Glossario di Vault

Ecco i termini principali che devi conoscere quando usi Google Vault.

  • Eliminazione: quando gli utenti spostano i messaggi nel Cestino. Dopo 30 giorni, il normale comportamento di Gmail prevede che i messaggi vengano definitivamente eliminati dal Cestino.
  • Eliminazione definitiva: quando gli utenti eliminano definitivamente i messaggi dalle caselle di posta svuotando il Cestino, non possono recuperarli. Quando li eliminano definitivamente, i messaggi vengono contrassegnati per l'eliminazione definitiva da tutti i sistemi Google.
  • Esportazione: un insieme di dati utente esportati che Google Vault crea per una pratica.
  • Eliminazione definitiva: quando i messaggi vengono rimossi definitivamente dai sistemi di Google, tra cui Vault. In seguito all'eliminazione definitiva, i messaggi non saranno più disponibili in nessun sistema di Google.
  • Conservazione dei dati: qualsiasi tipo di dati supportati per cui viene configurata una conservazione per una pratica.
  • A tempo indeterminato (o dati conservati a tempo indeterminato): la conservazione dei dati a tempo indeterminato implica che i dati saranno sempre disponibili in Vault per la durata del contratto di Vault. I dati conservati a tempo indeterminato non saranno mantenuti se il tuo contratto Vault è stati risolto o non è stato rinnovato.
  • Conservazione per controversia legale: se viene impostata per un utente, essa sospende l'eliminazione di tutti i dati di Gmail dell'utente per una controversia legale.
  • Pratica: raccolta di informazioni relative a un caso o a un'indagine specifica.
  • Messaggio: termine generico che comprende email e chat salvate nel registro.
  • Periodo precedente l'eliminazione definitiva: massimo 30 giorni. Nel corso di tale periodo, gli amministratori di Vault sono ancora in grado di cercare e trovare messaggi in Vault. Al termine di questo periodo, i messaggi vengono eliminati definitivamente. 
  • Rimozione: quando i messaggi vengono rimossi dalle caselle di posta degli utenti. Questi messaggi vengono quindi contrassegnati per l'eliminazione definitiva. Prima dell'eliminazione definitiva, gli amministratori di Vault sono ancora in grado di eseguire ricerche nei messaggi e di visualizzarli in Vault.
  • Regola di conservazione: una norma che impone un limite al numero di giorni in cui i messaggi sono disponibili per gli utenti. I messaggi corrispondono ai criteri enunciati nella regola (ad esempio utenti, termini utilizzati nei messaggi, unità organizzative) e vengono conservati per il periodo di conservazione, se gli utenti non hanno già provveduto a eliminarli definitivamente. Le regole stabiliscono sempre un periodo di conservazione.
  • Periodo di conservazione: numero di giorni in cui i messaggi sono disponibili per gli utenti se questi ultimi non li hanno eliminati definitivamente; il numero di giorni inizia alla data di ricezione del messaggio. Una volta scaduto il periodo di conservazione, i messaggi vengono rimossi dalle caselle di posta degli utenti e contrassegnati per l'eliminazione definitiva.
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