Sprawa w Google Vault to zbiór zawierający wszystkie dane związane z określonym tematem, na przykład procesem sądowym lub dochodzeniem. Sprawa obejmuje:
- zapisane wyszukiwane hasła;
- listę kont z zablokowanymi danymi związanymi z prowadzonymi postępowaniami;
- listę kont, które mają dostęp do sprawy;
- zestawy eksportu dla sprawy;
- rejestr kontrolny dla sprawy.
Wyświetlanie spraw
Po zalogowaniu się w Google Vault zobaczysz stronę Sprawy, która zawiera listę wszystkich otwartych spraw, do których masz dostęp na swoim koncie. Obejmuje to sprawy utworzone przez Ciebie oraz udostępnione Tobie.
- Kliknij Moje sprawy, Udostępnione mi, Zamknięte lub Kosz, aby wyświetlić sprawy danego typu.
- Kliknij odpowiedni nagłówek kolumny, aby posortować sprawy według nazwy, właściciela lub daty ostatniego dostępu.
- Aby otworzyć sprawę, kliknij ją na liście.
Tworzenie spraw
Przed utworzeniem sprawy musisz ustalić, jaką nadasz jej nazwę. Jeśli Twoja organizacja nie ma jeszcze konwencji nazewnictwa spraw, powinna jakąś określić. Dzięki temu nazwa każdej sprawy będzie dokładnie identyfikować jej przeznaczenie (np. powiązany z nią przypadek prowadzonego postępowania).
- Kliknij Utwórz.
- Wpisz nazwę i opis sprawy. Wpisz nazwę, która pozwoli na łatwe zidentyfikowanie sprawy. Nazwy spraw muszą być niepowtarzalne. Twoja organizacja powinna udostępnić odpowiednie wskazówki, aby zapewnić spójne i przejrzyste nazewnictwo spraw.
- Kliknij Utwórz nową sprawę.
Zamykanie i usuwanie sprawy
Po zakończeniu dochodzenia możesz wykonać te czynności:- Zamknij sprawę. Po zamknięciu sprawy możesz ją później ponownie otworzyć. Wszystkie dane, które obejmuje sprawa, zostają zachowane, gdy sprawa jest zamknięta.
- Usuń sprawę. Tylko zamknięte sprawy można usunąć. Usunięta sprawa jest przenoszona do kosza, gdzie można nadal ją otworzyć i odzyskać dane. Po około 30 dniach w koszu sprawa jest trwale usuwana.
Najczęstsze pytania
Co się stanie ze sprawą, jeśli konto użytkownika, który ją utworzył, zostanie usunięte?Sprawa pozostanie w Vault. Każdy użytkownik Vault z uprawnieniem „Zarządzanie sprawami” nadal może udostępniać tę sprawę innym użytkownikom Vault.
Pamiętaj jednak, że kont użytkowników objętych blokadą w sprawie nie można usuwać z konsoli administracyjnej. Aby konta pozostały objęte blokadą, muszą mieć licencje na Vault.