Buscar mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts con Vault

Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, con Vault puedes buscar mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts, identificar cuentas de interés, revisar e imprimir contenido de mensajes, así como ver y descargar archivos adjuntos.

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Consulta más información en el artículo Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

Mostrar todo  |  Cerrar todo

¿Qué tipos de archivos adjuntos se indexan?

Se indexan los archivos adjuntos de texto compatibles (por ejemplo, los archivos con extensiones .pdf, .xslx o .docx). Sin embargo, Vault no indexa contenido de vídeo, audio, imagen ni binario.

¿Cómo se gestionan los mensajes y los archivos adjuntos de gran tamaño en Vault?

Vault indexa y busca en aproximadamente el primer megabyte de cada mensaje y sus archivos adjuntos. Si detecta una coincidencia de búsqueda en este primer megabyte, busca en el resto de los datos y los prepara para previsualizarlos y exportarlos.

Es posible que las etiquetas de Gmail generadas por el sistema afecten a los resultados de búsqueda

En Gmail, los mensajes se clasifican automáticamente mediante etiquetas generadas por el sistema y los usuarios pueden ordenarlos en su bandeja de entrada mediante etiquetas visibles. Así, por ejemplo, Gmail puede aplicar dos etiquetas generadas por el sistema: finance, a los mensajes procedentes de una entidad bancaria, y travel, a los mensajes que incluyan reservas de hotel.

Los usuarios, por su parte, pueden crear y aplicar sus propias etiquetas, que a veces pueden coincidir con las que genera el sistema. Cuando coinciden dos tipos de etiquetas, la búsqueda de Vault devuelve los mensajes que incluyen la etiqueta creada por el usuario y no los mensajes con la misma etiqueta generada por el sistema. En consecuencia, si creas una regla de conservación basada en una etiqueta, es posible que afecte a más o menos mensajes de lo que esperas.

Ejemplo

Quieres buscar en todos los datos relacionados con las finanzas corporativas y se producen las siguientes acciones:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • Cuando se les envían extractos de la tarjeta de crédito de empresa a sus cuentas de trabajo, a esos mensajes no se les aplica la etiqueta finance creada por el usuario, sino que Gmail les aplica la etiqueta finance generada por el sistema.

En este caso, si se crea una consulta de búsqueda que incluya mensajes con label:finance, solo se devolverán los mensajes etiquetados por los usuarios, pero no los que contienen sus extractos bancarios personales, que llevan la etiqueta generada por el sistema.

Etiquetas habituales generadas por el sistema

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved
La búsqueda de Gmail incluye la mayoría de las conversaciones de grupo de Chat

Desde principios de diciembre del 2020, si tu organización todavía tiene activada la versión clásica de Hangouts en las cuentas de los usuarios, la mayoría de los mensajes de grupo de Chat se sincronizan con las conversaciones de grupo de la versión clásica de Hangouts. Sin embargo, los mensajes eliminados por los usuarios pero conservados en Vault no se sincronizan con la versión clásica de Hangouts. Para asegurarte de que las búsquedas que hagas devuelvan todos los mensajes coincidentes disponibles en Vault, busca en Chat.

Buscar mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts

Estos pasos son los de la nueva versión de Vault (vault.google.com). Ir a los pasos de la versión clásica de Vault

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Puedes buscar datos en asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
  3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
    1. Haz clic en Crear asunto.
    2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abre la pestaña Buscar.

  4. Como servicio, selecciona Gmail.
  5. Selecciona la fuente de datos en la que quieres buscar:
    • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
    • Datos sin procesar: solo se busca en los mensajes que Vault aún está procesando.
  6. Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
    • Todas las cuentas: busca en todas las cuentas de la organización.
    • Cuentas concretas: introduce hasta 500 direcciones de correo electrónico de cuenta. Vault busca la dirección del remitente y las direcciones de los destinatarios de las cuentas especificadas. Para buscar por encabezado, remitente o dirección del destinatario, introduce los términos de la consulta en el campo Términos.
    • Unidad organizativa: busca en las cuentas de una unidad organizativa concreta. Si eliges una que tenga unidades organizativas secundarias, se buscará en todas ellas.
  7. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
  8. (Opcional) En Fecha de envío, introduce un intervalo.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.
  9. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:
    • Para buscar una o varias palabras clave en el mensaje, introduce palabras separadas por espacios. Por ejemplo, objetivos del proyecto.
    • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "objetivos del proyecto".
    • Para buscar por cuenta, fecha, propiedades del mensaje o asunto, utiliza operadores de búsqueda.
    • Para buscar solo mensajes de la versión clásica de Hangouts, introduce is:chat. Para excluir mensajes de la versión clásica de Hangouts, introduce NOT is:chat.

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

  10. (Opcional) Para excluir borradores de mensajes de la búsqueda, activa Excluir borradores de correo electrónico. Cuando esta opción está desactivada, Vault devuelve todos los borradores de mensajes que coinciden con tu consulta, incluidos los borradores que se guardan de forma automática.
  11. Haz clic en una de estas opciones:
    • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener la lista de mensajes que coinciden con tu consulta.
    • Recuento: calcula el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. Si quieres descargar un archivo CSV con los datos del recuento de consultas, haz clic en Descargar cuentas con mensajes que coinciden. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
    • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
  12. Una vez completada la búsqueda, el recuento o la exportación, puedes hacer lo siguiente:
    • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
    • Si quieres abrir la vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en él.
    • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
    • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Estos pasos son los de la nueva versión de Vault (vault.google.com). Ir a los pasos de la versión clásica de Vault

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar e imprimir los mensajes que coincidan con tu consulta, así como ver y descargar archivos adjuntos.

