Para bloquear, buscar y exportar los datos de Google Workspace de tu organización en Vault, crea un espacio de trabajo denominado asunto. Un asunto es un contenedor de bloqueos, búsquedas y exportaciones que guardan relación con un proyecto de descubrimiento electrónico específico, como un caso de pleito o una investigación.
Acerca de los asuntos
Un asunto incluye los siguientes elementos:
- Una lista de las consultas de búsqueda guardadas
- Una lista de bloqueos
- Una lista de las cuentas con las que se comparte el asunto
- Una lista de exportaciones
- Un registro de auditoría de la actividad de los usuarios de Vault en el asunto
Un asunto es propiedad del usuario que lo crea. Se puede compartir con otros usuarios de Vault para que todos los involucrados en un proyecto de descubrimiento electrónico puedan usar el mismo espacio de trabajo. Si eliminas la cuenta del propietario del asunto, el asunto permanecerá en Vault. Cualquier usuario de Vault con el privilegio Gestionar asuntos puede abrir y compartir el asunto con otros usuarios de Vault. Cuando un asunto ya no sea necesario, puedes eliminar los bloqueos restantes y, a continuación, cerrarlo y eliminarlo.
Un asunto puede residir en una región geográfica. Selecciona la región al configurar el asunto.
Gestionar asuntos
Crear un asunto
Antes de empezar: Revisa las directrices de nomenclatura de asuntos que utiliza tu organización. Si no tienes directrices, desarróllalas para asegurarte de que los nombres de los asuntos identifiquen claramente la finalidad del evento y sean únicos.
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos
Crear.
Si no tienes la opción Crear, pide a tu administrador de Google Workspace que te conceda los privilegios necesarios.
- Asigna un nombre descriptivo al asunto, de acuerdo con las directrices de nomenclatura de tu organización.
- (Opcional) Escribe la descripción del asunto. La descripción se muestra cuando abres el asunto.
- (Opcional) Si tu organización tiene una política de región de datos, selecciona la región de datos de tu asunto.
Consulta más información en el artículo Elegir la ubicación de los datos de Vault exportados.
- Haz clic en Crear.
Ver asuntos
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
Se abrirá la página Asuntos, en la que se muestran todos los asuntos activos a los que puede acceder tu cuenta (asuntos que has creado y que se han compartido contigo).
- Para abrir una lista con los asuntos que se han Cerrado o Eliminado, haz clic en Estado y selecciona el estado que quieras abrir.
- Para filtrar la lista por propietario, haz clic en Propietario y selecciona Cualquiera es el propietario, Soy el propietario o Compartido conmigo.
- Para ordenar la lista de asuntos por nombre o propietario, haz clic en el encabezado de la columna correspondiente.
- Para abrir un asunto, haz clic en la fila que lo represente.
Editar un asunto
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos
haz clic en el asunto que quieras editar.
- Haz clic en Editar
.
- Actualiza el nombre, la descripción o la región de datos del asunto y haz clic en Guardar.
Cambiar el estado de un asunto
Puedes cambiar el estado de un asunto. Si cambias su estado, el estado de los datos asociados a la cuestión también puede cambiar:
- Cerrado: Vault conserva las consultas de búsqueda guardadas y todos los datos de auditoría asociados al asunto. Los archivos de exportación se eliminan inmediatamente. Puedes volver a abrir los asuntos cerrados o eliminarlos. No puedes cerrar un asunto hasta que se hayan eliminado todos los bloqueos.
Puedes volver a abrir un asunto cerrado. El asunto volverá a la lista de asuntos activos. Aunque se conservan los datos de auditoría y las consultas de búsqueda guardadas, deberás volver a crear las retenciones y las exportaciones.
- Eliminado: el asunto se mueve a la lista de asuntos eliminados. Vault elimina definitivamente el asunto aproximadamente 30 días después de que lo hayas eliminado. Hasta que Vault elimine el asunto, puedes restaurarlo con todos sus datos intactos.
Puedes restaurar un asunto eliminado. El asunto volverá a la lista de asuntos activos. Aunque se conservan los datos de auditoría y las consultas de búsqueda guardadas, deberás volver a crear las retenciones y las exportaciones.
Cerrar un asunto
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos
- Haz clic en Bloqueos. Sigue estos pasos con cada bloqueo:
- Revisa el bloqueo y confirma que puedes eliminarlo.
- En la lista de bloqueos, coloca el cursor sobre el bloqueo en cuestión y haz clic en Eliminar.
- Haz clic en Asuntos para volver a la lista de asuntos.
- Coloca el cursor sobre el asunto y haz clic en Cerrar.
Volver a abrir o eliminar un asunto
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Cerrado.
- Coloca el cursor sobre el evento y elige una opción:
- Para volver a abrir el asunto, haz clic en Reabrir.
- Para eliminar el asunto, haz clic en Eliminar
Restaurar un asunto eliminado
- En la parte superior de la lista de asuntos, en el menú Estado, selecciona Eliminado.
La lista incluye los asuntos que se han eliminado en los últimos 30 días aproximadamente. Vault elimina definitivamente los asuntos que se hayan eliminado antes.
- Coloca el cursor sobre el asunto que quieras restaurar y haz clic en Restaurar.