automáticamente, añade el operador ‑label:^r_ad a tus términos de búsqueda.
  • Si quieres excluir los borradores descartados y las versiones guardadas automáticamente, e incluir solo los borradores no enviados, añade ‑(label:^deleted AND label:drafts) a tus términos de búsqueda. Las versiones guardadas automáticamente de los borradores aún se incluyen en la vista previa, pero no en las exportaciones.
¿Cómo puedo excluir los mensajes que se han puesto en cuarentena?

Añade el siguiente operador a tus términos de búsqueda: ‑label:^admin_quarantine.

Más información sobre la cuarentena de administrador

Ejemplos de búsquedas de mensajes de Gmail

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Buscar mensajes enviados o recibidos en una cuenta concreta

Puedes buscar mensajes asociados a un usuario concreto sin tener que acceder a su cuenta. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

  • Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
  • Para buscar por entidad, selecciona Cuentas concretas e introduce la dirección de correo del usuario.
  • (Opcional) Acota la búsqueda con términos como estos:
    • Para buscar solo mensajes enviados desde una cuenta concreta, escribe from:dirección_correo.
    • Para buscar solo mensajes recibidos en una cuenta concreta, escribe to:dirección@correo. Esta búsqueda devuelve correos electrónicos en los que la cuenta concreta estaba en los campos Para, Cc o Cco. No devuelve los correos electrónicos enviados a los grupos a los que la cuenta está suscrita. 
    • Para buscar solo mensajes de Gmail y excluir los mensajes de la versión clásica de Hangouts, introduce NOT is:chat.
Buscar mensajes enviados entre cuentas concretas

Puedes buscar mensajes enviados entre usuarios concretos. En los siguientes ejemplos se incluyen solo dos usuarios, pero puedes añadir más cuentas a la búsqueda. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

  • Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
  • Para buscar por entidad, selecciona Cuentas concretas e introduce una de las direcciones de correo del usuario. No es necesario que incluyas ambas direcciones.
  • Acota la búsqueda con términos de búsqueda:
    • Para buscar mensajes enviados entre dos cuentas, usando una cuenta como remitente y otra como destinatario, escribe from:(dirección_correo_1 OR dirección_correo_2) AND to:(dirección_correo_1 OR dirección_correo_2).
    • Para buscar mensajes enviados de una cuenta a otra, escribe from:dirección_correo_remitente AND to:dirección_correo_destinatario. Nota: Si los usuarios que quieres buscar tienen muchas cuentas, asegúrate de que la búsqueda te devuelva todos sus correos utilizando el parámetro anterior e introduciendo todas las cuentas.
Buscar mensajes enviados o recibidos de un dominio externo concreto

Puedes consultar qué cuentas han enviado o recibido mensajes de usuarios de otra empresa. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

  • Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
  • Para buscar por entidad, selecciona Todas las cuentas.
  • Acota la búsqueda con términos de búsqueda:
    • Para buscar mensajes que se hayan enviado a algún usuario de otra empresa, escribe to:*@dominio_externo.com. Esta búsqueda devuelve correos electrónicos en los que alguna cuenta con el dominio especificado estaba en los campos Para, Cc o Cco. 
    • Para buscar mensajes que algún usuario de otra empresa haya enviado a usuarios de tu organización, escribe from:*@dominio_externo.com.
Buscar mensajes que contengan una palabra concreta o un archivo adjunto

Puedes ver qué cuentas han enviado o recibido mensajes que contengan una palabra, una frase o un archivo adjunto en concreto. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

  • Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
  • Para buscar por entidad, selecciona Todas las cuentas.
  • Acota la búsqueda con términos de búsqueda:
    • Para buscar mensajes que contengan una palabra concreta, escribe palabra. Si escribes muchas palabras, la búsqueda solo devolverá mensajes que contengan todas esas palabras. Vault hace una búsqueda en el primer MB aproximadamente del texto del mensaje y en los archivos adjuntos. No puedes restringir la búsqueda para que solo se incluya el texto de los mensajes o de los archivos adjuntos.
    • Para buscar mensajes que contengan una frase concreta, escribe las palabras entre comillas dobles, como "proyecto alfa". En la búsqueda no se distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que se devolverán todos los mensajes que contengan Proyecto Alfa, Proyecto alfa, proyecto Alfa o proyecto alfa.
    • Para buscar mensajes que tengan un archivo adjunto, escribe has:attachment. Para buscar mensajes que tengan un archivo adjunto que incluya una determinada palabra clave en su nombre, escribe filename:palabra.

