Tworzenie spraw i zarządzanie nimi

Aby przechowywać, wyszukiwać i eksportować dane Google Workspace organizacji w Vault, trzeba utworzyć obszar roboczy o nazwie sprawa. Sprawa to zbiór zawierający blokady, wyszukiwania i eksporty związane z określonym projektem pozyskiwania danych elektronicznych na przykład na potrzeby postępowania sądowego lub dochodzenia.

Sprawa obejmuje:

• listę zapisanych zapytań;
• listę blokad;
• listę kont, którym udostępniono sprawę;
• listę eksportów;
• dziennik kontrolny aktywności użytkownika w Vault dotyczącej określonej sprawy.

Po utworzeniu sprawy możesz udostępnić ją innym użytkownikom Vault, by wszystkie osoby zaangażowane w projekt pozyskiwania danych elektronicznych mogły korzystać z tego samego obszaru roboczego.

Gdy informacje o sprawie nie są już potrzebne, możesz usunąć wszelkie pozostałe blokady, a następnie zamknąć i usunąć sprawę.

Sprawa jest własnością użytkownika, który ją utworzył. Jeśli konto Google Workspace tego użytkownika zostanie usunięte, sprawa pozostanie w Vault. Każdy użytkownik Vault z uprawnieniem „Zarządzanie sprawami” nadal będzie mógł otwierać tę sprawę i udostępniać ją innym użytkownikom Vault.

Wymagane uprawnienia Vault

Aby wyświetlać sprawy lub nad nimi pracować, musisz mieć wymagane uprawnienia przyznane przez administratora Google Workspace.

Wyświetlanie spraw

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy.

Otworzy się strona Sprawy zawierająca listę wszystkich aktywnych spraw, do których masz dostęp na swoim koncie. Obejmuje to sprawy utworzone przez Ciebie oraz udostępnione Tobie.

• Aby otworzyć listę spraw zamkniętych lub usuniętych, kliknij menu Stan i wybierz stan sprawy, który chcesz otworzyć.
• Aby przefiltrować listę według właściciela, kliknij menu Właściciel i wybierz Należące do kogokolwiek, Będące moją własnością lub Udostępnione dla mnie.
• Aby posortować listę spraw według ich nazw lub właścicieli, kliknij odpowiedni nagłówek kolumny.
• Aby otworzyć sprawę, kliknij wiersz.

Tworzenie sprawy

Zanim zaczniesz: zapoznaj się z obowiązującymi w Twojej organizacji wytycznymi dotyczącymi nazewnictwa spraw. Jeśli nie masz takich wytycznych, opracuj je, aby mieć pewność, że nazwy spraw jasno wskazują ich przeznaczenie i są niepowtarzalne.

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy  Utwórz. Jeśli nie widzisz opcji Utwórz, poproś administratora Google Workspace o przyznanie Ci wymaganych uprawnień.
3. Wpisz opisową nazwę sprawy zgodną z obowiązującymi w Twojej organizacji wytycznymi dotyczącymi nazewnictwa. Nazwy spraw muszą być niepowtarzalne.
4. (Opcjonalnie) Wpisz opis sprawy. Opis jest widoczny tylko wtedy, gdy otworzysz sprawę (a nie na liście spraw).
5. Kliknij Utwórz.

Zamykanie, ponowne otwieranie, usuwanie i przywracanie sprawy

Po zakończeniu dochodzenia możesz zamknąć i usunąć sprawę:

• Zamknij – gdy zamkniesz aktywną sprawę, Vault zachowa wszystkie powiązane z nią zapisane zapytania i dane kontrolne. Pliki eksportu zostaną natychmiast usunięte. Możesz ponownie otwierać zamknięte sprawy lub je usuwać. Uwaga: nie możesz zamknąć sprawy, dopóki nie usuniesz wszystkich blokad.
• Otwórz ponownie – gdy ponownie otworzysz zamkniętą sprawę, zostanie ona przywrócona na listę aktywnych spraw. W przypadku takiej sprawy dane kontrolne i zapisane zapytania będą dostępne, ale konieczne będzie odtworzenie wszystkich blokad i eksportów.
• Usuń – gdy usuniesz zamkniętą sprawę, zostanie ona przeniesiona na listę spraw usuniętych. Po około 30 dniach Vault usunie tę sprawę. Dopóki to się nie stanie, możesz przywrócić sprawę ze wszystkimi jej danymi.
• Przywróć – gdy przywrócisz usuniętą sprawę, zostanie ona przeniesiona na listę spraw aktywnych. W przypadku takiej sprawy dane kontrolne i zapisane zapytania będą dostępne, ale konieczne będzie odtworzenie wszystkich blokad i eksportów.

Aby zmienić stan sprawy:

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy i wybierz sprawę, którą chcesz zamknąć.
3. Kliknij Blokady. Usuń blokady. W przypadku każdej blokady:
   1. Sprawdź blokadę i upewnij się, że można ją usunąć.
   2. Na liście blokad wskaż blokadę i kliknij Usuń.
4. Kliknij Sprawy, by wrócić do listy spraw.
5. Wskaż sprawę i kliknij Zamknij.
6. Aby ponownie otworzyć lub usunąć zamkniętą sprawę:
   1. U góry listy spraw w menu Stan wybierz Zamknięte.
   2. Wskaż sprawę, którą chcesz ponownie otworzyć lub usunąć, a następnie kliknij odpowiedni przycisk.
7. Aby sprawdzić i przywrócić usunięte sprawy:
   1. U góry listy spraw w menu Stan wybierz Usunięte. Lista zawiera tylko sprawy usunięte w ciągu ostatnich 30 dni. Sprawy usunięte wcześniej zostały trwale usunięte przez Vault.
   2. Wskaż sprawę, którą chcesz przywrócić, i kliknij Przywróć.