管理及建立案件

在 Google Apps 保管箱介面的任何畫面中按一下左上角的 [保管箱] 字樣,左側窗格中即會顯示 [保留]、[案件] 與 [報告],這些是您初次登入保管箱時會看到的項目。

在 Google 保管箱中,案件是指收納所有與特定主題 (例如訴訟專案或調查) 相關資料的容器。案件包含下列項目:

  • 已儲存的搜尋查詢
  • 含有訴訟保留資料的帳戶清單
  • 可存取案件的帳戶清單
  • 案件的匯出集
  • 案件的稽核追蹤

檢視案件

當您登入 Google 保管箱時,「案件」頁面會列出所有可供您的帳戶存取的未結案件,其中包含您所建立的案件,以及他人與您共用的案件。

  • 分別按一下 [我的案件]、[與我共用的案件]、[已結案] 或 [垃圾桶] 即可單獨檢視相應類型的案件。
  • 如要依 [名稱]、[擁有者] 或 [上次存取日期] 排序案件清單,只需按一下相應的欄標題即可。
  • 按一下清單中的案件即可開啟案件。


建立案件

建立案件之前,必須先決定命名方式。如果貴機構尚未建立案件的命名慣例,請先建立慣例,確保每個案件的名稱都能清楚表示用途 (例如與訴訟專案相關)。

  1. 按一下 [建立]
  2. 為新建的案件輸入名稱和說明。請使用易於識別的案件名稱,而且不與其他案件名稱重複。建議貴機構建立相關指南,確保案件命名規則一致且清楚。
  3. 按一下 [建立新案件]

關閉及刪除案件

調查完成時,您可以:
  • 關閉案件:關閉的案件可於日後重新開啟。只要案件狀態設為關閉,當中包含的所有資料都會保存。
  • 刪除案件:您只能刪除已關閉的案件。案件刪除後就會移至 [垃圾桶],不過您仍可從 [垃圾桶] 中重新開啟案件,取得完整資料。系統大約會在 30 天後永久刪除保管箱 [垃圾桶] 內的案件。

常見問題

當建立案件使用者的帳戶遭到刪除,系統會如何處理案件?

保管箱會保留案件。只要有「管理案件」權限,任何保管箱使用者仍可與其他保管箱使用者共用該案件。

但請務必記住,您不可在管理控制台中刪除暫時保留在案件中的帳戶,同時也必須暫時保留保管箱授權。

這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?