Glossario di Vault

Ecco i termini principali che devi conoscere quando utilizzi Google Vault.

  • rapporto di controllo: un rapporto delle azioni relative a Vault eseguite dagli utenti di Vault in un periodo di tempo specificato. Le azioni di Vault vengono registrate in un database che non può essere eliminato o troncato da alcun utente Vault né da Google finché è attivo il tuo abbonamento a Google Workspace. Il rapporto di controllo viene eliminato solo circa un mese dopo il recesso dal servizio Vault dell'organizzazione.
  • eliminare: l'azione che compiono gli utenti quando spostano messaggi o elementi nel cestino. In Gmail, devono fare clic su Elimina e in Drive su Rimuovi, ma l'esito è lo stesso.
  • eliminare definitivamente: l'azione che compiono gli utenti quando svuotano il Cestino in Gmail o Drive. Gli utenti non possono recuperare questi dati. Quando i messaggi di Gmail sono eliminati definitivamente, vengono contrassegnati come pronti per l'eliminazione definitiva (^deleted) dai sistemi di produzione di Google.
  • ^deleted: l'etichetta interna applicata da Google ai messaggi Gmail che vengono rimossi dalla cartella Cestino e sono pronti per l'eliminazione definitiva. Il criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail conserva i messaggi con l'etichetta ^deleted per 30 giorni, durante i quali un amministratore potrebbe essere in grado di recuperare i dati. I dati che sono etichettati ^deleted da 30 giorni e che non sono soggetti a una regola di conservazione o a un blocco vengono eliminati definitivamente dai sistemi Google.
  • eDiscovery: il processo di identificazione delle informazioni memorizzate elettronicamente pertinenti a un caso o a un'indagine e di conservazione, raccolta e analisi dei dati. 
  • esportazione: un insieme di dati dell'account e dei metadati associati creati da Google Vault che l'utente Vault può scaricare.
  • eliminare definitivamente: l'eliminazione definitiva dei dati dai sistemi di produzione di Google. In seguito all'eliminazione definitiva, i dati non saranno più disponibili in alcun sistema di produzione e non saranno più disponibili per Vault.
  • criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail: in Gmail, i messaggi rimossi dal Cestino rimangono disponibili per gli utenti di Vault tramite Vault per altri 30 giorni. Questo criterio di conservazione ha la precedenza su eventuali regole di conservazione di Vault che scadono nello stesso periodo. Se una regola di conservazione è impostata in modo da eliminare definitivamente i messaggi dopo la scadenza del periodo di conservazione, ma il criterio di conservazione è scaduto, i messaggi non vengono eliminati definitivamente fino alla scadenza di quest'ultimo.
  • dati bloccati: tutti i dati sottoposti a blocco. Questi dati sono protetti dall'eliminazione ed esenti dalle regole di conservazione fino alla rimozione di tutti i blocchi.
  • blocco: un criterio che crei in Vault e che impedisce ai servizi Google Workspace di eliminare i dati. Puoi impostare blocchi per i dati di proprietà o condivisi con account specifici o per tutti gli account di un'unità organizzativa specifica. I blocchi vengono di solito utilizzati per conservare dati a fini legali o di indagine. I blocchi hanno la precedenza sulle regole di conservazione. I dati soggetti a un blocco e a una regola di conservazione possono essere eliminati definitivamente solo dopo la rimozione del blocco. Solo gli utenti di Vault con privilegi di accesso a una pratica possono gestire blocchi e visualizzare gli utenti e gli elementi soggetti a un blocco.
  • indeterminato: riferito ai criteri di conservazione, i dati sono disponibili in modo permanente in Vault finché non modifichi il criterio o per la durata dell'abbonamento a Google Workspace. I dati conservati per un periodo di tempo indeterminato non vengono conservati dopo la chiusura o il mancato rinnovo dell'abbonamento.
  • governance delle informazioni: il processo di sviluppo e implementazione dei criteri di conservazione ed eliminazione dei dati della tua organizzazione in base agli obblighi legali e normativi. In Vault, puoi impostare regole di conservazione per mantenere i dati nei servizi supportati per un determinato periodo di tempo e, in via facoltativa, per eliminarli.
  • pratica: un'area di lavoro per le ricerche, le esportazioni e i blocchi correlati, ad esempio i dati relativi a un caso o un'indagine. Una pratica include:
    • Query di ricerca salvate (se presenti)
    • Un elenco degli account soggetti a blocco (se presente)
    • Un elenco degli account che possono accedere alla pratica
    • Gli insiemi di esportazione per la pratica
    • Un audit trail della pratica
  • messaggio: termine generico che comprende email e chat salvate nel registro.
  • eliminati definitivamente: dati eliminati definitivamente, ovvero i dati rimossi dalla cartella Cestino di Gmail e dalla cartella Cestino di Drive.
  • eliminare definitivamente: l'azione di rimuovere completamente i dati dai sistemi di archiviazione di produzione di Google. Una volta eliminati definitivamente, i dati non sono più disponibili in alcun sistema di produzione e non sono più disponibili per Vault.
  • rimuovere: l'azione di rimuovere i messaggi dal Cestino di Gmail e gli elementi dal Cestino di Drive. Questi dati sono contrassegnati come pronti per l'eliminazione. L'azione è diversa rispetto a quando gli utenti fanno clic su Rimuovi in Drive: con questa azione, gli elementi vengono spostati nel Cestino, ma non sono contrassegnati come pronti per l'eliminazione. Gli utenti non possono accedere ai messaggi e agli elementi rimossi, ma gli utenti di Vault possono comunque cercare e visualizzare questi dati in Vault.
  • regola di conservazione: un criterio di Vault che impedisce ai servizi Google di eliminare i dati che corrispondono all'ambito e alle condizioni specificati. I dati possono essere conservati per un determinato numero di giorni o per un periodo di tempo indeterminato. Gli utenti di Vault possono specificare come saranno gestiti i dati quando scade il periodo di conservazione di una regola di conservazione. Scopri di più
  • periodo di conservazione: il numero di giorni per i quali i dati sono sicuramente disponibili tramite Vault e non vengono eliminati da un servizio Google.
  • utente di Vault: un utente di Google Workspace che dispone dei privilegi necessari per configurare i criteri di conservazione di Vault, gestire i blocchi o cercare ed esportare i dati.
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