Para bloquear, buscar y exportar los datos de Google Workspace de tu organización en Vault, crea un espacio de trabajo denominado asunto. Un asunto es un contenedor de bloqueos, búsquedas y exportaciones que guardan relación con un proyecto de descubrimiento electrónico específico, como un caso de pleito o una investigación.
Un asunto incluye:
- Una lista de las consultas de búsqueda guardadas
- Una lista de bloqueos
- Una lista de las cuentas con las que se comparte el asunto
- Una lista de exportaciones
- Un registro de auditoría de la actividad de los usuarios de Vault en el asunto
Una vez que hayas creado un asunto, puedes compartirlo con otros usuarios de Vault para que todos los participantes de un proyecto de descubrimiento electrónico puedan usar el mismo espacio de trabajo.
Cuando un asunto ya no sea necesario, puedes eliminar los bloqueos restantes y, a continuación, cerrarlo y eliminarlo.
Un asunto es propiedad del usuario que lo crea. Si se elimina la cuenta de Google Workspace de ese usuario, el asunto permanece en Vault. Cualquier usuario de Vault que tenga el privilegio "Gestionar asuntos" puede abrirlo y compartirlo con otros usuarios de Vault.
Privilegios de Vault necesarios
Para ver o trabajar con asuntos, el administrador de Google Workspace debe concederte los privilegios necesarios.
Ver asuntos
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
Se abrirá la página Asuntos, en la que se muestra una lista con todos los asuntos activos a los que puedes acceder con tu cuenta. En esta lista, se incluyen los asuntos que has creado y los que han compartido contigo.
- Para abrir una lista con los asuntos que se han Cerrado o Eliminado, haz clic en el menú Estado y selecciona el estado que quieras abrir.
- Para filtrar la lista por propietario, haz clic en el menú Propietario y selecciona Cualquiera es el propietario, Soy el propietario o Compartido conmigo.
- Para ordenar la lista de asuntos por nombre o propietario, haz clic en el encabezado de la columna correspondiente.
- Para abrir un asunto, haz clic en la fila que lo represente.
Crear un asunto
Antes de empezar: Revisa las directrices de nomenclatura de asuntos que utiliza tu organización. Si no tienes directrices, desarróllalas para asegurarte de que los nombres de los asuntos identifiquen claramente la finalidad del evento y sean únicos.
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos
Crear. Si no tienes la opción Crear, pide a tu administrador de Google Workspace que te conceda los privilegios necesarios.
- Asigna un nombre descriptivo al asunto, de acuerdo con las directrices de nomenclatura de tu organización. Los nombres de los asuntos deben ser únicos.
- (Opcional) Escribe la descripción del asunto. La descripción no se muestra en la lista de asuntos, solo cuando se abre el asunto.
- Haz clic en Crear.
Cerrar, volver a abrir, eliminar o restaurar un asunto
Una vez que una investigación se ha completado, puedes cerrar y eliminar un asunto:
- Cerrar: al cerrar un asunto activo, Vault conserva todas las consultas de búsqueda guardadas y todos los datos de auditoría asociados a él. Los archivos de exportación se eliminan inmediatamente. Puedes volver a abrir los asuntos cerrados o eliminarlos. Nota: No puedes cerrar un asunto hasta que se hayan eliminado todos los bloqueos.
- Reabrir: cuando se vuelve a abrir un asunto cerrado, el asunto se vuelve a colocar en la lista de asuntos activos. El asunto conserva sus datos de auditoría y todas las consultas de búsqueda guardadas, pero debes volver a crear los bloqueos y las exportaciones.
- Eliminar: cuando eliminas un asunto cerrado, el asunto se mueve a la lista de asuntos eliminados. Vault elimina el asunto aproximadamente 30 días después de que lo hayas eliminado. Hasta que Vault elimine el asunto, puedes restaurarlo con todos sus datos intactos.
- Restaurar: al restaurar un asunto eliminado, el asunto se transfiere a la lista de asuntos activos. El asunto conserva sus datos de auditoría y todas las consultas de búsqueda guardadas, pero debes volver a crear los bloqueos y las exportaciones.
Para cambiar el estado de un asunto:
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y selecciona el asunto que quieras cerrar.
- Haz clic en Bloqueos. Elimina los bloqueos. Sigue estos pasos con cada bloqueo:
- Revisa el bloqueo y confirma que puedes eliminarlo.
- En la lista de bloqueos, coloca el cursor sobre el bloqueo en cuestión y haz clic en Eliminar.
- Haz clic en Asuntos para volver a la lista de asuntos.
- Coloca el cursor sobre el asunto y haz clic en Cerrar.
- Para volver a abrir o eliminar el asunto después de cerrarlo, sigue estos pasos:
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Cerrado.
- Coloca el cursor sobre el asunto que quieras reabrir o eliminar y haz clic en el botón correspondiente.
- Para revisar y restaurar asuntos eliminados, sigue estos pasos:
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Eliminado. La lista solo incluye los asuntos que se han eliminado en los últimos 30 días aproximadamente. Vault elimina definitivamente los asuntos que se hayan eliminado antes.
- Coloca el cursor sobre el asunto que quieras restaurar y haz clic en Restaurar.