Om du vill spärra, söka efter och exportera organisationens Google Workspace-data i Arkiv skapar du en arbetsyta som kallas ärende. Ett ärende utgör en behållare för spärrar, sökningar och exporter som rör ett visst eDiscovery-projekt, som en rättstvist eller utredning.
Ett ärende omfattar:
- en lista med sparade sökfrågor
- en lista över spärrar
- en lista över de konton som ärendet delas med
- en lista över exporter
- en granskningslogg för Arkiv-användaraktivitet i ärendet
När du har skapat ett ärende kan du dela det med andra Arkiv-användare så att alla som är med i ett eDiscovery-projekt kan använda samma arbetsyta.
När ett ärende inte längre behövs kan du radera eventuella spärrar och sedan stänga och radera det.
Ett ärende ägs av användaren som skapar det. Om användarens Google Workspace-konto raderas finns ärendet kvar i Arkiv. Alla Arkiv-användare med behörigheten Hantera ärenden kan öppna och dela ärendet med andra Arkiv-användare.
Nödvändiga Arkiv-behörigheter
Google Workspace-administratören måste bevilja de nödvändiga behörigheterna för att kunna visa eller arbeta med ärenden.
Visa ärenden
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden.
Sidan Ärenden öppnas och visar alla aktiva ärenden som ditt konto har tillgång till. Listan innehåller både ärenden du har skapat och ärenden som har delats med dig.
- Om du vill öppna en lista över Stängda eller Raderade klickar du på Status-menyn och väljer den ärendestatus som du vill öppna.
- Om du vill filtrera listan efter ägare klickar du på Ägare-menyn och välj mellan Ägs av vem som helst, Ägs av mig eller Delas med mig.
- Om du vill sortera listan över ärenden efter ärendenamn eller ägare klickar du på motsvarande kolumnrubrik.
- Klicka på raden för att öppna ett ärende.
Skapa ett ärende
Innan du börjar: Läs igenom organisationens riktlinjer för namngivning. Om du inte har riktlinjer bör de utvecklas på ett sätt som gör att ärendenamn tydligt visar identifierar ärendenas syfte och är unika.
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden
Skapa. Om du inte har alternativet Skapa ber du Google Workspace-administratören att ge nödvändiga behörigheter.
- Ange ett beskrivande namn på ärendet enligt organisationens namnriktlinjer. Ärendenamnen måste vara unika.
- (Valfritt) Ange en beskrivning av ärendet. Beskrivningen visas inte i listan över ärenden utan endast när du öppnar ärendet.
- Klicka på Skapa.
Stänga, öppna, återställa eller återställa ett ärende
När en undersökning är klar kan du stänga och radera ett ärende:
- Stäng – när du stänger ett aktivt ärende behåller Arkiv sparade sökfrågor och all granskningsdata som är kopplad till ärendet. Exportfilerna raderas omedelbart. Du kan öppna stängda ärenden igen eller radera dem. Obs! Du kan inte stänga ett ärende förrän alla spärrar har raderats.
- Öppna igen – när du öppnar ett stängt ärende på nytt flyttas det tillbaka till listan med aktiva ärenden. Ärendet har granskningsdata och sparade sökfrågor, men du måste återskapa spärrar och exporter.
- Radera – när du raderar ett stängt ärende flyttas det till listan över raderade ärenden. Cirka 30 dagar efter att du har raderat ett ärende raderas det från Arkiv. Innan ärendet raderas från Arkiv kan du återställa ett raderat ärende med all data.
- Återställa – när du återställer ett raderat ärende flyttas ärendet till listan med aktiva ärenden. Ärendet har granskningsdata och sparade sökfrågor, men du måste återskapa spärrar och exporter.
Så här ändrar du ett ärendes status:
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på det ärende du vill stänga.
- Klicka på Spärrar. Radera spärrar. För varje spärr:
- Granska spärren och bekräfta att det är okej att radera den.
- Peka på spärren och klicka på Radera i listan över spärrar.
- Klicka på Ärenden för att återgå till listan med ärenden.
- Peka på ärendet och klicka på Stäng.
- Så här öppnar du eller tar bort ärendet automatiskt när du har stängt det:
- Välj Stängda på Status-menyn högst upp i listan.
- Peka på ärendet du vill öppna eller radera och klicka på motsvarande knapp.
- Så här granskar du och återställer raderade ärenden:
- Välj Raderade på Status-menyn högst upp i listan. Listan innehåller bara ärenden som har raderats under de senaste 30 dagarna. Ärenden som har raderats tidigare än så raderas permanent i Arkiv.
- Peka på ärendet du vill återställa och klicka på Återställ.