Как создавать дела и управлять ими

Для поиска и экспорта данных Google Workspace организации в Сейфе, а также для установления запретов на их удаление нужно создать рабочую область, которая называется делом. Оно служит хранилищем запретов на удаление, поисковых запросов и файлов экспорта, связанных с определенным проектом предоставления электронных документов, например судебным процессом или расследованием.

Дело содержит:

• список сохраненных поисковых запросов;
• список запретов на удаление;
• список аккаунтов, которым предоставлено право доступа к делу;
• список файлов экспорта;
• журнал аудита действий пользователей в Сейфе, связанных с этим делом.

После создания дела вы можете предоставить к нему доступ другим пользователям Сейфа, чтобы все участники проекта предоставления электронных документов могли использовать одну рабочую область.

Если дело больше не нужно, вы можете снять действующие запреты на удаление, а затем закрыть и удалить дело.

Владельцем дела является пользователь, который его создал. В случае удаления аккаунта Google Workspace владельца дело остается в Сейфе. Любой пользователь с разрешением на управление делами может предоставить доступ к этому делу другим пользователям Сейфа.

Требуемые разрешения для Сейфа

Чтобы вы могли просматривать дела и работать с ними, администратор Google Workspace должен предоставить вам необходимые разрешения.

Как просматривать дела

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела.

Откроется страница Дела со списком активных дел. Это созданные вами дела и те, к которым вам предоставлен доступ.

• Чтобы просмотреть список закрытых или удаленных дел, откройте меню Статус и выберите нужный статус.
• Чтобы отфильтровать список по владельцу, откройте меню Владелец и выберите Принадлежащие любому пользователю, Принадлежащие мне или Доступные мне.
• Чтобы отсортировать список дел по названию или владельцу, нажмите на заголовок соответствующего столбца.
• Чтобы открыть дело, нажмите на строку.

Как создать дело

Подготовка. Ознакомьтесь с рекомендациями по именованию дел в вашей организации. Если в вашей организации отсутствуют единые стандарты именования, их необходимо разработать, чтобы названия дел соответствовали их содержанию и не повторялись.

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ДелаСоздать. Если элемент Создать вам недоступен, запросите необходимые разрешения у администратора Google Workspace.
3. Задайте название дела в соответствии с рекомендациями по именованию в вашей организации. Названия дел не должны повторяться.
4. При необходимости добавьте описание. Описания не видны в списке дел. Их можно посмотреть, только открыв дела.
5. Нажмите Создать.

Как закрыть, повторно открыть, удалить или восстановить дело

Когда расследование завершено, вы можете закрыть и удалить дело.

• Закрытие. При закрытии активного дела в Сейфе останутся сохраненные поисковые запросы и данные аудита, которые связаны с делом. Файлы экспорта удаляются сразу. Закрытое дело можно удалить или открыть повторно. Примечание. Дело нельзя закрыть, пока не будут сняты все запреты на удаление.
• Повторное открытие. Когда вы повторно открываете дело, оно снова помещается в список активных дел. Вы можете использовать полученные ранее данные аудита и сохраненные поисковые запросы, но запреты на удаление и файлы экспорта нужно будет создавать заново.
• Удаление. При удалении закрытого дела оно перемещается в список удаленных дел. Оно будет доступно в Сейфе около 30 дней, после чего будет удалено окончательно. До этого момента удаленное дело можно восстановить вместе со всеми данными.
• Восстановление. Когда вы восстанавливаете удаленное дело, оно перемещается в список активных дел. Вы можете использовать полученные ранее данные аудита и сохраненные поисковые запросы, но запреты на удаление и файлы экспорта нужно будет создавать заново.

Чтобы изменить статус дела:

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела, а затем выберите дело, которое хотите закрыть.
3. Нажмите Запреты. Удалите установленные запреты на удаление. Для каждого запрета на удаление:
   1. Изучите запрет и убедитесь, что его можно удалить.
   2. Наведите указатель на запрет из списка и нажмите Удалить.
4. Выберите Дела, чтобы вернуться к списку дел.
5. Наведите указатель на дело и нажмите Закрыть.
6. Чтобы повторно открыть или удалить закрытое дело:
   1. В меню Статус над списком дел выберите Закрытые.
   2. Наведите указатель на дело, которое хотите повторно открыть или удалить, и нажмите соответствующую кнопку.
7. Чтобы изучить и восстановить удаленные дела:
   1. В меню Статус над списком дел выберите Удаленные. Список содержит только те дела, которые были удалены в течение последних 30 дней. Дела, которые были удалены ранее, Сейф удаляет окончательно.
   2. Наведите указатель на нужное дело и нажмите Восстановить.