以下是使用 Google 保管箱時必須瞭解的重要用語。
| 稽核記錄 | 保管箱使用者在特定時間範圍內執行的所有動作記錄。當 Google Workspace 訂閱方案處於有效狀態時，保管箱動作資訊會記錄在資料庫中，Google 或所有保管箱使用者都無法刪除或變更這些資訊。只有在貴機構的保管箱服務終止時，系統才會在大約一個月後刪除稽核記錄。 |
| 刪除 | 使用者將訊息或項目移至垃圾桶，包括在 Gmail 中點選「刪除」以及在雲端硬碟中點選「移除」，這兩項操作的處理程序完全相同。 |
| 永久刪除 | 使用者在 Gmail 或雲端硬碟中清空垃圾桶。垃圾桶內的資料一經刪除即無法還原。使用者永久刪除 Gmail 郵件後，這些郵件會加上 ^deleted 標籤，表示即將從 Google 正規作業系統中清除。 |
^deleted |
Google 會將這個內部標籤，套用到已從垃圾桶資料夾移除且即將清除的 Gmail 郵件。Gmail 的 30 天資料保留政策會將帶有 ^deleted 標籤的郵件保留 30 天，管理員可在這段期間還原資料。帶有 ^deleted 標籤達 30 天的資料如未套用資料保留規則或訴訟保留，就會從 Google 系統中清除。 |
| 電子蒐證 (ediscovery) | 這類程序包括找出以電子形式保存的案件或調查相關資訊，以及後續的資料保留、收集與分析作業。 |
| 匯出 | 一組符合搜尋查詢，且可下載的 Google Workspace 資料。 |
| Gmail 的 30 天資料保留政策 | 從 Gmail 垃圾桶中移除的郵件會額外保留 30 天，使用者可透過保管箱存取這類訊息。在此期間失效的所有保管箱保留規則都會由這項保留政策取代。如果保留規則設為在保留期限屆滿後清除訊息，但此保留政策依然有效，系統會等到該政策失效後才清除訊息。 |
| 留存資料 | 處於訴訟保留狀態的資料。這類資料會受到保護，在所有訴訟保留移除前都不會遭到刪除，也不會套用保留規則。 |
| 按住 | 在保管箱中建立的政策，可防止 Google Workspace 服務刪除資料。訴訟保留的常見用途是基於法律或調查目的保留資料：
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| 無限期 | 設有無限期的資料保留政策時，系統會將資料永久保存在保管箱中，直到您變更這項政策或「Google Workspace 訂閱期結束」為止。一旦您終止訂閱或不再續訂，系統就會停止保留這類資料。 |
| 資訊管理 | 根據法律和法規義務，為貴機構建立及實施資料保留與刪除政策的程序。您可以在保管箱中設定保留規則，針對支援的服務將資料保留一段時間，之後再視情況刪除資料。 |
| 案件 | 存放與特定訴訟案件或調查相關資料的電子蒐證 (ediscovery) 活動容器。案件包含下列項目：
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| 訊息 | 涵蓋電子郵件和即時通訊記錄的統稱用語。 |
| 已永久刪除 | 已永久刪除的資料是指從 Gmail 垃圾桶資料夾和雲端硬碟垃圾桶資料夾移除的資料。 |
| 清除 | 從 Google 正規儲存空間系統中徹底移除資料。已清除的資料不會顯示在任何正規作業系統中，也不會出現在保管箱內。 |
| 移除 | 從 Gmail 垃圾桶中移除郵件，以及從雲端硬碟垃圾桶中移除項目。系統會將移除的資料標示為即將清除。這項操作與使用者在雲端硬碟中點選「移除」的操作不同，後者會將項目移至垃圾桶，但不會將項目標示為即將清除。一般使用者無法存取已移除的訊息和項目，但保管箱使用者仍可透過保管箱搜尋及查看這些資料。 |
| 保留規則 | 這項保管箱政策可防止 Google 服務刪除符合指定範圍和條件的資料。此規則可將資料保留特定天數，或者無限期保留。保管箱使用者可以設定保留規則的保留期限屆滿後要如何處理資料。瞭解詳情 |
| 保留期限 | 可透過保管箱存取資料的確切天數，這些資料在此期間不會遭到 Google 服務刪除。 |
| 保管箱使用者 | 具備必要權限的 Google Workspace 使用者，可設定保管箱資料保留政策、管理訴訟保留，或是搜尋及匯出資料。 |