Vault で組織の Google Workspace データの記録保持（リティゲーション ホールド）、検索、書き出しを行うには、案件というワークスペースを作成します。案件が、訴訟案件や調査など、特定の電子情報開示プロジェクトに関連した記録保持、検索、書き出しを格納する場所になります。
案件に含まれるデータ:
- 保存された検索クエリのリスト
- 記録保持のリスト
- 案件を共有しているアカウントのリスト
- 書き出しのリスト
- 案件の Vault ユーザー アクティビティの監査ログ
案件を作成したら、その案件を他の Vault ユーザーと共有して、電子情報開示プロジェクトに参加する全員が同じワークスペースを使用できるようにします。
不要になった案件は、残っている記録保持をすべて解除してから終了、削除できます。
案件は、作成したユーザーが所有します。そのユーザーの Google Workspace アカウントを削除しても、Vault 内の案件は削除されません。「案件の運営」権限があれば、Vault ユーザーは引き続き案件を開いたり、他の Vault ユーザーと共有したりすることができます。
必要な Vault 権限
案件を表示したり操作したりするには、Google Workspace 管理者から必要な権限を付与してもらう必要があります。
案件を閲覧する
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックします。
[案件] ページが開き、自分のアカウントでアクセスできるアクティブな案件が一覧表示されます。これには、自分で作成した案件と、自分と共有されている案件が含まれます。
- [終了] または [削除済み] の案件のリストを開くには、[ステータス] メニューをクリックして、目的の案件のステータスを選択します。
- オーナーでリストをフィルタするには、[オーナー] メニューから [自分か他のユーザーがオーナー]、[自分がオーナー]、[共有アイテム] のいずれかを選択します。
- 案件のリストを名前またはオーナーで並べ替えるには、対応する列見出しをクリックします。
- 案件を開くには、その案件の行をクリックします。
案件を作成する
始める前に: 組織の案件命名ガイドラインをご確認ください。そのようなガイドラインがない場合は、目的がすぐにわかり、他と重複しない案件名にすることを定めたガイドラインを作成してください。
- vault.google.com にログインします。
- [案件]
[作成] をクリックします。[作成] オプションが表示されない場合は、Google Workspace 管理者に依頼して必要な権限を割り当ててもらいます。
- 組織の命名ガイドラインに沿って、案件の目的がわかりやすい名前を入力します。案件の名前は一意である必要があります。
- （省略可）案件の説明を入力します。説明は案件を開いた場合にのみ表示され、案件のリストには表示されません。
- [作成] をクリックします。
案件を終了、再開、削除、復元する
調査が完了したら、案件を終了、削除できます。
- 終了 - アクティブな案件を終了すると、Vault では、案件に関連する保存された検索クエリとすべての監査データが保持されます。書き出したファイルはすぐに削除されます。終了した案件は、再開または削除することができます。注: 案件を終了するには、すべての記録保持を削除しておく必要があります。
- 再開 - 終了した案件を再開すると、案件はアクティブな案件リストに戻ります。案件の監査データと保存された検索クエリは以前のものが保持されていますが、記録保持と書き出しファイルは再作成する必要があります。
- 削除 - 終了した案件を削除すると、案件は削除した案件リストに移動し、削除操作からおよそ 30 日後に完全に削除されます。完全に削除されるまでは、削除した案件をデータも含めてそのまま復元できます。
- 復元 - 削除した案件を復元すると、案件はアクティブな案件リストに移動します。案件の監査データと保存された検索クエリは以前のものが保持されていますが、記録保持と書き出しファイルは再作成する必要があります。
案件のステータスを変更するには:
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックし、終了する案件をクリックします。
- [記録保持] をクリックします。記録保持をすべて削除します。記録保持ごとに次の操作を行います。
- 記録保持を見直し、削除しても問題ないことを確認します。
- 記録保持のリストで、削除する記録保持にカーソルを合わせて [削除] をクリックします。
- [案件] をクリックして案件のリストに戻ります。
- 終了する案件にカーソルを合わせ、[終了] をクリックします。
- 終了した案件を再開または削除するには:
- 案件リストの上部にある [ステータス] メニューで [終了] を選択します。
- 再開または削除する案件にカーソルを合わせ、[再開] または [削除] をクリックします。
- 削除した案件を確認、復元するには:
- 案件リストの上部にある [ステータス] メニューで [削除済み] を選択します。このリストには、過去 30 日間に削除された案件のみが含まれます。それよりも前に削除された案件は、Vault によって完全に削除されています。
- 復元する案件にカーソルを合わせ、[復元] をクリックします。