لتجميد بيانات Google Workspace في مؤسستك والبحث فيها وتصديرها في أداة Vault، يجب إنشاء مساحة عمل باسم مسألة قانونية. توفِّر المسألة القانونية حاوية لعمليات تجميد البيانات والبحث والتصدير ذات الصلة بمشروع جمع أدلة إلكترونية مُحدَّد، مثل دعوى تقاضي أو تحقيق.
وتتضمن المسألة القانونية ما يلي:
- قائمة بطلبات البحث المحفوظة
- قائمة بعمليات تجميد البيانات
- قائمة بالحسابات التي تتم مشاركة المسألة القانونية معها
- قائمة بعمليات التصدير
- سجلّ تدقيق لنشاط مستخدم أداة Vault في المسألة القانونية
بعد إنشاء مسألة قانونية، يمكنك مشاركتها مع مستخدمي أداة Vault الآخرين حتى يتمكن جميع المشاركين في مشروع جمع الأدلة الإلكترونية من استخدام مساحة العمل نفسها.
في حال لم تعد هناك حاجة إلى مسألة قانونية، يمكنك حذف أي عمليات تجميد بيانات متبقية ثم إغلاق المسألة القانونية وحذفها.
يمتلك المسألة القانونية المستخدم الذي أنشأها. إذا تم حذف حساب Google Workspace لهذا المستخدم، ستبقى المسألة القانونية في أداة Vault. يمكن لأي مستخدم أداة Vault لديه امتياز "إدارة المسائل القانونية" الاحتفاظ بإمكانية فتح المسألة القانونية ومشاركتها مع مستخدمي أداة Vault الآخرين.
امتيازات أداة Vault المطلوبة
للاطِّلاع على المسائل القانونية أو التعامل معها، يجب أن يمنحك مشرف Google Workspace الامتيازات المطلوبة.
الاطِّلاع على المسائل القانونية
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية.
تفتح صفحة المسائل القانونية متضمنة قائمة بجميع المسائل القانونية النشطة التي يمكن لحسابك الوصول إليها. وتشمل هذه القائمة المسائل القانونية التي أنشأتها والمسائل القانونية التي تمت مشاركتها معك.
- لفتح قائمة المسائل التي تم إغلاقها أو المسائل القانونية ذات الحالة محذوف، انقر على القائمة الحالة واختَر حالة المسألة القانونية التي تريد فتحها.
- لفلترة القائمة حسب المالك، انقر على قائمة المالك، واختَر يملكها أي شخص أو أملكها أو تمت مشاركتها معي.
- لترتيب قائمة المسائل القانونية حسب اسم المسألة القانونية أو المالك، انقر على رأس العمود ذي الصلة.
- لفتح مسألة قانونية، انقر على الصف.
إنشاء مسألة قانونية
قبل البدء: راجِع إرشادات تسمية المسائل القانونية في مؤسستك. إذا لم يكن لديك إرشادات، احرِص على منح المسألة القانونية اسمًا فريدًا يعكس الغرض منها.
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على مسألة قانونية
إنشاء. إذا لم يظهر لك الخيار إنشاء، اطلُب من مشرف Google Workspace منحك الامتيازات اللازمة.
- أدخِل اسمًا وصفيًا للمسألة القانونية وفقًا لإرشادات التسمية في مؤسستك. يجب أن تكون أسماء المسائل القانونية فريدة.
- (اختياري) أدخِل وصفًا للمسألة القانونية. لا يظهر الوصف في قائمة المسائل القانونية، ولكنه يظهر عند فتح المسألة القانونية.
- انقر على إنشاء.
إغلاق مسألة قانونية أو إعادة فتحها أو حذفها أو استعادتها
عند اكتمال عملية تحقيق، يمكنك إغلاق مسألة قانونية وحذفها:
- إغلاق: عند إغلاق مسألة قانونية نشطة، تحتفظ أداة Vault بأي طلبات بحث محفوظة وجميع بيانات التدقيق المتعلقة بالمسألة القانونية. وتُحذَف ملفات التصدير على الفور. يمكنك إعادة فتح المسائل القانونية المُغلَّقة أو حذفها. ملاحظة: لا يمكنك إغلاق مسألة قانونية إلى أن يتم حذف جميع عمليات تجميد البيانات.
- إعادة فتح: عند إعادة فتح مسألة قانونية مُغلَّقة، يتم نقل المسألة القانونية إلى قائمة المسائل القانونية النشطة مرة أخرى. وتتضمن المسألة القانونية بيانات التدقيق وأي طلبات بحث محفوظة، ولكن عليك إعادة إنشاء أي عمليات تجميد بيانات أو تصدير.
- حذف: عند حذف مسألة قانونية مُغلَّقة، تُنقَل المسألة القانونية إلى قائمة المسائل القانونية المحذوفة. وبعد 30 يومًا تقريبًا من حذف المسألة القانونية، تحذفها أداة Vault. إلى أن تحذف أداة Vault المسألة القانونية، يمكنك استعادة المسألة القانونية المحذوفة متضمنة كل البيانات كما هي.
- استعادة: عند استعادة مسألة قانونية محذوفة، تُنقَل المسألة القانونية إلى قائمة المسائل القانونية النشطة. وتتضمن المسألة القانونية بيانات التدقيق وأي طلبات بحث محفوظة، ولكن عليك إعادة إنشاء أي عمليات تجميد بيانات أو تصدير.
لتغيير حالة المسألة القانونية:
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية ثم انقر على المسألة القانونية التي تريد إغلاقها.
- انقر على عمليات تجميد البيانات. احذِف أي عمليات تجميد بيانات. لكل عملية تجميد بيانات:
- راجِع عملية تجميد البيانات وتأكَّد من رغبتك في حذفها.
- في قائمة عمليات تجميد البيانات، أشِر إلى عملية تجميد البيانات وانقر على حذف.
- انقر على المسائل القانونية للرجوع إلى قائمة المسائل القانونية.
- أشِر إلى المسألة القانونية وانقر على إغلاق.
- لإعادة فتح المسألة القانونية أو حذفها بعد إغلاقها:
- في أعلى قائمة المسائل القانونية، اختَر المسائل التي تم إغلاقها في قائمة الحالة.
- أشِر إلى المسألة القانونية التي تريد إعادة فتحها أو حذفها وانقر على الزر المقابل لها.
- لمراجعة المسائل القانونية المحذوفة واستعادتها:
- في أعلى قائمة المسائل القانونية، اختَر محذوف في قائمة الحالة. لا تتضمن القائمة إلا المسائل القانونية المحذوفة خلال آخر 30 يومًا تقريبًا. المسائل القانونية التي تم حذفها قبل ذلك تُحذف نهائيًا من أداة Vault.
- أشِر إلى المسألة القانونية التي تريد استعادتها وانقر على استعادة.