Organizar y crear asuntos

En cualquier pantalla de la interfaz de Google Apps Vault, haz clic en la palabra Vault en la parte superior izquierda para que se muestre Retención, Asuntos e Informes en el panel de la izquierda. Estas son las opciones que aparecen cuando inicias sesión por primera vez.

En Google Vault, un asunto es un contenedor para todos los datos relacionados con un tema específico, como un litigio o una investigación. Un asunto incluye:

  • Las consultas de búsqueda guardadas
  • Una lista de las cuentas con datos en retención de litigios
  • Una lista de las cuentas con acceso al asunto
  • Los conjuntos exportados para el asunto
  • Un seguimiento de auditoría para el asunto

Ver asuntos

Al iniciar sesión en Google Vault, aparece la página Asuntos, en la que se muestra una lista de todos los asuntos abiertos a los que puedes acceder con tu cuenta. En esta lista, se incluyen los asuntos que has creado y los que han compartido contigo.

  • Haz clic en Mis asuntos, Compartidos conmigo, Cerrados o Papelera para ver los asuntos del tipo correspondiente.
  • Haz clic en la cabecera de una columna para ordenar los asuntos por Nombre, Propietario o Último acceso.
  • Haz clic en un asunto de la lista para abrirlo.


Crear un asunto

Antes de crear un asunto, debes determinar el nombre que le vas a asignar. Si tu organización todavía no tiene una convención de nomenclatura para los asuntos, debería establecer una para asegurarse de que el nombre de cualquier asunto identifique claramente su finalidad (como, por ejemplo, el pleito asociado).

  1. Haz clic en Crear.
  2. Escribe un nombre y una descripción del asunto. Utiliza un nombre que permita identificarlo fácilmente. Los nombres de los asuntos deben ser únicos. Tu organización debería establecer directrices para garantizar que los nombres de los asuntos sean coherentes y significativos.
  3. Haz clic en Crear un asunto nuevo.

Cerrar y eliminar un asunto

Cuando termine una investigación, puedes realizar cualquiera de estas acciones:
  • Cerrar el asunto. Podrás volver a abrir los asuntos ya cerrados más adelante. Toda la información que contiene el asunto se mantiene mientras este se encuentra en estado cerrado.
  • Eliminar el asunto. Solo es posible eliminar los asuntos cerrados. Cuando se elimina un asunto, se envía a la Papelera, donde aún podrá volver a abrirse con toda la información intacta. El asunto permanecerá aproximadamente 30 días en la Papelera hasta que Vault lo elimine definitivamente.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre con un asunto cuando se elimina la cuenta del usuario que lo creó?

El asunto se mantiene en Vault. Cualquier usuario de Vault con el privilegio "Administrar asuntos" puede compartir ese asunto con otros usuarios de Vault.

No obstante, es importante tener en cuenta que las cuentas de usuario retenidas en ese asunto no se deben eliminar en la Consola de administración y también deben disponer de una licencia de Vault para mantenerse en retención.

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