Buscar mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Para buscar datos se utilizan asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar datos con retenciones, datos de búsquedas y datos exportados relacionados. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
  3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
    1. Haz clic en Crear asunto.
    2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abre la pestaña Buscar.

  4. Como servicio, selecciona Gmail.
  5. Selecciona la fuente de datos en la que quieres buscar:
    • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
    • Datos sin procesar: solo se busca en los mensajes que Vault aún está procesando.
  6. Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
    • Todas las cuentas: busca en todas las cuentas de la organización.
    • Cuentas concretas: introduce hasta 500 direcciones de correo electrónico de cuenta. Vault busca las cuentas especificadas en las direcciones de remitente y destinatario del sobre. Para buscar por encabezado, remitente o dirección del destinatario, introduce los términos de la consulta en el campo Términos.
    • Unidad organizativa: busca en las cuentas de una unidad organizativa concreta. Si eliges una que tenga unidades organizativas secundarias, se buscará en todas ellas.
  7. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
  8. (Opcional) En Fecha de envío, introduce un intervalo.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.
  9. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:
    • Para buscar una o varias palabras clave en el mensaje, introduce palabras separadas por espacios. Por ejemplo, objetivos del proyecto.
    • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "objetivos del proyecto".
    • Para buscar por cuenta, fecha, propiedades del mensaje o asunto, utiliza operadores de búsqueda.
    • Para buscar solo mensajes de la versión clásica de Hangouts, introduce is:chat. Para excluir mensajes de la versión clásica de Hangouts, introduce NOT is:chat.

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

  10. (Opcional) Para excluir borradores de mensajes de la búsqueda, activa Excluir borradores de correo electrónico. Cuando esta opción está desactivada, Vault devuelve todos los borradores de mensajes que coinciden con tu consulta, incluidos los borradores que se guardan de forma automática.
  11. Haz clic en una de estas opciones:
    • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener la lista de mensajes que coinciden con tu consulta.
    • Recuento: calcula el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. Si quieres descargar un archivo CSV con los datos del recuento de consultas, haz clic en Descargar cuentas con mensajes que coinciden. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
    • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
  12. Una vez completada la búsqueda, el recuento o la exportación, puedes hacer lo siguiente:
    • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
    • Si quieres abrir la vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en él.
    • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
    • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar e imprimir los mensajes que coincidan con tu consulta, así como ver y descargar archivos adjuntos.

  1. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en el mensaje. Al hacerlo, se abre una lista con los mensajes de la conversación y se muestra automáticamente el contenido del mensaje más reciente.
    • Los mensajes con el icono "" tienen uno o varios archivos adjuntos. Haz clic en el mensaje para descargar o ver el archivo adjunto.
    • Los mensajes que se envían con el modo confidencial de Gmail llevan el icono Activar el modo confidencial. Puedes ocultar o mostrar el contenido de esos mensajes al revisarlos e imprimirlos. Más información
    • Si las conversaciones son largas, solo se incluyen los 100 mensajes más recientes en la vista previa. Sin embargo, si exportas los resultados de búsqueda se incluirán todos los mensajes que coincidan con tu consulta, incluso los que no aparecen en la vista previa.
  2. Para mostrar el contenido de un mensaje concreto, haz clic en él. Para mostrar el contenido de todos los mensajes de la conversación, haz clic en Mostrar todo "".
  3. Para ver un mensaje y todo el contenido del encabezado, haz clic en Original.
  4. Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir. Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir conversación "".
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