A continuación, se indican los términos clave que debes conocer al utilizar Google Vault:
Informe de auditoría: es un informe de las acciones relacionadas con Vault que han hecho los usuarios de esta herramienta durante un periodo determinado. Las acciones de los usuarios en Vault se registran en una base de datos que no puede eliminar ni truncar ningún usuario de Vault o de Google mientras tu suscripción a Google Workspace esté activa. El informe de auditoría se elimina transcurrido aproximadamente un mes desde la cancelación del servicio de Vault en tu organización.
Eliminar: cuando los usuarios mueven mensajes o elementos a la papelera. En Gmail, deben hacer clic en Eliminar y, en Drive, en Quitar, pero son el mismo proceso.
Eliminar permanentemente: cuando los usuarios vacían la papelera de Gmail o Drive. Los usuarios no pueden recuperar estos datos. Cuando los usuarios eliminan mensajes de Gmail de forma permanente, estos se marcan para eliminarse definitivamente (^eliminado) de los sistemas de producción de Google.
^eliminado: se trata de la etiqueta interna que Google aplica a los mensajes de Gmail que se eliminan de la carpeta de la papelera y que están marcados para eliminarse definitivamente. De acuerdo con la política de conservación de 30 días de Gmail, los mensajes con la etiqueta ^eliminado se conservan durante 30 días, en los que un administrador puede recuperarlos. Los datos que hayan tenido la etiqueta ^eliminado durante 30 días y no estén sujetos a ningún bloqueo o a ninguna regla de conservación, se eliminarán definitivamente de los sistemas de Google.
Descubrimiento electrónico: es el proceso de identificar la información almacenada de forma electrónica que tenga relevancia en un caso o una investigación, para después conservar, recoger y analizar esos datos.
Exportar: se trata del conjunto de datos de una cuenta y de sus metadatos asociados que crea Google Vault para que el usuario de este servicio los descargue.
Eliminar definitivamente: (ahora denominado purgar) cuando se eliminan datos de los sistemas de producción de Google. Una vez que se hayan eliminado definitivamente, los datos dejarán de estar disponibles tanto en los sistemas de producción como en Vault.
Política de conservación de 30 días de Gmail: en Gmail, los mensajes que se eliminan de la papelera siguen estando disponibles para los usuarios de Vault a través de este servicio durante 30 días más. Esta política de conservación sustituye a las reglas de conservación de Vault que caduquen durante ese periodo. Si se configura una regla de conservación para que los mensajes se eliminen definitivamente una vez que el periodo de conservación finalice, pero la política de conservación no ha caducado, los mensajes no se eliminarán hasta que caduque esta política.
Datos con bloqueos: se trata de datos sujetos a algún bloqueo. Estos datos están protegidos y no pueden eliminarse, ni se les puede aplicar ninguna regla de conservación hasta que se eliminen todos los bloqueos.
Bloqueo: política que puedes crear en Vault y que impide que los servicios de Google Workspace eliminen datos. Puedes configurar bloqueos en datos de cuentas concretas o compartidos con ellas, o bien que pertenezcan o se hayan compartido con todas las cuentas de una unidad organizativa determinada. Las retenciones se suelen utilizar para conservar datos con fines legales o de investigación. Las retenciones anulan las reglas de conservación. Los datos sujetos a un bloqueo y a una regla de conservación solo pueden eliminarse definitivamente una vez que se haya retirado el bloqueo. Solo los usuarios de Vault con privilegios de acceso a un asunto pueden gestionar los bloqueos y ver los usuarios y los datos que están sujetos a ellos.
Indefinido: en las políticas de conservación, los datos están disponibles de forma permanente a través de Vault hasta que cambies la política o mientras dure tu suscripción a Google Workspace. Estos datos no se conservarán si cancelas o no renuevas tu suscripción.
Gestión de la información: es el proceso de desarrollar e implementar políticas de eliminación y de conservación de datos en tu organización de acuerdo con las obligaciones legales y normativas. En Vault, puedes crear reglas de conservación para guardar los datos en servicios compatibles durante un periodo determinado y, si quieres, eliminarlos transcurrido ese tiempo.
Asunto: un espacio de trabajo para búsquedas, exportaciones y bloqueos relacionados, como datos para un pleito o una investigación. Un asunto incluye:
- Consultas de búsqueda guardadas (si las hubiera)
- Una lista con las cuentas sujetas a bloqueos (si las hubiera)
- Una lista con las cuentas que tienen acceso al asunto
- Los conjuntos exportados para el asunto
- Un seguimiento de auditoría del asunto
Mensaje: término genérico que incluye correos electrónicos y chats con el registro habilitado.
Eliminado permanentemente: los datos que se eliminan de forma permanente, es decir, los que se quitan de la carpeta de la papelera de Gmail y de la de Drive.
Purgar: (antes denominado eliminar definitivamente) cuando se eliminan por completo datos del almacenamiento de los sistemas de producción de Google. Una vez que se eliminan definitivamente estos datos, dejan de estar disponibles tanto en los sistemas de producción como en Vault.
Retirar: cuando los mensajes de Gmail y los elementos de Drive se quitan de la papelera de sus respectivos servicios. Estos datos se marcan para eliminarse definitivamente. Esta acción es diferente de cuando los usuarios hacen clic en Quitar en Drive. De este último modo, los elementos se mueven a la papelera, pero no se marcan para eliminarse definitivamente. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes ni a los elementos que se hayan retirado, aunque los usuarios de Vault sí podrán buscar y consultar estos datos en Vault.
Regla de conservación: política de Vault que impide que los servicios de Google eliminen datos que coincidan con el permiso y las condiciones que se hayan especificado. Los datos se pueden conservar durante una cantidad determinada de días o indefinidamente. Los usuarios de Vault pueden determinar qué ocurre con los datos cuando termina el periodo de conservación de una regla de conservación. Más información
Periodo de conservación: el número de días durante los que hay datos que pueden estar disponibles a través de Vault y que ningún servicio de Google los elimina.
Usuario de Vault: cualquier usuario de Google Workspace que tenga los privilegios necesarios para configurar políticas de conservación de Vault, gestionar bloqueos o buscar y exportar datos.