  1. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en el mensaje. Al hacerlo, se abre una lista con los mensajes de la conversación y se muestra automáticamente el contenido del mensaje más reciente.
    • Los mensajes con el icono "" tienen uno o varios archivos adjuntos. Haz clic en el mensaje para descargar o ver el archivo adjunto.
    • Los mensajes que se envían con el modo confidencial de Gmail llevan el icono Activar el modo confidencial. Puedes ocultar o mostrar el contenido de esos mensajes al revisarlos e imprimirlos. Más información
    • Si las conversaciones son largas, solo se incluyen los 100 mensajes más recientes en la vista previa. Sin embargo, una exportación de los resultados de búsqueda incluye todos los mensajes que coincidan con tu consulta, incluso los que no aparecen en la vista previa.
  2. Para mostrar el contenido de un mensaje concreto, haz clic en él. Para mostrar el contenido de todos los mensajes de la conversación, haz clic en Mostrar todo "".
  3. Para ver un mensaje y todo el contenido del encabezado, haz clic en Original.
  4. Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir. Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir conversación "".

Utilizar la versión clásica de Vault

Haz clic más abajo para abrir los pasos de la versión clásica de Vault (ediscovery.google.com). Ir a los pasos de la versión nueva de Vault

Buscar mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts en ediscovery.google.com

Buscar mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Correo como el tipo de datos en el que quieres buscar.
  3. Elige una Fuente:
    • Todos los datos: busca en todos los datos de tu organización.
    • Datos retenidos: busca en todos los datos del asunto que tengan retenciones aplicadas.
    • Datos sin procesar: busca en el contenido que se ha identificado como parcialmente procesado.
  4. Elige un método de búsqueda:
    • Todas las cuentas: busca en todas las cuentas con licencia de Vault del dominio.
    • Cuentas concretas: introduce cuentas para buscar en usuarios concretos. Puedes introducir hasta 5000 cuentas. En este campo se busca por la dirección del destinatario o del remitente del mensaje. Utiliza la opción Términos para buscar por el encabezado, o por la dirección del destinatario o del remitente.
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si seleccionas una con unidades organizativas secundarias, también se buscará en todas ellas.
  5. (Opcional) Introduce un periodo de fecha de envío y elige una zona horaria.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devuelve todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados ese día o antes.
  6. (Opcional) En Términos, incluye términos de búsqueda. Puedes hacer búsquedas más complejas mediante operadores de búsqueda. Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.
     
    Consejo: Busca mensajes de la versión clásica de Hangouts con el término de búsqueda is:chat.
  7. (Opcional) Marca la casilla Excluir borradores de mensajes de esta búsqueda. Si la dejas sin marcar, Vault incluirá en los resultados de la búsqueda los borradores de mensajes que cumplan los criterios, incluidos los borradores que se guardan de forma automática.
  8. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Recuento: muestra el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. Puedes descargar un archivo CSV que incluya los nombres de las cuentas y el total de mensajes de la consulta. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  9. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    • Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    • Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del que ya tenías rellenado con la información que habías introducido anteriormente.

Previsualizar los resultados de búsqueda

Cuando abres un mensaje, se muestra la conversación completa. En el caso de que las conversaciones sean muy largas, en la vista previa solo se incluyen los 100 mensajes más recientes. No podrás ver los mensajes anteriores de la conversación. Sin embargo, cuando se realice una exportación, se incluirán todos los mensajes que coincidan con tus criterios de búsqueda.

Nota: Vault solo exporta los mensajes que coinciden con los términos de búsqueda. Si necesitas exportar más mensajes de la conversación, vuelve atrás y modifica los términos de búsqueda.

  • Para ver la información básica del encabezado de un mensaje, haz clic en mostrar detalles.

    Los detalles básicos de los mensajes son:
    • De
    • Para
    • Fecha
    • Asunto
    • Etiquetas del sistema: muestra el estado del mensaje en la cuenta del usuario:
      • No leído
      • Bandeja de entrada
      • Spam
      • Enviados
      • Abiertos
      • Borradores
      • Papelera
      • Eliminados
      • Chats
    • Etiquetas del usuario: muestra las etiquetas que el usuario ha aplicado al mensaje.
  • Para ver un mensaje en su totalidad, incluida toda la información del encabezado, haz clic en Original.
  • Los mensajes que se envían con el modo confidencial de Gmail llevan el icono Activar el modo confidencial. Puedes ocultar o mostrar el contenido de esos mensajes al revisarlos e imprimirlos. Más información sobre el modo confidencial de Gmail
  • Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir.
  • Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir todo.
  • En los mensajes con archivos adjuntos, puedes Descargar los archivos adjuntos. En algunos tipos de archivo (como .docx, .ppt y .pdf) puedes hacer clic en Ver para consultar el archivo adjunto sin descargarlo.
¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?