Glosario de Vault

A continuación, se indican los términos clave que debes conocer al utilizar Google Vault:

Registro de auditoría Un registro de todas las acciones que los usuarios de Vault han realizado durante un periodo específico. Las acciones de los usuarios en Vault se registran en una base de datos que no puede eliminar ni cambiar ningún usuario de Vault o de Google mientras tu suscripción a Google Workspace esté activa. El registro de auditoría se elimina aproximadamente un mes después de desactivar el servicio Vault de tu organización.
Eliminar Cuando los usuarios mueven mensajes o elementos a la papelera. En Gmail, deben hacer clic en Eliminar y, en Drive, en Quitar, pero son el mismo proceso.
Eliminar definitivamente Cuando los usuarios vacían la papelera de Gmail o Drive. Los usuarios no pueden recuperar estos datos. Cuando los usuarios eliminan mensajes de Gmail de forma permanente, estos se marcan para purgarse (^deleted) de los sistemas de producción de Google.
^deleted Se trata de la etiqueta interna que Google aplica a los mensajes de Gmail que se eliminan de la carpeta de la papelera y están listos para purgarse. De acuerdo con la política de preservación de 30 días de Gmail, los mensajes con la etiqueta ^deleted se conservan durante 30 días, en los que un administrador puede recuperarlos. Los datos que hayan tenido la etiqueta ^deleted durante 30 días y no estén sujetos a ningún bloqueo o a ninguna regla de retención, se purgarán definitivamente de los sistemas de Google.
Descubrimiento electrónico Es el proceso de identificar la información almacenada de forma electrónica que tenga relevancia en un caso o una investigación, para después conservar, recoger y analizar esos datos. 
exportar Un conjunto descargable de datos de Google Workspace que coincide con tu consulta de búsqueda.
Política de preservación de 30 días de Gmail En Gmail, los mensajes que se eliminan de la papelera siguen estando disponibles para los usuarios de Vault a través de Vault durante 30 días más. Esta política de conservación sustituye a las reglas de conservación de Vault que caduquen durante ese periodo. Si se configura una regla de conservación para que los mensajes se eliminen definitivamente una vez que el periodo de conservación finalice, pero la política de conservación no ha caducado, los mensajes no se eliminarán hasta que caduque esta política.
datos bloqueados Cualquier dato sujeto a un bloqueo. Estos datos están protegidos y no pueden eliminarse, ni se les puede aplicar ninguna regla de conservación hasta que se eliminen todos los bloqueos.
Bloqueo Una política que has creado y que impide que los servicios de Google Workspace eliminen datos. Los bloqueos se suelen utilizar para preservar datos con fines legales o de investigación:
  • Puedes configurar bloqueos en datos de cuentas concretas o compartidos con ellas, o bien que pertenezcan o se hayan compartido con todas las cuentas de una unidad organizativa determinada.
  • Las retenciones anulan las reglas de conservación.
  • Los datos sujetos a un bloqueo y a una regla de conservación solo pueden eliminarse definitivamente una vez que se haya retirado el bloqueo.
  • Solo los usuarios de Vault con privilegios de acceso a un asunto pueden gestionar los bloqueos y ver los usuarios y los datos que están sujetos a ellos.
indefinido En las políticas de retención, los datos están disponibles de forma permanente a través de Vault hasta que cambies la política o mientras dure tu suscripción a Google Workspace. Estos datos no se conservarán si cancelas o no renuevas tu suscripción.
gobernanza de la información Es el proceso de desarrollar e implementar políticas de eliminación y de conservación de datos en tu organización de acuerdo con las obligaciones legales y normativas. En Vault, puedes crear reglas de conservación para guardar los datos en servicios compatibles durante un periodo determinado y, si quieres, eliminarlos transcurrido ese tiempo.
asunto Contenedor de actividad de descubrimiento electrónico relacionada con un pleito o una investigación específicos.Un asunto incluye lo siguiente:
  • Consultas de búsqueda guardadas (si las hubiera)
  • Una lista con las cuentas sujetas a bloqueos (si las hubiera)
  • Una lista con las cuentas que tienen acceso al asunto
  • Los conjuntos exportados para el asunto
  • Un seguimiento de auditoría del asunto
mensaje Término genérico que incluye correos electrónicos y chats con el registro habilitado.
eliminado definitivamente Los datos que se eliminan de forma permanente, es decir, los que se quitan de la carpeta de la papelera de Gmail y de la de Drive.
Purgar Cuando los datos se eliminan por completo de los sistemas de almacenamiento de producción de Google. Una vez que se eliminan definitivamente estos datos, dejan de estar disponibles tanto en los sistemas de producción como en Vault.
eliminarlos cuando los mensajes de Gmail y los elementos de Drive se quitan de la papelera de sus respectivos servicios. Estos datos se marcan para eliminarse definitivamente. Esta acción es diferente de cuando los usuarios hacen clic en Quitar en Drive. De este último modo, los elementos se mueven a la papelera, pero no se marcan para eliminarse definitivamente. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes ni a los elementos que se hayan retirado, aunque los usuarios de Vault sí podrán buscar y consultar estos datos en Vault.
regla de retención Una política de Vault que impide que los servicios de Google eliminen datos que coincidan con el permiso y las condiciones especificados. Los datos se pueden conservar durante una cantidad determinada de días o indefinidamente. Los usuarios de Vault pueden determinar qué ocurre con los datos cuando termina el periodo de conservación de una regla de conservación. Más información
Periodo de retención El número de días durante los que los datos están disponibles a través de Vault y que ningún servicio de Google los elimina.
Usuario de Vault Cualquier usuario de Google Workspace que tenga los privilegios necesarios para configurar políticas de conservación de Vault, gestionar bloqueos o buscar y exportar datos.

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